财务部工作手册.docx

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1、深圳某物业管理公司文 件 编 号修 改 状 态A版 第0次修改标题 财务部工作手册目录页 码第 1 页 共3 页编制王某某审核王某某批准卜某某序号 文件编号 文件名称 页数01 5.5.1-05 财务部岗位设置及职责0602 01 现金管理规程0303 001 现金日报表0104 054 现金借款单0105 02 银行存款管理规程0206 055 支票审批单0107 03 备用金管理规程0208 002 现金盘点检查情况表0109 04 应收帐款管理规程0210 003 应收帐款余额表0111 004 应收帐款坏帐申请表0112 005 应收帐款确认函01一三 05 固定资产管理规程0614

2、006 固定资产卡片01一五 056 固定资产增加申请表0116 057 固定资产减少与报废申请表0117 058 固定资产维修申请表01一八 059 固定资产维修（验收）表0119 007 固定资产盘点表0120 008 固定资产验收单0121 009 固定资产调拔单0122 010 固定资产编码明细表0123 06 低值易耗品管理规程0324 060 物品报废单01深圳某物业管理公司文 件 编 号修 改 状 态A版 第0次修改标题 财务部工作手册目录页 码第 2 页 共3 页编制王某某审核王某某批准卜某某序号 文件编号 文件名称 页数25 011 低值易耗品盘存表0126 012 低值易耗

3、品编码明细表0127 07 报销付款规程0428 061 报销单据粘贴单0129 0一三 现金支出证明单0130 014 费用报销单0131 062 付款呈批表0132 063 招待费用审批表0133 064 费用标准一览表0134 08 服务收费管理规程0535 065 收费通知单0136 066 费用催缴通知单0137 0一五 应收/实收费用明细表 0138 067 费用收缴明细表0139 068 收费通知单派发情况记录表0140 069 娱乐室商品销售日报表0141 09 工资管理规程0242 10 工资发放规程0343 016 工资表0144 11 资金管理规程03 45 12 财务分

4、析撰写规程0346 017 企业财务分析表0147 一三 会计档案管理规程0348 0一八 财务部会计档案查阅/复制登记表 01深圳某物业管理公司文 件 编 号修 改 状 态A版 第0次修改标题 财务部工作手册目录页 码第 3 页 共3 页编制王某某审核王某某批准卜某某序号 文件编号 文件名称 页数49 019 会计档案登记册0150 14 票据与印鉴的管理规程0351 020 支票使用明细表0352 021 收据领用登记表0153 022 发票领用登记表0154 一五 财务人员培训管理规程0555 023 财务部培训计划表0156 16 服装管理规程0657 024 服装发放登记表0158

5、17 会计事务处理规程0659 070 本体维修基金收支表0160 071 管理费收支表0161 一八 纳税申报管理规程03深圳某物业管理公司文 件 编 号5.5.1-05修 改 状 态A版 第0次修改标题 财务部岗位设置及职责页 码第 1 页 共5 页编制王某某审核王某某批准卜某某1.0 目的加强公司的财务工作，充分发挥财务在经营管理中的作用。2.0 适用范围适用于物业公司财务部和相关财务人员。3.0 岗位设置经 理（1人） 实物资产管理员（1人）出 纳（1人）成本会计（1人）主管会计（1人） 4.0 职责4.1 财务部职责4.1.1 在总经理的直接领导下，开展财务部工作。4.1.2 严格执

6、行国家财经制度，遵守和维护国家财经纪律，贯彻实施企业财务通则 和企业会计准则。4.1.3 建立和健全公司内部各项会计核算、实物资产管理制度和财务管理制度。4.1.4 负责以管理处为单位（独立核算）、公司汇总报表（即实行二级会计核算）。4.1.5 负责督促各单位收取款项，及时回笼资金。4.1.6 负责支付款项，控制成本费用开支。4.1.7 负责物业代扣代缴费用的收入、支付。4.1.8 负责员工工资的计算、发放及代扣税金的办理。4.1.9 负责按物业法规要求，提供公告所需数据。4.1.10 负责物业“两金”（指本体基金和公用基金）的收、支核算。4.1.11 负责编制、核算、考核年度财务经营计划。4

7、.1.12 负责相关合同的评审。深圳某物业管理公司文 件 编 号5.5.1-05修 改 状 态A版 第0次修改标题 财务部岗位设置及职责页 码第 2 页 共5 页编制王某某审核王某某批准卜某某4.1.13 负责物业应交税款的计算、缴交。4.1.14 负责会计报表、统计报表的编制。4.1.15 负责编写财务分析，为决策提供依据。4.1.16 负责固定资产和低值易耗品（含服装）的管理。4.1.17 负责内部审计。4.1.18 负责组织、实施会计电算化。4.2 各岗位职责4.2.1 经理职责A. 在总经理的直接领导下，负责财务部的管理工作，向总经理负责；B. 负责公司资金、成本、费用的管理，为总经理

8、提供决策依据；C. 负责制定、贯彻、落实各项财务管理制度；D. 负责向总经理汇报财务计划执行情况；E. 负责审核收、支业务；F. 负责审核会计凭证、会计报表及相关会计数据；G. 负责督促办税员及时缴纳税款；H. 负责审核材料（含办公用品）采购计划；I. 负责审核实物资产的增加、减少、维修申请；J. 负责组织新接物业的费用测算及资金安排工作；K. 负责组织公司年度财务计划的编制和考核工作；L. 负责组织并处理上级公司和关联单位的往来业务；M. 负责对本部门员工的培训及考核工作；N. 完成公司领导交办的其他工作。4.2.2 主管会计职责A. 在财务经理的直接领导下，负责会计核算工作，向经理负责；B

9、. 负责总帐和明细分类帐帐户的设置和帐务处理；深圳某物业管理公司文 件 编 号5.5.1-05修 改 状 态A版 第0次修改标题 财务部岗位设置及职责页 码第 3 页 共5 页编制王某某审核王某某批准卜某某C. 负责核对报销业务的单据是否合法、手续是否齐全、金额是否正确；D. 负责编制会计凭证、录入电脑帐；E. 负责编制会计报表、现金流量表；F. 负责出具管理费收支、房屋本体维修基金收支的数据；G. 负责计算税款、办理纳税；H. 负责增值税专用发票的购买、保管及核销；I. 负责会计档案（含财务软件）的建立及保管；J. 负责查询帐目，保证帐帐、帐表、帐证相符；K. 负责集团公司内部的往来核算；L

10、. 负责经营考核计划的数据统计工作；M. 负责部门共用物品的保管；N. 完成经理交办的其他工作。4.2.3 成本会计职责A. 在财务经理的直接领导下，负责成本核算工作，向经理负责；B. 负责登记手工明细帐和总分类帐；C. 负责根据不同的管理服务对象建立应收明细，登记三级分类帐；D. 负责仓库的盘点和材料核算；E. 负责公司品质月检中的财务考核；F. 负责核对物业状况（指出售/出租/空置等）统计表；G. 负责未收费用及滞纳金的统计及计算；H. 负责发票（增值税发票除外）、收据的保管和核销；I. 负责检查、指导发票的正确使用；J. 负责计算编制员工工资；K. 负责盘点出纳现金；L. 负责支出合同或

11、协议的保管；深圳某物业管理公司文 件 编 号5.5.1-05修 改 状 态A版 第0次修改标题 财务部岗位设置及职责页 码第 4 页 共5 页编制王某某审核王某某批准卜某某M. 完成经理交办的其他工作。4.2.4 出纳职责A. 在经理的直接领导下，负责现金的收入、支付，向经理负责；B. 负责保管现金、支票、有价证券、财务专用章、发票专用章及相关资料；C. 负责核对原始票据的合理、合法性；D. 负责办理个人所得税的申报；E. 负责编制现金/银行日报表、银行余额调节表；F. 负责登记现金、银行存款日记帐，日清月结；G. 负责盘点各单位的周转金；H. 负责员工工资的发放；I. 负责收入合同或协议的管

12、理，保证款项入库；J. 负责检查、核对收款员日记帐；K. 负责购买发票、收据、支票等票据；L. 完成经理交办的其他工作。4.2.5 资产管理员职责A. 在经理的直接领导下，负责实物资产（含固定资产、低值易耗品）管理工作；B. 负责对各单位资产管理的业务指导；C. 负责建立实物资产卡片和实物资产台帐；D. 负责实物资产的增加、减少、维修、更新等手续的办理；E. 负责对实物资产的验收入库；F. 负责办理实物资产的出库：G. 负责检查各单位实物资产的状况；H. 负责监督实物资产的维修；I. 负责保存实物资产相关的资料；J. 负责直接办理资产搬迁的协调配合；深圳某物业管理公司文 件 编 号5.5.1-

13、05修 改 状 态A版 第0次修改标题 财务部岗位设置及职责页 码第 5 页 共5 页编制王某某审核王某某批准卜某某K. 负责对长期闲置的实物资产提出处理建议。L. 负责实物资产的盘点工作；M. 负责公司本部的仓库管理工作；N. 完成上级交办的其他工作。深圳某物业管理公司文 件 编 号01修 改 状 态A版 第0次修改标题 现金管理规程页 码第1页 共 3 页编制王某某审核王某某批准卜某某1.0 目的规范现金管理，以保证现金收、支、存的合理性及安全性。2.0 适用范围适用于物业公司及下属各单位周转金的日常管理。3.0 职责3.1 出纳员负责现金收取、支付及库存保管工作。3.2 财务部会计负责现

14、金的核算工作。3.3 财务部经理负责现金管理、核算工作的监督。4.0 工作程序4.1 现金管理的基本原则4.1.1 现金收付与帐务处理的岗位分别设置。经管现金收付的人员，不能登记会计记录；登记会计记录的人员，不能经管现金。4.1.2 现金收入和现金支出须分开处理，不得“坐支”。所有收入及时入帐，支出应凭有效的核准手续，不得以收取的收入直接支付款项。4.1.3 库存现金与现金日记帐余额应核对相符，做到日清月结。严禁以“白条”抵冲或挪用现金。4.2 现金收入的管理4.2.1 现金收入的范围：A. 向住户收缴的管理服务费、本体维修基金等；B. 租赁收入；C. 为住户代收的水、电、电话费等；D. 为客

15、户提供的各项有偿服务收费；E. 各种押金；F. 各种违约金、滞纳金；G. 各种赔偿款；深圳某物业管理公司文 件 编 号01修 改 状 态A版 第0次修改标题 现金管理规程页 码第2页 共 3 页编制王某某审核王某某批准卜某某H. 物品清理收益；I. 其他收入。4.2.2 出纳员在收取现金时填制收款收据（或缴款单），并在原始凭据加盖“现金收讫”章。4.2.3 收到款项应于当日下午4：30分之前点清入库，如超过库存限额，应填制现金缴款单送存银行。如特殊原因不能送存银行的，须报财务部经理批准并于次日存入银行。4.2.4 出纳定期（一般为每10天）将收入资料整理并传递会计人员进行帐务处理。4.3 现金

16、支付管理4.3.1 现金支付的范围：A. 工资、奖金、津贴和福利补助等；B. 退职金、抚恤金等；C. 出差人员随身携带的零星差旅费；D. 转帐起点（1000元）以下的零星物资；E. 小额工程款或不能以转帐支付的；F. 中国人民银行规定的其他支出。4.3.2 现金支付的规定：A. 出纳支出现金应遵守费用报销程序的规定；B. 原则上员工私用现金不借支。如特殊原因借支，须经总经理批准；C. 借出现金一个月内归还或冲帐。如逾期，财务部将在借款人当月工资中扣除；D. 现金从库存现金限额中开支，不足向开户银行提取，但不得从现金收入中直接支付；E. 收款员不可支出现金（备用金的使用除外）；F. 出纳现金支出

17、后在原始凭单上加盖“现金付讫”章。4.3.3 出纳每10天将现金付出资料整理交会计人员进行帐务处理。4.4 库存现金的保留4.4.1 规定库存现金限额为人民币5000元，港币2000元。深圳某物业管理公司文 件 编 号01修 改 状 态A版 第0次修改标题 现金管理规程页 码第3页 共 3 页编制王某某审核王某某批准卜某某4.4.2 超出限额的现金存入银行，现金不足时向银行提取。提取现金须由出纳员填写支票审批单经财务经理签名、总经理批准。4.4.3 出纳员根据收支凭据登记现金日记帐。4.4.4 每日下班前，出纳员应核对现金库存与日记帐的余额是否相符。如无误，则将库存现金存入保险柜。4.4.5

18、出纳员在每次离岗前必须仔细检查保险柜密码、门锁的关闭情况，并将保险柜钥匙随身携带、妥善保管。4.4.6 本程序中的4.4.4至4.4.5条款收款员同样须遵守。4.5 现金资料的保管 现金收、支业务的资料，由财务部会计进行帐务处理后，加密在财务部长期保存。5.0 相关文件和记录5.1 费用报销规程 075.2 现金日报表 0015.3 现金借款单 054 深圳某物业管理公司财务部现金日报表编号：001 版本：0 序号：项 目昨日余额收 入支 出本日余额备 注新：工：湖：现 金人民币借条：现金：港 币银行存款*银行新：工：湖：*银行*银行*银行*银行*银行小 计港币存款*银行新：工：湖：*银行小

19、计制表日期： 年 月 日 制表人：深圳某物业管理公司 现 金 借 款 单编号：054 版本：0 序号：借 款 人所在部门借款日期 年 月 日借款用途大 写 币： 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分小写：￥部门负责人意 见总 经 理审 批财务部经理意 见深圳某物业管理公司文 件 编 号02修 改 状 态A版 第0次修改标题 银行存款管理规程页 码第1页 共 3 页编制王某某审核王某某批准卜某某1.0 目的规范银行存款管理，以保证银行存款收、支、存的合理使用。2.0 适用范围适用于物业管理公司的银行存款的范围。3.0 职责3.1 出纳员负责具体办理银行存款业务。3.2 财务部会计负责银行存款的会计核算

20、工作。3.3 财务部经理负责监督银行存款管理工作4.0 工作程序4.1 银行存款管理的原则4.1.1 出纳员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务帐目的登记工作。4.1.2 所有收入除保留库存现金限额（人民币5000元、港币2000元）外，应及时送存银行。4.1.3 超出现金使用范围或公司规定现金结算金额（人民币1000元）的款项支付必须通过银行存款帐户进行结算。4.2 银行结算方式 公司的货币资金业务可采用的银行结算方式，包括：4.2.1 支票：在本省区域内广泛使用的票据。支票的提示付款期限为10日内，在普通支票左上角划两条平行线的则为划线支票只能转帐不能提现；转帐支票可以背

21、书转让。4.2.2 委托方式：公司委托银行向付款人收取管理费、电费、水费等或委托银行代为支付款项的结算方式。4.2.3 汇兑：公司办理异地之间的款项结算方式，分为电汇和信汇。4.3 银行帐户管理深圳某物业管理公司文 件 编 号02修 改 状 态A版 第0次修改标题 银行存款管理规程页 码第2页 共 3 页编制王某某审核王某某批准卜某某4.3.1 设立银行帐户类型，包括：A. 基本存款帐户：是企业办理日常结算和现金收付的帐户；B. 一般存款帐户：可办理转帐结算和现金缴存，但不可办理现金支取；C. 专用存款帐户：专为收取本体维修基金特设帐户。4.3.2 银行帐户的开立与撤销A. 开立：公司开设银行

22、帐户，由财务部提出申请报总经理批准（同时报集团公司备案）经银行批准，预留银行印鉴购买支票，帐户开始运作；B. 撤销：如因银行帐户长期不用或专为业务特设且业务完结，可由财务部提出申请总经理批准（同时报集团公司备案）报银行注销，上缴空白支票，同时对作废支票加盖 “作废”章。4.4 银行帐户的使用规定4.4.1 严格执行支票审批制度和授权批准控制规定，收入款项辨别真伪及时送存银行，根据核准的手续开出支票。4.4.2 除经批准，一般不得签发空白支票。如需领用空白支票，则办理支票领用登记，由出纳在支票上加注限额，明确领用人责任并催办业务补记支票内容和金额。4.4.3 不得签发空头支票。4.4.4 查询每

23、笔存款，对来源不明的及时上报财务经理进行处理。4.4.5 定期将公司银行日记帐与银行对帐单核对，就未达帐项按月调整。4.4.6 公司银行帐户只提供公司经营业务收支结算使用，严禁外借或为他人套取银行现金。未经公司批准不得将资金借给外单位或个人。特殊情况上报总经理批准。4.5 银行存款资料的保管：开设银行帐户申请表、银行销户资料、银行对帐单等所有银行资料视同会计档案由财务部指定人员按会计档案管理规程保管。5.0 相关文件和记录5.1 支票审批单 055深圳某物业管理公司文 件 编 号02修 改 状 态A版 第0次修改标题 银行存款管理规程页 码第3页 共 3 页编制王某某审核王某某批准卜某某5.2

24、 费用报销规程 07深圳某物业管理公司支票审批单编号：055 版本 序号:使用部门经办人请款日期年 月 日请款内容理 由支票号码预计金额部门负责人 意 见审批人意 见注销日期实际金额深圳某物业管理公司文 件 编 号03修 改 状 态A版 第0次修改标题 备用金管理规程页 码第1页 共 2 页编制王某某审核王某某批准卜某某1.0 目的规范备用金的管理，确保备用金的合理使用。2.0 适用范围 适用于各管理处备用金的日常管理。3.0 职责3.1 财务部经理负责备用金管理的监督工作。3.2 出纳员负责备用金的借出、补足工作。3.3 管理处负责人负责备用金使用的审核工作。3.4 收款员负责备用金的使用、

25、保管工作。4.0 工作程序4.1 备用金借支的范围4.4.1 为各管理处日常零星开支和紧急需要而设置备用金，私人借款和非业务开支不 得使用备用金。以下情况属备用金开支范围：A. 突发的工作事件；B. 计划外追加的工作任务；C. 在管理处负责人审批权限内（单价在300元以内）的材料零星采购。4.2 备用金的标准：核定为每单位人民币2000元，一般不随意增减。4.3 备用金的申领程序4.3.1 收款员填写现金借款单，单上“用途”一栏注明备用金。4.3.2 现金借款单经管理处负责人签字、财务部经理审核、总经理批准后，出纳付款。4.4 备用金使用程序4.4.1 先借款，后报销：A. 经办人填写借款单，

26、 经管理处负责人签字后，收款员付款；B. 经办人持票据冲帐。收款员按公司费用报销规程规定经管理处负责人、财务部经理、总经理签字认可后，将借条返还本人；深圳某物业管理公司文 件 编 号03修 改 状 态A版 第0次修改标题 备用金管理规程页 码第2页 共 2 页编制王某某审核王某某批准卜某某C. 收款员凭报销单补足备用金。4.4.2 先垫支，后报销：A. 经办人未借款而先办理业务，凭票据直接报销的，收款员按费用报销规程规定严格复核票据，经管理处负责人、财务经理、总经理核准后方可支付现金；B. 收款员凭票据补足备用金。4.5 使用备用金的期限。借支备用金后需及时报销，期限按照现金管理规程，即：借款

27、后五日内办理报销手续。4.6 备用金的补足。 收款员应督促备用金使用人及时报销，保证备用金的正常使用。备用金不足及时补足备用金。4.7 备用金的检查。财务部将采取定期与不定期方式检查备用金的使用情况，如发现有违反规定的现象，则给予当事人和单位负责人相应地处罚。4.8 备用金资料的保管4.8.1 每月末，会计根据备用金收支业务的原始凭据编制记帐凭证、登记帐薄。4.8.2 财务部经理审核无误后，加密在财务部长期保存。4.9 本规程的执行情况作为财务部会计及收款员、出纳员绩效考评的依据之一。5.0 相关文件和记录5.1 现金盘点、检查情况表 0025.2 现金管理规程 015.3 费用报销审核规程

28、07深圳某物业管理公司现金盘点检查情况表日期: 年 月 日编号：002 版本：0 序号：现 金盘 点收据与发票金额备用金使用情况长短款金 额盘 点金 额备 注备用金余 额借 条金 额未报销金 额人民币港 币合 计检查结果及处理意见 财务经理签字：管理处负责人： 盘点人： 收款员： 深圳某物业管理公司文 件 编 号04修 改 状 态A版 第0次修改标题 应收帐款管理规程页 码第1页 共 2 页编制王某某审核王某某批准卜某某1.0 目的规范应收帐款的管理，确保未收款项及时、安全、准确的收回。2.0 适用范围适用于物业管理公司应收款项的管理工作。3.0 职责3.1 财务部负责应收帐款的指导、督促、检

29、查工作。3.2 管理处负责应收帐款的收缴工作。4.0 工作程序4.1 应收帐款的范围4.1.1 管理服务费。4.1.2 有偿服务费。4.1.3 公众性代办性服务费。4.1.4 多种经营收入。4.1.5 其他费用。4.2 编制应收帐款余额表4.2.1 月底，财务会计统计本月实收情况后编制应收帐款余额表（表上包括计算应收费用滞纳金），并呈报财务经理。4.2.2 财务经理审核后进行相关处理：A. 属核算或记帐错误，应由财务会计及时更正；B. 未收款项金额正确，则开始催缴工作。4.3 应收帐款的催缴4.3.1 一般性应收帐款的催缴：A. 会计年度内的应收款项，收款员随时催缴入库；B. 跨会计年度的，在

30、年度末由财务会计制作并向未交户发出应收帐款确认函，要求对方书面确认欠款金额，确认后：深圳某物业管理公司文 件 编 号04修 改 状 态A版 第0次修改标题 应收帐款管理规程页 码第2页 共 2 页编制王某某审核王某某批准卜某某a) 收款员直接催款；b) 需起诉的，财务部将相关资料转入公司清欠小组催缴。4.3.2 特殊性应收帐款的催缴：A. 如该项应收帐款牵涉关联公司业务（如开发商、内部往来单位等），财务部将资料转入关联公司或相关部门配合催缴；B. 对欠费时间长、金额较大、屡次催收不缴的应收帐款，财务部将应收帐款资料转入清欠小组催缴。4.4 应收帐款的坏帐处理4.4.1 经查证,确属无法收回的应

31、收帐款转入坏帐处理。坏帐的确认应符合下列条件之一：A. 债务人死亡，以其遗产清偿仍然无法收回；B. 债务人破产，以其破产财产清偿后仍然无法收回；C. 债务人较长时间（一般为三年以上）内未履行其偿债义务，并有足够的证据表明无法收回或收回的可能性极小。4.4.2 财务会计填写应收帐款坏帐申请表经财务经理审核、公司总经理签字确认后，报集团公司批准。4.4.3 批准后，财务会计进行会计核算。应收帐款的坏帐损失按直接核销法进行核算。4.5 所有应收帐款及坏帐处理的资料在帐务处理后,加密长期在财务部保存。4.6 应收帐款的管理、核算、收取情况作为财务部相关人员绩效考评的依据之一。5.0 相关文件和记录5.1 服务收费管理规程 085.2 费用催缴通知单 0一三5.3 应收帐款余额表 0035.4 应收帐款坏帐申请表 0045.5 应收帐款确认函 005 深圳某物业管理公司财务部应收帐款余额表编号：003 版本：0 序号：单 位时 间应 收 帐 款 项 目应收费用合计备 注管理费水电费空调费有偿服务费本体维修基金其他费用滞纳金财务审核： 制表人： 制表日期：深圳某物业管理公司财务部应收帐款坏帐申请表编号：004 版本：0 序号：往 来 单 位金 额发生时间坏 帐 原 因备 注审批： 财务审核： 制表： 制表日期： 深圳某物业管理公司应收帐款确认函编号：005 版本：0 序号：