行政办公管理课件.doc

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1、 行政办公管理第1章 行政办公管理制度11 日常接待工作规范 111 客户接待制度1. 2 行政会议管理制度 121 会议管理制度1. 3文件收发管理规范 131 收文操作规范1. 4 员工出差管理规定 141 员工出差管理制度 142 出差报销管理制度15 印照使用与保管制度 151 印章保管使用制度 152 证照保管使用规定16 车辆管理制度 161 车辆使用管理制度 162 车辆维修保养制度17 档案管理制度 171 公司档案管理制度 172 档案借阅管理制度18 文书资料管理制度 181 公司文书管理制度 182 资料保密管理规定第2章 行政办公管理图表21 日常接待管理图表 211

2、日常接待事项图 212 来访客人登记表 213 接待工作日记表 214 客户来电记录表 215 接待工作总结表22 行政会议管理图表 221 会议事项管理图 222 年度会议计划表 223 年度会议汇总表 224 会议议程安排表 225 行政会议记录表 226 行政会议纪要表 227 决议事项确认表 228 行政会议总结表23 文件管理图表 231 文件管理事项图 232 公文接收登记表 233 公文发放记录表 234 文件目录一览表 235 资料存放记录簿 236 公文收发汇总表 237 函件接收记录表 238 函件寄送记录表24 差旅管理图表 241 差旅事项管理图 242 差旅事项说明表

3、 243 出差准备费用表 244 出差申请审批表 245 员工出差登记表25 印照管理图表 251 印照风险管理图 252 印章样式标准表 253 印章刻制申请表 255 印章销毁申请表 254 印章使用登记表26 车辆管理图表 261 车辆管理事项图 262 车辆购入申请表 263 车辆派出登记表 264 车辆维修申请表 265 车辆保养记录表 266 车辆加油记录表 267 车辆使用月报表 268 车辆违章记录表27 档案管理图表 271 档案管理事项图 272 档案存放备查表 273 档案备查索引表 274 档案内容登记簿 275 档案存放明细表 276 作废档案焚毁单28 资料安全管理

4、图表 281 资料安全事项图 282 机密文件备查单 283 资料借阅申请单 284 资料借阅记录表29 财产物资管理图表 291 固定资产管理图 292 低值易耗品管理图 293 固定资产台账 294 固定资产申购表 295 固定资产验收单 296 固定资产统计表 297 固定资产变动表 298 固定资产减损单 299 固定资产管理卡 2910 固定资产调拨单 2911 固定资产盘点表 2912 固定资产报修单 2913 固定资产停用报告 2914 固定资产报废详表 2915 低值易耗品台账 2916 低值易耗品需求表 2917 低值易耗品申购单 2918 低值易耗品申领表 2919 低值易

5、耗品盘点表 2920 低值易耗品损耗表210 办公用品管理图表 2101 办公用品管理图 2102 办公用品需求表 2103 办公用品请购单 2104 办公用品申领单 2105 办公用品发放表 2106 办公用品盘点表211 提案管理图表 2111 提案管理事项图 211. 2 行政人事管理图表 2113 行政人事管理事项图 2114 应聘人员登记表 2115 招聘录用通知书 2116 员工培训申请表 2117 员工考勤汇总表 2118 违纪处分通知单第三章 各类行政办公人员绩效考核31 各类行政办公人员绩效考核量表 311 总经办各岗位绩效考核量表 312 综合部各岗位绩效考核量表 313

6、办公事务各岗位绩效考核量表 314 车辆管理各岗位绩效考核量表第一章 行政管理制度11 日常接待工作规范111 客户接待制度12 行政会议管理制度制度名称会议管理制度受控状态编 号执行部门监督部门考证部门第1章 总则第1条 目的为规范公司会议管理，提高会议质量和效率，实现会议管理的规范化、制度化，特制定本制度。第2条 适用范围公司召开的各种会议均应参照本制度进行管理。第2章 会议组织第3条 公司级会议，是指公司员工大会、全公司技术人员大会及各种代表大会，应由总经理批准，各相关部门组织召开，公司领导参加。第4条 专业会议，是指公司的技术、业务综合会议，由分管公司领导批准，主管业务部门负责组织召开

7、。第5条 各部门召开的工作会议由各部门领导决定并负责组织。第3章 会议安排第6条 为避免会议过多或重复，公司一律将正常性的会议纳入例会制，原则上要按照例行规定的时间、地点和内容组织召开。第7条 凡涉及多部门负责人参加的会议，均需于会议召开前日经部门领导批准后，报办公室汇总，并由公司办公室统一安排方可召开。第8条 综合部应定时召开全公司例会和各种临时会议，统一编制会议计划并装订，分发到公司相关部门。第9条 各部门会期必须服从公司统一安排，各部门会议不应安排在与公司例会同期召开(与会人员不发生时间冲突的除外)，应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。第4章 会场纪律第10条 开会前5分钟与会人员必

8、须到达会场，同时将手机调到振动状态或关闭。第11条 会场内严禁吸烟，未经批准，不得在会议期间进行私自讨论。第12条 与会人员因为特殊原因不能按时出席会议的，须在会前向会议组织部门请假，并以书面形式说明不能按时出席会议的原因(特殊情况可以采取口头形式请假)，得到组织部门批准后才能请假。第13条 会议中途与会人员如有急事需离开，要向会议主持人提出申请，得到批准后方可离开。修订记录修订标记修订处数修订日期修订执行人审批签字13 文件收发管理规范131 收文操作规范制度名称收文操作规范受控状态编 号执行部门监督部门考证部门第1条 为进一步规范收文管理工作，提高公文处理的效率，特制定本规范。第2条 收文

9、范围1.外部单位与公司之间关于管理、检查、监督、业务衔接等事务的所有往来公函。2.公司内部公文。第3条 收文承办、催办1.承办人员应按要求办理。急件应马上处理，小时内予以答复；一般要办理的文件，当天应办理完毕，最迟不能超过 1 天；承办人员在规定期限内办不完的，应说明理由，并告知综合部。2.已办结的收文，由承办单位在“收文阅办单”上注明处理结果，并在签署姓名、日期后及时交回综合部。3.收文的催办由综合部负责，对送交有关职能部门办理的重要文件，要定期进行跟踪检查。4.收文的处理、传阅，最多不能超过一周，阅文者应在当日返还综合部。第4条 收文整理归档文书人员对来文每月进行一次正常性清理，每季度进行

10、一次系统性清理，并按档案管理的规范化要求保存、立卷、归档。第5条 收文保密工作1.各部门文管人员应严格遵守保密制度，严防文件散失、泄密和失密。2.对发生文件丢失、被盗、泄密、失密事件者，要严肃处理，并追究部门领导的责任。修订记录修订标记修订处数修订日期修订执行人审批签字132 发文操作规范制度名称发文操作规范受控状态编 号执行部门监督部门考证部门第1条 为规范公司发文管理，提高发文效率，确保发文质量、文书安全、传递及时，特制定本规范。第2条 文稿起草1.文稿要求言简意赅、观点鲜明、主题突出、结构严谨，符合发文格式和行文规定。2.文稿起草完毕后，需仔细审核，并打印，填写“发文签批单”，经相关部门

11、负责人签字后送综合部审阅。第3条 会签对于内容涉及多个部门的文件，发文前由拟稿人组织相关部门会签。综合部负责对会签情况进行审核。第4条 签发文稿核校无误后，送分管副总和总经理签发。对于一般性业务文件，可由发文部门分管副总签发；涉及公司重要事项的发文由总经理签发。第5条装封、分发和递送1.核送装订好的文件份额后，分别装入信封，写好收文单位，并按需要加盖密级、急件、挂号等印章。2.发出文件之前应填写“发文登记表”。第6条 文件存档对已印发的文件，发文部门应将发文底稿、文件签发单、两份正式文件及电子文件等资料及时交综合部整理归档。修订记录修订标记修订处数修订日期修订执行人审批签字14 员工出差管理规

12、定141 员工出差管理制度制度名称出差管理制度受控状态编 号执行部门监督部门考证部门第1章 总则第1条 目的为了进一步规范公司员工出差管理工作，强化成本管理意识，合理控制差旅费开支，特制定本制度。第2条 适用范围本制度适用于公司内部因公出差的各级员工。第2章 出差程序与审核第3条 出差程序1员工出差前应填写“出差申请单”，出差期限由遣派主管视情况需要限定日期，予以核定。如遇特殊情形事前无法及时办理，亦应在出差完毕后尽快补办手续。2拟出差人员将填写好的“出差申请表”送综合部留存、记录考勤。3拟出差人员凭核准的“出差申请表”、“借款单”，可向财务部暂借相当数额的差旅费。待出差结束后 日内结清暂借款

13、项，超过 日，财务部可将该员工预借差旅费在当月薪金中先予扣回，待其报销时再行核付。第4条 出差的审核1当日出差：如果出差当日可能往返，一般由部门经理核准。2远途国内出差：_日内由部门经理核准，_日以上由主管副总核准，部门经理以上人员一律由总经理核准。第3章 出差费用报销规定第5条 住宿费、午餐费按费用标准报销，超标自付，欠标不补；由对方接待或公司安排的，午餐费、交通费、交际费不得重复报销。第6条 差旅费用一律凭证报销，不得虚报、冒领，否则一经查出，除追回报销款外，并视其情节轻重给予不同程度的处罚。第7条 不同级别的员工共同出差，住宿、交通工具可按高级别员工的标准执行，其他费用标准不变。第8条

14、国内外出差人员在同一城市出差停留_天以上的，自第_天起，住宿费、午餐费按_折给付，特殊情况由总经理审批。第9条 若国内出差应报销住宿费而无相关凭证者，则按相应住宿费标准的一半支付。第10条 出差当日返回的不报销住宿费。修订记录修订标记修订处数修订日期修订执行人审批签字142 出差报销管理制度制度名称出差报销管理制度受控状态编 号执行部门监督部门考证部门第1章 总则第1条 目的为规范员工出差报销管理工作，合理控制差旅费用开支，参照公司相关规定，特制定本制度。第2条 适用范围公司内部所有人员出差费用的报销管理均参照本制度执行。第2章 差旅费报销管理第3条 交通费报销1出差人员乘坐汽车、飞机及火车，

15、原则上应出具运输部门的车发票。2对于出差人员乘坐飞机要从严控制，若因任务紧急需乘坐飞机，事前须经公司总经理审批，机票由公司直接联系订购。3如出差人员随车到目的地，未发生车船票，则不报销交通费。4出差人员出差期间，城市公共交通费凭票报销，但须说明事因，注明起点至终点。第4条 住宿费报销1出差人员的住宿标准依岗位级别确定，高层管理人员_ 元/天，中层管理人员_元/天，基层人员_元/天；如有特殊情况经总经理批准，可提高住宿标准；身兼多职的，按职别最高的标准执行。2由接待单位免费接待或无住宿费收据的，一律不予报销住宿费。第5条 其他费用1出差人员的伙食补助费不分途中和住宿，按不同地区差异给予补助；一线

16、城市每人每天补助_元，二线城市每人每天补助_元，三线城市每人每天补助_元。2市区内出差不论时间长短，均不发给出差补助费。可发给午餐补助费，超出市区范围的，发给出差补助费_元/天。第6条 外出参加培训、重大活动或参加有关会议的人员，交纳的会务费、培训费已经包含食宿费用或由公司安排食宿的，不得再报销该期间的食宿费用和获得出差补助。第3章 差旅费报销有关注意事项第7条 凡公司开展业务需发生费用时，均应事先申请，经部门经理同意，报公司分管副总批准后方可办理或执行。未经批准或超过预算范围内的费用、支出，财务部门有权拒绝办理，且费用由个人自理。第8条 车票遗失的须书面说明情况（注明乘坐的交通工具、起迄地点

17、、时间和票价等）并由其部门经理签字证实后予以报销。第9条 出差人员应在回公司后_7_天内报账，需延期报销的应有书面申请并由主管领导审批。第10条 出差人员必须认真执行任务，在指定出差地点、区域内积极主动地完成任务，凡乘出差之机因私事绕道或往返中增加停留地点所发生的车票、住宿费一律不予报销，同时，也不享受办私事期间的伙食补助费。修订记录修订标记修订处数修订日期修订执行人审批签字15 印章使用与保管制度151 印章保管使用制度制度名称印章保管使用制度受控状态编 号执行部门监督部门考证部门第1章 总则第1条 目的为保障公司的合法权益，规范印章管理，减少因印章使用不当而带来的损失，依据国家的相关法律法

18、规，结合公司实际情况，特制定本制度。第2条 适用范围公司内部所有印章的刻制、使用和保管等均应遵循本制度。第3条 印章的种类1.正式印章，是指公司章。2.专用印章，是指公司财务专用章、各职能部门章、董事会办公室章等用于指定用途的印章。3.人名用章，是指公司法定代表人以个人名义刻制的用于公务的签名章或印鉴章。第2章 印章的刻制第4条 印章刻制依据1.公司印章和董事会印章，由公司综合部根据有关单位核发的证、照及有关批准文件制发。2.公司内部各部门之间的信函往来，以部门负责人签字或内部网上部门信箱为准。若部门因工作需要而要求刻制印章，应另行申请，限定使用范围，经公司领导批准后方可刻制。3.印章不能继续

19、使用的，使用单位应向上级主管部门提出书面申报。第5条 印章的规格和材质1.公司印章、董事会印章，外直径为 毫米，圆形，带五角星，塑质。2.公司专用章(除财务专用章外)，外直径为毫米，圆形，带五角星，塑质。第3章 印章的使用管理第6条 印章使用范围1.公章的使用范围如下。(1)发送正式公文、电函、传真件等。(2)报送或下达各类业务计划、业务报表、财务报表等。(3)用于授权委托书、人事任免、劳动合同和对外介绍等。(4)签订重要业务合同、协议等。(5)颁发上岗证、先进集体和个人荣誉证书等。(6)需要代表本单位加盖行政公章的其他批件、文本、凭证和材料等。2.各职能部门印章使用范围如下。(1)在其职权范

20、围内，与公司内部对口业务部门的电文、通知和函件等工作联系。(2)用于对外开展工作的介绍信和授权范围内的工作函件等。第7条公司印章原则上不准带出公司，如确因工作需要，需经总经理批准，并由申请用印人写出借据并标明借用时间。第4章 印章的停用第8条 印章内容需要变更或机构终止时，应停止使用有关印章并交由综合部予以封存或销毁。第9条 因印章内容变更或机构终止而停止使用印章时，印章管理部门在印章停用日内，由保管人写出印章停用说明，经部门领导签字后上报综合部。第10条 印章散失、损毁、被盗时，印章管理者应及时向公司递交说明原因的报告书，在公开声明作废后，按规定程序申请重新刻制。第5章印章的保管第11条 公

21、司印章的保管，应实行印章专人保管、负责人印章与财务专用章分管的制度，并严格执行保管人交接制度。第12条 印章保管人因故临时请假时须更换印章保管人。指定临时保管人，并做好交接记录。第13条 印章颁发单位和使用单位均须把已启用的各类印章印模，以及批准启用的有关文件立卷归档，永久保存。第14条 印章保管人员必须认真负责，遵守纪律，秉公办事。修订记录修订标记修订处数修订日期修订执行人审批签字152 证照保管使用规定制度名称证照保管使用规定受控状态编 号执行部门监督部门考证部门第1条 为加强对公司证照的管理，确保证照的安全和正常使用，特制定本规定。第2条 公司所有的证照管理工作均须参照本规定执行。第3条

22、 证照管理部门综合部办公室是公司证照管理的职能部门，负责各种证照的申报、登记、变更、年检、注销，以及证照的保管、登记、备案等工作。第4条 证照的使用1使用证照的正、副本原件或复印件时，必须填写“用证、照审批单”，经部门负责人签字后、交由综合部相关负责人、公司主管领导审批，审批通过后方可借用。2借用证照的原件时必须保证证照的安全与完整，使用完毕后要及时送还。3使用、借用复印件时，无需留存的须将复印件归还综合部。4各类证照未经主管领导批准，任何人不得随意复印、外借，更不许擅自使用公司的证照进行担保。第5条 证照的保管1证照保管人需提醒主管领导安排相关人员及时验证。不及时验证者，造成的各类损失由相关

23、责任人承担。2证照保管人必须妥善保管各类证照，如出现损坏或丢失，除应立即向主管领导报告外，还应与发证机关联系，及时办理证照的挂失和补办手续。 3证照保管人因工作需要而调动岗位时，应填制“证件移交清册”，移交人和接交人在与证件清单核对数目后在“证件移交清册”上签字确认。 修订记录修订标记修订处数修订日期修订执行人审批签字16 车辆管理制度制度名称车辆使用管理制度受控状态编 号执行部门监督部门考证部门第1章 总则第1条 目的为合理、有效地对公司车辆进行安排，提高车辆使用率，节约车辆使用的费用，使之规范化、秩序化，最大限度地满足公司业务用车的要求，特制定本制度。第2条 适用范围本制度所指车辆为公司的

24、行政办公车辆。第2章 车辆使用管理第3条 车辆使用范围1公司员工在本地或短途外出开会、联系业务、接送客户。2接送公司宾客和来公司办事人员。3其他紧急和特殊情况用车。第4条 车辆使用程序1车辆使用实行派车制度。用车需填写“用车记录单”，经本部门经理、综合部经理或主管副总批准后，由车辆主管统一安排。2司机按“派车单”上批准的行车路线和目的地行车。3用车完毕后，司机按实际用车情况进行记录。第5条 对同一方向、同一时间段的派车要求应尽量合用，减少派车次数和车辆使用成本。第6条 驾驶人员在驾驶车辆前，应对车辆作基本检查。如发现故障、配件失窃或损坏等现象，应立即报告，因隐瞒不报而引发的后果由当期使用人负责

25、。第7条 驾驶人员不得擅自将办公车辆开回家，或作私用，违者将受处罚。经公司特许或返回公司，已逾晚上_12_点的例外。第8条 车辆应停放在指定位置。任意放置车辆导致违规、损毁、失窃的，由驾驶人员赔偿损失，公司也将给予其相应处分。第9条 驾驶人员应爱护车辆，保证机件、外观良好，并于使用后将车辆清洗干净。第10条 在不影响公务的情况下，主管副总可酌情满足员工因私用车的要求，但对隐私用车应严格审批。第12条 为私人目的借用公车时，员工应先填写“车辆使用申请单”，并注明“私用”字样，并经相关主管核准后转财物部稽核相关费用。第13条 为私人目的借用公车时，若发生事故，导致违规、损毁、失窃等，在扣除保险理赔

26、金额后的全部费用由个人承担。修订记录修订标记修订处数修订日期修订执行人审批签字161 车辆使用管理制度162 车辆维修保养制度制度名称车辆维修保养制度受控状态编 号执行部门监督部门考证部门第1章总则第1条 目的为了加强公司车辆的维修保养管理和费用控制，提高车辆完好率，以确保车辆安全、良好的运行状况，特制定本制度。第2条 适用范围公司全部车辆的维修保养工作均应参照本制度执行。第3条 职责1.综合部经理负责对车辆维修保养服务提供方进行评定和选择，对维修项目进行审核。2.车辆主管负责对维修质量进行验证，并保存相关的评定、维修质量和维修记录等资料。3.驾驶人员负责及时发现、检查故障，并实施车辆维修保养

27、工作。第2章 车辆维修第4条车辆维修程序1.驾驶人员发现车辆存在故障需要进行维修时，应先填写“车辆维修保养单”，经部门领导签字后，向车辆主管提交车辆维修保养申请，申报维修保养的费用预算。2.车辆主管接到“车辆维修保养单”后，对车辆进行故障分析，确定是否需要维修及维修项目，并确定维修费用的限额。3.由车辆主管根据车型、维修项目确定车辆送修的维修厂家。5.维修结束后，驾驶人员及综合部相关人员应对维修车辆进行技术鉴定，检验合格，收回更换的旧部件，并核定维修费用的合理性、准确性后，方可在维修厂家的单据上签字。驾驶人员对维修费用的真实性负责。6.车辆在维修过程中，若发现由于其他问题需要增加维修项目或维修

28、费用时，应按照上述程序重新申请。7.车辆主管对维修费用实行统一的月度或季度结算，结算前，车辆送修人员须检查送修车辆审批手续的规范性，并再次核定费用的合理性。第5条 公司车辆的维修，须在指定的修理厂进行。定点修理厂应该是修理质量好、价格合理、方便快捷、服务意识强、有一定规模和较高档的正规修理厂。第6条 车辆行驶在外发生故障时，驾驶人员应及时向主管部门和车管部门汇报，车管部门或主管部门领导将根据其故障维修的难易程度和费用多少决定修理地点。第7条 驾驶人员在修理过程中不得故意多报修车项目，或弄虚作假，一经发现将严肃处理。第8条 车辆于行驶途中发生故障或其他耗损急需修理或更换零件时，可根据实际情况进行

29、修理，但非迫切需要或修理费超过 500 元时，应与车辆主管联系，请求批示。第3章 车辆保养第9条 实行定人、定车、定保养制度，对车辆做到勤检查、勤调整、勤保养，力争做到每天“三段查”，随时保持车辆具有良好的技术性能。第10条 车辆必须保持清洁，平时视车辆情况自行清洗，每周二为车辆保养日，在不耽误工作的情况下，必须做到整车全面清洗，并进行例保。 修订记录修订标记修订处数修订日期修订执行人审批签字17 档案管理制度171 公司档案管理制度制度名称公司档案管理制度受控状态编 号执行部门监督部门考证部门第1章 总则第1条 目的为加强公司的文书立卷工作，规范公司档案管理，特制定本制度。第2条 适用范围本

30、公司在生产经营活动中形成的各种有保存价值的文字材料，均应按规定进行管理。第3条 管理部门1文书结案后，原稿由综合部归档，经办部门根据实际需要留存影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经文书管理部门主管同意后妥善保存，文书管理部门以影印本归档。2各分公司的档案分类目录及编号原则，由公司办公事务部门统一制定。第2章 档案管理第4条 文件点收文件结案移送归档时，应根据如下原则进行点收。1检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入。2文件如经过抽查，应有管理部门主管的签字确认。3文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门。4与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即

31、退回经办部门。5如发现有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门送指定保管部门签收后，将文件归档处理。第5条 文件整理点收文件后，应对文件按照以下方式进行整理。1中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。2右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角，并理齐钉牢。3文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。第6条 档案分类1档案分类应视其内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。具体原则是先以部门区分，然后依档案性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。2档案分类应力求切合实用。如因档案较多、三级分

32、类不够用，可在第三级之后增设第四级“细类”。3同一“小类”（或“细类”）的案件以装订于一个档夹为原则，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档类装订，并于“小类”（或“细类”）之后增设“卷次”编号，以便查考。4每一档夹的封面内首页应设“目次表”，归档时依序编号、登录，并以一案一个“目次”编号为原则。5档号的表示方式如下：A1A2B1B2C1C2D1E1E2其中A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号，D1为档案卷次，E1E2为档案目次。第7条 档案名称及编号1档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定的范畴，不能笼统含糊

33、。2档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟订“新旧档案分类编号对照表”，以免混淆。第8条 档号编订1新档案应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序，以此来编列档号。2档案如果归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。3档号以“一案一号”为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。第9条 档案整理1归档文件，应依目次号以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。2档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。第10条 档案清理1档案管理人员应定

34、期擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年更换时，依规定清理一次，已到保存期限者，应给予销毁。销毁前应造册呈总经理核准，并于目录附注栏内注明销毁日期。修订记录修订标记修订处数修订日期修订执行人审批签字172 档案借阅管理制度制度名称档案借阅管理制度受控状态编 号执行部门监督部门考证部门第1条 为了规范档案的借阅管理工作，保证档案资料的完整与安全，特制定本制度。第2条 公司各项档案资料的借阅管理工作均应参照本制度执行。第3条 一般情况下，档案材料不可借出。确需要借出时，必须经办公室主任批准，履行登记手续并自觉遵守借阅时间，按期归还。第4条 一般档案借阅不超过_天，重要档案当日归还，节假日期间

35、档案应送回档案室保管。凡需延期使用者，要办理续借手续。愈期不还者，按公司档案管理办法有关规定处理。第5条 查阅和归还档案时，应严格履行签字、登记、注销手续。档案管理人员对查阅归还的档案，应仔细清点，如发现有损坏、丢失等情况，应立即追究责任。第6条 凡需要摘抄的档案，档案人员对摘抄材料应认真核对，严格把关，并经相关领导批准后方可进行操作。第7条 借阅的档案不得转借他人，不准拆卷、抽页、剪裁，不准删改、圈点或勾画档案内容，保证档案归还时完好无损。 第8条 公司档案原则上不对外借出，如因特殊情况必须借出，需由借阅单位负责人递交介绍信，经本公司主管领导签字批准后，方可办理查阅手续。第9条 借阅机密、秘

36、密、绝密档案时一律按照档案安全保密标准中的要求办理。第10条 档案工作人员应热情周到地为用户提供档案使用服务，加强业务指导与监督。严禁擅离职守，严防泄密、失密等事件的发生。修订记录修订标记修订处数修订日期修订执行人审批签字18 文书资料管理制度181 公司文书管理制度制度名称公司文书管理制度受控状态编 号执行部门监督部门考证部门第1章 总则第1条 目的为使公司文书管理规范化，提高公文处理的效率和公文的质量，特制定本制度。第2条 范围界定本制度所指的“文书”是指业务工作上的往来公文、报告、会议决策、规定、合同书、专利许可证、电报和各种账簿等各种文件、资料。第3条 适用范围本制度适用于对公司内部所

37、有公文文书的管理。第2章 文书制作规范第4条 文书的制作要领1文书内容必须简明扼要、一事一议，语言、措辞力求准确规范。2必须明确起草文书人的责任，并正确署名。3修改请示提案书时，修改者必须认真审阅文书原件，修改后必须署名。第5条 文书的署名1公司内文书，如果是一般往来文书，只需主管署名；如果是单纯的上报文书或不涉及各部门且内容不重要的文书，只需要部门署名；如果是重要文书，按责任范围由总经理、副总经理、常务董事署名，或者署有关部门的主管姓名和职务。2对外文书，如合同、责任状等重要文书，一律署总经理职务和姓名。如果是总经理委托事项，可由指定责任者署名。除上述规定以外的文书，也可署分公司或分支机构主

38、管的职务和姓名。第6条 文书的盖章1在文书正本上必须要加盖文书署名者的印章，副本可以加盖署名者或所在部门的印章。2如果文书署名者不在，可加盖代理者印章，并加盖具体执行者印章，但在文书存档前必须加盖署名者印章。3以部门或公司名义起草的文书，须在旁边加盖有关责任者的印章。第3章 文书的收发第7条 到达文书全部由文书主管部门接收，并按下列要求处置。1一般文书予以启封，并分送各部门。2分送各部门的文书若有差错，必须立即退回。第4章 文书的处理第8条 普通文书处理1部门经理以上级别的主管人员，负责对文书进行审批、答复、批办以及其他必要的处理，或者由指定下属对文书进行具体处理。第9条 与多个部门有关的文书

39、，在处理意见上如存在分歧，则由文书的主管部门出面协商，如果协商无法达成一致，则应请示上级领导，由上级领导裁决。第5章 文书的整理与保存第10条 文书的整理与保存1全部完结的文书，在结办后三天内，交行政主管归存，按“完整、有序”的原则对文件进行整理、检查，并在“文书保存簿”上做好登记，归档保存。2员工个人不得保存公司公文，凡参加会议带回的文件，应及时交综合部登记保管，调离公司的员工应将文件和记录本清理移交。第11条 文书的保存年限1永久保存文书包括：章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定，重要的契约书、协议书、登记注册文书，股票关系文书、重要的诉讼关系文书，重要的政府许可证件，有关公司

40、历史的文书、决算书和其他重要的文书。2保存10年文书包括：请求审批提案文书，人事任命文书，奖金工资与津贴有关文书，财务会计账簿、传票与会计分析报表以及除永久保存以外的重要文书。3保存5年文书指不需要保存10年的次重要文书。4保存1年文书指无关紧要或者临时性文书。如果是调查报告则由所在部门主管确定保存年限。第12条 注意事项1对于重要的机密文件，一律放在保险柜或者带锁的文件柜中。2如果职务部门划分发生变更或作出调整，必须在有关登记簿上注明变更与调整的理由，以及变更与调整的结果。第6章 文书的借阅与销毁第13条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，按时归还。第18条 对于多余、重复、无保存价值的文件，综合部应定期清理造册，并按有关规定办理申请销毁手续。机要文件一定要以焚烧的方式销毁。任何人不得擅自销毁文件或出售。不需立卷的文件材料应逐件登记，报公司领导批准后销毁。修订记录修订标记修订处数修订日期修订执行人审批签字182 资料保密管理规定制度名称资料保密管理规定受控状态编 号执行部门监督部门考证部门第1章 总则第1条 目的为了保证公司的整体利益和长远利益，使公司长期、稳定、高效地发展，特制定本规定。第2条 保密范围1.公司重大决策中