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1、XXXX科技有限公司物资采购管理办法第一章总则第一条为规范XXXX科技有限公司（以下简称“公司”）物资管理工作，强化物资管控水平，规范现场物资管理，降低物资采购成本，特制订本办法。第二条本办法所指物资是指为公司生产、经营、管理、工程等各项活动所需的各种主辅材料、机器设备、仪器仪表、备品备件、劳保用品、办公用品等Q库、出库、仓储、结算、调剂调拨、处置、考核、供应商管理等内容。第三条本办法管理范包括物资的计划、采购、入第四条公司物资管理实行“统一制度、集中采购”模式。（一）统一制度：统一管理机制、业务流程和工作程序。（二）集中采购：公司除零星物资的采购外，其他物资均由企业管理部进行集中采购，其他部
2、门未经公司批准或授权，不得擅自进行物资采购。第二章组织机构与职责第五条企业管理部为公司物资采购业务的管理和承办部门，主要职责如下：（一）起草公司物资管理制度；（二）受理各单位物资需求计划，汇总编制公司的物资采购计划并报批；（三）负责物资采购的招标、选商、定商工作；（四）负责公司物资采购合同的签订与物资的催交、出入库、结算、索赔等相关工作；（五）负责物资类报表基础数据的整理、上报；（六）负责全公司范围内物资调剂调拨工作；（四）负责公司供应商库的建立与管理工作。第六条零星物资采购管理部门主要职责如下：（一）受理各部门零星物资需求计划，汇总编制公司的零星物资采购计划并报批；（二）负责零星物资采购的选
3、商、定商工作；（三）负责公司零星物资采购合同的签订与物资的催交、出入库、结算、索赔等相关工作。（四）零星物资的采购按本办法第八章的有关规定执行。第三章物资计划管理第七条物资计划分为物资需求计划和物资采购计划，其中：物资需求计划由需求部门根据自身的生产、经营、管理、项目需要而编制，应包含物资的名称、规格、型号、材质、数量、参考价格等（具体格式要求详见附件）；特殊需求的物资和非标准物资应随附具体的技术指标、工艺参数、建议供货单位等；物资需求计划经部门负责人、主管公司领导审批同意后，报送企业管理部统一受理。物资采购计划由企业管理部根据需求计划汇总编制，报分管公司领导、总经理审批同意实施采购。第八条物
4、资需求计划报送的时间要求（一）日常生产经营所用的预见性、计划性较强的大宗原材料，应按季度或年度编制计划，提前一个月报送，如果达到招标管理办法中规定的招标限额的物资采购，需提前60天报送。（二）计划外临时急需的物资，可在书面说明理由情况下向企业管理部报送计划。第九条物资需求计划应要素齐备，报送及时。物资需求计划须经过审核和批准才能执行，企业管理部、财务内控部对物资需求计划的准确性、及时性和完成情况进行统计分析和检查。第十条物资采购计划的编制和审批企业管理部依据上报的物资需求计划，根据库存、供货周期等因素，及时编制物资采购计划报主管领导、总经理审批，达到招标管理办法规定的采购依照招标管理程序进行采
5、购。第四章物资采购的实施第十一条物资采购实行归口管理，由企业管理部统一采购，统一调配。第十二条物资采购方式包括招标采购、竞争性谈判、单方谈判、执行招标或商谈价格、固定价格五种采购方式，具体按照XXXX科技有限公司招标管理办法的有关规定执行。第十三条物资采购的流程为需求部门报送需求计划，企业管理部编制上报采购计划，企业管理部选商确定供应商，签订合同，验收入库，办理结算。第十四条采购以下需要技术交流和签订技术协议的物资，应由物资需求部门组织进行交流，形成并签订技术协议后送企业管理部，方可采购。（一）采用新技术、新产品及技术要求高的物资；（二）依据设计图纸生产的非标设备；（三）使用专利、专用及复杂、
6、重要设备和材料；（四）进口的设备和材料。第十五条物资采购流程由企业管理部全程管理，公司各相关部门要按工作流程和限时原则办理，共同保证采供质量和效率。第五章物资合同管理第十六条物资采购合同应当遵守“先审查再签约”和“先签约后履行”的原则。第十七条订立物资采购合同必须遵守国家法律、法规，严格遵循公司合同管理办法，任何单位和个人不得利用合同进行违法活动，不得损害公司的利益。第十八条企业管理部是公司物资采购合同的承办部门，负责组织物资合同的起草、订立、履行。物资需求部门负责物资采购中的技术问题，负责与技术有关的协议的签订及履约。第十九条两万元及以上物资采购必须签订物资文本合同（协议）并履行合同会签程序
7、。第六章物资的验收及出入库管理第二十条各使用部门负责采购物资的验收工作，企业管理部负责物资的出入库管理及保管工作。（一）物资验收的内容1、各使用部门应确定物资验收依据和具体内容，并具体负责验收工作。2、物资验收的内容应包括但不限于以下内容：（1）检查物资外观，查看物资包装情况（包装材料是否与合同规定相符、有无破损），物资有无变形、外观缺陷、发霉、融化、异味、变色、结块、潮湿等现象，喳头标识（包装上的生产厂家、执行标准、产品有效期、计量单位、单重、生产日期等）是否齐全及符合要求。（2）核对采购订单与供货商发货单、产品说明书、合格证等是否齐全、相符，依据单据对物资的数量或重量进行点收。（3）依据技
8、术协议或产品理化标准仔细查验物资各项指标；设备仪器类应调试运行期满后，方可签订验收合格单。3、检验结束后，使用部门应将验收结果报送企业管理部，由企业管理部按合同约定办理。（二）物资的验收时限根据物资的数量、种类、检验复杂程度和工作量等确定验收时限。1、对于外观易识别质量的物资，检验人员应于收到物资后1个工作日内完成验收。2、需用化学或物理手段检验的物资，使用部门应在到货后2个工作日内，协调质检或其他相关部门，完成验收并出具书面质检报告。3、对于必须试用才能实施检验的物资，企业管理部和使用部门应具体协商，确定检验完成日期。第二十一条物资入库管理（一）外购物资验收要坚持凭证手续不全不收、品种规格不
9、符不收、品质不符合要求不收不收三项原则，经使用部门验收合格的物资，方可办理入库手续。（二）物资入库数量检验，必须经两人以上签字确认。（三）企业管理部要作好物资出入库台账管理，及时、完整地记载采购物资的名称、数量、质量、价格、入库时间等信息，并保管备查。（四）临时、应急采购的物资，采购员可直接送达物资使用现场，但应根据有关资料及时补录台账。第二十二条物资仓储管理公司的物资仓储由企业管理部负责，但交由各使用部门管理的物资仓储由使用部门自行负责，库房存放要科学、合理、标准、符合安全第一，进出方便，节约库容的原则，并按以下要求进行管理：（一）入库物资要按类别、型号、分类储放，切实做到排列整齐、摆放有序
10、、标识规范。（二）不同厂家、不同时间入库的原材料应分批保管，不得混放。（三）物资堆放要平稳、牢固、不倾斜、不倒塌，危险货垛要及时整理；墙距、柱距、顶距、灯距、垛距要符合安全要求。（四）对于劳动防护用品，企业管理部除正常办理入、出库手续外，还应按要求对名称、规格、数量、单价、总价、领用时间、部门等进行填表登记。（五）库房内货物搬运、装卸、堆码翻倒、移库，要轻搬轻放，不摔不碰，不损坏。坚持文明作业，安全生产。第二十三条出库管理（一）企业管理部和各使用部门对各自管理的库房须建立出库管理台账，对管理物资的收、发、存记载清楚，作到账实相符。（二）物资出库时，应遵循先进先出原则，出库后,库管员应立即更新物
11、资标识，及时登记台账。第二十四条退库管理（一）使用部门对性能不合要求或有质量瑕疵物资，富余、闲置物资和仍有利用价值的废旧物资应及时向企业管理部退库，退库时应填写包含退库理由和物资名称、数量、价格等信息的退库申请，并履行相关手续。（二）物资退库后，库管员应做好台账记录;对于不合使用要求和存在质量瑕疵的物资，企业管理部应及时与供应商协商处理。（三）各部门已批准报废的机器设备、废旧物资，应在办理完报废手续后，由企业管理部统一回收，使用部门不得随意搁置和处理。第七章结算管理第二十五条物资采购结算包括采购货款挂账、货款支付、材料出库等环节。第二十六条采购货款挂账结算企业管理部应根据合同约定和物资到货、验
12、收情况，及时向供应商催要发票，协助各使用部门办理采购货款的挂账结算。并对供应商送交的票证、单据进行初审，无特殊约定不得接受增值税专用发票以外的其他发票。第二十七条物资采购资金支付结算（一）已结算挂账的物资款除非出现合同纠纷、质量问题等特殊情况暂时不能办理支付外，正常情况下企业管理部应该按合同约定办理支付申请，经审批后由财务部按照轻重缓急、金额比例和报送时间的先后顺序办理。（二）一般材料采购原则上采用货到付款，不得预付。特殊情况需要预付的，由企业管理部依据合同提出申请，按公司资金管理及审批权限规定执行。（三）物资采购的支付结算程序1、原材料、设备、备品备件类等生产类物资采购的支付结算程序由生产部
13、门按照合同约定发起支付申请，经质检部门、安全环保部门、财务部门审核，分管采购公司领导、总经理审批后付款。2、成品类采购的支付结算程序由市场营销部按照合同约定发起支付申请，经质检部门、财务部门审核，分管采购公司领导、总经理审批后支付。3、其他类采购支付结算程序由需求部门按照合同约定发起支付申请，经财务部门审核，分管采购公司领导、总经理审批后支付。第二十八条材料出库管理（一）企业管理部应于每月26日前将当月物资领料（出库）单送达财务资产部，以便财务核算Q并要会同主管会计对库存物资进行实物盘查，根据盘查结果与财务部门核对实物帐。（二）为减少公司内部周转而直接存放在使用单位的物资，使用单位应于当月20
14、日向企业管理部提交存放物资数量、状态等信息，并如实准确填写相关报表；若有使用,应及时通知企业管理部一起进行现场盘查、核对，根据盘查、核对结果办理领用手续；企业管理部要在每季度末对临时存放在使用单位的物资进行盘存、对帐。第八章零星物资采购管理第二十九条零星物资的范与定义:零星物资分为生产零星物资、办公零星物资、后勤零星物资。（二）零星物资定义:1、生产零星物资：指非构成产品实体且价值低于20000元的小型设备、设备修理及维护保养用备品配件、低值易耗品、电器配件等。2、办公零星物资：是指办公用品：办公设备（急需）、办公桌椅、办公所需的纸张、文具、计算机、打印机及配件等。3、后勤零星物资：是指综合办
15、公楼、西安办公室、食堂等零星用品、小型设施、备品配件等Q第三十条零星物资计划：实行月度计划原则，每月25日前申报下月零星购置计划。第三十一条零星物资采购的管理职责：1、零星采购实行归口管理。生产技术部是生产零星物资的归口管理部门，综合办公室是办公零星物资归口管理部门，人力资源部是后勤零星物资的归口管理部门。2、需求部门负责零星物资的需求计划编制工作，3、生产技术部、综合办公室和人力资源部负责按月收集收集各部门月度零星需求计划，填写零星物资采购申请单，并负责组织采购。4、生产技术部、综合办公室、人力资源部负责申购零星物资的验收、入库、保管、发放工作。第三十二条审批流程：需求部门提出计划-生产技术
16、部（综合办公室、人事行政部）核对编制零星物资采购申请单一财务内控部会审一主管副总经理审批一财务总监审批一总经理审批。第三十三条审批权限:序号预算总金额（元）批准人（逐级审批）1低于IOoOo.00副总经理、财务总监2高于（含）10000.00总经理急需零星物资的采购可以采取一事一批（可通过电话和邮件方式审批）的原则。第三十四条零星物资采购原则:1、采购员通过电话或其它方式进行采购物资的询价（采购物资的询价原则上采用三家以上的比价），并将询价情况详细记录。2、采购员根据询价记录进行采购物资的现场评价，并确认购买供方（原则上选择最低报价的供方。特殊情况除外，特殊情况时须备注情况说明），签订购买合同
17、或协议，实施采购作业。3、采购员根据核准的零星物资采购申请单的内容及时进行物资的选配、采购，逾期未采购回的物资需提前向申请部门说明情况。4、所有零星采购禁止出现未批先购情况发生。5、单项物资、单一供货商采购超过2000元，应提供增值税专用发票，并提供对方收款账号，通过银行转账支付。第三土五条物资入库：1、采购物资到货后，生产技术部（综合办公室、人力资源部）根据零星物资采购申请单核对采购清单办理入库，检查物资的良好性，点收物资数量，开具零星物资入库单办理入库手续。2、单位价值在5000元以上小型设备类物资、办公设备等，需建立固定资产台账。第三十六条报销手续的办理：1、购买合同或协议、零星物资采购
18、申请单、购货清单、采购发票、入库单等。2、不在采购计划内的物资财务内控部不予报销。第九章档案资料管理第三十七条物资档案资料管理包括物资计划、采购、合同、履约、仓储、交接、验收、支付、结算等全过程资料的收集、整理、归档、保存。第三十八条对纳入归档保存范围的物资资料，及时按要求归档，未纳入归档保存范围的，分类妥善保存。第三十九条企业管理部和零星物资采购部门结合物资管理工作需要建立健全公司物资档案资料管理制度。建立物资档案资料管理目录和台帐，实行分类管理，定期检查，保证档案资料的完整性和时效性，并根据公司档案管理办法规定及时向公司档案室移交物资档案。第十章附则第四十条本办法由企业管理部负责解释。第四十一条本办法自颁布之日起执行。附件1：物资需求计划申请表申请部门申请时间需求物资名称需求物资使用时间需求数量估算金额（元）经办人经办人电话主要用途说明主要技术指标（执行标准）推荐厂家申请部门领导年月H主管公司领导年月H附件2：零星物资购需求申请单申请部门:编号物资名称规格型号单位数量备注123预算金额：申购理由:申请部门:财务部内控部：年月日副总经理审批：年月日财务总监审批：年月日总经理审批：年月日附件3：零星物资采购入库单入库物品清单序号采购日期品名数量单价入库日期备注采购人签字验收人签字负责人签字
