Interlib图书馆集群自动化业务管理系统.docx

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1、Interlib图书馆集群自动化业务管理系统简明培训教程广州图创计算机软件开发有限公司2007年11月28日教程目录第一部分 采访子系统5第1章 采编51.1 预订处理流程51.2 验收处理流程61.3 先决条件81.3.1 预订验收处理81.3.2 直接验收处理91.4 小节提示12第二部分 流通子系统13第2章 流通132.1 流通处理132.1.1 借书132.1.2 还书152.1.3 续借162.1.4 丢书172.1.5 损坏处理182.1.6 闭馆还书192.1.7 图书催还通告202.1.8 脱机流通接收21第3章 读者管理213.1 读者管理213.2 读者查询24第三部分

2、期刊子系统26第4章 期刊264.1 期刊预订流程264.2 期刊记到流程274.3 期刊装订流程29第5章 期刊记到305.1 期刊记到处理305.1.1 记到年325.1.2 详细记到345.1.3 记到操作345.1.4 记到装订355.2 光笔记到375.3 装订验收处理37第四部分 CN-MARC简明著录规则40第六章 CN-MARC著录规则406.1 题名项406.2 责任者项406.3 版本项416.4 出版发行项416.5 载体形态项416.6 丛书项426.7 附注项426.8 标准书号及有关记载项426.9 机读目录中的基本概念426.10 CN-MARC著录格式简要说明表

3、446.11 编目操作方法示例46前 言该简明培训教程简单的介绍了interlib图书馆业务系统的使用。详细的使用可以参考我公司提供的用户手册等其它文档。我们分为两个部分来讲，第一部分为验收及验收以前的工作流程。第二部分为流通。其它诸如典藏、系统、期刊请查阅详细的用户手册进一步了解。第一部分：在此我们主要介绍两种方式，都是基于馆设置为验收后直接流通，这是目前大部分中小馆采用的普遍方式。n 方式一，预定验收：预定验收即验收前要做预定工作，按照书商征订目录、预定、验收这个工作流程来进行图书采访。n 方式二，直接验收：这种方式其实是针对图书馆现采这种采访方式的。第二部分：流通方面我们就着重讲一下实际

4、工作中的基本操作。 第一部分 采访子系统第1章 采编1.1 预订处理流程以上预订工作流中，虚线框内是反映在实际工作中只是一个数据接收行为，进行采访之前，需要先设置书商信息和预算信息，为便于理解，根据系统内部处理过程，分解为图示的三个部分。建立预订订单的工作流，如上图所示，用语言描述为：l 针对书商提供的电子征订目录，建立对应的书商批次信息，直接将电子征订目录接收到该书商批次下（系统自动批查重），然后生成一个工作订单对该批电子数据实施预订处理形成订单。1. 建立书商书目批次（需要先设置书商信息参数）。2. 接收书商提供的电子征订目录数据。3. 生成工作订单。4. 浏览该批征订目录，通过预订处理建

5、立订单。l 针对纸张征订目录，先生成工作订单，直接预订处理形成订单。1. 生成工作订单，查找需要预订的书目，当前总库无书目信息需要先建立一个书目记录。2. 对该书目预订建立订单。在预订工作流图中，要先建立书商书目批次，再接收数据，为什么？是因为对不同书商提供的电子数据，内容大不相同，在实际的预订处理中需要区分对象建立订单，不能在发给书商A的订单中填写了书商A没有而书商B有的文献。系统要求在接收电子征订数据时将不同书商的加以区分，避免了产生这样的错误，即使是在同时对多个书商实施预订处理时也不会混淆预订数据。在进行文献预订处理时，需要注意书商书目批次和订单的状态，状态反映了书商书目批次和订单的动态

6、变化，直接影响系统的下一步工作流程。1.2 验收处理流程系统对验收的处理有两种方式，细节和特点请看本部分“文献验收处理”章节：预订验收：对已经预订的图书进行验收处理。直接验收：对零购、散购等没有预订信息的文献进行验收处理。文献到馆后组织验收，验收完成进行编目，验收与文献编目工作紧密结合，实际中，一些图书馆已经将验收、编目工作整合，对一些缺少编目人员的小馆，验收时同时对文献简单编目，完成后直接上架，处理方式无疑是很便捷的；而对一些流程化作业的大馆，分批次进行验收、编目工作，保证流程作业的有序和一致。系统的验收的流程根据各分馆参数设定动态调整，换而言之，各分馆可以按照合适的方式制定本馆的验收处理流

7、程。系统的验收工作流如下：上图反映了文献验收流通的流程，流程中出现两个分支：1. 是否预订：根据验收的文献有否在当前有效订单中出现，“是”表明该文献具有预订信息，允许验收；“否”表明验收的文献处于无效订单中或根本没有预订信息，不允许作预订验收处理。2. 是否验收直接流通：根据各分馆设置的工作模式（见分馆参数设置），系统动态调整验收后的流程，“是”表明文献验收后可以直接上架参与流通，属于验收、编目工作整合的方式；“否”表明文献验收后要经编目，编目后要交送或入藏登记才能上架参与流通。对以上工作流程，用语言详细描述为：1. 建立验收批次，准备对到馆文献实施验收处理。2. 验收，区分预订验收和直接验收

8、的不同，分别从不同的功能模块进入。对预订验收来说，要求订单设置为验收状态，系统识别待验收的文献是否有有效的预订信息，“是”流程继续向下走，“否”回到起点，工作人员自行决定处理方式退还该书或直接验收。3. 填写正确的待验收文献复本数量和价格，分配馆藏。系统可以采用先贴条码的方式，也可以自动分配条码，可避免人为原因造成条码与实际不一致。4. 编目处理，如果采用“验收直接流通”的工作模式，验收同时对文献编目，验收完成编目也即完成，文献可直接上架流通，流程结束；如果不采用“验收直接流通”的工作模式，验收后将步骤1建立的验收批次设置为编目状态，编目人员对该批文献编目处理。5. 一批文献编目完成后，如果核

9、实馆藏信息正确（包括条码、文献类型、馆藏地点），可以直接批交送到流通；如果具有典藏部门或典藏人员，进行馆藏登记处理，将文献分配到正确的馆藏地点，文献再上架参与流通。1.3 先决条件各分馆在采访工作进行前，需要首先确认以下参数正确设置：1. “采访 系统参数设置 货币管理”中货币参数已经设置，币种之间的汇率正确无误。2. 在“采访 采访参数设置 书商信息管理”中设置正确的书商信息。尤其是要对其征订目录信息进行预订处理的书商，订单才有发送的对象。3. 在“采访 采访参数设置 资金预算管理”中设置正确的预算信息，这不是必要的，但当分馆需要进行预算管理时，是必需的。4. 在“采访 采访参数设置 设置采

10、编参数”中设置工作人员自己要使用的采编参数，包括MARC类型，控制号分区，Z39.50服务器地址。1.3.1 预订验收处理预订验收处理，系统默认文献是通过预订方式到馆的，验收时系统会查找所验收的文献是否具有有效预订信息存在，存在则允许验收，预订验收流程如下：1.3.2 直接验收处理这里要着重讲一下直接验收，这是我们最常采用到的方式。零购、散购的文献，通常是直接买来，没有预订信息，验收时需要有别于预订处理方式，进行直接验收处理，流程如下：1. 到馆文献实物验收，输入查询条件（光笔读入ISBN直接查找），单击“提交查询”。2. 查重，系统根据检索条件进行查重，并显示结果：l 查重到：选中待验收文献

11、，单击“增加验收”。l 查重不到：单击“新书预订”，录入一条新的书目记录。或选择Z39.50进行网上检索，下载网上书目数据到书目库。3. 直接验收：单击“增加验收”，输入需要验收文献的复本数。4. 重复以上动作直到需要验收的文献全部处理完成。5. 将该验收批次状态设置为编目，如果工作模式是验收直接流通，将该批次设置为完成或历史状态。以下我们举例来演示一下直接验收处理的流程。一、进入“采访 图书验收管理 直接验收处理”模块，在第1个检索框内输入ISBN号，单击“提交查询”。出现书目检索结果列表，如下图，当检索结果多于10条记录，系统分页显示，如果没有命中，显示空的书目列表。整个窗体由三部分组成：

12、1. 查询输入检索条件。2. 书目列表显示检索结果，同时显示总书目库和外部库数据。3. 验收、馆藏信息列表显示当前文献的验收信息和馆藏信息，可以增加、编辑、删除，对选中书目的验收处理。二、选中在“BIBLIOS书目库”列表内出现的检索命中结果，在验收信息列表中单击“增加验收”。出现验收处理窗口，如下图：三、输入验收的复本数，如果是多卷册的文献要区分是“单册著录方式”还是“整套著录方式”，据此输入正确的卷册信息。四、单击“馆藏分配”按钮，分配条码，完成该文献的预订验收处理。这时当前文献的验收信息会显示在验收信息列表中。图书到馆直接验收是一种普遍的验收方式，对一些缺乏编目人员的图书馆来说，建议在验

13、收同时进行图书编目（验收、编目同时完成），并将图书的加工全部完成（包括贴条码、磁条、书标），这样会加快图书的加工流程。图书验收处理时，本地无法查重到的新书可以通过Z39.50网上套录，并可以和本地书目合并。1.4 小节提示 提示：1、文献到馆后何时贴条码，有何区别？文献到馆后贴条码的方式是根据工作人员的习惯和系统的要求进行的，但每种方式都会有些差别：1、文献到馆后拆包，同种文献复本放置一起，系统验收前先顺序贴上条码，验收时将条码读入系统完成验收。此种方式比较便捷，但对于书商送错的文献在验收前也贴上了条码，如果发现该书没有订购或不需要则难以退回。2、文献到馆后拆包，同种文献复本放置一起，验收时贴

14、条码，同时读入系统。这需要每个工作人员都贴条码，好处是书商送错的文献或不需要的文献能够及时发现，可以退回。3、一些系统采用先分配条码，验收时手写记于文献上，验收完成后根据文献上写下的条码号，找到对应的条码统一贴上，这实际上影响工作的进展，缺点有：容易造成错误，错贴时有发生；因为是验收完成后根据文献上写下的条码号贴条码，多了一个环节，拿到书后要找对应的条码。但是我们系统也兼容这个功能，可以通过设置来自动生成条码。 提示：2、如何利用外部数据和网上数据？这里简单提及一下，详细说明请参考“编目”。如果有外部可以利用数据，在“采访 书目数据管理 外部数据接收”模块进行接收，接收的数据进入外部书目库，作

15、图书查重处理时会同时显示总库书目数据和外部书目数据，找到可以利用的外部书目数据，系统提供合并功能与总库书目合并，或作为新记录追加入总库。编目时套录网上数据，对编目工作省力不少，对总库的简单书目，如果要在网上套录详细书目，单击“网上数据”，系统便可到对应的Z39.50服务器进行检索，找到需要的书目后，单击下载，然后同总库简单书目合并。第二部分 流通子系统第2章 流通流通子系统的正常使用，依赖于图书馆已经建立了完整的馆藏目录和读者数据库，除此之外，针对各馆的流通制度还需要在系统中定义相关参数。本章不说明流通参数定义和设置的操作细节，而是从如何采用合适的流通制度入手，说明日常的流通业务工作。需要对参

16、数进一步了解，请参看我公司用户手册的流通业务参数一章。2.1 流通处理流通子系统日常的事务处理集中在图书的外借、还回、续借和读者办证等操作上，进行流通处理时系统将读者信息和文献信息显示在当前操作屏上，提供参考。在区域图书馆集群管理下进行流通处理，与单馆流通处理方式相同。流通管理包含的功能有：借书、还书、续借、丢失、污损、闭馆还书、催还通知。在各功能之间可以用快捷键进行切换，也可以单击每一个功能进行相关处理。l 借书：文献借出。快捷键Alt+J。l 还书：读者还回文献。快捷键Alt+H。l 续借：读者续借文献，有按证续借和按书续借两种方式。快捷键Alt+X。l 丢失：文献丢失处理，并对读者做丢失

17、处罚。快捷键Alt+D。l 污损：文献还回时污损处理，并对读者做污损处罚。快捷键Alt+S。l 闭馆还书：闭馆情况下处理文献还回。快捷键Alt+B。l 催还通知：对超期未还读者进行催还。2.1.1 借书进入“流通 流通管理 借书”，当前功能提示是借书处理，读者证输入框和图书条码输入框为空，光标停留在读者证输入框，等待工作人员用光笔读入读者条码。工作人员用光笔读入读者条码，如果读者是本馆读者，读者详细信息显示在左方，光标跳转到图书条码输入框，等待读入图书条码。如果读者是外馆读者，系统根据制定的流通制度判断读者是否能够跨馆借还文献，“是” 则处理同上，“否”则提示读者没有开通馆际服务。用光笔读入图

18、书条码，读者借出该册图书，右方显示读者借阅的图书信息，下方显示读者的借阅列表。处理后光标仍然停留在图书条码输入框，读者可以继续借阅其它图书。如果读者借阅的图书不满足流通制度的定义，系统提示相应的信息。处理下一个读者的借书，使用快捷键Alt + J或回车，光标回到读者证输入框，等待处理下一个读者。借书处理如下图：整个窗体分为三部分：1. 读者、图书信息显示处理的读者和图书信息。2. 处理结果信息显示当前操作的处理结果信息提示。3. 读者借阅列表显示被处理读者的所有借书信息。借阅类型系统允许有三种方式，在借阅规则参数中定义：l 普通外借：最常见的借还处理。l 租书：根据参数设定，读者所借文献按照租

19、借方式，计算租金。l 定期借还：是一种特殊借还方式，所借文献指定了还书期限范围，操过期限按照普通外借过期处理。正常操作下，可能存在以下情况导致读者借阅图书不能成功：1. 读者条码或图书条码不对。2. 流通制度中没有满足读者借阅文献的规则。3. 读者借阅图书已达最大可借数。4. 读者证过期、挂失、暂停或丢失。5. 读者有过期图书未还（如果设置了超期仍可借，则读者还能借阅图书）。 6. 图书已经被其它读者预约。7. 读者是外馆读者，没有开通馆际服务。2.1.2 还书进入“流通 流通管理 还书”，当前功能提示是还书处理，读者证输入框和图书条码输入框为空，光标停留在图书条码输入框，等待工作人员用光笔读

20、入图书条码。工作人员用光笔读入图书条码，还回图书，图书详细信息显示在右方，读者信息显示在左方，下方显示读者的借阅列表。如果是外馆图书，系统根据制定的流通制度判断读者是否能够跨馆借还文献，“是” 则处理同上，“否”则提示读者没有开通馆际服务。处理下一册图书还回，继续读入图书条码号。还书处理如下图：正常操作下，可能存在以下情况导致读者还回图书不能成功：1. 所读入的图书条码错误。2. 图书还错了地点。3. 图书没有借出，在馆或已经还回。4. 图书还到了没有开通通借通还服务的分馆。2.1.3 续借进入“流通 流通管理 续借”，当前功能提示是续借处理，读者证输入框和图书条码输入框为空，光标停留在图书条

21、码输入框，等待工作人员用光笔读入图书条码进行文献续借。续借有两种方式：l 按书续借：需要读者带书到馆续借，直接在续借处理中用光笔读入图书条码，l 按证续借：读者只要带证到馆就可续借，单击“借书”，光笔读入读者证号，在读者的借阅列表中对需要续借的文献单击每条信息尾部的“续借”按钮。对于读者有超期图书未还，默认情况下，系统不允许读者续借。但在读者流通类型参数中设置了“超期仍可借”，系统允许有超期图书未还的读者续借。读者续借文献有次数限制，在借阅规则中定义最大续借次数。续借处理如下图：按证续借方式正常操作下，可能存在以下情况导致续借图书不能成功：1. 读者有超期文献未还。2. 读者欠罚金超过最大欠款

22、可借金额限制。2.1.4 丢书工作人员对读者丢失的图书做丢书处理后，图书馆藏状态变为“丢失”，系统对读者罚款处理，要求输入罚款倍率对读者进行处罚。如果读者重新找回图书，在典藏处理中登记图书，恢复“在馆”状态。进入“流通 流通管理 丢书”，当前功能提示是丢书处理，读者证输入框和图书条码输入框为空，光标停留在读者证输入框，等待工作人员用光笔读入读者证号。工作人员读入读者证号后，下方显示了读者所借图书列表，每册图书的尾部有一“丢失”按钮，在丢失的图书尾部单击“丢失”对文献进行丢失处理。 丢失处理如下图：2.1.5 损坏处理读者还回图书时，工作人员发现图书被读者污损，进行损坏处理。进入“流通 流通管理

23、 损坏”，当前功能提示是损坏处理，读者证输入框和图书条码输入框为空，光标停留在图书条码输入框，等待工作人员用光笔读入被读者污损的图书条码。工作人员用光笔读入图书条码，对图书做损坏处理，系统显示被损坏的图书信息，提示输入污损罚款金额。工作人员输入罚款金额后，单击“提交图书”，系统要求交付罚款，可以选择“现在交付”（交纳现金），“以后交付”（记账），“取消本次罚款”（取消收费）。损坏处理如下图：损坏罚款处理如下图：2.1.6 闭馆还书图书馆正常闭馆或由于其它原因临时闭馆，在闭馆期间，读者服务受到影响，为了减少对读者服务的影响，到馆还书的读者可以将图书投入还书柜，图书馆正常开放后再将读者还回图书进行

24、处理。这就是闭馆还书方式。进入“流通 流通管理 闭馆还书”，当前功能提示是闭馆还书，默认闭馆还书日期是当天，读者证输入框和图书条码输入框为空，光标停留在图书条码输入框，等待工作人员用光笔读入图书条码。进行闭馆还书处理，需要正确设置闭馆还书日期，读者还回图书时间以设置的闭馆还书日期计算，超过的时间不再计算。例如303-12-3日临时闭馆，这天读者还回图书，303-12-21日开馆后处理前一天读者还回的图书。进入系统的闭馆还书模块，将闭馆还书日期设置为303-12-3，再做还回处理。系统认为读者还回图书的时间是303-12-3而不是当前处理时间。闭馆还书处理如下图：2.1.7 图书催还通告图书催还

25、主要用来对一些超期未还书的读者进行查询并可以个别或全部发出邮件催还通知。能够发送催还邮件的前提是必须在系统里设置了邮箱参数，而对应的读者也有登记正确的邮箱地址。如上图，可以设置超期天数等多项查询条件来检索出相应的读者，可以输出为Excel、直接选择某个读者单独发送或全部发送。超期天数可以为负值，比如-7，代表还有七天到期的。并且这个功能可以灵活应用，诸如某些院校图书馆一批学生毕业了，要查出这批学生手上是否有在借的图书，那么我们可以把超期天数设置为一个大一些的负值，再条件查出这批要毕业的学生在借和超期的书。2.1.8 脱机流通接收脱机流通接受是针对系统在网络不通时或其它情况下用系统提供的一个脱机

26、借还程序产生的一些数据接收进系统。具体做法就是使用浏览按钮直接把我们提供的一个脱机借还程序在脱机流通过程中产生的一个文件导入系统就可以了。第3章 读者管理办理读者证是流通的基础工作，读者管理进行常规的读者证事务操作和进行读者财经处理。3.1 读者管理建立读者数据库，进行读者证事务操作和财经操作。读者数据的完整是进行读者分析的基础。上节讲述了影响读者证事务处理的参数，本节讲述办理读者证及有关的证事务操作和读者的财经处理。进入“流通 读者管理 读者管理”，如下图：整个窗体分为三部分：1. 证事务管理对读者证进行新办、暂停、挂失等证事务处理，并可对当前读者进行财经处理。2. 读者检索可以按读者证号、

27、姓名、身份证号进行读者检索。3. 读者信息编辑录入和修改读者信息，一些信息如证状态、办证时间等不允许修改的被系统禁止编辑。单击“录入新证”，输入读者信息，单击“保存”，系统提示收取押金及办证费用，单击“确定”，完成读者的新证办理。办理读者证时，读者证的启用日期默认是当日，终止日期当日该读者类型的有效期限。办证费用根据该读者类型和办证费用参数中设定的值收取。注意：办证费用参数中定义每种证事务处理的收费为读者类型中验证费、服务费、工本费的组合。系统规定读者证状态有五种：有效、验证、丢失、暂停、注销，不在有效状态或过期的读者证无法进行流通。相对应的证事务操作如下：l 恢复：将读者证恢复为“有效”状态

28、。l 验证：将读者证验证处理，并将读者证的终止日期按照当日读者类型有效期限延长，处理后读者证状态为“有效”。l 挂失：办理读者证的挂失处理，处理后读者证状态为“丢失”。l 暂停：由于读者违规或其它原因，将读者证暂停处理，处理后读者证状态为“暂停”。l 注销：将读者证注销，如果读者有书未还，系统要求还回图书后才能注销。处理后读者证状态为“注销”。l 退证：将读者证退证处理，如果读者有书未还，系统要求还回图书后才能退证。如果读者办证交有押金，系统提示退还读者押金，处理后读者证状态为“注销”。l 补办：补办读者证，只允许注销、丢失状态的读者证进行补办。补办处理时系统提示输入新的读者证号。补办读者证不

29、需要读者还回所借图书，补办后旧读者证所借图书及财经信息转移到新证上，补办过程记入读者备注。处理后旧证状态为“注销”，新证状态为“有效”。l 延期：将读者证延期处理，延期处理时系统提示输入读者证的终止时间。处理后读者证状态为“有效”。在读者管理模块中，读者财经是对当前读者进行财经处理和查询：收服务费按读者流通类型中设置的服务费收取单项服务费用。财经管理对读者已交付或未交付财经进行处理。在读者财经下拉列表中选择“财经管理”，单击读者财经，如下图：窗体上方显示读者信息，下方显示该读者的未交付或已交付财经清单。在未交付财经清单中选择需要处理读者的财经，可以交付或做取消处理。在已交付财经清单中选择需要处

30、理读者的财经，可以做退还处理。罚款处理由于其它原因，如财经处理时少收取的读者费用，这里补交，对读者进行收费处理。在读者财经下拉列表中选择“罚款处理”，单击读者财经，如下图：罚款处理中，罚款类型可以选择所有的财经类型，交付标识表示是收取现金还是记在读者账上。历史查询可以在此查询读者的财经历史情况。3.2 读者查询进行读者数据的查询，这是读者管理的辅助功能模块。可以从读者证号、读者姓名、身份证号、单位名称、读者类型几个途径查询读者信息，并可对读者信息编辑修改。进入“流通 读者管理 读者查询”，选择需要的检索途径，输入检索条件，可以用办证时间限定输出，查询结果以列表方式显示，选中需要编辑的读者，单击

31、“编辑”可以从读者查询模块进入读者管理模块对该读者编辑。如下图：在读者查询模块系统提供逐次查询方式，可以在上一次检索结果集内在次检索，缩小检索范围，提高检索的命中精度。在该模块中，系统提供对读者的批处理操作，单击“批处理”，可以对所检索出来的所有读者进行批处理操作。在进行读者批处理时，请注意提示信息，严格按照提示信息操作。“输出借阅历史“可以对查询出来的全部读者的历史输出为excel表。第三部分 期刊子系统本文档中，期刊是指各种形式的连续出版物，期刊是一种特殊的文献类型，业务工作与图书有很大区别，它包含预订、记到、装订等一系列工作。期刊特点是连续性，体现在期刊工作的各个环节，期刊预订具有一定规

32、律性，第一次预订后，以后的预订方式以续订为主，来源可能是多渠道。期刊记到是对到馆的期刊进行验收，按照期刊的出版规律进行记到管理。期刊装订对下架期刊进行装订处理形成合订本，与图书类似进行管理和流通。相比图书来说，期刊编目量不大，当期刊发生变化后，要在书目数据里反映出期刊的变化和沿袭。第4章 期刊4.1 期刊预订流程进行期刊预订之前，需要先设置期刊预订参数、书商信息和预算信息等，期刊预订的工作流，用语言描述为：l 针对书商提供的电子征订目录，建立对应的书商批次信息，直接将电子征订目录接收到该书商批次下，期刊预订处理时可以浏览电子目录进行。1. 建立书商书目批次（需要先设置书商信息参数）。2. 接收

33、书商提供的期刊电子征订目录数据。3. 浏览该批电子征订目录，预订处理。4. 通过预订年和发行商限定输出订单。l 针对纸张征订目录，直接预订处理。1. 查找需要预订的期刊，当前总库无书目信息需要先建立一个书目记录，再做预订。2. 通过预订年和发行商限定输出订单。4.2 期刊记到流程记到就是对预订期刊的到馆验收，期刊出版发行具有较强规律性，预订时系统就推算出期刊到馆情况，并生成对应的记到信息。预订的期刊到馆后，工作人员在事先生成的记到信息上进行记载，验收到馆期刊。期刊记到包含了两种方式：l 经过预订的期刊记到，预先生成记到信息，记到处理仅是记载期刊到馆情况。l 直接到馆的期刊记到，需要先增加记到年

34、信息，系统根据记到年生成记到信息后再记载期刊到馆情况。以下是期刊记到处理的工作流程：上图反映了期刊记到的流程，流程中出现两个分支：1. 期刊查重：到馆期刊先进行查重，“是”可以做下一步处理；“否”表明到馆期刊没有书目数据，需要先增加书目数据，再做记到。2. 是否有记到年：通过预订到馆的期刊，自动生成记到信息和记到年信息，“是”表明可以直接选择记到年，选择期刊相应期进行记到。“否”表明期刊是直接到馆，没有记到年信息，需要先增加记到年，通过记到年生成记到信息，再做记到。直接记到仅第一次处理需要生成记到年信息，以后的到馆期刊就能够在生成的记到年下记到。对以上工作流程，用语言详细描述为：1. 到馆期刊

35、，工作人员首先查重处理。2. 选中查重到的期刊，进入记到处理。3. 选择当前处理期刊的记到年（默认是当年），如果没有记到年，需要增加记到年信息。4. 选择到馆期刊的相应期，记到。4.3 期刊装订流程期刊装订，就是生成期刊合订本，合订本需要贴条码进入馆藏，可与图书一样流通。在自动化系统处理中，是根据记到信息进行过刊的装订，对没有装订信息的合订本，要进行合订本回溯处理，直接进入馆藏。上图反映了期刊记到的流程，流程中虚线框内是送装订过程，这是一个外部过程，是图书馆将需要装订的期刊送交装订厂进行装订，装订完成后回馆验收处理。流程中出现一分支：l 是否记到：如果下架过刊在系统中有记到信息存在，系统要求用

36、记到信息生成装订信息，做记到装订处理，这样合订本与单册之间在系统保持着逻辑关联。“否”表明没有记到信息的过刊处理方式，图书馆内，通常存在大量已经装订成册的过刊，这部分过刊回溯建库要做合订本回溯处理，生成馆藏。对以上工作流程，用语言描述为：1. 过刊下架，准备进行装订处理。2. 如果下架的期刊有记到信息，流程向下，做记到装订处理，完成后输出装订单。另外一种情形，馆藏内有很多合订本没有记到信息，不能做记到装订处理，需要单独回溯建库，做合订本回溯处理。3. 待装订期刊送装订厂，装订厂根据装订单信息进行装订，该操作是外部过程，装订好的文献回馆后继续流程下一步。4. 装订回馆的文献贴条码，装订验收，验收

37、完成直接进入馆藏。第5章 期刊记到记到就是期刊到馆后的验收处理，期刊记到方式比较复杂，需要揭示出到馆期刊每期的详细信息，便于更好的进行现刊管理。在多分馆的管理方式中，各馆如果自己负责期刊的订购和记到，处理方式比较简单。如果需要统一订购，统一记到，则必需在管理方式做调整，注意记到后期刊的分发环节。5.1 期刊记到处理期刊记到处理包含了两种方式下的记到管理：l 预订记到：对经过预订处理期刊的记到方式，预订时系统根据预订信息默认生成记到记录，记到时只需选择相应期处理。l 直接记到：没有经过预订直接到馆的期刊，如赠送、交换等途径到馆的期刊。因为没有经过预订，系统不能生成记到信息，需要在第一次处理增加记

38、到年信息，系统根据记到年生成记到记录，再做记到。记到处理中，当年第一期记到期刊需要做详细记到，用以生成默认的卷期信息。在操作上，预订记到和直接记到的区别在于直接记到第一次处理时，需要增加记到年信息，之后的记到操作相同。进行期刊记到时，注意记到状态的变化，记到状态反映了某期期刊的如下信息：l 未记到：没有经过记到处理的刊期。l 到馆：预订份数与记到份数一样。l 未到齐：到馆的期刊份数小于应到馆的期刊份数。l 装订：期刊已经下架做了装订处理。l 催缺：期刊未到齐，对该刊进行了催缺处理。l 推迟出版：期刊推迟出版。l 催不到：进行了催缺处理，但该刊催不到。l 停刊：该期刊已经停止出版。l 退款：对相

39、应期做了退款处理。期刊的记到处理，重要的是反映每一期到馆期刊的如实到馆信息，方便工作人员进行期刊的管理。一、进入“期刊 期刊记到管理 期刊记到处理”，输入检索条件检索出需要记到的期刊，如下图：窗体分为两部分：1. 检索浏览区选择需要的检索途径，在检索框中输入查询条件可以检索出所需记到期刊，检索结果操过10条分页显示。2. 书目列表区显示检索到的期刊书目数据。二、选中需要记到期刊，单击“记到” 进入记到处理，如下图。窗体分为四部分：1. 检索浏览区选择需要的检索途径，在检索框中输入查询条件可以检索出所需记到期刊。2. 书目信息显示了当前需要记到的期刊信息。3. 记到年信息到馆期刊的记到处理年。如

40、果已经使用系统多年，在这里会有多个记到年显示，选择一个记到年，可以对该记到年下的记到记录进行记到管理。4. 记到列表显示当前需要记到期刊当年发行的所有期数信息，在信息列表中反映了期刊到馆的实际情况。选中需要记到的期，可以直接记到。三、选中记到年（默认是本年）。四、对第一期到馆的刊做“详细记到”，以后每期到馆的刊没有少到、合刊、增刊等变化，直接在记到列表中选择相应期，单击“记到”处理。以下我们将记到处理分解为以下几个部分，分别详细说明。记到年：关于系统中记到年的概念和作用。详细记到：详细记到的使用。记到操作：期刊记到的详细操作和使用。5.1.1 记到年记到年就是到馆期刊的记到处理年，如果没有预订

41、的期刊直接到馆，先增加记到年才能做记到处理。从另外一层含义理解，记到年将需要记到的各期期刊按年区分管理，要记到的期刊总是要根据到馆期刊反映的发行年、卷、期信息进行记到，在有多个记到年的记到处理中，根据期刊反映的发行年，选择正确的记到年进行。上图清晰反映了记到年与记到记录的关系，记到记录反映了期刊每期信息，记到年则是该年记到记录的集合。增加记到年一、在记到年信息区中“单击”增加，如下图：二、根据到馆期刊的信息填写需要记到的复本数，确定到馆期刊的分配，检查价格、出版周期等信息正确，单击“保存”。新增加的记到年出现在记到年信息中，选中新增的记到年，可以对该记到年下的所有期进行记到处理。直接到馆的期刊

42、有了记到年信息的，仅做记到处理，没有记到年信息的，需要先增加记到年。5.1.2 详细记到在每个方框代表的每本刊上我们都可以点击右键，看到一个菜单，如下图。每种刊的当年第一次记到，必需详细记到，系统根据到馆期刊反映的总期和卷信息，顺序生成之后各期的缺省信息。第一次记到处理之前，记到列表显示如下图，卷、总期信息为空。一、在记到列表中选取第一期（第一条记到记录），单击“详细记到”。如下图：二、在详细记到窗中填入记到册数（期刊到馆册数），记到总期，卷信息，没有总期和卷信息的可以不填，单击“保存”。详细记到后系统会根据填入的卷和总期信息重新生成列表中的所有记到记录，同时系统自动填入记到人员。如果记到份数

43、等于应到份数，记到记录的状态变为“到馆”。除在一次使用详细记到外，到馆期刊发生变化，可以对相应期用详细记到处理变化情况。5.1.3 记到操作在记到列表中可以处理期刊的各种记到情况，重新观察记到列表，记到列表包含有当前期刊当年所有期信息，选择需要处理的期，对其做记到。记到操作l 增加：在记到列表尾部增加一期新的记到信息。l 记到：选择需要处理的期，对选择的期做记到，如果同时选择多期（按住ctrl键选），可以对多期同时记到。l 详细记到：对选择的期做记到，可以处理当前期的一些变化情况。l 删除记到：删除选中的期，被删除后从记到列表中消失。l 取消记到：某期记到后，用取消记到对选择的期操作，恢复记到

44、前的状态。l 插入：在选择的记到期前插入一期新的记到信息。l 合刊：合刊处理，选择需要合刊的期，对其做合刊处理。l 附件：选择需要处理的期，对选择的期增加附件记到信息。l 增刊记到：对选择的期增加增刊记到信息。如果没有选择任何期，则在记到列表尾部增加这一年的增刊记到信息。l 装订：对选择的期做装订处理，根据装订信息送交装订处理。期刊的管理集中在预订、记到、装订几个环节，记到处理甚至每个工作日都会进行，用户要仔细领会记到处理的各种操作，能够处理到馆期刊的各种变化情况。5.1.4 记到装订在图书馆的业务工作中，下架期刊需要装订成册，形成合订本，这个过程就是装订处理。自动化系统处理中，装订的处理有两

45、种：一是根据记到信息装订形成合订本；一是直接合订本回溯处理。本节说的装订处理，是针对有记到信息的期刊进行装订处理的方式。在装订流程中，由三个环节组成：1、 期刊下架，通过记到信息进行装订处理，如实反映期刊装订卷期和缺失情况。2、 所有刊记到装订完成，输出装订单，与待装订期刊一起送交装订厂，要求装订厂按照装订单形成合订本。3、 装订好的合订本回馆验收处理，检查系统中的装订信息是否与回馆的合订本信息一致，有否缺失、装错等情况。验收时贴条码送交馆藏，合订本与图书一样流通。下面我们看一下计算机里如何处理装订。一、检索需要装订的期刊，进入记到处理中，从记到列表中选择需要装订处理的期。（按住ctrl键选中

46、多本），右键选中菜单中的装订。如上图，选择1-6期进行装订，即1-6期形成一个合订本，选择几期则装订几期。如果需要全年形成一个合订本，选择所有期进行装订。二、单击“装订”进入记到装订处理，设置好装订批号（根据装订批号输入装订单），装订费用（单个合订本的加工费），份数。系统默认对记到的所有复本装订，如果需要装订较少的复本，输入需要的份数。上图显示了记到装订信息，装订列表中是根据用户选择需要装订的期生成的装订信息，记到列表中是形成装订信息的记到记录。系统允许在记到装订处理中分配条码，也可以在合订本回馆验收时分配条码，从流程上讲，验收时分配条码更为合理。三、单击“保存”，完成装订处理，继续装订其它期刊。5.2 光笔记到一种便捷的记到方式，直接用光笔（条码阅读器）读入期刊的ISSN条码，完成记到。期刊的ISSN条码，实际就是期刊的商品码，反映了期刊的ISSN号和期数信息。使用光笔记到需要对光笔进行设置，一般用户购买光笔时会配有光笔的设置手册