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1、 绿 色 高 效 办 公 专 家CoFax网络传真服务器使用方案书目 录一 、引 言1二、CoFax电子传真趋势分析.1三、普通传真机存在问题.2四、CoFax传真服务器和普通传真机费用比较实例.3五、CoFax解决方案.4一、CoFax传真服务的器基本功能二、CoFax传真服务器功能应用介绍三、CoFax传真服务器使用界面四、普通传真机和CoFax传真服务器的操作对比图六、CoFax传真服务器产品系列. .11七、CoFax经典成功案例. .13一 、引 言传真以其实时性、可靠性、直观性和普及性的特征，到目前为止依然是企业更多依赖的通讯方式。随着电脑的大量应用，传真机“送纸拨号、纸进纸出”的
2、特点已使用户感到非常不方便，比如： 手动送纸拨号很麻烦，传真较多的单位，员工更要排队发送传真低效；为了发传真，电脑中的文件必须打印出来，传真发完，纸也没用了浪费； 公司不得不收到大量的垃圾传真广告，浪费纸张耗材无奈； 向许多客户发送传真，须一个一个地送纸拨号，占用大量工作时间费时； 传真保存不便，经常为了找一张以前的传真花费半天时间麻烦；等等传统的传真方式以传真机为收发载体，实现传真需要经历打印、拨号、发送、确认等一系列繁琐的程序，在更多企业里，发传真甚至还需要排队等待打印机、复印机或者是传真机，这就大大浪费了许多不必要的人力和打印、纸张以及通讯等方面的成本，办公效率也很低。同时，大企业各分支
3、机构，合作伙伴间传真沟通产生巨额的通讯费用，沟通成本高企。于是，如何能够利用现在资源简化传真流程,使传真如同Email一样操作简单，有效降低传真沟通成本，在提高效率的同时还能更易于传真资源的共享和管理开始成为业内人们关注的问题。二、CoFax电子传真趋势分析（1）办公设备无纸化：物价上涨，纸张和耗材的费用不断地攀升，并要源源不断的消耗，无纸化办公是企业自动化办公的必然趋势。（2）办公设备网络化：办公三大件（打印机、复印机、传真机）中的打印机、复印机都网络共享，大大提高了办公效率，唯有传真机成了网络的孤儿。传真机网络化，可大大节省人工，提高办公效率。（3）企业传真营销日益受重视传真群发作为日益流
4、行的推广宣传方式，传真营销具有精准销定用户、最低直销成本、省时高效可靠等优点，为许多客户所青睐。如可口可乐、海尔、等企业每年用于传真营销每年都是几千万。但是，传统的传真发送模式耗时耗力，无法高效实现大量传真发送。现在COFAX传真服务器改变了这一切，令您轻松实现通过传真群发快速大量、高精准度、极低成本的宣传产品、开发目标用户群体。您不再需要在传真机前一个号码接一个号码的拨号、等待、发送，只需花一分钟提交传真任务，剩下的事情就交给COFAX传真服务器了。传统的传真机与时下倡导的绿色环保也不相适应，据统计，我国传真机拥有量在1600万台以上，如此大量的传真机正日夜吞噬着雪白的纸张，吐弃着脏黑的耗材
5、，严重地破坏和污染着我们的环境。在欧洲，部分国家已全面禁止热敏传真机的销售。三、普通传真机存在问题随着现代办公的发展，以及计算机成本的持续降低，电脑在办公和商务中的应用已十分广泛，人们的沟通方式也因此发生着改变。社会和工作中的各种资料和信息已逐步实现电子化：文件电子化、图片电子化、资料电子化、信息电子化，利用计算机进行电子化的处理，使信息和数据的编辑、存储、查找、传送变得更快捷和经济。但普通的传真机却仍然沿用着“纸进纸出”的传统模式，信息交换的方式仍然通过纸张这一原始的、非电子化的介质，从而造成大量无谓的纸张浪费、信息失真、效率低下、管理不便、通信费用高企。这一现象已严重影响到整个办公的效率，
6、与现代电脑办公发展趋势格格不入。 浪费纸张和耗材使用普通传真机发送的传真中，有90%以上是要先从电脑中将要发送的文件打印出来，然后再用传真机发送；传真一旦发完，这些纸也就没用了，浪费纸张。 所有接收的传真只能以纸张的形式接收，无法实现电子化。除了纸张的消耗外，每年还要付出为数不菲的其它传真机耗材和维修费用。正所谓，在传真机销售行业，有“卖传真机无利，卖耗材赚钱”的流传也就不足为奇。 还经常容易受到垃圾传真的骚扰而遭受不必要的损失。 发送传真繁琐，低效率使用普通传真机发送传真时，要先要将文件打印出来，然后拿到传真机前，拨通号码，再一张一张的送纸，每发一次传真都要十几分钟，遇上对方占线，还要跑好几
7、趟。有时要将一份资料发给多个客户，更要占用大量的时间，真是又繁琐、又枯燥，还很容易出错。 传真无法管理和查找普通传真机发送和接收的传真都是纸张形式的文件，保存和管理十分不便，如果需要查找一份以前的传真，更是无从下手。 传输信息的形式单一普通的传真机虽然只需要一根电话线既可以和对方通讯，而且即发即到，但只能互相传送低分辨率的黑白图像，会带来严重的颜色丢失、图像失真。但有许多场合，我们需要给对方传送原始的文件，比如彩色照片、图纸、程序、报表等，这是普通传真机就无法胜任了。 电脑办公的大量应用使办公室的文件由纸张型转变为电子型，如今我们的文件保存方式已很少直接用纸张型（图像方式）保存了，代之以大量的
8、电子格式，如Word、Excel、彩色图片、图纸等，有的文件甚至干脆无法用纸面表达，如可执行程序、声音文件、动画片等，传统的传真机已无能为力，在这点上可以说传统的传真机已过时了。 无法进行网络共享普通传真机无法和公司的网络相连接，所以即使你的公司网络设备再发达，要发送传真的时候也都要跑过去，有时赶上占线，还要跑好几趟。接收到传真也只能跑过去取。四、CoFax传真服务器和普通传真机费用比较实例贵公司每天发送传真6份，接收传真6份，每份传真平均3页纸；打印文件使用市场上价位较低、销量最大的喷墨打印机；一年使用传真机天数按300天计算。(1) 耗材费比较项目热敏传真机喷墨传真机激光传真机coFax传
9、真服务器传真纸0.126元/页0 0 0 A4打印纸0 0.044元/页0.044元/页0 墨盒0 0.42元/页0 0 碳粉0 0 0.05元/页0 接收成本0.126元/页0.464元/页0.094元/页0 发送打印成本0.464元/页0.464元/页0.464元/页0 一年费用合计3186元5011元3013元0 热敏传真机接收单页费用：每卷足30米的传真纸，可以接收95张A4大小的文件，每卷传真纸=12元，平均每张热敏传真纸需0.126元；墨传真机接收单页费用：每包A4复印纸500张=22元，平均每张纸0.044元喷墨打印机：1个打印墨盒=105元，可打印250 张文件，平均每张0.4
10、2元激光传真机接收单页费用：每包A4复印纸500张=22元，平均每张纸0.044元；一般一盒碳粉 200 元，可以复印4000 张纸，平均每复印一张A4纸、需0.05元的碳粉钱；激光传真机接收一页传真，约需：0.094元/页传统传真机都均需将文件打印出来后传真，以喷墨打印为例：每包A4复印纸500张=22元，平均每张纸0.044元 1个打印墨盒=105元，可打印250 张文件，平均每张0.42元发一页传真需花费：复印纸0.044/张+墨水钱（0.42/张）=0.464元/页(2)发送人工的比较项目 传统传真机 COFAX 发送一份3页传真花费的时间 （包括打印、填写封面、人工拨号、手动送纸、发
11、送和传真保存归档） 3分钟 4秒 接收传真保存归档时间 2分钟 2秒 平均人工成本（月薪+其它分摊成本） 12元/小时 12元/小时 一年300天人工成本合计 1440元 36元 (3)通信费用比较 coFax传真服务器拥有的高速传真功能，速度高达1.44kbps，是市场上常见传真机(0.96kbps)速度的1.5倍，因此coFax传真服务器与普通传真机之间通信可节省三分之一的费用。加入酷发网的用户，传真通信费用可彻底减少为O。五、CoFax解决方案：一、CoFax传真服务的器基本功能 发送传真 接收传真 直接传真发送电子文档 从Windows应用程序发送传真 传真群发 定时发送 传真失败自动
12、重发 取消待发传真 接收传真自动分发 接收到的传真自动打印 传真编辑 签章 管理传真 传真归档、备份 、检索及资源共享 用户角色权限管理 传真服务状态监控 传真日志查询 其他功能 上传地址簿管理联系人信息 传真文档自动转换 传真信使通知 自定义语音流程 拦截垃圾传真 本地传真 内置传真浏览器查看、编辑传真 传真机提取 Fax to Email二、CoFax传真服务器功能应用介绍：l 传真发送客户端安装会自动添加虚拟打印机，只需在文档打印时选择“cofax传真发送”虚拟打印机，WINDOWS环境下的所有可打印的文档、数据都可以通过传真服务器发送。传真群发一份传真可同时发给多个号码，避免大量的重复
13、工作。定时发送传真客户端可指定时间发送传真。发送大量传真时，用户可选择传真线路较空闲的时间发；发送国际传真时，可选择费用优惠时段发送，并可解决时差问题。传真失败自动重发因对方占线或无人接听导致传真失败，系统自动重发，并可设定重发次数及重发规则。传真内部转发内部转发克实现传者内容的审核、签章等流程化功能。传真外部转发接收的传真还可以转发给公司传真系统外的传真机。Fax to Mail用户设定后，cofax服务器内嵌的邮件系统可将收到或分发收到的传真转发到用户邮件里。传真发送优先级别重要的传真将优先级别设为高时，在服务端的发送队列中将插队优先发送，不必排队。 OCR方式自动目的号码发送根据OCR方
14、式自动识别发送的电话号码，实现傻瓜化的传真自动发送功能。传真接收 接收传真即时提醒有新的传真到达时，电脑桌面的右下角会弹出提示框，并伴有声音提醒。浏览、编辑传真传真内容以图形的格式显示，利用客户端的浏览器查看，提供编辑工具进行修改编辑，如加入文本、加批注等。直接打印传真接收的传真可以自动打印，也可手动指定某份传真打印。邮件接收传真用户在客户端设置邮件地址，发给该用户的传真将自动发到指定的邮箱，即使身在异地，也能通过邮件收取自己的传真。群收传真可将发给指定传真分机号的传真自动转给多个员工或某个部门的所有员工。 传真内部分发手工或根据一定规则自动按照原件内容分发到个别用户帐号中。多种不同的路由方式
15、自动分发功能分机号码方式每个客户端都会分配一个传真分机号，服务器会识别接收传真时输入的数字代码，将传真自动分发到对应的员工电脑。根据来电号码方式系统设定好客户的传真号码，当接收传真时，根据对方的传真号码自动将传真转给指定的员工电脑。根据对方传真机上的传真标示信息普通传真机一般都设置有公司简称或传真号码等标示，系统可以根据这个信息分发给不同的用户。端口路由方式多端口服务器设备可设定不同的端口默认的接收用户和部门。传真反馈发送出去的传真，无论成功与否，用户客户端都会收到服务端发回的反馈信息。若发送失败，会反馈错误报告，例如无人接听或占线等信息。反馈信息到达，即时声音提醒。服务器工作状态显示用户可以
16、实时查询服务器工作状态，如空闲、拨号、发送传真、接收传真等。传真检索可按日期、传真号、收件人、传真描述等信息对传真进行傻瓜式检索，每键入一个按键便即时刷新检索结果，高效易用。传真分类管理在客户端，用户可自定义文件夹，对已接收的传真文件进行分类管理。传真备份在服务端按日期对单位所有进出的传真提供全面的备份功能，包括历史接收的传真、发送的传真，统计短途、国内长途、国际长途的传真份数及总页数，并形成统计报告文件。自定义页眉页脚系统提供多种传真页眉页脚模板供选择，也可以自定义页眉页脚的发送格式。扫描传真当有原始票据、手写稿件等需要传真时，本系统可实现一键扫描，直接将扫描仪里的稿件转换成传真格式发送，简
17、单方便。自定义语音功能coFax充分利用传真板或Modem的语音功能播放欢迎语和提示语。发送传真时，如对方是人工接收，系统会自动播放语音提示，请求对方接收传真，如“你好，这是*公司传真系统，请准备接收传真”。接收传真时，自动播放欢迎语和提示语，请求输入传真分机号，以便确认传真接收人，如“您好，欢迎进入*公司自动传真系统，请输入传真分机号，拨0直接接收传真”。用户可自行录制各段欢迎语和提示语，调入系统，树立企业形象。coFax多端口产品还可以实现不同端口，播放不同的定制语音功能。地址薄管理可自行添加常用联系人地址簿信息，发送传真时，直接从地址簿中选择联系人，并可以对联系人进行分组管理。cofax
18、地址簿同时支持分类和群组模式，符合OUTLOOK专业办公的规范，提高查询的高效性，支持TXT、EXCEL等地址簿文件文件的导入导出用户管理在服务端可对全单位的用户进行管理，添加部门、用户信息，分配客户端登录口令及密码，分配传真分机号，设置权限。cofax用户权限管理首创符合标准的权限管理规范，具有分级权限灵活配置的特点。符合绝大部分企业单位用户权限管理需求。预留了LDAP等的动态用户认证信息接口，可动态更新用户信息。传真签章在服务端建立公司的签章库，从扫描仪或图像导入签章文件，并对各个签章进行权限分配管理。用户在客户端只能看到自己权限范围的签章，根据密码，在传真文件上加盖签章。传真状态监控在服
19、务端可查看各个传真通道的状态，如空闲、正在发送、正在接收。可监控当前的传真任务，如正在发送的传真、正在排队等待的传真、正在重试的传真等，且显示发送这些传真任务的客户端用户。支持IP电话通道在服务端设置IP电话帐号，既可以是固定电话绑定的IP电话帐号，也可以是购买的IP电话卡。在客户端发送长途传真时，系统会自动识别，将长途电话通过IP通道发送出去。传真异地收发即使出差到外地，只要能上网，连接到公司的传真服务器，可以象在公司内部一样收发传真。客户端支持多服务器工作模式 使企业的传真服务器配置部署方式更为灵活。跨区域的多服务器工作模式如果公司内部不同区域的部门或合作伙伴、客户安装了coFax传真服务
20、器，通过因特网的连接，可实现长途传真的内部互联网发送，传真传真通讯费为零，如同内部发送。coFax在国内首次实现分布式的嵌入式服务器网络互联，极大地降低企业的费用。方便的二次开发接口，与业务系统无缝集成系统提供简单的二次开发接口，可与企业的其它业务系统（如ERP、CRM等）无缝集成，协同办公，提高工作效率。服务器支持多种数据备份和转移方式 支持FTP、CF卡、U盘等方式。三、CoFax传真服务器使用界面1、普通本地文件夹界面2、传真编辑器界面四、普通传真机和CoFax传真服务器的操作对比图：以前：发送传真接收传真打印人工分发现在：接收传真发送传真六、CoFax传真服务器产品：精致版cofax精
21、致版是适合个人、小型公司和部门内使用的传真服务器。他将传真技术和网络技术相集成，使用户方便地通过内部局域网进行传真收发和管理。同时访问用户数小于等于5个。精致版不能安装其他功能插件。产品规格电话线数1线同时访问用户数5户存储容量48M传真转E-mail支持接收传真自动路由方式DTMF、CID、CSID、端口支持传真备份支持支持IP传真不支持密码接收传真支持支持打印机服务器可选可定制语音提示支持客户端支持系统windows98/ME/2000/XP客户端支持语言简体中文、英文支持传真协议ITU-T G3 T.4,T.30传真速率14.4K网络接口10M/100M 以太网电源12V DC最大功耗5
22、w标准版无纸化收发传真、 局域网共享、可从应用程序直接发送、定时发送、群发 传真邮件转发、多种方式自动分发、传真管理、用户管理、可定制语音提示。储存容量64M（相当于500页）。产品规格电话线数1线支持用户数200户存储容量64M传真转E-mail支持接收传真自动路由方式DTMF、CID、CSID、端口支持传真备份支持支持IP传真不支持密码接收传真支持支持打印机服务器可选可定制语音提示支持客户端支持系统windows98/ME/2000/XP客户端支持语言简体中文、英文支持传真协议ITU-T G3 T.4,T.30传真速率14.4K网络接口10M/100M 以太网电源12V DC最大功耗5w企
23、业版在标准版的基础上根据大容量传真用户的需求由单端口增加到二端口，三端口，四端口。系统根据端口状态调度空闲端口发送，保证系统性能最优化，还可以根据需要设置某一路可发送和接收或者是只发送或接收，设置TSID等等。对于收到的传真可根据端口自动路由到指定用户。产品规格电话线数2、3、4线支持用户数200户存储容量128M传真转E-mail支持接收传真自动路由方式DTMF、CID、CSID、端口支持传真备份支持支持IP传真可选密码接收传真支持支持打印机服务器可选可定制语音提示支持客户端支持系统windows98/ME/2000/XP客户端支持语言简体中文、英文支持传真协议ITU-T G3 T.4,T.
24、30传真速率14.4K网络接口10M/100M 以太网电源12V DC最大功耗5w阿童木八线版采用ATOM主板，32G的电子硬盘，系统根据端口状态调度空闲端口发送，保证系统性能最优化，还可以根据需要设置某一路可发送和接收或者是只发送或接收，设置TSID等等。对于收到的传真可根据端口自动路由到指定用户。产品规格电话线数8线支持用户数不限用户存储容量32G传真转E-mail支持接收传真自动路由方式DTMF、CID、CSID、端口支持传真备份支持支持IP传真可选密码接收传真支持支持打印机服务器可选可定制语音提示支持客户端支持系统windows98/ME/2000/XP客户端支持语言简体中文、英文支持
25、传真协议ITU-T G3 T.4,T.30传真速率14.4K网络接口10M/100M 以太网电源220VAC最大功耗25w“多路王”x86型产品功能详细说明1. 高效传真收发企业版支持432线模拟传真线路，适合于有海量传真的企业，采用负载均衡技术可智能的调度空闲的传真线路进行发送，保证在最短的时间发送传真，尽量保证接收传真不占线，最大限度利用传真资源。还可以根据需求自定义线路的收发权限，可自定义只发，只收或者是收发都可以。2. 智能的用户权限管理可将用户分成不同的权限级别，每一权限级别的用户权限可以自定义。例如发送，接收，分发，签章，系统管理等等。3. 用户及部门管理 用户可自定义部门，并设定
26、相应权限;每个用户被划入相应的部门,可绑定分机号码及邮箱等其他信息。4. 便捷的传真管理 在客户端可以跟outlook一样新建文件夹，实现传真文档的分类管理。搜索工具提供多条件的搜索让你不再为找不到传真而烦恼。传真日志详细的记录下每次收发情况，可作为日后分析的依据。5. 良好的可扩展性传真系统提供的传真解决方案满足您企业不断变化的需求，伴随您企业的成长。通过增加线路资源、扩充传真接口，为用户建立更强大的传真系统。系统采用了多层架构设计模式，在现有系统上可方便的进行升级。 6. 方便的二次开发接口系统提供方便的二次开发接口，可与其他的业务系统（ERP, CRM等）无缝集成。优点：服务器装到贵公司
27、，安全性高、保密性强、传输速度快、不须要绑定一台电脑来作共享，全公司电脑关了，仍然可以实现传真的收发。传真产生的通话费用统一由电信收取！没有明显的用户限制!适应公司以后规模的不断扩大！七、CoFax经典成功案例案例一百度公司(美国纳斯达克上市企业)慧聪公司(香港上市企业)是两家在中国IT行业非常知名的上市企业，这两家公司都以电话营销开拓业务的销售方式为主。由于公司比较大，业务人员比较多，每天大量的信息要通过传真机发送出去；而且办公楼层比较分散，以前每个部门都根据业务需要配备了数量不等的传真机，大量的电子文档需要打印出来再通过传真机发送，造成传真成本一直居高不下；群发传真时更是浪费人力，需守在传
28、真机前一份份地发送，每天业务部门的传真机都不停的满负荷工作，业务员为了发几份传真得长时间占位等待而影响了工作的效率。自从我公司根据其业务的需要装上了不同型号的coFax传真服务器后，业务员的工作变得轻松了，办公的费用也大幅下降了，所有的传真任务都交给coFax系统去完成。现在该公司的人都说:“如果用过了cofax传真服务器，想不用是不可能的，它真的是办公的好帮手啊!”案例二兴凯国际有限公司从事货运拼箱业务，传真量大得惊人，日均近万份，每天几十台传真机在不停地运转。之前，兴凯已经应用了一套其它公司的传真服务器，随着业务的发展，原有的传真系统已不能承载越来越大的传真量。在另觅方案中，coFax凭着
29、大容量的传真解决方案赢得青睐。在coFax传真服务器上，连接着几十条传真线，coFax与反成的物流系统无缝集成，物流系统直接提交传真数据给传真服务器，每天成千上万的传真在服务器上稳定而高速地收发，coFax经受了超大量传真的严格考验。部分经典客户：八 、关于能兴广东能兴科技发展有限公司座落在经济发达的珠江三角洲的腹地广东省佛山市南海区，是集科研开发、生产经营、系统集成、技术服务为一体的高科技公司，注册资金人民币1000万元，是广东能兴（控股）集团全资子公司。十三年的发展，公司业已成为了同行业的佼佼者，取得了令人瞩目的成绩。本公司是广东省高新技术企业，获得如下资质证书：建筑智能化系统集成（其中消
30、防子系统除外）专项工程设计甲级资质，建筑智能化工程专业承包叁级资，计算机信息系统集成叁级资质，并通过了ISO9001：2000质量管理体系认证，是佛山市连续六年守合同重信用企业。并获得2005年科技型中小企业技术创新基金的支持。科技研发方面，本公司先后自主开发了Cofax网络传真服务器，它是能兴科技公司拥有完全自主知识产权的拳头产品，于2006年3月面世，它是世界上第一台无需绑定主机、网络共亨的数码传真机，而后又相继研发了多线的传真服务器，本公司是全世界唯一一家可以做到2线路48线路的传真服务器的生产厂家。产品的多元化让客户有更多的选择，2线路-48线路的传真服务器，是公司技术实力的体现。2008年1月COFAX传真服务器实现点对点互发传真免费功能，以此功能为起点，为企业组建企业传真集团网，公司逐步由产品制造商向服务营运提供商转变。没有永远的成绩，只有不懈的努力。今后，广东能兴科技发展有限公司仍将在科技领域将孜孜以求，技术打造核心产品，提供一流的技术和服务，领跑同类企业，以科技服务大众生活。我们的目标：不单只是优质的产品提供商，更是优质的服务营运提供商。
