总账子系统ppt课件.ppt

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1、第四章 总账子系统,第一节 总账子系统概述及流程分析第二节 总账子系统总体结构与主要数据文件设计第三节 总账子系初始设置第四节 凭证处理 第五节 出纳管理 第六节 账表输出第七节 辅助管理一往来、项目、部门核算和管理,结束,第一节 总账子系统概述及流程分析,一、总账子系统的范围及其目标的确定二、总账子系统的特点三、总账子系统手工处理流程分析四、计算机账务数据处理流程五、计算机方式和手工方式下账务处理流程的异同,返回,一、总账子系统的范围及其目标的确定,（一）总账子系统范围的确定 （二）总账子系统的目标,返回,（一）总账子系统范围的确定,总账子系统范围的确定就是总账系统应包含哪些会计处理工作，换

2、言之，总账系统应包括哪些内容。 总账子系统是以凭证为原始数据，通过对凭证的输入和处理，完成记账、结账、银行对账、账证表的查询与打印、系统服务和系统管理等账务处理工作。 账务处理就是从凭证开始，通过记账到账表输出的全过程。 （有的软件是从原始凭证开始） 会计工作的具体内容因时期、行业不同而有简有繁，但账务处理一直是必不可少的核心，会计的整个体系就是在账务处理的基础上逐渐充实和发展起来的，因此，总账子系统是会计信息系统的核心。 总账系统还包括全部会计业务的总括核算。,返回, 及时、准确地采集和输入各种凭证，保证进入计算机的会计数据及时、正确和全面。 高效、正确地完成记账等数据处理过程。 随时输出某

3、个时期内任意会计科目发生的所有业务，随时输出各个会计期间的各种账表，为企业管理提供信息。 建立总账子系统与其他子系统的数据接口，实现会计数据的及时传递和数据共享。 为了充分发挥计算机的优势，增强总账子系统的核算和辅助管理功能，有些总账子系统在设计时还增加部门核算与管理、项目核算与管理、往来核算与管理等辅助核算功能，以及自动转账、总公司与分公司会计处地等功能。,（二）总账子系统的目标,返回, 规范性强，一致性好 有借必有贷，借贷必相等 资产=负债十所有者权益十（收入费用） 总账余额= 其下属明细账余额 总账借方发生额= 其下属明细账借方发生额 总账贷方发生额= 其下属明细账贷方发生额 综合性强，

4、在会计信息系统中起核心作用 总账子系统则是以货币作为主要计量单位，综合、全面、系统地反映企业供产销的方方面面。 控制要求严格，正确性要求高 各部门及社会相关人员使用的会计报表数据多数是依据总账系统的有关资料编制的。,二、总账子系统的特点,返回,三、总账子系统手工处理流程分析,（一）手工处理流程 （二）手工方式下账务处理形式的缺陷,返回,（一）手工处理流程,记账凭证核算形式 科目汇总表核算形式 汇总记账凭证核算形式 日记总账核算形式 多栏式日记账核算形式,返回,科目汇总表核算形式手处理流程,返回,手工方式下账务处理形式的缺陷, 数据大量复 信息提供不及时 准确性差 工作强度大,返回,四、计算机账

5、务数据处理流程,（一）总账子系统顶层数据流程图 （二）总账子系统中间层数据流程图 （三）对中间数据流程图中加工进一步细化,返回,（一）总账子系统顶层数据流程图, 会计人员将初始化信息、原始凭证、记账凭证、对账单等输入总账子系统进行账务处理； 总账子系统处理之后，将结果信息如记账凭证、成本费用分配信息等传入会计信息系统中其他子系统（如工资子系统、固定资产子系统、成本子系统等）； 会计信息系统中其他子系统也会采用实时或批处理的方式向总账子系统传递记账凭证等信息。,返回,（二）总账子系统中间层数据流程图,返回,（三）银行对账的底层流图,返回,五、计算机方式和手工方式下账务处理流程的异同,（一）相同之

6、处 （二）不同之处,返回,（一）相同之处,计算机方式和手工方式下账务处理流程的最终结果都是账簿和报表，处理过程都是实现了从凭证到账簿，从账簿到报表的全过程。,返回, 数据处理的起点与终点不同 数据处理方式和过程不同 数据存储方式不同 对账的方式不同 会计资料的查询统计方式不同 计算机条件下账务处理从高效性、正确性、及时性等方面来看，已经和手工处理产生了根本性的不同，对会计理论和会计实务产生巨大的影响。,（二）不同之处,返回,第二节 总体结构与主要数据文件设计,一、总账子系统的功能结构二、会计字典的设计三、总账子系统主要数据文件设计,返回,一、总账子系统的功能结构,返回,二、会计字典的设计,（）

7、会计字典定义 （二）科目文件设计,返回,（）会计字典定义,会计字典，又称档案（或目录），如科目目录、客户目录、存货目录、部门目录等，是构成计算机会计数据体系框架的基本数据集。会计字典是由相关的会计信息条目所构成的一个数据集。 这些数据分别存放在相应的数据文件中，是会计信息进行分类的依据。由于财务软件产生的总分类账、明细账、辅助账和各种统计表都是在会计字典的基础上形成的，每一笔业务部可能由几个会计字典和一组数字组成，如会计凭证的一条记录可能含有科目、部门、职员、客户或供应商、发生额等数据项，又如一张发票可能含有客户、部门、业务员、仓库、商品、数量、金额、税额等数据项。因此，在计算机会计信息系统中

8、，我们可以对成批的会计记录分别以不同的会计字典进行分类和汇总，以满足不同的管理需要。,返回,（二）科目文件设计, 建立科目文件的意义 建立会计科目的原则 会计科目编码设计的问题 会计科目编码方案设计 科目编码方法 科目编码设计的基本原则 科目编码文件结构设计,返回,1、建立科目文件的意义,会计科目是会计核算方法之一，它可以分门别类地反映企业经济业务核算资料；为了加强企业宏观与微观经营管理，会计人员可以通过会计科目提供详细、总括的核算信息；会计科目又是企业初始建账的重要环节，为登记账簿，编制财务会计报表奠定基础。 那么，在计算机环境下企业的会计科目存放在何处？这就需要建立科目文件，存放企业的所有

9、会计科目，以满足计算机环境下会计核算和管理的需求。,返回,2、建立会计科目的原则, 会计科目的设置必须满足会计核算与宏观管理和微观管理的要求。 会计科目的设置必须满足会计报表编制的要求 。 会计科目的设置必须保持科目与科目间的协调性和体系的完整性 。 会计科目要保持相对稳定，会计年度中最好不要删除、不要增设下一级明细科目。 设置会计科目要考虑到与子系统的衔接。,返回, 文字形式的科目名称较长 科目在账务处理中用于对经济业务进行分类，是某类经济业务的分类标志，要求具有准确性、确定性和唯一性，保持前后一致，对于计算机来说，文字型的科目有二义性，文字中多一个空格或少一个空格，计算机就会认为是两个不同

10、的科目 凭证中的会计科目需要人工输入，文字的科目不便于提高输入速度 由于这些问题的存在，我们使用会计科目时不能直接使用汉字科目，而必须对它进行编码，保证会计科目的唯一性和操作上的方便性。这就是会计科目编码的目的。,3、会计科目设计的问题,返回,对会计科目进行编码的目的, 保证会计科目的唯一性 简化会计数据的表现形式 便于对会计数据加工处理 便于反映科目间的逻辑关系，便于分类 可以节省存储单元，提高运算速度,返回,4、会计科目编码方案设计, 编码方式 ：采用群码的编码方式 ，即第一段为一级科目代码，第二段为二级科目代码，依此类推，每一段按照一定的标准顺序排列。 科目编码体系设计 ：会计科目编码体

11、系是单位内所使用的每一个会计科目都规定一个代码而构成的代码组。科目编码体系设计是指按照有关规定如何确定单位内所使用科目的代码组。会计科目编码体系的设计首先要遵循会计制度的规定 ，一级科目代码财政部已有明确规定，不要设计，实质上我们只是设计明细科目代码。 科目编码结构 ：科目编码结构指会计科目编码各级长度的构成 。一般说来，每一个会计科目的代码按照其级别可分为若干段，每一段有几位，这种一个科目编码分几段，各段的长度就构成了此科目的结构。 明细科目编码设计,返回,明细科目编码有两种设计方式：固定结构编码和变动结构编码。 固定结构的科目编码是指在整个系统中所有科目的结构是相同的。如3222结构，它表

12、示科目最多可设置四级，且一级科目的长度为3位，二级科目的长度为5位，三级科目的长度为7位，四级科目的长度为9位。 变动结构的科目编码是指科目编码体系在不超过总长度的前提下，除一级科目编码长度固定外，其他各级科目编码的长度是不固定的，可由用户自行随意设计。,（4）明细科目编码设计,返回,5、科目编码方法,所谓编码是按照一个系统的方案指定数字、字母或其他符号，借以区别各项目的类别和项别。 会计科目编码，可以采用字母、数字或字母、数字混合编码等不同的方法。常用的方法有以下三种： 顺序编码：是按编码对象顺序排列进行编号的一种方法。 位数编码 ：是将编码的每一位或几位赋予一定的含义进行编号的一种方法。

13、分组编码：是按数字顺序分组表示某一项目的不同类别进行编号的一种方法。,返回, 规定性原则 ：一级科目及部分明细科目应根据财政部和主管部门的统一规定来进行编码。 层次性原则 ：会计科目具有层次性，有上级科目与下级科目之分，有直接上级科目与直接下级科目之分。 一致性原则 5502管理费用550201 管理费用办公室55020101管理费用办公室办公费55020102管理费用办公室差旅费55020103管理费用办公室工资550202 管理费用财务部55020201管理费用财务部办公费55020202管理费用财务部差旅费55020203管理费用财务部工资 简短性原则 ：科目编码应选择最小值的编码。 扩

14、展性原则,6、科目编码设计的基本原则,返回,7、科目编码文件结构设计,科目代码：如1001，1002 科目名称：如现金，银行存款 科目类型：如资产、负债明细标志：是否为最低级明细科目辅助核算：往来核算、部门核算、项目核算等。科目级别：一级、二级等科目结构：记录科目各位代码的长度。如357,返回,三、总账子系统主要数据文件设计,（一）凭证文件的设计 （二）余额及发生额文件,返回,（一）凭证文件的设计, 凭证格式和内容 会计凭证文件设计一 会计凭证文件设计二 会计凭证文件设计三 会计凭证文件设计四,记 账 凭 证日期：2002年4月14日 字：付款 号：0005 附件：3 张,制单：张五 记账：王

15、六 审核： 会计主管： 出纳： 会计科目：银行存款-人民币 增加 修改 审核&取消 查询打印 汇总 记账 存盘 退出,会计凭证文件设计一,凭证文件： 日期、凭证类型、凭证编号、摘要 科目代码、借贷方向、发生金额 附件张数、录入人员、审核人员,会计凭证文件设计二,凭证头文件： 日期、凭证类型、凭证编号 附件张数、录入人员、审核人员 记账人员、会计主管、出纳员凭证体文件： 日期、凭证类型、凭证编号、摘要 科目代码、借贷方向、发生金额,会计凭证文件设计三,凭证文件： 日期、凭证类型、凭证编号、摘要、 科目代码、借贷方向、发生金额、 附件张数、录入人员、审核人员、 登账标志,会计凭证文件设计四,凭证头

16、文件： 日期、凭证类型、凭证编号 附件张数、录入人员、审核人员 登账标志、记账人员、会计主管 出纳员凭证体文件： 年月、凭证类型、凭证编号 摘要、科目代码、借贷方向 发生金额、登账标志,（二）余额及发生额文件, 为什么要设计余额及发生额文件 余额及发生额文件的作用 余额及发生文件设计方案一 余额及发生额文件结构设计方案二 余额及发生额文件结构设计方案三,为什么要设计余额及发生额文件,明细账账户名称：现金,余额及发生额文件的作用,记录各个会计时期、各个会计账户的期初余额、期末余额、借方发生额、贷方发生额等内容；在生成账簿时，系统自动从此文件及凭证文件中提取相应的数据，进行加工组织，产生相应的账簿

17、；为编制会计报表、财务分析、领导查询提供相应的数据。,余额及发生文件设计方案一,年月科目代码科目名称科目类型明细标志辅助核算余额方向月初余额借方发生额贷方发生额本年借方发生额本年贷方发生额,余额及发生额文件结构设计方案二,年月科目代码辅助核算余额方向月初余额借方发生额贷方发生额本年借方发生额本年贷方发生额,余额及发生额文件结构设计方案三,年、科目代码、科目名称、科目类型明细标志、辅助核算、余额方向、年初余额1月借方发生额、1月贷方发生额2月借方发生额、2月贷方发生额3月借方发生额、3月贷方发生额12月借方发生额、12月贷方发生额,第三节 总账子系初始设置,一、设置账套二、科目设置三、录入余额四

18、、其他设置,一、设置账套,设置账套模块的功能是建立核算单位，即在系统中为本企业建立一套核算账套。 （）账套参数定义的内容 （二）案例,（）账套参数定义的内容, 账套号及账套名称 启用日期 编码方案 其他相关资料（如单位、地址、法人等）,（二）案例,企业背景资料： 湖南燕丰酿酒公司，原为湖南燕北酿酒厂，因市场需求变化，企业经济效益滑坡，1995年7-9月企业进行清产核资，10月与湖南宏丰食用酒精厂合并，改组成成湖南燕丰酒业股份有限公司（简称：燕丰酒业）。,它位于湖南省长沙市观沙岭12号，邮政编码：410000，电话：890008，传真：8900527，现拥有总资产2亿多元，占地面积200万平方米

19、，员工1350人，年产销能力超过60万吨。该企业的法人代表是张飞，税务登记证号为430108200197007。企业生产各类酒和酒精，远销国内外，主要产品是白酒系列数十种产品、新开发满山红保健酒，进行经济业务处理时，需要对存货、客户、供应商进行分类，同时进行外币核算；该企业被核定为一般纳税人，拟在2002年4月10启用总账系统。,单位名称：湖南燕丰酒业股份有限公司（简称：燕丰酒厂）启用日期：2002年4月1日会计期间：l月25日12月25日记账本位币：人民币（RMB）企业类型：工业企业性质：股份制会计科目代码结构：4一2一2一2一2客户分类编码级次：223供应商分类编码级次：2一2一3部门编码

20、级次：l22结算方式编码级次：l2,二、科目设置,科目设置模块的功能是将单位会计核算中使用的科目逐一地按要求描述给系统，并将科目设立的结果保存在科目文件或汇总文件中，实现对会计科目的管理。 （）科目设置基本内容 （二）科目编码方案-部门辅助核算方案 （三）科目编码方案-多种辅助核算的综合核算方案,（）科目设置基本内容, 科目设置的界面 科目设置内容 科目设置模块功能,1、科目设置的界面,2、科目设置内容, 科目代码 科目名称 助记码 科目类型：工业企业科目类型包括资产、负债、所有者权益、成本、损益；事业单位科目类别包括资产、负债、净资产、收入、支出 余额方向 辅助核算：如部门、项目、外币、对账

21、等辅助核算,3、科目设置模块功能,“增加”模块。该模块的功能是增加一个新的会计科目（包括明细科目），增加时要进行合法性和正确检查，即不允许有相同的科目代码出现，保证科目代码的唯一性。“删除”模块。该模块的功能是删除一个或一组会计科目，删除时要进行合法性和正确性检查，即有发生额和余额的科目不允许删除。“修改”模块。该模块的功能是提供对已录入科目的修改，修改的内容包括科目名称、科目类型、助记码、余额方向、辅助核算等。“存盘”模块。该模块的功能是录入和修改的内容保存到计算机中的数据文件中，并退出科目设置操作，返回到调用处。“退出”模块。该模块的功能是放弃目前已完成的操作，不存盘地退出科目设置模块，并

22、返回到调用处。,（二）科目编码方案-部门辅助核算方案,案例：假设某单位采用群码对其科目进行编码，且科目编码方案为：4-2-3-3的四级结构，科目代码设计举例如下： 科目代码 科目名称 5502 管理费用 550201 管理费用-一部 550201001 管理费用-一部-办公费 550201001001 管理费用-一部-办公费-一组 550201001001 管理费用-一部-办公费-二组 550201001 管理费用-一部-差旅费 550201001001 管理费用-一部-差旅费-一组 550201001001 管理费用-一部-差旅费-二组 ,550202 管理费用-二部 550202001 管

23、理费用-二部-办公费 550202001001 管理费用-二部-办公费-一组 550202001001 管理费用-二部-办公费-二组 550202002 管理费用-二部-差旅费 550202002001 管理费用-二部-差旅费-一组 550202002001 管理费用-二部-差旅费-二组 如果该单位有10个部门，每个部门又分5个组，管理费用有10种，那么，5502管理费用下面就有500个会计科目。因此，完全用组合编码的方法并不理想。此外，如果想知道管理费用下办公费用总额或差旅费总额，这种方案却不能直接得到。,设置部门核算的科目体系,计算机快速处理数据的特性，为会计核算实现交叉立体核算提供了可能

24、，将需要按部门辅助核算设置为“部门核算”，然后将部门和组代码从科目代码中剥离出来，在部门档案设置模块中建立部门的资料，在科目设置时，只对费用进行编码，即： 科目代码 科目名称 辅助核算 5502 管理费用 部门核算 550201 管理费用-办公费 部门核算 550202 管理费用-差旅费 部门核算 550203 管理费用-保管费 部门核算 550204 管理引用-业务招待费 部门核算 个人往来核算和管理、单位往来核算和管理、项目核算和管理等科目的设置，都可以借鉴此方法,（三）科目编码方案-多种辅助核算的综合核算方案, 部门与项目核算的组合 部门与往来核算的组合 项目与银行账核算组合 项目、部门

25、和数量核算的组合,1、部门与项目核算的组合,企业需求。假设AA公司对生产成本的核算要求不仅可以核算总的生产成本，还进一步要求具体核算各个产品的生产成本及各车间的生产成本、分类产品的生产成本及按具体产品品种明细的生产成本。解决方案 为满足需用要，科目可按如下方式进行设置： 科目代码 科目名称 辅助核算 4101 生产成本 410101 基本生产成本 41010101 直接材料一白酒类 （部门、项目核算） 41010102 直接材料一药酒类 （部门、项目核算）,2、部门与往来核算的组合,企业需求。假设AA公司对往来款项的核算，要求不仅可以核算总的往来核算信息，还要进一步具体核算各个客户（或供应商）

26、的往来核算信息及各部门的往来核算信息。解决方案 科目代码 科目名称 辅助核算 111101 应收票据-美元户 （部门、单位往来） 113101 应收账款-人民币户 （部门、单位往来） 213101 预收账款-人民币户 （部门、单位往来） 113301 其他应收款-应收存出保证金（部门、单位往来） 2121 应付账款 （部门、单位往来） 1151 预付账款 （部门、单位往来） 218101 其他应付款-付暂存款 218102 -单位 （部门、单位往来） 218103 -应付存入保证金 （部门、单位往来）,3、项目与银行账核算组合,企业需求。假设AA公司对银行存款的核算要求不仅可以取得总的银行资金

27、信息，还要进一步具体核算各个账户的银行存款及各项目的银行存款、分币种账户的银行存款及按具体项目明细的银行存款。解决方案 科目代码 科目名称 辅助核算 1002 银行存款 100201 人民币户 10020101 商行存款 （项目、银行账） 100202 外币户 10020201 中行美元户 （项日、银行账） ,4、项目、部门和数量核算的组合,企业需求。湖南燕丰酒业股份有限公司对原材料的核算要求不仅可以核算总的库存成本，还要进一步具体核算各种原材料的库存成本及各部门的库存成本、分类原材料的库存成本及按具体原材料品种明细的库存成本。解决方案 科目代码 科目名称 辅助核算 1211 原材料 1211

28、01 钢材类 12110101 园钢 （项目、部门、数量核算） 12110102 角钢 （项目、部门、数量核算）,三、录入余额,录入余额模块的功能是将手工账簿各科目的余额录入计算机中，以保证手工账簿和计算机账簿内容的连续性和继承性，并将初始余额保存在余额及发生文件中。有两种装入初始余额的方法：一种方法是直接装入开始使用月份的月初余额；另一种方法是装入年初余额和一月至启用计算机系统月份的各月发生额。 余额录入后要进行计试算平衡，以保证录入的数据是准确的。,平衡公式,平衡公式一：资产=负债+所有者权益+（收入一费用）平衡公式二： 总账余额=其下级各明细科目贷方余额之和 总账借方发生额=其下级各明细

29、科目借方发生额之和 总账借方发生额=其下级各明细科目贷方发生额之和平衡公式三： 全部借方余额合计=全部贷方余额合计 全部借方发生额合计=全部贷方发生额合计只有平衡检查、较验后，才能表示所装余额正确无误。,四、其他设置,（）操作人员与权限设置 （二）凭证类型设置 （三）汇率管理 （四）结算方式设置,（）操作人员与权限设置,l、操作人员与权限设置的意义 财政部基本功能规范规定：会计核算软件具有输入操作人员岗位分工情况，防止非指定人员擅自使用的功能和对指定操作人员实行使用权限控制的功能 2、操作人员与权限设置模块的功能 实现对操作人员和操作人员财务分工的设置和管理，并将操作人员和权限设置的结果保存到

30、人员权限文件中,（二）凭证类型设置,凭证类型设置的功能是实现对凭证类型的设定与管理，并将设定的结果保存在凭证类型文件中。财会人员可以根据需要设置适合自身业务特点的凭证类型，如收款、付款、转账三类凭证；现收、现付、银收、银付、转账五类凭证类型等等。,（三）汇率管理,汇率管理模块的功能是专为外币辅助核算服务的。通过此功能，用户可以随时对各种外币的汇率进行增加、修改、删除。特别是使用月初汇率记账的用户，每月初可通过此功能输入本月使用的记账汇率，每月月末再通过本功能输入月末汇率，为自动处理汇兑损益提供必要信息。,（四）结算方式设置,1、结算方式是指企业经营过程中使用的收款及付款结算，如电汇、信汇、支票

31、等结算方式。企业在进行会计业务处理时，企业资金的流入流出大部份是通过银行进行的，且银行与企业都登记，为了保证登记的正确性需经常与银行记录进行对账。一般情况下，银行的各种结算方式相对稳定，且种类有限。为了便于管理和提高银行自动对账的效率，系统为用户提供了定义设置与银行的资金结算方式设置的功能，用来建立各种结算方式。 2、结算方式设置主要内容包括：结算方式编码、结算方式名称（如支票、商业汇票、银行本票等）、票据管理标志等。结算方式编码可采用数字型代码或字母型代码，结算方式名称则是指其汉字名称，用于显示输出。票据管理标志是总账系统为辅助银行出纳对银行结算票据的管理而设置的功能，类似于手工系统中的支票

32、登记簿的管理方式。,3、结算方式将在总账、应收、应付、采购和销售等系统中应用，启用总账、应收和应付等系统时必须设置。 4、值得一提的是很多集成会计信息为了保证各个子系统之间数据的一致性和实现子系统之间数据共享，将各种公共信息（科目、部门、往来客户、供应商、汇率等）的定义和设置放在一个专门的子系统中，即系统管理子系统。在所有子系统使用之前，先对会计信息系统中使用的各种公共信息进行完整地、全面地定义和设置，这样在总账使用时可以减少初始化内容。 5、另外，银行对账是出纳岗位的工作，而出纳除了对银行账管理外，还要对现金账进行管理，也就是说，出纳岗位的工作主要是对现金和银行收支业务的记录和管理工作，因此

33、，有的软件在实施时，把出纳岗位的工作独立出来，形成一个独立的模块，叫出纳管理模块。如果系统设置了出纳管理模块，则这些工作不是在账务系统中完成，而是在出纳管理模块中完成。,第四节 凭证处理,凭证处理模块的功能主要是完成对凭证的日常处理工作。 一、凭证录入 二、凭证修改 三、凭证审核 四、查询打印 五、记账与结账 六、自动转账,一、凭证录入,凭证录入模块是总账子系统中凭证处理模块下的一个重要子模块，它的功能是将记账凭证的格式显示在屏幕上，由凭证录入人员通过键盘输入会计凭证。 （一）凭证录入的主要工作 （二）凭证录入的基本内容和控制机制 （三）辅助核算和管理数据的输入 （四）凭证录入模块中的其他功能

34、,凭证录入的主要工作,1、对数据的正确性进行检查，如日期的合法性、会计科目的正确性、凭证编号的重复性等进行检查；2、对数据的平衡性进行检查，如录入的凭证借贷方是否平衡：3、将录入的人员记入到凭证中，以明确责任；4、对录入的数据保存到凭证文件中。,凭证录入的基本内容和控制机制,1、凭证日期 ：公历日期2、凭证类型和凭证号 3、附件张数 ：=04、摘要 ：摘要码5、科目：多方式录入6、金额 ：“有错必有贷，借贷必相等”,辅助核算和管理数据的输入,在科目设置时，为了满足辅助核算和管理的需要，必须给一些科目设置属性，如“对账”、“外币”、”数量”、“单位往来”、“项目核算”、“个人往来”、“部门核算”

35、等。 1、辅助核算为“外币”：外币金额和汇率 2、辅助核算为“银行账” ：票据日期、结算方式、结算号 3、辅助核算为“数量” ：数量和单价 4、辅助核算为“单位往来” ：往来单位代码和业务员姓名，或根据往来客户通讯录文件显示往来单位客户代码、名称等 5、辅助核算为“部门核算” ：部门代码 6、辅助核算为“个人往来” ：输入部门和往来个人 7、辅助核算为“项目”：输入项目代码,凭证录入模块中的其他功能,1、科目联机查询功能 2、科目汉字辅助录入功能 3、辅助码录入功能 4、计算器功能 5、常用摘要输入功能 6、凭证模板功能,二、凭证修改,凭证修改模块可以对凭证进行有痕迹修改和无痕迹修改。 （）错

36、误凭证的“无痕迹”修改 所谓无痕迹修改，即不留下任何曾经修改的线索和痕迹。有两种状况下的错误凭证可以实现无痕迹修改：一是凭证输入后，还未审核或审核未通过的凭证；二是尽管已通过审核但还未记账的凭证。 （二）错误凭证的“有痕迹”修改 所谓有痕迹修改，即留下曾经修改的线索和痕迹。所谓红字冲销法，即将错误凭证采用增加模块录入一张“红字”凭证，然后再采用增加模块录入一张“蓝字”凭证进行补充。 凭证修改程序的控制与凭证录入的控制基本相同，如果要修改的内容是凭证类型，则要在新的类型下重新编号。,三、凭证审核,审核取消审核模块的功能主要是完成对录入的记账凭证进行正确性、合法性、有效性审核，对审核无误的凭证做标

37、记以示审核通过，如果审核员想取消审核，也可以用该模块完成，即将审核标志改为未审核标志。 （一）凭证审核目的和功能 （二）凭证审核的方法 （三）凭证审核模块应具备的控制功能,（一）凭证审核目的和功能,对记账凭证进行审核的目的主要有两个，一是发现凭证在输入过程中无法发现的错误；二是为记账凭证提供一个“已审核”标记,l、静态屏幕审核法 ： 静态屏幕审核法是指计算机自动依次将未审核的凭证显示在屏幕上，审核人员通过目测等方式对已输入的凭证进行检查，若审核人员认为错误或有异议的凭证，应交给填制人员修改后，再复核；若审核人员认为没有错误可按签章键，这样审核人员的姓名即被记在凭证上，表示已审核通过。这种方法受

38、操作员熟练程度的影响较大，而且长时间目测会引起眼睛疲劳，效率比较低。 2、二次输入校验法 ： 二次输入校验法是将同一凭证输入两次，通过计算机比较两次输入的凭证是否相同，从而检查输入错误的一种审核方法。,（二）凭证审核的方法,l、无论是审核签字还是取消审核，审核人和制单人不能是同一个人。2、凭证一经审核，就不能修改、删除，只有取消审核后才可以。3、取消审核只能由审核人自己完成。,（三）凭证审核模块应具备的控制功能,四、查询打印,查询打印模块的功能主要是完成对各种凭证（未审核凭证、已审核记账凭证）的查询和打印。 （）、凭证查询 ：可以按单一凭证查询和按任意条件查询 （二）、凭证打印 1、凭证即编即

39、打功能 2、任意打印功能 （1）凭证类型：某一类型凭证 （2）凭证范围：凭证号范围 （3）期间范围：凭证起止期间范围 （4）制单人：某一凭证录入人员姓名,五、记账与结账,（一）记账1、记账方式 ：记账工作可以在编制一张凭证后进行，也可以编制一天的凭证后记一次账，即可一天记数次账，也可以多天记一次账。 2、记账准备 3、记录流程4、记账过程中数据文件之间的关系（二）结账,2、记账准备,（1）记账凭证的检验 （2）科目的存在性和明细性检查 （3）保护记账前状态 （4）开始记账,（1）记账凭证的检验,首先要检验记账凭证是否有不平衡情况。虽然在填制凭证和复核凭证时对凭证的合法性和平衡问题都做过检查，但

40、为防止病毒感染和非法库操作发生，系统记账前再统一做此项工作，以保证系统正常运转。如果系统发现借贷不平的凭证，就将该凭证的凭证类型及凭证显示给操作者，同时显示出不平的金额。当所有选择范围内的凭证检验通过后，就可进行下一步工作。,（2）科目的存在性和明细性检查,检查记账凭证中的会计科目在科目文件中是否存在，是否为最低级明细科目。尽管在凭证录入时已经检查过，在记账还是要检查，因为，增加新的下级科目和删除科目的操作，以及非法的进入数据库操作或其它原因，都有可能破坏原有的合法性。,（4）开始记账,显示记账开始，在不同工作区打开“科目文件”、“凭证文件”、“余额及发生额文件”、“企业银行对账”等文件。,（

41、3）保护记账前状态,保护记账前的所有数据到硬盘备份目录。这样做的目的是为了防上记账过程被中断。一旦由于断电或其它原因造成记账过程中断，可以自动恢复到记账前状态，然后重新记账。,头体文件的记账流程图,3、记账过程文件之间数据传递关系,1、保护结账前状态 ：保护结账前的所有数据到硬盘备份目录。这样做的目的是为了防止结账过程被中断，旦断电或其它原因造成结账过程中断后，可以自动恢复到结账前状态。 2、结账前必要的检查工作 上月未结账，则本月不能结账； 本月还有未记账凭证时，则本月不能结账。 检查正确，计算本月各账户发生额合计，计算本月各账户期末余额并将余额结转到下月月初。 如果是结12月份，则必须产生

42、下年度的空白账簿文件，并结转年度余额。 做结账标志。 结账是一种批处理，只允许每月结账目使用一次。,（二）结账,六、自动转账,自动转账是计算机条件下会计信息系统出现的新概念，自动转账功能在国内外计算机会计信息系统中已被广泛使用。 （一）自动转账模块基本概念 （二）定义自动转账业务 （三）生成转账凭证,转账业务特点, 期末转账业务大多数都在各个会计期的期末进行。 期末转账业务大多数只有会计人员自己编制的会计凭证，而不同于一般业务，没有具体反映该业务的原始凭证。 期末转账业务大多数要从会计账簿中提取数据，这就要求在处理期末转账业务前必须先将其他具体业务登记入账。 有些期末转账业务必须依据另一些期末

43、转账业务产生的数据，这就产生了期末转账业务的分批按步骤处理问题。,转账与自动转账,期末转账业务几乎是所有单位在月底结账之前都要进行的固定业务，并且这类转账业务在单位管理体制或会计核算制度未改变的情况下，每月都要重复进行。转账是把某个或某几个会计科目中的余额或本期发生额结转到一个或多个会计科目中。自动转账是由计算机在设定的程序控制之下，完成上述转账工作。,（一）自动转账模块基本概念,转账与自动转账转账的特点转账业务的种类自动转账实现方法转账业务凭证模式举例,自动转账实现方法,通过上述分析可知，在期末会计业务中存在几类转账业务，它们每月反复有规律地重复出现，填制的转账凭证中摘要、借方和贷方科目相同

44、，金额的来源或计算方法基本不变，只有凭证中的金额每月不等。,转账业务种类,（1）“费用分配”的结转 如：工资分配等（2）“费用分摊”的结转 如：如制造费用等（3）“税金计算”的结转 如：所得税等（4）“提取各项费用”的结转 如：提取福利费等（5）“年终收入、费用”的结转 如：收入转利润等,转账业务凭证模式举例,如：年终成本费用结转分录 借：本年利润 贷：产品销售成本 管理费用 财务费出 产品销售费用 产品销售税金及附加 其他业务支出 营业外支出,（二）定义自动转账业务,【案例】将技改办制造费用余额按生产车间分摊，假定该单位使用了部门核算，即生产成本和制造费用科目的辅助核算被定义为“部门核算”：

45、 科目代码 科目名称 辅助核算 4101 生产成本 410101 工资 部门 410102 材料费 部门 410103 制造费用 部门 4105 制造费用 410501 工资 部门 410502 材料费 部门 410503 其他费用 部门,假设期末将技改办的制造费用科目余额的30摊入一车间，则分录为： 借：生产成本-制造费用 （410103） x1+x2+x3 贷：制造费用-工资 （410501） x1 -材料费 （410502 x2 -其他费用 （410503） x3 在定义自动转账分录模块中定义该分录，如下图。,（三）生成转账凭证,生成转账凭证模块的功能是计算机根据自动转账分录文件中的自动

46、转账分录，按定义的公式从余额文件和其他有关文件中提取数据并计算出数值，自动生成一张记账凭证（计算机自动生成的凭证叫机制凭证），并将其保存在临时凭证文件中。,第五节 出纳管理,出纳管理是财会核算管理的最基本、最重要工作之一。在手工条件下，按照内部控制制度的要求，一般单独设立出纳进行现金和银行存款的核算和管理工作。主要包括输出日记账与资金日报、支票管理、初始余额调节表、获取银行对账单、输出对账结果、核销己达账等模块。 一、输出日记账和资金日报 二、支票管理 三、初始余额调节表 四、获取银行对账单 五、银行对账 六、输出对账结果 七、核销已达账,一、输出日记账和资金日报,输出日记账和资金日报模块的功

47、能是查询和打印现金日记账、银行存款日记账、资金日报。 （一）输出现金和银行存款日记账 输出现金和银行存款日记账模块的功能是出纳输入现金或银行存款科目和日期，计算机按给定科目和日期将现金或银行存款日记账显示在屏幕上或从打印机输出。 （二）输出资金日报 输出资金日报模块的功能是将设定的资金日报按照投置的模式进行统计并显示或打印输出。,银行存款日记账格式,现金日记账格式,资金日报格式 2002年4月11日,二、支票管理,（一）领用支票 （二）修改（三）统计（四）删除,（一）领用支票,当有人领用支票时，出纳使用领用支票功能输入银行科目代码，此时便可在计算机上登记支票领用日期、领用部门、领用人、支票号、

48、备注等。 支票支出后，经办人持原始单据（发票）到财务部门报销，会计人员据此填制记账凭证，当在系统中录入该凭证时，系统要求录入该支票的结算方式和支票号，在填制完成该凭证后，系统自动在支票登记簿中将该号支票写上报销日期，该号支票即为已报销。 支票登记簿中的报销日期栏，一般是由系统自动填写的，但对于有些已报销而由于人为原因而造成系统未能自动填写报销日期的支票，出纳可利用该功能进行手工填写，即将光标移到报销日期栏，然后写上报销日期,（四）删除,删除模块的功能是根据出纳输入的需要删除己报销支票的起止日期，自动删除此期间内的已报销支票。,（三）统计,统计模块的功能是对支票按领用人或部门进行各种统计，并报告

49、统计结果。,（二）修改,当支票填写错误时使用“修改”功能对支票领用中的内容进行修改。,三、初始余额调节表,初始化余额调节表的功能是提供录入界面，财会人员将使用计算机前最后一张余额调节表上的未达账项全部录入计算机，并保存在单位银行对账文件和对账单文件中，完成初始数据的录入工作。在此基础上每月再获取或录入银行对账单，并进行对账，才能保证产生的余额调节表是平的。因此，在使用银行对账模块之前，必须先将未达账录入计算机中。,四、获取银行对账单,获取银行对账单模块又包括录入银行对账单、软盘获取对账单以及网络获取对账单模块。 录入银行对账单模块的功能是每月将银行给单位的对账单输入计算机，并保存在“对账单文件

50、”中。 软盘获取对账单模块的功能是每月从银行给单位的对账单软盘中获取数据并输入计算机，并保存在“对账单文件”中。 网络获取对账单模块的功能是每月从网络上获取银行给单位的对账单数据，并保存在“对账单文件”中。,五、银行对账,企事业单位的大量经济业务要通过银行结算，银行要为每个单位记载这些经济业务，银行对帐是指银行记载的银行存款收付记录和单位自己登记的银行日记账相互核对，银行与企业间由于记账时间不同或其他原因会形成一方已记录的账另一方未记录，这种一方已入账而另一方尚未入账的项称之为未达账项。未达账项有四种类型：银收企未收、银付企未付、企收银未收、企付银未付。 产生银行未达账项的原因是多方面的，主要