金多进销存财务一体化帮助系统.docx

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1、金多5000JXC帮助系统主要介绍本软件从简单到复杂的操作过程、各模块的操作要点、注意事项和技巧、软件的使用方法，希望通过本帮助系统，能够让您地掌握软件的操作方法，熟练地使用本软件。在本节中包含： 系统介绍 介绍系统的结构、相关模块、主要功能。 创建账套 讲述创建一个新账套的方法，配置账套相关参数，以及在配置中需要注意的事项。 启用/删除账套 讲述如何启用一个刚刚新建的账套和删除一个不需要使用的账套。 账套设置 讲述一些账套的功能设置及其相关说明。 基本操作 讲述在系统中一些出现次数很多、系统的主要的一些通用的界面的操作方法。 基础资料 讲述在创建账套后，系统在开始使用前的基础资料的设置方法及

2、初始录入的工作和其它相关说明。 账套初始化 讲述创建的新账套在启用之前需要进行一些初始录入的工作。 供应链 讲述进销存等业务的流程、其流程中的单据操作方法，以及一些单据的项目说明。 资金管理 讲述企业在日常业务交易中资金的收款付款管理以及对应单据的编制方法。 财务管理 讲述账务系统的操作方法。 报表分析 讲述系统提供的各种报表的功能，以及自定义财务报表的制作方法。 系统维护 讲述系统在出现故障时，或者需要备份数据时的一些解决方法和操作方法。 附录 讲述小企业的会计制度。 本节主要介绍系统的结构特点、相关模块、主要功能、业务流程以及导航图。在本节中包含： 运行环境 主要讲述运行本系统对计算机硬件

3、的要求，以及对操作平台的要求。 系统简介 主要讲述系统的架构及平台、实施过程和实施必要性。 系统特点 主要讲述系统的各模块的特性及其在实际工作中发挥的作用。 系统功能 具体讲述各模块所包含的信息及其所实现的功能。 业务流程 详细讲述系统的业务来龙去脉，在操作过程中所需遵循的流程。 业务导航图 介绍系统导航图的结构和操作方法。运行环境 计算机硬件是软件的运行平台，而要使软件能够良好地运行，一般会要求计算机硬件达到一定运算速度，这样就需要对计算机配置作一些要求，而有些软件的运行需要建立在其他软件的基础上，这样就对操作系统或者第三方数据库有一定的要求。 1、标准的硬件配置： （1）站点数在10个以下

4、客户端和服务器的配置: 中央处理器（CPU）： Pentium 3 2.0GHZ 或以上 （或同档次其他CPU） 内存（MEMORY）： 256 MB 或以上 硬盘（HARD DISK）： 10 GB 或以上 显示器（MONITOR）： 1024*768 32位真彩色 75 赫兹 或以上 （2）站点数在10-20个对服务器的配置（20个站点以上需要评估）： 中央处理器（CPU）：Pentium 4 2.0GHZ 或以上 （或同档次其他CPU） 内存（MEMORY）： 512 MB 或以上 硬盘（HARD DISK）：20 GB 或以上 显示器（MONITOR）： 1024*768 32位真彩色

5、 75 赫兹 或以上 2、标准的软件需求：（1）操作系统：Windows XP ；Windows 2000 ；Windows 2003 ；Windows Vista 【小提示】 本系统的数据运算基本上是在服务器上完成，所以服务器硬件的配置越高，运行速度就越快，软件则尽量使用指定的系统。系统简介当今的时代，是信息化的时代。企业信息化管理工程的建设日趋重要。金多公司经过周密的分析、取证，深入研究企业管理的精髓以及数万企业的意见反馈，以解决企业经营管理中的难题，迎合企业管理的需求。而 金多5000JXC系统就是在这个背景下与众多企业共同论证研发出来一款高效易用的进销存系统，对于金多人来说该系统是一项

6、质的飞跃，对企业管理人来说该系统又带来一次新的收获。金多5000JXC系统，实用、高效、精品管理的特点涵盖采购系统、销售系统、仓库系统、应收应付、现金银行、账务系统等几大系统，各功能模块体现了企业进销 存的管理思维，实现了对企业物流、资金流 、信息流的过程式管理与控制。其图形化操作、导航式界面，为众多用户提供了直观而快捷的操作模式，能够立马上手。金多进销存财务一体化5000系统不但在操作界面上采用人性化的机制，而且还具备了非常丰富和简便实用的功能，系统充分考虑到企业经营者的需要，提供了更加全面的统计、分析数据，通过业务系统分析、财务系统分析，将企业的采购、销售、存货、成本分析等多方面的运营情况

7、进行全面汇总分析，从而使企业的经营者能够及时发现管理方面的症结，快速做出经营决策，让企业管理阶层把握经营运作、运筹帷幄。金多5000JXC以VB+VC作为开发平台，采用ODBC为后台数据库，是面向国内中小型企业的商务管理平台，它按照国内中小型企业的经营方式、组织架构等方面的特点而设计，紧密结合中小型企业的管理需求，在业务流程及功能结构上都进行了重整。该系统从整体及各功能上都别拘一格，以下是 金多5000JXC的特点及主要功能简介。系统特点 系统高度智能，共享使用 系统可以按照用户的需要轻松地将单据转换成其它相关联的单据，只要在系统中进行简单的操作系统就会进行全方位的运算，从而查找出用户需要的数

8、据。支持局域网共享使用、数据导出/导入、数据备份到其它存储设备，让管理者随时随地可以查看企业相关数据，了解企业运行情况，作出正确的决策。 权限管理更细致，授权更方便 系统权限精确到每一个按钮以及每一个菜单选项，最大限度地让软件操作员拥有某个权限或限制某个权限，让企业的信息更安全、更有保障，使企业的管理更到位，操作员可以进行批量授权、模块授权、全部授权、单个授权，让授权更方便、更快捷。 任何界面可筛选，任何字段可筛选 系统在预计在超过一百条记录的信息需要选择时，提供了模糊查询的输入模式，使用户操作更简便、更快捷。为了让用户更好地从各方面了解系统运算出来的结果，系统提供了强大的筛选功能，用户可以用

9、所看到的任何一个项目作为筛选条件来筛选查询结果，在筛选的时候还可以指定条件的满足方式。统计分析更多样、更合理、更实用 系统提供了全方位的强大分析功能，业务系统分析让管理者更简单直接地掌握企业的运营状况，商品的库存情况，产品的营销情况，业务员的业绩情况以及往来单位的收付款情况等，财务系统分析提供了科目汇总分析等各种分析报表，让会计人员更清晰地了解企业的财务状况，资金流去向，企业成本核算等相关信息。 业务信息更透明、更清晰 导航图简洁地用箭头的指向，形象地表明了系统的业务流程，让用户更易操作。 打印功能更全面、更人性化 系统本着所看到的就能打印的原则，让用户更容易把所需要的资料以书面的形式保存起，

10、使以后查有所凭、说有所据，而且还提供了个性化的定制打印功能，用户可以轻松的地创建打印格式。 界面设计更符合人体工学和操作习惯 系统界面以从左到右，从上到下的设计理念，以淡彩亚光作为主色，使界面更人性化、更加符合人的操作习惯、不容易产生疲劳、不容易感觉到头晕，让用户更加轻松地完成自己的工作。系统功能 当用户启用了账套之后，在系统的主界面可以看到一行菜单栏，其中包括资料、采购、销售、库存、财务、报表、帮助、退出等菜单项，单击某个菜单即可打开一个下拉菜单，本系统的所有操作功能全部都包括在这些菜单中，以下我们先简要地介绍一下各个菜单所能够实现的功能，以便您对本系统有一个大概的了解，在后面的章节中我们将

11、分别给您详细说明各功能的操作方法。一、资料菜单 该菜单包括了对账套、企业业务基础资料的操作以及设置，数据备份和其它的有关系统的设置。 1. 对账套数据初始录入，包括期初库存、科目期初余额等。 2. 对账套中数据的异常情况进行纠正以及账套数据进行维护，账套的功能调整、自定义账套选项。 3. 对账套数据的备份/恢复，对账套数据正确性校验与修复等。 4. 对账套的操作员进行定义及授权、修改口令、更换操作员的权限范围。二、采购菜单 供应链主要运用之一 采购系统该菜单所包括的选项主要是处理与采购相关的业务，比如制定采购订单、收取商品、处理货到单未到以及采购退货等，您可以通过编制有关的采购单据来实现。三、

12、销售菜单 供应链主要运用之一 销售系统该菜单所包括的选项主要是处理与销售有关的业务，比如制定销售订单、销售商品、处理货已发出单未到及销售退货等，您可以通过编制有关销售单据来实现。四、库存菜单 该菜单所包括的选项主要是处理存货出入仓库的业务，比如商品的出入库、调价、盘点、商品调拨、商品组装拆卸、其他物品的出入库等，您可以通过编制相应的单据来实现，这些单据包括出入库单、盘点单、调拨单、组装单、拆卸单、其它收货单、其他发货单等；同时亦可查询相应仓库的库存量，这里可以通过指定商品名称、规格等检索条件进行查找。五、财务菜单 该菜单主要包括了企业进行账务处理时的所有功能。 1. 对凭证进行处理的功能：包括

13、凭证录入、查找、登账、凭证制作。 2. 会计账薄及辅助报表的自动生成：包括明细分类账、总分类账以及科目余额汇总表等。 3. 月末处理，按照会计制度的有关规定每月都需要对当前会计业务结账，这时首先应该对当期的进销存业务进行月末处理并结账，以免影响会计人员对账务进行月末处理。进销存月末处理分为结转当期成本费用以及期末结账两个步骤，以及进销存业务反结账的特殊处理功能便于您的查阅和使用。 4. 期末账务处理的功能：包括损益类科目余额自动结转、期末结账。六、报表菜单 该菜单集合了查询与输出结果都非常强大的报表中心功能，报表中心集合了采购、销售、库存、其它出入库、应收应付、明细分类账等所有报表，此外，自定

14、义报表给用户提供了更加灵活方便的自定义功能，使您可以轻松地建立满足企业管理需要的各类统计报表，报表中心提供的报表大致可以分为： （1）进销存类报表：采购报表、销售报表、库存报表等。 （2）财务类报表：现金银行、应收应付报表等。 （3）库存类报表：库存商品报表、调拨报表、组装拆卸报表等。 （4）其它出入库单报表。 （5）自定义财务报表。 上述各报表类别中又包括很多明细报表，各个报表之间有着相互补充的作用，很多报表又可以穿透查询具体的明细报表。这些报表大多可以直接打印或导出到Excel中，您可以对其进行编辑后再进行打印。七、帮助菜单 1. 帮助说明：通过选择该菜单下的【帮助】子菜单项或直接按F1键

15、即可获取有关本系统的帮助文档。 2. 访问金多网站和技术服务网站：通过选择该菜单下的【访问金多网站】或【技术服务网站】子选项（也可以单击导航图界面中的【金多网站】或【技术服务网站】字样），您就可以直接访问 金多信息技术（深圳）有限公司的Internet网站，查看本软件的最新信息，以及公司的最新动态。 3. 查询本软件的版本及版权信息：通过选择该菜单下的关于子菜单项即可获得本软件的版本及版权、使用权信息。 4. 软件注册成为正式版。八、退出菜单 1. 单出直接退出本系统。【小提示】 只有正版软件才会有完整的显示，因此为了贵企业的利益着想我们非常希望您能够使用正版软件，这样才能从我公司不断地获得产

16、品的升级和服务。业务流程企业的经营过程是由一系列相关任务组成的，这些任务按照企业的管理规章业务流程顺序执行或并行执行，最终完成企业的经营目标。根据不同的需求，经营过程可以分为销售过程、采购过程、库存过程、结算过程等。当企业为了实现某个经营目标时，就会触发一系列的任务，这些任务就会在部分或者全部组织机构和人员的参与下，充分利用企业资源（包括所需的商品、仓库、财务、客户、供应商等等），按照预先确定的规则，在参与者和组织机构之间进行文档、单据、数据等信息的传递、处理、统计，从而实现预定的经营目标。金多5000JXC业务流程图业务导航一、界面介绍 本系统为了用户操作的方便，特别设计了业务导航图。导航图

17、是根据企业管理的业务过程科学地进行划分的，总共包括 采购系统、销售系统、库存系统、收款付款、账务系统、系统设置六个界面，每个界面又分成相应的业务模块、基本资料、相关功能、常用报表、关联项目等多个区域。二、导航图的操作 1. 选择操作界面：在导航图的左侧有六个导航条，相当于一本书的目录，用户只要单击相应的导航条即可进入相应的业务操作界面。 2. 选择操作功能：在导航图上将鼠标指针移动到某个功能图标上时，单击即可对某个模块进行操作。 3. 相关报表与其他功能：每个业务导航图均提供了与本业务系统紧密关联的业务功能和报表，用户可以直接使用。 4. 此外，导航图上还有有技术中心、VIP中心连接，用户只要

18、单击一下，即可连接到金多技术支持中心，以及享VIP服务。【表结法】 导航图中没有列出系统的所能模块，要查看所有模块请单击系统菜单各子菜单项。 当您开始使用本系统时，首先要做的就是开设一个新的账套，并结合企业的实际情况对账套中的主要信息进行设置，即录入与您公司业务有关的各种基本数据和资料。如果在您创建账套时，企业尚未发生任何业务，则可以直接启用账套，然后就可以通过本系统对日常业务进行正常操作了。 创建账套时，您可以在选择账套窗口（如图）中单击【新增】来创建新的账套。 在单击【新增】按钮之后，系统打开【新建账套向导】窗口，您只要按照要求录入必要的账套信息就可以。建账是分步骤进行的，您必须按照系统规

19、定的顺序依次进行每一步骤的操作，录入或选择必要的信息后按【下一步】 按钮进行下面的操作，如果发现上一步骤录入有误，可以单击【上一步】返回上个操作窗口，重新进行操作即可，直至每个步骤均按照要求操作完毕才可以建立您所需的账套。在本节中包含： 配置基本信息 主要设置企业的基本信息、账套的使用方式。 配置财务参数 具体设置会计科目的级数以及每级科目的长度。 配置货币参数 设置账套的本位币、数量小数位、单价小数位。 配置会计期间 设置账套的启用期间，账套的每个会计月的起始日期和结束日期。 开始创建账套 从已经存在的账套中导入基础数据，开始创建账套并且显示创建账套的动作。配置基本信息 您需要在此向导中设置

20、与账套有关的信息，比如账套代号、企业名称等均不能为空。 1. 账套代号：计算机管理账套是按照文件的方式进行管理的，因此每个账套必须有一个文件名，在这里我们称之为账套代号，也就是说账套代号不能为空。请您在【账套代号】后录入此套账的代号，该代号为十个字节长度，可由字母、数据或汉字组成（此选项在账套建立后不能再修改）。 2. 账套名称：企业往往需要建立多个账套，为了让账套更容易管理，用户可以为每个账套取一个名称。 3. 企业名称：在企业名称编辑框中录入公司的全名，企业名称将显示于单据与报表的显著位置。 4. 所属行业：填入企业的所属行业类型（此选项在账套建立后不能再修改）。 5. 机构代码：组织机构

21、统一代码是对中华人民共和国境内依法成立的机关、企业、事业单位、社会团体和民办非企业单位等机构赋予一个在全国范围内唯一的、始终不变的法定代码标识。 6. 法人代表、开户银行、纳税账号、通信地址、邮编、电话等信息如果需要请直接录入。 7. 是否结合使用：提供了两个选项，用户如果选择【进销存系统与账务系统结合使用】，所有进销存业务在单据保存后即自动产生凭证，存货类及相关会计科目限制产生下级明细科目，有关数量、金额账等资料的查询需在进销存报表中进行，如果选择【进销存系统与账务系统分开使用】，进销存业务单据不能自动产生凭证，所有会计科目都能产生下级明细科目（此选项在账套建立后不能再修改）。 操作完成后，

22、按【下一步】按钮，进入第二步，如果您需要修改上一步骤的某些设置可以点击【上一步】按钮。配置财务参数 在此向导中系统预设了相关的参数，用户可以根据自己的需要进行调整。 1. 使用新的会计制度科目：系统默认使用选择此功能（以2007年的会计制度科目为最新会计科目）（此选项在账套建立后不能再修改）。 2. 科目级数：系统支持一到六级科目，会计科目是以阶梯的形式来显示的，每一级为一个阶梯，比如：用户选择了5级，就是在一个一级科目下最大支持5级阶梯（此选项在账套建立后不能再修改）。 3. 一到六级长度：此项可以为每一级科目设置科目的长度，最大支持6位，总长度不能超过25位，比如：二级长度为4位，则科目编

23、号为xxxx0001,二级长度为5位，则科目编号为xxxx00001（此选项在账套建立后不能再修改）。配置货币参数 在此向导中系统预设了相关的参数，用户可以根据自己的需要进行调整。 1. 本位币名称：输入本位币的名称，一般为基本账户的结算币种（此选项在账套建立后不能再修改）。 2. 设定单价小数位数、数量小数数位。（此选项在账套建立后不能再修改）。配置会计期间 在此向导中系统预设了相关的参数，您可以根据自己的需要进行调整。 1. 账套启用年份：此项目设置账套启用的年份，系统默认为当前系统日期所属年份（此选项在账套建立后不能再修改）。 2. 账套启用月份：此项目设置账套启用的月份，系统默认为当前

24、系统日期所属月份（此选项在账套建立后不能再修改）。 3. 会计期间开始日期及结束日期：此项目设置当前会计年度的每个会计期间的起始日期和结束日期，用户根据自己的需要进行调整，但第一个会计期间的起始日期和最后一个会计期间的结束日期不能修改，下一会计期间的起始日期紧跟着上一会计期间的结束日期。（此选项在账套建立后不能再修改）。开始创建账套 在此向导中您已经完成了相关账套的全部设置，可以开始创建账套了。 1. 从现有账套导入基础数据：选择此项目可以从一个已经存在的账套文件中导入一此基础数据库，比如：货品资料期初库存等。 2. 导入货品期初库存：在导入基础数据的同时把账套的分仓库存数据也导入进来，作为当

25、前账套的期初库存，只有在选择了【从现有账套导入基础数据】才能选择此项目。 【小提示】在开始创建账套之前请仔细核查相关设置是否正确，因为在账套建立后有一部份设置不能再进行更改。一、启用账套账套在新建之后默认是启用状态。如企业内部尚没有发生任何经营业务，则可以直接使用。如有其它往来业务，则可以进行一些账套初始录入的前期工作做为期初的数据。二、删除账套因为某种原因您可能需要删除账套，只要在金多5000JXC账套登录界面中，选中准备删除的账套，然后点击【删除】即可（注意：系统将对应的数据库和文件从磁盘中删除，不能再恢复）。【小提示】系统只允许账套的管理员（即拥有最高权限的用户）才有权删除账套，因此在删

26、除账套时，系统会提示您输入管理员口令。删除操作完成后，有关该账套的数据都被清除了。账套设置一、功能简介 在账套设置中，系统列出了所有用户在新建账套时设置的项目，并且根据系统的要求自动禁止了一些不可以修改的项目，系统也允许用户在指定的范围内对正在使用的账套进行一些业务的调整、某些参数的修改以及某些功能的重新设置。二、操作路径 在系统中单击【资料】【账套信息】【账套设置】来打开账套设置这个界面，打开界面后用户会发现比在新增账套中的界面多出一些项目： 进销存设置 1、商品单价显示设置：系统为一些特定的单据提供了自动弹出单价的功能，而由于企业的要求不同需要弹出的单价方式则不同，系统提供了货品一些对应的

27、价格项目，用户可以根据企业的需要，只要更改某些单据的默认价格，在开单时选择货品就会自动填入相对应的单价，以便在制作单据的时候更方便；而价格列表是用户在单击单价后面的按钮时，价格录入界面中的原始单价下拉列表中要显示的价格类型。 2、库存设置：设置是否允许负库存出货。 3、商品单价提示：商品售价低于最售价；商品进价高于最高进价。 4、销售开单设置：客户欠款额度超过信用度是否允许开单。 账套设置 1. 进销存项目对应账户：在进销存制作的部分单据需要纳入财务核算，而在纳入财务核算时需要设置相对应的财务科目，为了方便用户不让用户在每次制作单据的时候都要设置相对应的财务科目，在此功能中用户可以预先设置好对

28、应的会计科目，在以后制作单据时将自动作为首选科目填入。 （1）销售收入： （2）销售成本： （3）库存商品： （4）优惠零头： （5）采购增值税： （6）销售增值税： 备份设置 1. 系统提供了三种数据备份方式： （1）由用户自己决定何时备份账套数据。 （2）程序在每次退出时提醒用户是否备份账套数据。 （3）每隔几天提醒用户备份账套数据；天数可以由用户自行设置。 本节主要讲述系统的一些基本操作，这些操作方法一直存在于整个系统中，是使用本系统的前提条件，掌握这些操作方法能够让系统变得更容易使用。在本节中包含： 通用操作 讲述系统出现的一些通用性的界面的操作方法。 基础资料 讲述基础资料的通用性的

29、操作方法。 业务单据 讲述在制作单据时一些通常的操作方法和一些主要项目的用途。 本节主要讲述系统的一些常用的，使用率比较高的界面，这些界面基本上贯穿整个系统，掌握这些界面操作方法比较重要。在本节中包含： 时间段选择 讲述在系统中选择对应的时间段的方法。 其他操作 讲述一些其他通用的操作方法。 时间段选择 系统提供了让用户按照日常习惯进行日期段划分的日期选择功能，用户只要按日常的通用时间段俗语选择，系统就会精确地填入起始日期和结束日期，用户也可以自己填入起始日期和结束日期。 单击时间段选择下拉箭头，系统会弹出一个下拉菜单，用户可以根据企业的需要选择对应的项目，系统将自动填入准确起始日期和结束日期

30、。 其他操作 按钮，保存当前编辑的资料，不退出编辑窗口，继续新增其他资料。 按钮，保存当前编辑的资料，并退出编辑窗口。 按钮，放弃对当前资料的编辑操作，并关闭编辑窗口。 本节主要讲述在进行初始化数据或基础资料录入时，本系统提供了两种常用的窗口，并且在录入窗口中还有许多名称相同、功能相近的按钮，在此特一一列举，使您对它们事先有所了解，有助于您快速掌握本软件的操作规则和方法。在本节中包含： 表格窗口及其操作 讲述系统提供的表格形式的基础资料操作方法。 树形窗口及其操作 讲述系统提供的树形结构的形式基础资料操作方法。 表格窗口及其操作 该类窗口显示了某类基础资料的主要信息，窗口下方一般会提供【新增】

31、、【修改】、【删除】、【导出EXCEL】、【退出】操作按钮。单击相应的按钮，就可以进行基础资料的相关操作了。以下以客户资料为例。 1. 单击【新增】或者按下快捷键（N）：系统打开一个基础资料的编辑窗口，在空白编辑框中录入或单击下拉按钮从列表中选择相应的数据即可。 2. 单击【修改】或者按下快捷键（E）：系统打开修改资料的编辑窗口，并且把当前选定的资料送入编辑窗口。修改其中可修改的部分即可。 3. 单击【删除】或者按下快捷键（D）：系统首先会弹出一个新窗口提示是否确实要删除当前选定的资料，单击【是】删除该资料，【否】则放弃本次操作， 如果该基础资料已在业务中使用过，系统会弹出一个新窗口提示该资料

32、在某个项目中已使用不能删除该资料。 4. 单击【导出Excel】或者按下快捷键（X）：当用户感觉目前的列表显示无法满足需要时，可以将基础资料导出到Excel表格中，然后再进行其他编辑即可。 5. 单击【退出】或者按下快捷键（Q）：退出当前基础料界面。 【小提示】 在表格中按下Enter键或者双击，相当于单击【操作】【修改】。 树形窗口及其操作 此类窗口常见于往来往来单位、会计科目等资料中要求进行数据分级的基础资料窗口。在本窗口下方有【新增同级】、【新增下级】、【修改】、【删除】、【导出EXCEL】、【退出】按钮，从中选择相应的功能，就可以进行该类基础资料的编辑操作。此处与列表状窗口中功能相同的

33、部分不再说明，只介绍其中不同的功能，以下以会计科目为例。 1. 单击【新增同级】或者按下快捷键（T）：打开一个基础资料的编辑窗口，在空白编辑框中录入或选择相应的数据即可，因为此类资料是分级次的，增加的资料与先前选择的资料属于同级，也可以先选择相应的级别然后再新增同级（当基础资料为空时，只有【新增同级】能增加首个项目）。 2. 单击【新增下级】或者按下快捷键（S）：打开一个基础资料的编辑窗口，在空白编辑框中录入或选择相应的数据即可，增加的资料放在先前选择的资料下级。 3. 其他的名称相同的菜单与表格窗口的同名菜单操作和功能相同。【小提示】 在初始化列表和树状结构窗口的边框右上角有三个按钮，分别代

34、表最小化、最大化、关闭，因此您可以在编辑或查看时单击上述按钮来改变显示窗口的大小，编辑完毕单击【】即可退出编辑窗口。 本节主要讲述系统的业务单据的编制方法和一些基本操作，用户在使用本系统进行业务处理时，都是通过相应的业务单据来实现的，这些单据在操作上具有相当的通用性，下面我们就主要针对进销存业务单据中比较常见的、通用的操作加以介绍，熟悉一种单据的操作方法，基本上就能对整个系统的业务单据进行操作，但是还需要知道相关的业务流程。在本节中包含： 模糊查询录入 讲述系统提供的一种比较高效的模糊查询录入方法。 业务单据的编制 讲述业务单据的制作方法、相关的运算规则以及一些主要项目的录入方法。 单据查找

35、讲述单据列表中心的操作方法。 模糊查找 模糊查找功能主要是为了方便用户在编辑业务单据时能够快速定位和选择基础资料的功能，因此也可以称为快速定位法，这些常用的基础资料主要有往来单位、货品、仓库资料等。以下我们结合具体录入方法来说明模糊查找功能是如何实现的。一、录入资料的编码 1. 在空白编辑框中直接录入基础资料对应的编码，系统会自动打开下拉列表，并在列表中筛选出满足条件的资料,并选定第一个资料，可以按回车键Enter或用鼠标单击所需资料将其添加到编辑框中。 2. 模糊查找的使用技巧:当您无法保证给出具体的编码时，可以只录入编码当中的某个字符，系统会自动打开下拉列表，并在列表中筛选出满足条件的资料

36、,并选定第一个资料，可以通过移动滚动滑块或上下方向键来查找包含此符号的下一个资料，直至找到所需的资料为止。 二、录入资料的名称 1. 在空白编辑框中直接录入基础资料的中文名称，系统会自动打开下拉列表，并在列表中筛选出满足条件的资料，并选定第一个资料，可以按回车键Enter或用鼠标单击所需资料将其添加到编辑框中。 2. 模糊查找的使用技巧:当您无法保证给出具体的名称时，可以只录入名称中的某个中文字，系统会自动打开下拉列表，并在列表中筛选出满足条件的资料并选定第一个资料，您可以通过移动滚动滑块或上下方向键来查找包含此符号的下一个资料，直至找到所需的资料为止。 此外，在打开下拉列表框中还提供了一此其

37、他的相关功能，比如：新增、查找、置空等。 在不同的基础资料中系统会提供不同的可供查询的字段，一般情况只支持上述编码、名称，但有些也支持其他字段，查询方式和上面讲述的方式一样。比如： 1. 往来单位：支持编码、名称、电话号码。 2. 货品资料：支持编码、名称、规格、条形码。 3. 其他基础资料：支持编码、名称。【小提示】模糊查找基础资料的规则：按照查找顺序的优先级从先到后为：编码名称。 编制业务单据一、单据日期的录入当新增单据时，单据日期默认为您所用计算机的当前系统日期，您若要修改日期，请在日期编辑框中按照系统默认的格式录入新的日期，本系统中单据日期的格式为：年-月-日（比如2004-05-18

38、）。二、单号的录入新增单据时，系统根据当前日期信息自动产生相应的单号。如果您需要修改，在单号编辑框中录入新的单号即可（注意：单号不能有重复），系统中默认的单号编码规则为：单据类别系统日期（年月）单据序号。三、选择供应商(或客户)在采购订单、采购开单等与采购有关的业务单据中都需要选择供应商，您可以采用下列任何步骤将供应商资料添加到单据中。 1. 直接从供应商栏的下拉列表中选择供应商。即单击供应商栏右侧的下拉按钮，在列表中用鼠标单击某个供应商即可。 2. 如果供应商资料太多，不方便从下拉列表框中选择，则可以使用本系统提供的模糊查询。 3. 如果供应商资料尚未定义，您可以直接在单据中新增供应商的基础

39、资料：选择下拉列表框中的【新增】项将该供应商保存到基础资料中，并且添加到单据中，也可以先到供应商基础资料中录入有关数据，然后再到单据中进行选择。在销售订单、销售开单等与销售有关的业务中，都需要选择相应的客户，其操作方法与选择供应商的方法完全一样。四、其他项目在单据体中还有许多项目，比如合同号、联系人、联系电话、到货地点，此外还有一些选择项，如结算方式等，用户可以自行选择录入与否。五、选择货品 1. 在表格中增加货品：在表格第一栏为“仓库”栏，即选择相应的货品入库仓库。表格中的第二列为“商品编号”栏，在此栏输入商品相应的编号，会自动显示该商品资料或在第三栏“商品名称”中单击右下拉菜单进行选择，单

40、击该按钮则打开货品资料的列表，从中选择一个货品即可，这时“商品编码”、“规格”、“单位”栏会自动填入对应的数据，此时如果需要再增加一个货品，只要按下“”键，或者再次单表格自动增加一行。 2. 模糊查询：当货品资料较多时，您可以使用本系统提供的模糊查询功能来快速录入货品资料。 3. 录入事先未定义的货品：如果货品资料尚未定义，您可以直接在单据中新增货品的基础资料：选择下拉列表框中的【新增】项将该货品保存到基础资料中，并且添加到单据中。 4. 查找货品资料: 单击商品名称栏右侧的下拉按钮，选择【查找】，打开选择货品窗口，您可以通过设置过滤条件来查找所需的货品资料，当查找到货品后，单击该货品，系统会

41、自动填入该货品资料。六、价格跟踪货品价格包括参考进价、参考售价等，并且在编制单据时系统会根据账套选项中设置的价格跟踪方式自动添加所选货品的对应单价，从而构成了一个较为系统的价格跟踪体系（在【资料】【账套信息】【账套设置】的进销存单据价格中系统为一些单据提供了价格跟踪，用户可以为某种单据设置对应的价格）。1. 账套选项中价格跟踪方式设置为参考进价，则在编制采购单据时系统会根据所选货品来查找当前货品参考进价，如果用户未录入该价格，则单据中的单价栏为0。 2. 账套选项中价格跟踪方式设置为参考售价，则在编制采购单据时系统会根据所选货品来查找当前货品参考售价，如果用户未录入该价格，则单据中的单价栏为0

42、。 3. 价格跟踪方式为上次交易价，则在编制的销售单据中系统会根据所选的供应商、货品来查找其上一笔交易的成交价，如果不存在最近的销售单价，则单价栏为0。 七、备注备注栏可以针对每条单据明细单独录入相应的文字说明。八、业务员对于需要对业务员单独进行考核的企业来说，应选择此笔业务对应的业务员。九、保存单据 1. 保存新增单据：当您连续录入同类单据时可以在一张单据编辑完毕后，单击单据窗口中的【保存新增】按钮，保存当前编辑的单据并且不退出单据编辑窗口继续增加新的单据。 2. 保存单据编辑内容并退出编辑状态：当您编辑完单据后，不想继续编辑该类单据时可以单击【确定】按钮，保存已编辑的单据并且退出单据编辑窗

43、口。 3. 不保存单据编辑内容并退出编辑状态：如果您不想保存当前编辑的单据内容，而且想退出单据编辑窗口时可以单击【取消】按钮。 单据查找为了方便您在系统操作中快速、准确地查找到任何一笔进销存业务，本系统特意设计出一套业务查找方法，它可以按单据日期、单据状态、单据编号、往来单位、开单金额、开单人、备注等多项条件中的任何一个条件，或它们的任意组合，查出您所需要的单据。单据查找功能与业务系统紧密结合，所有业务单据都能够按条件快速查找到，经常使用会给您的工作带来极大的方便。一、操作路径单击窗口的【筛选】，进入该查找单据窗口（如图）。二、操作方法 1. 时间段选择：首次进入此界面，系统默认的时间段为上月月度的第一天到当前系统日期，可以选择不同的时间段来查找对应的单据，在单据中以【单据日期】作为参考日期。 2. 供应商选择：填入需查找的供应商名称资料查找相关业务单据。 其它的筛选条件查找方法与上面相同。用户可以按照以上方式进