会务管理工作指南流程图(版)课件.pptx

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1、会务管理工作,根据网上文字材料整理制作2010年4月13日,.,会务管理工作根据网上文字材料整理制作.,会议工作的基本任务,组织工作文书工作生活管理工作安全保卫工作,.,会议工作的基本任务组织工作.,组织工作,协助领导确定会议议题； 根据议题安排议程、日程； 发会议通知，负责会议报到； 对与会人员进行编组； 布置会场，安排座次； 印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)； 负责会议签到； 会中组织和协调； 会场其他组织和管理； 会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。 会议的结束收尾工作。,.,组织工作协助领导确定会议议题； .,文书工作,会

2、议文书的起草 会议文书编写 会议文书印发及管理,.,文书工作会议文书的起草 .,生活管理工作,与会人员的食宿管理 会议的财务管理 会议的交通保障 会议的文化活动 与会人员的医疗保健,.,生活管理工作与会人员的食宿管理 .,安全保卫工作,会议的保密工作 会议的警卫工作 会场内外的安全保卫工作,.,安全保卫工作会议的保密工作 .,会务工作流程图,.,会务工作流程图会前会中会后.,会前,.,会前确定会议主题与议题确定会议名称确定会议规模与规格明确会,会中,.,会中报到及接待工作组织签到做好会议记录会议信息工作编写会议,会后,.,会后安排与会人员离会撰写会议纪要会议的宣传报道会议总结.,确定会议筹备方

3、案,会议筹备方案就是会议计划。它包括会议主题、议题名称、会议时间、地点、与会人员、议程、日程及经费预算等项目。,.,确定会议筹备方案会议筹备方案就是会议计划。它包括会议主题、议,确定会议主题和议题,会议主题是指关于会议要研究的问题、达到的目的。确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。,.,确定会议主题和议题会议主题是指关于会议要研究的问题、达到的目,确定会议名称,会议名称要拟得妥当，名实相符。会名不宜太长，但也不能乱简化。会议名称一般由“单位+内容”两个要素构成，如“中国共产党第十五次全国代表大会”，其中“中国共产党”即组

4、织名称，也可称单位；“第十五次全国代表大会”即会议内容。有的会议名称由单位、年度、内容构成，如广东省人民政府办公厅(单位)1997年(年度)总结表彰(内容)大会”。有的会议名称有时间、会议内容和会议类型构成。如“2002年浙江省公路春运票价听证会”。会议名称要用确切、规范的文字表达。 有些会议的名称是固定的，如董事会等；有些会议名称是不固定的，应根据会议的议题或主题来确定，有的名称中还可以包括时间、范围等因素。如：“天地公司1998年全体员32,总结大会”。,.,确定会议名称会议名称要拟得妥当，名实相符。.,确定会议规模与规格,确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。 同时本着精简效能的原

5、则。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。,.,确定会议规模与规格确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题,明确会议组织机构,.,明确会议组织机构.,确定会议的时间和日期,会议时间有三种含义：一是指会议召开的时间；二是指整个会议所需要的时间、天数；三是指每次会议的时间限度。确定会议时间应考虑,.,确定会议的时间和日期会议时间有三种含义：.,首先是需要,如每周一次的工作例会，通常放在周末的下午，一周即将结束，下一周就要开始，利于承上启下。一年一度的职工代表会议，宜于年初召开，既利于总结上年的工作、生产成果，又利于讨论、部署新一年的工作、生产计划，通过各种预算等。

6、有些会议如农业生产、学校教育等本身就有很强的季节性或季度性。,.,首先是需要如每周一次的工作例会，通常放在周末的下午，一周即将,其次是可能,最好是每位与会者都能参加的时间。如日本的有些企业召开各部门干部汇报会，常定在下班前半小时，而不是安排在刚上班时。,.,其次是可能最好是每位与会者都能参加的时间。如日本的有些企业召,再次是适宜,先要考虑主要领导、主管领导和主持人时间的适宜。在领导出差返回的当天尽量不安排重要会议。有外部人员参加的会议，要考虑邀请的有关上级领导和嘉宾能否到会。还要考虑本单位或本公司工作或生产经营的规律，尽量避免在工作或生产销售的旺季和忙时召开牵涉人员多、时间长的会议。此外要考虑

7、气候、环境等自然因素和社会因素。,.,再次是适宜先要考虑主要领导、主管领导和主持人时间的适宜。在领,最后是会议时间限度,据心理学家测定，成年人能集中精力的平均时间为45至60分钟，超过45分钟，人就容易精神分散，超过90分钟，普遍感到疲倦。 因此，每次会议时间最好不超过一小时。如果需要更长时间，应该安排中间休息。 （会议议题应集中，日程安排应高度紧凑，尽量缩短时间。会议连续进行的最佳时间是3小时之内，超过这一限度，会议效果呈下降趋势。） 安排会议时间要考虑人们的生理规律。一般上午9：001l：00，下午2：304：30，人们办事的效率较高。 确定会期的长短应与会议内容紧密联系。要注意提高效率，

8、尽量开短会。,.,最后是会议时间限度据心理学家测定，成年人能集中精力的平均时间,确定与会人员范围及人数,会议由哪一级人员参加，由哪些单位派人出席，哪些单位派人列席，事先都应全面考虑好。秘书部门平时应掌握本地区或奉系统的机关和干部人数的基本资料。在确定会议规模和人数之后，应进一步分配会议人数及名单。大型会议设有“组织组”负责考虑这些工作。,.,确定与会人员范围及人数会议由哪一级人员参加，由哪些单位派人出,会议地点问题,会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。为了使会议取得预期效果，选择会议的最佳会址也得考虑多种因素。,.,会议地点问题会议地点，又称“会址”。

9、既是指会议召开的地区、城,应根据不同的会议类型来选地点,如： 国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素，一般应在首都北京或其他中心城市如上海、武汉、广州、西安等地召开。 专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察。假如，棉花种植会议到深圳去开，钢铁生产会议到青岛去开，就不可理喻了。 小型的、经常性的会议就安排在单位的会议室。会议室尽可能不要紧靠生产车间、营业部、教室等人声嘈杂的地方，以免受到干扰。,.,应根据不同的会议类型来选地点如： .,应考虑交通便利,会场位置必须让领导和与会者方便前往。一般应选择在距领导和与会者的工作地点均较近的地方。,.,应考虑交通便利会场

10、位置必须让领导和与会者方便前往。一般应选择,会场的大小应与会议规模相符,一般来说，每人平均应有23平方米的活动空间比较适宜。同时应考虑会议时间的长短，时间长的会议，场地不妨大些。,.,会场的大小应与会议规模相符一般来说，每人平均应有23平方米,场地要有良好的设备配置,桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备、音像设备要尽量齐全。同时应该根据会议的需要检查有无需要租用的特殊设备，如演示板、电子白板、放映设备、音像设备、录音机、投影仪、计算机、麦克风等。,.,场地要有良好的设备配置桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备,场地应不受外界干扰,应尽量避开闹市区。同时，“外界干扰”还包括室外的各种噪音，打

11、进会场的电话，以及来访和参观等。因此在场外应挂起“会议正在进行中，谢绝参观”的牌子，并要求关闭所有的手机。会场内部也应具有良好的隔音设备，以保证会议能在安静的环境中顺利进行。,.,场地应不受外界干扰应尽量避开闹市区。.,应考虑有无停车场所和安全设施问题,场地租借的费用必须合理,.,应考虑有无停车场所和安全设施问题场地租借的费用必须合理.,确定会议议程与会议日程,会议议程与会议日程的区别： 会议议程：是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。它是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。拟定会议议程是秘书

12、人员的任务，通常由秘书拟写议程草稿，交上司批准后，在会前复印分发给所有与会者。会议议程是会议内容的概略安排，它通过会议日程具体地显示出来。 会议日程：是指会议在一定时间内的具体安排。一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，使人一目了然，如有说明可附于表后。会议日程需在会前发给与会者。会议日程是根据议程逐日作出的具体安排，它以天为单位，包括会议全程的各项活动，它是与会者安排个人时间的依据。会议日程表的制定 要明确具体，准确无误。,.,确定会议议程与会议日程会议议程与会议日程的区别：.,确定会议议程与会议日程,安排会议议程和日程要注意的问题： 要把握会议目的

13、，即了解会议召开的原因。 先安排关键人物的时间，要保证重要人物能够出席会议。根据多数人意见安排日程，保证尽可能多的人员都有时间参与会议。 例会原则上要定时召开，且时间不宜过长。时间应控制在一个半小时左右，避免出现会议给人们带来的疲劳。 如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。尽量保证在最佳时间开会。上午8：001l：30，下午3：005：30是人们精力最旺盛、思维能力及记忆力最佳的时机。所以，安排会议议程和日程要注意将全体会议应安排在上午，分组讨论可安排在下午，晚上则安排一些文娱活动。,.,确定会议议程与会议日程安排会议议程和日程要注意的问题：.,确定会议议程与会议日程,大中型

14、会议的议程一般安排如下： 开幕式，上司和来宾致辞； 上司做报告； 分组讨论； 大会发言； 参观或其他活动； 会议总结，宣读决议； 闭幕式。,.,确定会议议程与会议日程大中型会议的议程一般安排如下：.,制定会议经费预算方案,会议成本估算会议经费的主要内容审核时要逐项细审,.,制定会议经费预算方案会议成本估算.,会议成本估算,估算方法一会议成本=2ABT+会议实际费用A：全部员工小时平均工资的3倍乘以2：会议引起管理工作停顿造成的损失B ：与会者人数T：开会小时数会议实际费用：包括交通费、场地设施租用费、食宿费、补助费、文具、文件印刷费、会议服务费（茶点）估算方法二会议成本=与会者小时平均工资X会

15、议时间成本+会议实际费用会议时间成本：与会者会议准备时间、旅行时间，会议秘书、会议服务人员工作时间及开会时间的总和。会议实际费用：同上,.,会议成本估算估算方法一.,会议经费的主要内容（一）,文件资料费：包括文件资料的制作、印刷费，文件袋，证件票卡的制作、印刷费用等开支。 邮电通讯费用：如发会议通知，则有会议事项发电报、传真、电传或打电话进行联络等费用；若召开电视、电话等远程会议，则使用有关会议设备系统的费用也应计算在内。 会议设备和用品费：如各种会议设备的购置和租用费。 会议场所租用费：如会议室、大会会场的租金，以及其他会议活动场所的租金。 会议办公费：如会议所需办公用品的支出费用，会场布置

16、等所需要的费用。,.,会议经费的主要内容（一）文件资料费：包括文件资料的制作、印刷,会议经费的主要内容（二）,会议宣传交际费：如现场录像的费用，与有关协作各方交际的费用。 会议住宿补贴费：一般情况下住宿费是由与会人员自理一部分，由会议主办者补贴一部分。也有主办单位全部承担的情况。如果无住宿要求，应明确与会人员完全自理这一部分，则预算中可不列此项。 会议伙食补贴：通常由主办单位对会议伙食补贴一部分，由与会者承担一部分。 会议交通费：即参会人员交通往返的费用，如果由会议主办单位承担，则应列入预算；会议期间的各项活动如需使用车辆等交通工具，其费用也应列入预算。 其他开支：包括各种不可预见的临时性开支

17、。,.,会议经费的主要内容（二）会议宣传交际费：如现场录像的费用，与,审核时要逐项细审,要让起草人员将部分费用的细目表一并承上。如计算设备租用费时，应了解：都租用了哪些设备?设备租用的行情是怎样的?不同型号、功能的费用差距有多大?主审秘书对这些都需了然于胸。 对经费的把关，不可太松，否则会造成浪费；也不可太紧，否则会影响到会议质量。,.,审核时要逐项细审要让起草人员将部分费用的细目表一并承上。如计,印发会议通知,发会议通知可用书面或电话、电报两种形式。通知的内容包括会议名称、会议目的和主要内容、会期、地点、与会人员、报到日期和地点、携带的材料和个人支付的费用、主办单位、联系人姓名和电话等。重要

18、的、大型的会议通知要编文号，一般的会议通知不编文号。 发会议通知一要及时，使与会人员能按时参加；二要准确，防止重发、错发、漏发。用于涉外业务会议的通知，宜用印制精美、设计独特的请柬。这样，既可表示对被邀者的尊重，又可引起他们的注意并对会议产生兴趣。,.,印发会议通知发会议通知可用书面或电话、电报两种形式。.,确定会议住宿和餐饮安排,.,确定会议住宿和餐饮安排.,确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作,.,确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作.,确定会议所需用品和设备,必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。

19、 特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。 检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时开机预热或预冷。 检查好灯光、扩音设备。检查黑板、白板，确保已擦干净；准备好粉笔、指示棒、板擦等。安放图架，准备好配套图表和足够的纸张。 如有陌生人或外来人参加会议，摆放好姓名牌，注意文字要大小适当，清楚易认。在每人座位前摆放纸笔。 多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。 如果有选举、表决、表彰的议程，还需准备好投票箱、计数设备和奖励用品。 会期较长的会议，要安排好茶水、饮料，并指定专人服务。 如果是电话、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果

20、良好。 上述工作完成后，须提前半天至一天进行一次全面检查，以便及时发现问题，进行整改。,.,确定会议所需用品和设备必备用品是指各类会议都需要的用品和设备,建立会议组织机构,会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫组,.,建立会议组织机构会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫,进行全面的会前检查,会前检查是落实各项会议准备工作。保证开好会议的重要一步。重要会议在会前要反复检查。会前检查分为领导人听取大会筹备处各组汇报和现场检查两种方式，以后者为主。秘书人员要密切配合领导人的检查工作。检查的重点是会议文件材料的准备、会场布置和安全保卫工作等。大中型重要会议的会前检查还包括警卫部署，票证检

21、验人员的定岗定位，交通指挥及主席台服务人员的就位等。 会前检查包括每个细节都不能放过。就拿会议设备来说，要保证在任何意外发生的关头，机器可以及时更换；主持会议者应熟悉所有电源插座和灯光开关位置，秘书可以把这些情况告诉有关人员，如果有一点没安排好，赶紧打电话通知有关人员解决这些带来麻烦的小问题。,.,进行全面的会前检查会前检查是落实各项会议准备工作。保证开好会,示例1：筹备方案,一、会议主题 为了增强本公司综合竞争力，提高产品质量和管理水平，特召开此次技术训练专题研讨会。会议的重点是讨论研究如何在全公司展开技术发明和创造的竞赛，并提出提高训练质量的对策，探讨新的技术训练方法。 二、会议的时间、地

22、点 拟定于3月5日上午9：00至下午4：00，在公司1号会议厅召开。3月5日上午8：30报到。 三、参加会议人员 公司总经理、副总经理、公司人力资源部总监、生产部总监、培训部总监，以及公司下属各部门的技术骨干30人。总计50人。,.,示例1：筹备方案一、会议主题 .,示例：筹备方案,四、会议议程 会议由主管副总经理主持。 上午： (1)总经理做关于技术训练问题的工作报告。 (2)培训部总监专题发言。 (3)生产部总监专题发言。 下午： (1)分组讨论。 (2)人力资源部总监宣读公司开展技术竞赛评比的计划草案。 (3)主管副总经理做总结报告。,.,示例：筹备方案四、会议议程 .,示例1：筹备方案

23、,五、会议议题： (1)技术训练与提高企业综合竞争力。 (2)技术训练与技术创新。 (3)如何提高技术训练的质量。 (4)技术训练方法的再讨论。 六、会场设备和用品的准备： 准备会议所需的投影仪、白板和音像设备，由公司前台秘书负责。,.,示例1：筹备方案五、会议议题： .,示例1：筹备方案,七、会议材料准备：由总经理办公室牵头准备。 (1)总经理的工作报告。 (2)培训部、生产部总监的专题发言稿。 (3)公司开展技术竞赛评比的计划(草案)。 (4)副总经理的总结报告。 八、会议服务工作：由行政部综合协调。 (1)会议通知。 (2)会议日程表。,.,示例1：筹备方案七、会议材料准备：由总经理办公

24、室牵头准备,示例2：费用预算,公司定于2003年1月15日在金隅大厦一楼会议室召开新产品发布会。与会人员预计200人，现就会议所需各项经费提出预算。 一、场地租用费 金隅大厦一楼会议室租金一天5000元，两天共计10000元。 二、摄像设备租用费 拟租摄像机2台，每台每天租金2000元,，共计4000元。 三、聘请专家咨询费 拟请专家2人，每人每天支付5000元，共计10000元。,.,示例2：费用预算 公司定于2003年1月15,示例2：费用预算,四、宴请费用 10人一桌，每桌标准2000元，共计40000元。 五、交通费用 租用旅行车2辆，每辆每天500元，两天共计2000元。 六、会议用品费 资料印制费：每份宣传资料成本为5元，需印制2000份，共计10000元。 七、纪念品 到会记者预计50人，每人一份纪念品价值500元，共计25000元。 此次会议经费总计10万元。,.,示例2：费用预算四、宴请费用 .,