行政办公室操作实务.doc

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1、海天酒店管理模式系统设计与操作实务 第二篇 第二章 行政办公室第 二 章 行政办公室操作实务行政办公室是酒店的行政管理机构，其职责可概括为“三服务”和“四作用”，即为酒店领导服务、为各部门服务、为员工服务；起到上传下达、联系协调、沟通信息、参谋咨询的作用。行政办公室由办公室、海天报编辑部、医疗中心和员工美发室组成。行政办公室主要负责酒店与地方政府、新闻机构的对外联络；文件的领取、登记、送店领导传阅、发送；政务的协调、督办；酒店公章和介绍信的使用与管理；海天报的编辑、出版、内部发行；为客人和员工提供医疗服务；酒店的计划生育管理；员工美发室的管理。第一节 部门组织机构图行政办公室主任 文书秘书行政

2、管理员医疗中心主任海天报编辑总经理秘书兼职训导员员工美发师员工 更衣橱和劳保用品管理员医疗保险业务员主治医师兼计生主治医师第二节 行政办公室 行政办公室是酒店的行政管理中心，主要负责酒店与地方政府、新闻机构的对外联络；文件的领取、登记、送店领导传阅、发送；政务的协调、督办等工作。一、岗位工作说明（一） 行政办公室主任【工作关系】直接上级：董事长、总经理直接下级：秘书、医疗中心主任、行政管理员、海天报主编内部联系：酒店各部门外部联系：中央、省、市各有关部门【岗位描述】对办公室的工作负全责，确保董事长、总经理及各公司领导的指令畅通和办公室各项工作有条不紊地进行。【工作内容】1、 组织安排好董事会会

3、议，根据董事长指令，督促董事会决议的实施。2、 做好上传下达，左右协调工作。及时向各部门传达领导的指示和要求，并抓好催办；同时向领导反映各部门的意见和建议，搞好信息反馈。3、 做好组织计划工作，综合情况，研究政策，积极提出改进工作的意见和建议，为领导提供决策依据，当好领导的参谋和助手。4、 根据领导的意图，组织安排好各种会议，并督导会议精神的贯彻、落实。5、 组织秘书草拟各类文稿，并负责文稿的审定。6、 主动与经营部门保持经常性联系，掌握经营情况，组织拟写经营月报，适时向公司董事会成员和各方股东通报情况。7、 根据酒店工作安排和领导的指示，负责组织对重点工作进行调查研究，并及时口头或书面向领导

4、汇报。8、 负责办公室工作安排，制定、修订办公室的工作制度。负责所属人员的调配，对其进行思想教育，组织业务培训，抓好监督、检查、考核工作。9、 检查办公室人员考勤、工资、奖金、劳保福利用品的发放。10、 负责对外联系，处理好酒店与各级政府部门和社会各界的关系。11、 组织所属人员做好海天报编辑、行政管理和卫生防疫等工作。12、 完成领导交办的其它工作。【任职资格】性别：男女不限 学历：大专以上工作经验：（1）具有五年以上行政管理工作经验；（2）具有较高的政治素养，有强烈的事业心和责任心；（3）熟悉酒店管理和接待服务工作；（4）掌握国家、地方的政策、法规；（5）具有较强的语言文字能力，可撰写公文

5、和报告；（6）具有一定的组织协调和整体控制能力。体能要求：身体健康，无传染性疾病知识技能：（1）掌握酒店管理专业知识；（2）具有文秘学、社会学、管理学等方面的知识；（3）熟悉酒店各部门的工作职责、程序、标准。（二） 总经理秘书【工作关系】直接上级：行政办公室主任内部联系：酒店各部门外部联系：市各有关部门【岗位描述】为总经理服务，按时完成领导交办的各项工作任务。【工作内容】1、 记录总经理的指示，打印、复印各种文件、资料和信函。2、 按总经理的意图撰写信函、电报、电话稿件，写好并核对无误后，交总经理签署、发出。3、 拆阅和处理总经理的文电、信函，并进行分类整理。4、 对总经理批阅后的内、外部文件

6、及时上传下达，并定期归类整理、装订成册。5、 参加总经理办公会议和行政会议，做好会议记录并检查议定事项的贯彻、执行情况，及时了解和反馈信息。6、 及时承办各部门递交总经理批阅的请示、报告等，并按批示的意见及时处理。7、 加强与各部门的联系，掌握经营管理和服务情况，以便迅速答复总经理查询。8、 汇集各部门的营业报表以报总经理审阅。9、 经常向行政办公室主任汇报工作。10、 完成总经理、行政办公室主任临时交办的其它工作。【任职资格】性别：男女不限 学历：大专以上工作经验：（1）具有一年以上酒店管理工作经验；（2）掌握秘书工作技能，熟练使用各种办公软件；（3）熟悉行政办公室及各部门业务特点和部门之间

7、的关系；（4）熟悉酒店各部门的业务活动情况，能准确反映情况；（5）有较强的判断、理解及表达能力；（6）有一定的协调能力，善于与同事保持良好的工作关系。体能要求：身体健康，无传染性疾病知识技能：（1）具有丰富的酒店业务知识和管理知识； （2）具有文秘学、社会学、管理学等知识；（3）熟悉酒店各部门的工作职责、程序、标准；（4）外语水平达到酒店标准A级。（三） 秘书【工作关系】直接上级：行政办公室主任内部联系：酒店各部门外部联系：市各有关部门【岗位描述】为领导服务，及时完成各项工作任务。【工作内容】1、 在行政办公室主任的领导和组织下，草拟酒店工作计划、总结、报告、简报、董事会文件及其它公文。2、

8、根据办公室主任的安排，组织并参加酒店召开的大型或专题会议，并做好会议记录，写出纪要，催办会议决定事项的落实，做好信息反馈工作。3、 负责外联和宣传工作，与媒体和各协会保持联系。4、 根据酒店领导的指示和办公室主任的要求，办理须上级或政府部门批准的项目审批手续。5、 办理营业执照年检。6、 负责酒店大事记的收集、记载。7、 负责酒店的报刊征订和字画交接。8、 完成领导交办的其它工作。【任职资格】性别：男女不限 学历：大专以上工作经验：（1）具有一年以上酒店管理工作经验；（2）掌握秘书工作技能，熟练使用各种办公软件；（3）熟悉行政办公室及各部门业务特点和部门之间的关系；（4）熟悉酒店各部门的业务活

9、动情况，能准确反映情况；（5）有较强的判断、理解及表达能力；（6）有一定的协调能力，善于与同事保持良好的工作关系。体能要求：身体健康，无传染性疾病知识技能：（1）具有丰富的酒店业务知识和管理知识；（2）具有文秘学、社会学、管理学等知识；（3）熟悉酒店各部门的工作职责、程序、标准；（4）外语水平达到酒店标准A级。（四） 兼职训导员【工作关系】直接上级：行政办公室主任、质量管理部主任、培训部主任内部联系：培训部、质管部、各部门训导员、部门各级人员【岗位描述】负责协助行政办公室主任负责协调部门经理在部门内贯彻、实施酒店培训体系、质量体系、确保酒店培训体系、质量体系的有效运行；负责部门员工培训、质量管

10、理工作的监督、检查、组织、协调；作为沟通上下级的渠道和纽带，对培训体系、质量体系的保持和改进起参谋作用。【工作内容】1、 根据公司的培训计划、质量活动以及部门的经营情况、员工素质，制定部门的中、长期培训计划和年度质量活动方案，并组织实施。2、 接受部门经理、培训部主任、质管部主任的指示，负责本部门质量标准、质量文件、操作标准、管理制度及相关业务知识的培训。3、 根据培训计划和质量检查标准，负责部门各项培训计划的落实和质量体系运行的监督、检查工作。4、 协调和配合各岗位开展培训活动，监督和控制各岗位培训活动的进展情况。5、 定期检查部门员工执行酒店标准、制度的情况，发现问题及时提出整改意见、开展

11、针对性的培训，并对纠正预防措施的实施效果进行跟踪、验证。6、 负责部门工作质量、服务质量、日常培训的监督、检查，编写每日检查记录，形成绩效考核资料。7、 负责收集部门宾客信息，并按照宾客信息管理系统的要求对收集的宾客信息进行统计、分析、开发、利用及做好客户档案的管理工作。8、 与部门各岗位管理人员密切配合，在部门内推行管理的PDCA循环活动，实现部门工作的持续改进。9、 参加酒店人员培训、质量管理方面的分析会议，及时、全面的了解酒店在培训、管理方面的新思路、新动态。10、 定期收集部门培训体系、质量体系运行记录的收集、分类、整理和保管工作。11、 负责承接外来人员业务培训的接待、联系及实施，确

12、保外来人员业务培训的质量和培训效果。12、 适时征询员工对质量管理、人员培训方面的意见、建议和要求，向部门、酒店反映，并及时向员工传达和解释领导关于质量方面的方针、政策和意图。13、 按照酒店的要求负责本部门各岗位工作程序、操作标准、管理制度等方面文件的编写、修订及相关组织、协调工作。14、 完成部门经理、培训部主任、质管部主任交办的其它工作和任务。【任职资格】性别：男女不限 学历：高中以上工作经验：（1）具有两年以上酒店管理工作经验；（2）了解工作部门设备设施、服务功能及各岗位工作状况；（3）具有员工培训、质量管理方面的工作经验。体能要求：身体健康知识技能：（1）接受过酒店管理方面的专业知识

13、培训；（2）熟悉并掌握本部门各岗位的职责、程序、标准；（3）熟悉并掌握有关质量标准、酒店质量文件；（4）具有较好的文字处理能力和语言表达能力；（5）外语水平达到酒店标准B级以上；（6）熟练使用计算机，熟悉各种办公软件的操作。其它：勤奋好学、品行端正、作风正派、原则行强。（五）文书【工作关系】直接上级：行政办公室主任内部联系：酒店各部门外部联系：市委市府办公厅、市侨办、市旅游局【岗位描述】为领导服务，及时完成各项工作任务。【工作内容】1、 负责上级文件、酒店内部文件及经营报表的送阅、呈批、传递。2、 负责接听和转接领导电话，处理领导文电、信函等。3、 负责董事会成员、股东和酒店领导来客的迎送、接

14、待，做好礼品、纪念品的准备，飞机、车票办理与报销等工作。4、 负责编排酒店夜班、节假日部门经理值班表。5、 负责办公室资产管理及物品采购计划的拟订。6、 负责领导报刊、资料的整理。7、 负责酒店传呼机、电池、胶卷等日常办公用品的管理。8、 完成领导交办的其它工作。【任职资格】性别：男女不限 学历：大专以上工作经验：（1）具有一年以上酒店管理工作经验；（2）掌握秘书工作技能，熟练使用各种办公软件；（3）熟悉行政办公室及各部门业务特点和部门之间的关系；（4）熟悉酒店各部门的业务活动情况，能准确反映情况；（5）有较强的判断、理解及表达能力；（6）有一定的协调能力，善于与同事保持良好的工作关系。体能要

15、求：身体健康，无传染性疾病知识技能：（1）具有丰富的酒店业务知识和管理知识； （2）具有文秘学、社会学、管理学等知识；（3）熟悉酒店各部门的工作职责、程序、标准；（4）外语水平达到酒店标准A级。（六）海天报主编【工作关系】直接上级：行政办公室主任兼海天报副总编直接下级：海天报编辑内部联系：各部门外部联系：新闻单位、出版局、新闻出版处、报刊协会、印刷单位、同行等【岗位描述】负责海天报的采编、印刷及对外交流等工作。【工作内容】1、 加强内部建设，努力提高采编水平，使海天报成为企业文化的重要组成部分。2、 策划、编排每期海天报。3、 负责酒店重大活动的采访，并对基层的经营、培训业务进行报道。4、 负

16、责及时对外报道酒店重大活动，树立企业的良好形象。5、 负责组织对海天报通讯员的培训。6、 兼任青岛市侨办系统的信息员及中国名酒店组织会刊的通讯员。7、 负责报纸的对内发行以及对外与兄弟单位的交流，参加中国旅游报刊协会和中国旅游饭店协会定期组织的年会，促进相互之间的交流。8、 完成领导交办的其它工作。【任职资格】性别：男女不限 学历：大专以上工作经验：（1）觉悟高、作风正派并有三年以上报刊编辑工作经验；（2）有较强的写作能力和文字处理能力；（3）熟悉酒店各部门业务特点及部门之间的关系；（4）工作积极主动，表达能力强，善于处理各种人际关系。体能要求：身体健康，无传染性疾病知识技能：（1）熟悉报刊编

17、辑专业知识；（2）具有酒店管理与服务业务知识；（3）熟悉酒店各部门的工作职责、程序、标准。（七）行政管理员【工作关系】 直接上级：行政办公室主任 内部联系：各部门员工 外部联系：市有关行政管理部门【岗位描述】 负责酒店行政管理事务，酒店员工自管房上市手续的核查、办理，档案管理及店外单身宿舍的日常管理等工作。【工作内容】1、 负责办理酒店自管房产权变更等有关事宜。2、 负责住房公积金、住房补贴等事宜。3、 负责酒店自管房和员工住房上市等有关手续的办理。4、 负责酒店员工宿舍的档案管理，对酒店员工宿舍的维修、维护提供帮助。5、 负责酒店员工宿舍的管理。6、 负责对员工更衣橱和劳保用品管理员及美容美

18、发师工作的管理。7、 负责公司有关行政事务。8、 完成领导交办的其它工作。【任职资格】性别：男女不限 学历：大专以上 工作经验：（1）具有二年以上酒店管理工作经验； （2）有较强的公关协调能力； （3）社会经验丰富，善于处理各种纠纷； （4）熟悉国家、省、市有关房产及房改的政策、法规； （5）了解有关行政审批事项的申办程序； （6）工作认真细致，办事果断稳妥； （7）熟练使用计算机。体能要求：身体健康、无传染性疾病知识技能：（1）具有酒店服务一般知识；（2）掌握与酒店有关经营活动的行政法规；（3）具有房产管理知识；（4）熟悉本部门各岗位的工作职责、程序、标准。（八）员工更衣橱和劳保用品管理员【

19、工作关系】 直接上级：行政管理员 内部联系：各部门【岗位描述】负责员工更衣橱的管理服务工作和劳保用品的计划与发放工作。【工作内容】1、 负责员工更衣橱的管理，做好更衣橱的分配、调换工作。2、 负责员工劳保用品的计划、发放工作。3、 完成领导交办的其它工作。【任职资格】性别：女 学历：职高以上 工作经验：（1）具有三年以上酒店后勤服务工作经验；（2）具备酒店劳保用品的计划、管理能力；（3）熟悉各部门业务特点；（4）工作热情主动，责任心强。体能要求：身体健康，无传染性疾病知识技能：（1）具有酒店服务一般知识；（2）具有员工福利基层管理知识；（3）熟悉本岗位的工作职责、程序、标准。（九）美发室理发师

20、【工作关系】 直接上级：行政管理员【岗位描述】 负责员工美发服务工作。【工作内容】1、对理发技术精益求精，按员工要求精心修剪。2、按卫生防疫站的有关规定对理发工具经常消毒，毛巾、围布一客一更换；使用专用工具为患有皮肤病的员工理发。3、随时清理工作场地，保证室内清洁卫生。4、及时维修保养好设备设施及工具，保证其使用方便、运行完好。5、按实际需要申请购置理发所需物料和器具，做好月消耗统计及成本核算工作。6、员工至上，做到来有迎声、去有送语，交谈时声音适中有礼貌，为员工提供优质理发服务。7、完成领导交办的其它工作。【任职资格】性别：男 学历：高中以上工作经验：（1）三年以上理发工作经验；（2）熟悉理

21、发、染发、烫发程序，技术娴熟。体能要求：身体健康，无传染性疾病知识技能：（1）具有酒店服务、理发按摩专业知识；（2）熟悉本岗位的工作职责、程序、标准。二、工作程序与标准（一）公司董事会及酒店大型会议安排的工作程序与标准：程序标准1、会前准备 确认会期、时间、地点、内容； 发出会议通知； 准备会议材料； 预定会议室； 安排会议日； 准备文件袋、笔记本等； 会议横幅印制、桌签、座次安排； 开会前一天检查会场。2、参加会议 提前到会。 发放会议文件及资料。 做好会议记录。 协助会议中心做好会议服务工作。 草拟会议决议、纪要等。3、会后工作 印发会议决议、纪要等； 会议精神传达后收集情况，写出简报。（

22、二） 董事会成员、股东来店及公司领导来客接待的工作程序与标准：程序标 准1、接待准备 确认来店客人名单、航班（车、船）时间； 安排好客人食宿； 确定VIP待遇，在客房摆放鲜花、水果、领导名片； 客人抵达前检查准备情况； 准备礼品、纪念品。2、迎接 确定并通知领导前往迎接； 安排迎宾，通知领导在大堂迎接； 送客人进房间。3、接待 向客人报告接待安排； 引导客人进餐或娱乐； 安排客人参观。4、送行 为客人办理机（车、船）票； 确认客人离店日期和时间； 请酒店领导按时在大堂等候或前往送行。5.后续工作收取客人机（车、船）票据并办理报销。(三)文件打印的工作程序与标准：程序标 准1、审批凡以酒店名义上

23、报、下发的文件或以董事会名义发往各股东的文件等，均由拟稿人填写发文稿纸，连同原稿一并报主管领导审批。2、打印 发稿批准后，视其重要程度由打字员统一编号、登记； 打印时尽可能做到无错漏，文本清晰，排列整齐；打印完毕及时通知起草人校稿，按照起草人校对后的草稿修改定稿； 印好后通知起草人取回定稿。3、存档定稿留一份存档，同时将打印的文件存放在电脑中专门目录保管；每周须做一次软盘拷贝，并将需保存的文件在拷贝软盘上标明文件名后，入档案柜保管。(四)复印文件、资料的工作程序与标准：程序标 准1、审批 凡复印酒店内部文件或资料，复印人需持部门经理签字的复印单到机要室复印； 密级性文件、资料不准复印，确需复印

24、的，须经领导签字批准。2、复印 按复印单审批的份数进行复印； 复印完后，注明实际份数、纸型、经手人，月底汇总报财务部记入各部门费用。 (五)收文的工作程序与标准：程序标 准1、收文主管部门随信函发来的文件、接上级部门通知领取的文件、各部门参加会议带回的文件均纳入收文范围。2、登记 收到文件后于当日在收文本上登记，写明来文编号、收文日期、文件份数、内容提要、来文机关等； 填写文件传阅单，附在文件封面上，带密级的文件单独编号。3、传阅 文件登记后放入文件传阅夹交行政办公室主任（急件放在上面，并标上记号）； 行政办公室主任审阅后，在文件传阅单上写明建议和“请领导批阅”以及签阅日期后，呈酒店领导传阅；

25、 急件或重要文件，须在第一时间送行政办公室主任签阅，必要时应送董事长或总经理签阅意见； 密级文件须交领导手中，并做好传阅记录。4、批示处理 文件返回后翻阅每份文件传阅单，检查领导批示； 有批示的按批示办理，并在传阅单上注明处理结果及日期，做到传办及时，催办有结果，防止积压误事； 无批示的文件按类别归档； 上级主管部门要求回收的文件须在指定时间交回，并办理相应手续。(六)发文的工作程序与标准：程序标 准1、发文范围 以合营公司名义上报下发的文件； 发往董事会成员及各股东的文件及财务报表； 以酒店领导名义发出的信函。2、登记 将要发出的文件须在发文登记本上登记，并注明时间、发往单位、内容提要及份数

26、； 检查文稿是否加盖公章或负责人签字。3、发送 文件经领导签发后，须在两天内发出； 急件用“航空”发出； 重要文件须挂号发出； 底稿、正式文稿、批件归档，年终统一立卷。(七)印鉴管理的工作程序与标准：程序标 准1、保管公司印章由机要室专人保管，未经领导批准，印章保管人不准委托他人代管或携带出办公室使用。2、审批以公司名义对外行文、签署的合同、协议书均须董事长或执行董事、总经理签字后方可盖印；介绍信、各种报表、信件等盖印须经申请部门经理签请印单后方可盖印。3、要求印迹清晰，位置合乎要求，盖印后须做好印章使用记录；酒店刻制公章须经董事长批准，并留印模存查；作废的公章须及时收回封存。 (八)行政介绍

27、信管理的工作程序与标准：程序标 准1、审批因公出差、联系业务等需出据介绍信的，须事先由部门或个人提出申请，由部门经理审阅同意后，送行政办公室主任审批。2、开信机要人员按申请所示地点、时间、联系单位、事由填写介绍信后，加盖公章，并做好登记。介绍信上的字迹须清晰，公章须清晰地盖在指定的位置。3、其它严禁开具空白介绍信，特殊情况需要空白介绍信时，须经公司领导批准。(九)BP机的申领与管理的工作程序与标准：程序标 准1、申请 由使用部门提出书面申请； 申请中须写明所需岗位、原因及申领数量； 使用部门的经理须在申请上签字； 使用部门须将申请上报行政办公室主任审批。2、发放 行政办公室主任审批后方可将BP

28、机发放给使用部门； 使用部门要明确使用人或使用岗位，并在发放单上签字； 行政办公室通知总机开通BP机号码。3、管理 如使用人发生工作变动，须将BP机交还行政办公室； 如使用部门因内部工作需要调整BP机使用人，调整前须报行政办公室同意； 如BP机损坏，使用者须及时向本部门经理报告，填写维修单，送工程部修理； 如发生BP机丢失或由工程部鉴定不能修复的，使用部门须书面向行政办公室报告，由行政办公室视情处理； 由于个人原因丢失BP机的，须按值赔偿；如需修理，按所需修理费收取费用，将赔款交财务部，收据交行政办。（十）海天报编辑出版的工作程序与标准：程序标准1、拟订提纲明确报道主题。2、采编稿件及时、深入

29、、全面反映酒店经营活动的各个侧面。3、版式设计各版侧重点不同，但整体要严肃、活泼，加强知识性、趣味性。4、领导审批出版内容须经领导进行审查，确保正确的舆论导向。5、激光排版及核对确保文字差错控制在万分之二以内。6、印刷发放除内部发放外，同时发至上级、业务主管部门和有关酒店。7、总结提高由总编主持，每月开一次编辑部会议，总结每一期出版经验，取长补短，不断改进，使海天报越办越好。(十一) 员工美发室服务的工作程序与标准：程序标准1、迎接客人礼貌地欢迎客人，请客人入座。2、修剪按照客人要求的发型、发式进行修剪，做到前后对称、两边相等、层次均匀、厚薄适中。3、清除发渣修剪完成后，将客人头上、身上的发渣

30、清除、清洗干净。4、送离客人向客人致意，礼貌地送客人离开。5、登记将客人姓名、部门、理发时间等做好登记。三、质量记录(一)发文登记表发文登记表青岛海天大酒店有限公司 编号 ： 序号文件编码文件名称受控编码收入日期发文部门备注(二)收文登记表青岛海天大酒店有限公司收文登记表 编号：序号文件编码文件名称受控编码收入日期发文部门备注(三)作废文件处理记录单 青岛海天大酒店有限公司作废文件处理记录单 编号：序 号文 件 名 称份 数张 数文 件 版 本 号备 注(四)归档文件清单 青岛海天大酒店有限公司归档文件清单 编号：序号文件编号文 件 名 称页 数份 数版 本归 档 日 期备 注 (五)受控文件

31、清单青岛海天大酒店有限公司受控文件清单编号：序号文件编码文件名称受控状态版本备注编制： 批准： 日期：(六)文件更改记录单 青岛海天大酒店有限公司文件更改记录单编号：文件名称文件编码文件更改理由：申请部门： 年 月 日文件更改明细：文件编制部门： 年 月 日更改性质：更改人：日期：审核：日期：审批：日期：(七)文件借阅登记表 青岛海天大酒店有限公司文件借阅登记表 编号：序 号文件编号文 件 名 称数 量借阅人借阅日期归还人归还日期(八)文件补发申请表 青岛海天大酒店有限公司文件补发申请表编号：文件名称文件编码文件丢失原因：申请人： 年 月 日补发文件理由：文件管理主管部门：年 月 日补发文件分

32、发号：作废文件分发号：(九)文件复印审批表 青岛海天大酒店有限公司文件复制审批表 （复印委托单） 年 月 日委托部门：部门经理：纸 号：数 量：文件名称备注(十)受控文件发放范围审批表 青岛海天大酒店有限公司受控文件发放范围审批表 编号：文件名称文件编码文件发放范围：份数： 制定文件部门：审批意见： 主管领导：日期：(十一)部门文件发放登记表部门文件发放登记表序号文件名称文件编码发放号发文日期收文部门收文人收文日期备注四、管理制度（一）海天大酒店印信管理与使用规定为了加强酒店的印信管理，保证其使用安全、规范、准确、及时，特制定本规定：1、 各部门印章须按政府主管部门规定的式样、尺寸统一刻制，并

33、须保留印模查存。2、 新印章在使用前，由各部门根据工作需要向有关单位发送启用通知。3、 下列情况可使用印章：（1）对外发出的公文；（2）对外联系、商洽业务工作的介绍信、证明信等；（3）与有关单位签署的合同、协议等；（4）酒店员工办理私事，确需酒店出据证明信等。4、使用酒店印章须经酒店领导书面批准，使用部门印章须经部门领导书面批准；文件用印，以签发该文件的领导人签字为准；常规用印由部门经理批准，印信管理人员审核后办理。5、印章管理人员须对需要盖印的文件、信函等进行检查，须有相关领导的签发或签署，文件、信函格式须合适、文字须通顺、无错漏字，标点符号须妥当等。开具印制好的介绍信时，须确认已将存根所列

34、项目填写清楚；如需领导签字的，须有相关领导在“批准人”一栏签字，一切合格后方可盖印；使用信笺开信，须按领导批准的底稿抄清后再盖印。6、盖章须讲求质量，印油正红、适宜、用力适度，盖印端正，字迹清晰，防止歪、倒、斜、偏、糊。7、行政办公室对用印有监督、监印权，对于不合手续的用印，有权提出异议并拒绝盖印。8、由印章管理人员进行用印登记，登记内容包括用印人、事由、批准人、经手人、印数、时间等。 9、酒店各部门的印章，须由各部门经理指定专人保管；印章保管人员未经领导批准，不准委托他人代为保管印章。10、印章须妥善保管，随用随取，用后立即存于原处，并及时上锁，严禁将印章携出办公室。11、各部门作废的印章须

35、及时上交行政办公室封存。12、本规定由行政办公室督导实施。（二）海天大酒店经理值班管理制度1、 为切实确保将酒店安全和24小时为宾客提供优质服务纳入有效管理，酒店各部门经理须参加夜间值班。值班经理负责接待夜间的VIP客人、处理夜间客人的投诉与建议及突发紧急事务，并代表总经理对各部门夜间员工的出勤、岗位责任、服务质量等实行督导、检查。2、 酒店经理值班采取值宿轮流制。每月由行政办公室编制值班经理排班表，并提前分发各部门经理。3、 值班经理须在值班开始前半小时，到行政办公室领取值班室钥匙，并于值班结束前半小时交还钥匙。4、 值班经理须认真填写值班经理值班检查记录表所规定的各项检查内容，记录夜间发生

36、的突发与紧急情况及处理结果，并参加次日的总经理办公晨会，汇报值班情况；晨会结束后，须将值班经理值班检查记录表交行政办公室存放，以备交接使用。5、 值班经理在值班期间，因公务需要有权使用万能钥匙，并监督各部门按规定程序正确使用。6、 值班经理在值班期间，可以在原则上不低于当期最低优惠房价的前提下，给予客人折扣或减租；也可以在营业场所签单，但事后须向总经理报告并予以确认。7、 值班期间若发生紧急情况，值班经理须妥善处理，重要情况须报告总经理；来不及报告的特殊情况，可先处理后补报；不能及时处理的投诉、报修、委托等遗留问题，须由值班经理填写在值班经理值班检查记录表中，将问题移交相应责任部门处理。 8、

37、 值班经理在值班期间须严格履行相关制度，无故不准离开酒店，不准做与当班工作无关的事情。9、 值班经理如有特殊急事不能值班时，须值班前找好其它部门经理代替其值班，并须及时通知行政办公室。以上各条款，各值班经理须严格执行。 （三）更衣柜及劳动保护用品管理规定1、更衣柜管理规定（1）须凭人事部门填发的员工入店通知给入店员工配发更衣柜，并详细记录员工部门、所用更衣柜的种类、柜号、押金收取情况，最后输入电脑并备份。（2）临时工、实习生每柜须收取押金，正式、试用员工免收更衣柜押金。（3）每日下午由专人到更衣室巡视、检查更衣柜的使用情况，发现更衣柜破损的，须及时与有关部门联系维修。（4）因个人原因（如遗失、

38、自撬等）须更换更衣柜门锁的，须先到财务部交更换门锁费，再凭财务部的收款收据办理换锁手续；对于自然损坏等原因需换锁的，可免费为其办理换锁手续。（5）员工离店时，须凭人事部门的员工离店通知回收离店员工的更衣柜。（6）回收更衣柜时，须先与离店员工本人到更衣室检查其更衣柜的使用情况，更衣柜有损坏现象者，视损坏情节，扣罚相应的现金；对更衣柜完好无损的，当即退还押金。（7）对离职逾期5天不办手续的员工更衣柜（依据人事部门提供的离职时间），须在保安部门的监督下，清理并清点出离职人员更衣柜内的物品，并做好详细记录；清理、清点出的店服等酒店物品须上交酒店有关部门，个人物品须予以妥善保管。上述工作做好后，其未办离职手续员工的更衣柜可视为空柜，可再次发放、使用。