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1、第五章 企业业务处理介绍我们已经学习了会计信息系统的基本知识，了解了系统方法、电子网络和电子商务的基本概念。本章将以制造业企业为例，结合企业的业务实际，概括描述其业务处理流程，讨论业务流程的基本组成内容，描述复式记账系统的设计与实施，研究企业在业务处理中使用的科目代码和表格设计。这些知识是会计信息系统中与业务处理直接有关的基本内容。第一节 业务处理流程概览在高度信息化的企业中，企业管理信息系统可以实现整个企业业务流、资金流和信息流的高度集成，使财务的管理控制真正与业务联系起来，从而使核算、监控、分析的触角延伸到企业各个职能岗位，为企业的运作提供支持。在这一节中，将首先介绍企业经营中的主要流程及
2、其相互之间的关系。一、业务流程、会计信息流程与管理流程流程是信息化组织管理的核心内容。一般认为，流程是一系列连续有规律的活动，这些活动以确定的方式发生或执行，实现特定的结果。从信息系统输入/输出的角度来看，流程是对输入进行转变、转换等处理进而输出。不同组织因其性质不同、目标不同、业务不同、管理不同，导致其流程有很大的差异。但是，如果把所有企业实际流程进行有效地归纳和抽象，企业流程通常可以分为三类：企业业务处理流程、信息流程和管理流程（如图5-1所示）。图5-1企业流程业务处理流程是指企业为实现经营目标或战略目标而进行的一系列活动。不论企业提供何种商品和服务，业务流程至少可以分成三种类型的子流程
3、，即采购与付款循环、生产与转换循环、销售与收款循环。这三个子流程将在第6、7、8章分别介绍。信息流程是指财务会计部门对业务活动数据进行加工处理的一系列活动，即数据采集、数据加工、存储和信息报告。管理流程是以会计信息及其他信息为依据，对经营活动进行管理与控制的一系列活动。业务流程、信息流程与管理流程是相互联系、相互依存、相互作用的。企业在经营活动中形成了一系列的业务流程，业务流程产生了大量信息；信息流程获取这些业务流程信息，经过加工后，又将信息提供给管理流程；管理流程利用这些信息对经营活动进行管理与控制。其中，信息流程（财务会计信息流程）是业务处理流程和管理流程之间的桥梁。二、企业的业务流程在高
4、度集成的企业管理信息系统（如ERP）中，业务与财务高度协同与融合，为了更好地理解会计信息系统，首先必须了解企业的业务流程。业务是指企业在经营过程中所发生的各种活动，一般也称之为交易或事项。业务的发生是企业维持其日常经营所进行的活动。尽管每个企业的经营活动内容有所不同，所发生的经济业务的具体内容也存在着比较大的差别，但他们在业务处理上所采用的方法却有着很多共同之处。（一）制造业企业的业务流程这里以从事一定产品生产、经济业务内容比较复杂的制造业企业为例，介绍企业业务的一般流程。这类企业的业务流程见图52。图中的方框代表了一个实体供应商、顾客、银行或企业的职工等。圆型为业务处理符号，代表了相关的处理
5、行为，这些处理行为通常构成了一个企业的持续经营过程。图中的箭头代表了从一个实体或过程到另一个实体或过程的业务流。这种业务流可能是物资流，也可能是资金流或信息流，还可能是物资流、资金流和信息流并存。各项业务活动不管是人工处理还是利用计算机处理，这些活动都会发生。只不过由于企业产品或生产方式的不同，这些业务活动发生的时间顺序有所不同而已。该图是根据由客户需求组织产品生产的方式而设计的，在阅读中应注意到这一点。图52 制造业企业的业务流程图52显示了一个有代表性的企业的业务内容及其流程。这些内容是：1订购单；2确认订购单；3账单备忘录作开票依据；4开具账单；5开票通知；6欠款报表；7装运单；8生产通
6、知单；9生产通知单（若需要）；10装运单；11供货；12产成品；13缺货订单；14发送货物；15生产进度表；16生产状况表；17采买需求；18劳动报告；19收货通知；20购买订单；21购买通知；22采买的商品；23采购发票；24收货凭证；25货物入库；26采购付款通知；27通知银行付款；28支付货款；29付款记录；30支付薪酬；31薪酬记录； 32销售回款；33收入回款通知；34回款送存银行；35存款记录；36编制财务报告数据；37财务报告信息。图52概括的描述了企业经营活动的销售与收现循环、购货与付现循环、生产管理业务循环、财务循环和财务报告循环五个方面的基本内容。其中125大体概括了销售与
7、收现循环、购货与付现循环、生产管理业务循环的内容。这部分内容所形成的流程是企业的交易活动引起的，因而也被称之为交易流，是企业的主要业务流程；2637大体概括了财务循环和财务报告循环的内容，是根据以上三个循环的信息加以记录、处理所形成的，主要反映企业的财务信息，并将这些信息报告给信息的使用者。需要注意的是：图中所描述的业务处理符号所代表的处理行为，其执行者可能是一个部门、一个岗位或执行操作的某个个人。可以是人工处理，也可以是利用计算机系统模块处理。三、企业的具体业务处理与基本业务循环在以上业务流程所发生的各种业务，都需要企业相关的经办人员进行处理，由此构成了一个相互联结的密不可分的完整流程。整个
8、处理过程形成了企业的业务流，也形成了企业的物流，最终形成了企业的信息流。（一）各个具体业务处理的基本内容1订购单。企业与顾客之间的交易活动是通过签订订购单而达成交易意向的。顾客通过与销售企业签订订购单而向销售企业购买所需要的货物。订购单可以由顾客本人或企业的销售人员开具，可以书面预定，也可电话预订。销售订单处理流程必须将订购单转换成其他相关应用模块进一步处理所必须的数据，以便于其他相关应用模块，如账单处理模块、库存管理模块、生产进度计划模块等作进一步的处理。2确认订购单。在销售订单流程中，通常会发给顾客一份确认单，通知顾客其订购单已经收到且正在处理中，使顾客能够心中有数，并做好接收货物的准备。
9、3账单备忘录作开票依据。销售订单处理流程依据订购单将账单备忘录发送给账单处理流程。备忘录提供了准备给顾客所订购的货物开票时所必须的数据。4开具账单。账单处理流程是给顾客开具账单，请顾客付款。通常账单是在装运处理流程给顾客发出货物，账单处理流程收到了装运通知以后开具，以确保账单的准确性。5开票通知。账单处理流程应向应收账款处理流程发出开票通知。应收账款处理流程的职责是维护顾客数据库，并将数据库更新以反映交易的完成情况。6欠款报表。应收账款处理流程要定期向顾客发送对账单，详细说明每位顾客截止目前所欠企业的货款金额。一般而言，这些对账单所列示的不单是一笔订单或交易的结果。7装运单。销售订单处理流程发
10、出装运订购单给仓储处理流程。这份文件详细说明了顾客所订购货物的名称、数量、规格以及交货的时间和地点等。8生产通知单。如果顾客所订购的货物是在销售企业专门定做的非库存商品或者临时缺货，销售订单处理流程通常需要根据顾客的订购单给生产处理流程发出生产通知单。9生产通知单（若需要）。遇有上述情况的另一种做法是销售订单处理流程把定下的生产通知单发送到生产计划处理流程，这要取决于产品生产过程的组织方式。10装运单。在发出货物给顾客以后，装运处理流程应给账单处理流程发出一份装运单的复印件，证明货物已经发出，并确认装运处理已经完成。11供货。仓储流程把要运送给顾客的货物发到装运处理流程。12产成品。生产处理流
11、程把生产出来的产成品运送到仓储部门进行储存。13缺货订单。仓储处理流程记录缺货的情况，这要取决于交易过程如何组织。在这种情况下，生产通知单要发给生产处理流程（或者也可能发到生产计划处理流程）来替换库存。14发送货物。由装运处理流程把货物发送或递送给顾客，或由顾客自行提取。15生产进度表。生产计划处理流程给生产处理系统发出产品生产安排表，通过该表批准产品的生产，并按照计划控制产品的生产过程。16生产状况表。生产处理流程负责产品生产过程的管理，并按要求把产品的生产情况报告发给生产计划处理流程，以便审阅和调整生产进度。17采买需求。生产处理流程发出采购单给采购处理流程，订购生产产品所需要的原材料。采
12、购处理流程负责向供应商发出货物订购单。18劳动报告。生产处理流程对职工的劳动情况进行记录和整理，编制职工劳动情况表，并将该表报告给薪酬处理流程。依据劳动情况表的统计支付给职工薪酬并积累生产成本资料。19收货通知。采购处理系统发出接收报告给接收处理流程，批准接收处理流程接收供应商的货物。20购买订单。采购处理系统通过向供应商发出订购单订购货物。21购买通知。采购处理系统将订购单发到应付账款处理系统，启动付款过程。22采买的商品。接收部门接收供应商所提供的货物。23采购发票。供应商开来发票要求企业付款。应付账款处理流程必须将这些发票与采购处理系统发来的订购单进行核对，确保二者相符。24收货凭证。接
13、收处理系统应填制收货凭证，详细载明所收到货物的品名、数量等情况，并将收货凭证发给应付账款处理流程，通知订购的货物已经收到。以便于应付账款处理流程进行核对。25货物入库。采购的货物从接收部门运送到仓储部门的仓库中。26采购付款通知。应付账款处理流程审验后，应向现金收支处理流程发出向供应商付款的通知。27通知银行付款。现金收支处理流程经过审验后，应通知开户银行向供应商付款。28支付货款。企业的开户银行将货款支付给供应商。29付款记录。现金收支处理流程应根据银行的付款通知，将已经付款给供应商的记录转到记账处理流程处理。30支付薪酬。薪酬处理流程应编制职工工资记录表，计算出职工应得的劳动薪酬，并将薪酬
14、和代扣的税金和保险等有关文件发送给职工。职工薪酬可采用支票或现金形式。31薪酬记录。薪酬处理流程应将职工工资记录表转到记账处理流程进行处理。32销售回款。现金收支处理流程收到顾客所欠本企业账款的汇款单据。33收入回款通知。现金收支处理流程经处理后转送应收账款处理流程。34回款送存银行。现金收支处理流程应按要求将顾客的汇款单据送存开户银行。35存款记录。现金收支处理流程应根据银行的收款通知，将已经收到的记录转到记账处理流程处理。36编制财务报告。记账处理流程经过加工整理，将会计数据发送给财务报告处理流程，以便于其进行财务分析和对外报告。或由财务报告处理流程从其它流程的数据库中查询所需要的数据，进
15、行财务分析和财务报告的编制。37报告财务信息。财务报告处理流程将编制出来的财务分析和报告文件传送给企业外部和内部的信息使用者。前面所介绍的是一个比较典型的企业业务处理流程，从中可见企业业务处理流程的复杂性。在现实中，尽管没有两个企业的业务是完全相同的，但是大多数企业都经历和处理相似的业务流程。（二）基本业务循环企业业务流程为我们提供了一个业务处理系统的分析框架。上面讨论的37个业务流可以做表51那样的分类。表5对制造业企业主要业务流程的分类销售采购生产财务 1 2 3 4 5 6 710111417 192021222324252830 8 91213151618262729313233343
16、53637在以上的分类中，将企业的业务处理流程按其基本业务循环内容划分为销售与收现循环、购货与付现循环、生产管理业务循环与财务循环四类。其中，销售与收现循环包括了与企业的产品销售活动有关的业务流程；生产管理业务循环包括了与企业的生产营运活动有关的业务流程。对于制造业而言，主要是指其产品生产的组织过程。以上两大循环所包含的业务处理流程属于企业的基本业务处理流程。购货与付现循环包括了与企业的物资采购活动有关的业务流程；财务循环包括了企业的现金收支处理流程、记账处理流程和财务报告处理流程。购货与付现循环和财务循环所包含的业务处理流程属于企业的支持性业务处理流程。以上这种分类方法仅仅是一个一般的例证。
17、每个企业的经营活动内容及其经营管理方式都有自己的独到之处，因而对属于每个过程的业务流程包括哪些内容都有其自己的定义和理解。尽管如此，图52中所列示的支持过程也是大多数企业所共有的。在一般的企业中大都有一个销售订单处理流程、一个账单处理流程、一个应收账款处理流程、应付账款处理流程、现金收支处理流程、记账处理流程和在图52中所显示的其他一些业务处理流程。（三）流程设定时需考虑的因素企业在设定流程时，通常与职位、岗位和部门的设置结合起来考虑。企业在设定业务流程时要考虑的因素包括：第一，业务处理的专门化。每个业务处理流程都在企业的业务处理过程中有着特殊的功能，发挥着独特的作用。例如，随着企业的不断发展
18、及其在销售市场上所占的份额的扩大，向企业提交订单的客户也会越来越多，这样就需要企业有一个专门准备销售订单的功能销售订单处理流程；再比如，企业无论是购买货物、计算职工的薪酬，还是对客户销售产品和提供劳务，都会使企业产生为数不少的账单，这就需要设立一个专门处理账单的功能账单处理流程。这对购货订单、薪酬支票和其他一些在日常经营活动中产生的各种账单的处理都是必要的。第二，企业内部控制的需要。一个通用的控制原则就是要保持操作行为与相关的记录行为相分离。例如，账单的处理流程是属于操作行为，它本身并不负责相关业务的记录工作；而应收账款处理和应付账款处理都具有记录的职能。这样，按照企业内部控制的要求分别设计相
19、应的处理流程，就可以做到操作行为与记录职能的分离，达到加强企业内部控制的目的。关于企业内部控制的内容将在第九章中做深入的探讨。在第六、七、八章中，也具体讨论了企业一般业务处理流程中的内部控制问题。第二节 业务与财务一体化系统的构成在业务与财务高度集成的系统中，借助于网络技术，可以实现业务与财务部门的信息实时传递与共享。理解业务与财务之间的关系，对于正确认识会计信息系统，理解业务与信息流程等，都具有重要的意义。一、业务与财务一体化系统概况尽管各个企业的业务处理流程所处理的业务内容有繁有简，人员的设置有多有少，担负的职责有大有小，但每个业务处理流程的处理程序大体上是相同的。当经济业务发生时，业务部
20、门将经过确认的单据保存在业务单据数据库文件中，此时，通过业务与财务一体化流程将业务信息自动转换为记账凭证，并保存在记账凭证数据文件中；当企业需要从财务和业务视角生成相应的报表时，通过生成报表系统从共享数据文件中实时获取数据，自动生成相应的报表。业务与财务一体化流程的关键是一种基于信息技术设计的动态会计平台。动态会计平台是业务与财务协同与融合的关键，主要由事件接收器、凭证模板、生成器和实时凭证构成，其基本功能如图5-3所示。图5-3 业务与财务一体化流程与动态会计平台事件接收器是业务处理系统的起始点。其功能是当经济业务发生时，通过相应的业务模块驱动事件接收器接收事件信息。事件信息包括以下五个基本
21、特征：（1）发生了什么事，涉及哪些资源；（2）什么时候发生的；（3）涉及哪些人，充当何种角色；（4）事件发生的地点；（5）事件发生时为什么出错，风险是什么。这五各方面的基本特征概括了企业发生的经济业务的全貌，所采集的信息不仅能满足企业对外报告的需要，而且还能满足企业各个部门不同视图的需要。凭证模板是实现自动生成凭证的桥梁。凭证模板的来源有两个：第一，可以在系统开发时内嵌于处理程序中；第二，财务会计人员根据企业经济业务，按照现行会计制度、准则和法规的要求设计的、反映经济业务转换成财务会计信息的规则。凭证模板被保存在数据库中。凭证模板的作用是将经济业务信息转换成记账凭证。生成器的功能是实时将业务信
22、息转换为财务信息，即根据经济业务信息和凭证模板，自动生成实时凭证并传递到总账系统中。动态会计平台是会计信息系统中将业务信息转化为财务信息的功能模块。当经济业务发生时，动态会计平台能够实时、高效地生成会计信息。二、业务与财务一体化处理流程每个业务处理流程的处理程序构成了该流程的业务处理系统。每个业务处理系统（模块）与财务处理保持高度集成：财务子系统能够从其他业务子系统获取信息，而且又能够向其他子系统传递信息，进行数据交互。从会计信息系统的角度，业务与财务一体化处理流程可以抽象为输入、处理、存储和输出四个主要作业成分。（一）输入输入是指业务处理系统对相关信息的获取过程，也是业务处理系统运作的开端。
23、这些信息主要来自于业务发生时所形成的各种原始文件。如顾客的订单、购物（销售）发票、购买货物订单、职工的劳动计时卡和银行的存（取）款通知等。这些原始文件又称原始凭证是业务处理系统中输入的实物凭证，能够为各个处理系统进行相关业务的处理提供所需要的依据或数据。原始文件具有以下几个用途：1获取数据。从业务处理系统的角度看，获取数据是进行业务处理的基础。如果没有数据的获取，业务处理系统将面临“无米之炊”。例如，对于销售订单处理流程而言，如果没有顾客所输入的大量的订单，该系统就会无所事事；也不能为账单处理流程、仓储处理流程和生产处理流程提供相应的信息。对于一项经济业务，可以从多个角度记录和反映。为了保证数
24、据和信息的之间的相互关联和衔接问题，能做到会计信息的准确无误，必须保证“数出同门”，即保证针对某一经济业务，尽管由于业务处理的需要而形成不同的信息，但是必须只有一个获取数据的端口，别无其他来源，以保证经济业务数据既有来龙去脉，也有相互核对、相互制约的勾稽关系。例如，会计记录中的当期各产品的入库数量、库存金额变动数量等信息一定要保证其来源与变动都与生产部门生产的产品数量、产值等指标相联系。2传递数据。对数据的获取仅仅是业务处理的起点。从某个处理流程来看，它不仅承担着获取信息的职能，而且，更重要的是通过对数据的审验和处理，为其他业务处理流程提供信息。例如，账单处理流程在给客户开出账单请顾客付款以后
25、，应向应收账款处理流程发出开票通知，以便于应收账款处理流程进行开票、数据库更新等工作，以反映交易的完成情况。从这一点来看，数据的传递过程也是批准业务处理流程中的另一个运作，并为另一个流程的运作提供便利条件。3记录数据。说明要求记录什么数据和采取哪些行为使运作标准化。在不同的业务处理流程所记录的数据是不同的。例如，在销售订单处理流程、账单处理流程等主要是利用进行各种单据所提供的数据的记录；而有些处理流程则主要负责账目的登记，如现金收支处理流程就是如此。而有些处理流程既要负责各种单据所提供的数据的记录，也负责账目的登记，应收账款处理流程、应付账款处理流程就是典型的例子。可见，不同的业务处理流程在记
26、录数据的过程中，会采用不同的运作行为，但这些运作行为必须符合规范的标准要求。4保存数据。输入的数据如果被保留在业务处理流程本地，可以为将来的分析提供一份永久性的文档。在输入的数据中，有些数据在传送给下一个业务处理流程以后，本业务处理流程不再保存；而有些数据，必须在本业务处理流程保存下来。以便日后的利用和核对，也可为将来的分析提供资料。例如，生产计划处理流程对于转给生产处理流程的生产进度表，以及生产处理流程按要求发来的产品生产情况报告，都应予以保留，以便审阅和修订生产进度，进行产品生产计划完成情况的总结等。（二）处理处理是企业业务流程的中心环节。由于各处理流程所需要处理的业务内容不同，因而具体的
27、处理方法也有所不同。在需要进行账户登记的流程，其主要的处理方法是对发生的交易所引起的增减变动在有关的账户中加以记录；在其他流程，主要的处理方法是对于相关事项的数据在有关的登记簿上进行记录。因此，在处理流程主要包括对日记账和登记簿的使用两个方面，经过这样的处理，可以提供一个永久性的按业务发生的时间顺序排列的输入记录。输入操作既可以手工记录在一个简单的人工系统中，也可以由数据操作员利用个人电脑输入。在不同的企业，所采用的会计核算组织程序是不同的。企业可根据会计核算业务量的多寡，以及会计机构的具体设置和会计人员的素质等方面的情况，选择记账凭证核算组织程序、汇总记账凭证核算组织程序、科目汇总表核算组织
28、程序和日记总账核算组织程序。在传统的手工处理核算系统中，记账凭证核算组织程序、汇总记账凭证核算组织程序和科目汇总表核算组织往往成为人们的理想选择。日记总账核算组织程序则因其设计的账页过大、栏次过多，不便于使用且容易产生记账差错，也不便于记账上的业务分工等缺点而不予采用。在计算机会计处理系统中，以上这些弊端已不再成为问题。作为日记总账核算组织程序的优点和长处，如可以在一张账页上集中反映所发生的每一笔经济业务，可以清晰的体现各会计科目之间的对应关系等，却可以得到有效的发挥。在日记总账核算组织程序下，日记账的设立成为一种较为普遍的事情。可以将凡是需要加强控制的都设计成日记账，并分别设立在有关的流程之
29、中，由这些流程在业务处理的过程中直接进行记录，不仅可以及时反映发生的经济业务，而且便于业务处理上的分工，更有利于各流程之间的相互控制。因而，日记账的记录成为处理系统中的重点内容。1日记账日记账用于记录财务数据，它提供了一个按时间顺序排列的财务处理的记录。与记账凭证核算组织程序、汇总记账凭证核算组织程序和科目汇总表核算组织程序等核算程序相比，日记总账核算组织程序的最大特点是可以简化会计凭证的填制工作。由于在日记账中已经设计了记账凭证所反映的内容的栏目，因而，编制会计分录的工作与登记日记账的工作可以同时进行。这样，就可以省略手工会计处理系统中另行编制记账凭证这一环节。也就是说，对于企业发生的业务可
30、以根据有关的原始凭证直接记录到日记账中去。从理论上讲，将企业发生的所有经济业务统统用一个两栏的总日记账进行反映是可行的，但在实际上往往行不通。因为这样的处理会造成总日记账记录的事项过于庞杂，不便于对数据的采集和利用。因而，为使企业发生的业务能够按照一定的类别得以系统的归类，也为了便于实行业务处理上的分工和节约人力，往往用特殊日记账去记录那些企业经常发生，且对企业的财务状况有着直接影响、并且重复发生的经济业务。如上面所说的而对于其他业务则可以设计成明细分类账进行登记。以下是企业在业务处理中所普遍使用的专用日记账。现金收入日记账。专门用于汇集现金收入业务的账目。现金支出日记账。专门用于汇集现金支出
31、业务的账目。产品销售日记账。专门用于汇集产品赊销业务的账目。物资采购日记账。专门用于汇集物资采购业务的账目。以上四种日记账通常与一个独立的总日记账配合使用，以提供一个完整的日记账簿记系统，既可以总括的反映企业所发生的全部业务，也可以详细的反映企业所发生的全部业务。这个完整的簿记系统的设计见图54。图54 日记总账核算组织程序下的日记账系统图54中的现金收入日记账和现金支出日记账可以单独设置，也可以合并设置，应视这两个方面业务量的大小和人员的分工情况等而定。当然，要设置哪些日记账在不同的企业也是不一样的。由于财务信息在整个会计信息系统中所占有的重要地位，专用日记账的设计成为会计系统设计中最重要的
32、步骤之一。正确设计专用日记账，能够避免许多过账，也能够方便的获得主要交易的总额。还可以使操作人员在日记账的记录或输入过程中节省时间和精力，同时又能够很好的实现各日记账之间的传递媒介功能。2登记簿与设立日记账用于记录企业财务数据的目的不同，设立登记簿是用于记录与财务没有直接关系的其他数据。如销售订单、商品装运单、货物出（入）库单、采购单和生产通知单等。这些单据也是企业在业务处理的过程中所形成的，虽然与财务的收支都没有直接的关系，但能够为业务的处理提供一定的依据，也能够用于检验业务处理的正确性，因而也需要以一定的形式留存下来。采用登记簿对这些单据提供的数据加以记录是一种普遍的做法。（三）存储存储即
33、对处理流程所形成的各种数据的保存。在会计信息系统中，不管是人工处理系统还是计算机处理系统，分类账和文档都是存储数据的重要载体。1分类账为了储存各处理流程所形成的各种数据，企业除了要设置各种日记账和日记总账以外，还需要设置分类账，如应付账款/票据分类账和应收账款/票据分类账等，用以记录日记总账中所未能予以反映的业务内容。在账户的记录过程中，日记账的记录是根据原始凭证所做的初始记录，初始记录最终要过入到各分类账和日记总账和各分类账。因而，日记总账或分类账的记录是最终的账户记录，它们提供了企业财务会计处理的汇总情况。企业所发生的现金收入、现金支出、采购、销售、生产、财务以及应付账款/票据和应收账款/
34、票据的所有账务处理都要在日记总账和分类账中反映出来，并且每个处理都要有借贷科目的输入。各种日记账的记录最终都要过入到日记总账的过程被称之为过账。过账的目的是便于进行各类数据的归集与汇总，通过试算平衡来检验日记账记录上的正确性。关于日记账、分类账和日记总账的设计知识将在下一节讨论。2文档文档是有组织的数据的集合。主要包括以下几种类型：（1）交易文档。交易文档是交易输入数据的集合。交易文档一般包含临时性而非永久性的数据。例如，由于向客户发运了其所订购的商品，销售订单处理流程就应及时更新数据库中关于客户订单的记录；客户在向企业支付了货款以后，应收账款处理流程就应及时更新数据库中关于应收账款的记录。（
35、2）主控文档。主控文档包含的是永久性的或持续相关的数据。以应收账款为例，销售日记账是有关赊销业务按时间顺序的记录，可以看作是交易文档。交易文档是由对顾客销售的相关数据所组成。虽然可能对同一顾客有几笔销售，但这在交易数据处理之前是不知道的。将销售交易过账到应收账款分类账上以后，就可以汇总出来对某一顾客的销售情况。处理过程将数据转化为了汇总起来的信息。对于企业的管理层而言，他们往往对汇总的数据，如销售总额、应收账款总额等，比对个别的销售交易的细节更感兴趣。而且，管理层对应收账款等主控文档信息的兴趣是长期的，对交易文档的兴趣是临时的。当然，交易文档必须保留以供审计检查。（3）参考文档。参考文档或称表
36、单文档包含了数据处理所必须的数据，为数据的处理提供了标准或依据。常见的参考文档有公司汇率表、职工薪酬税率表、主控报价单等。（四）输出一个业务处理系统中，既有很多输入，也有很多输出。系统中产生的任何一个文档都是一个输出。有些文档既是输入又是输出。例如，顾客发票的处理既包含了将顾客的文件向销售订单处理系统的输入，也包含了销售订单系统向账单处理系统、仓储处理系统等应用系统的输出。其他常见的业务处理系统的输出有：试算平衡表、财务报表、营运报告、薪金支票、提单和付款凭单式支票（付款给卖主）等。试算平衡表列示了所有日记账和分类账中各个账户的余额，并且可用以检验账户记录的准确性。因此，它是进行财务控制和准备
37、财务报表的基础。财务报表汇总了业务处理的结果，并且表述了这些结果与财务报告准则要求上的一致性。在企业会计核算组织系统中，常见的财务报表是资产负债表、利润表（损益表）和现金流量表。这些报表是企业主要用来对外部的信息使用者报送会计信息的财务报表。作为这些报表的补充，还有一些其他财务报表和文字文件，主要用于对以上报表中的数据情况等进行详细说明，以满足企业管理层和其他财务会计信息使用者的不同需要。营运报告以统计或对比的形式汇总了交易处理的结果。是汇总了已接收货物、被订购货物、接受顾客订单及其他此类行为的报告，是一个企业营运的基础。营运报告的性质和内容依赖于企业的性质和交易行为的处理。第三节 复式记账系
38、统的设计复式记账系统是整个会计信息系统中的一个核心子系统。该系统的主要功能是利用复式记账的方法对企业所发生的经济业务进行处理，并利用设置的账户对发生的每一项业务进行起码两个方面的记录。这种记录经济业务的方法被称为复式记账法。复式记账的基本原理是指导复式记账系统设计的理论基础。如果企业的某一项业务活动发生以后，直接影响到了营运资金的增减变动的话，那么，这种变动一般体现为如下规律：起码涉及企业资金的两个方面。例如，企业用银行存款购买材料。这个业务的发生，一方面会使企业的材料这种非货币资产增加，而另一方面会使企业的银行存款这种货币资产减少。这种规律性为我们从资金变动的两个或更多的方面对发生的经济业务
39、进行记录提供了理论上的依据。进行业务处理的同时要获取企业需要的各种信息，这些信息中的主要内容是财务信息，而获取财务信息就离不开有关账户的记录。企业对发生的各种经济业务，应根据复式记账方法的基本要求，分门别类的记录在账户中。本节将概述复式记账设计和执行系统的步骤。这些步骤无论对于手工处理还是以计算机为基础的最终的数据处理系统都是必不可少的，不过这些步骤将随着从人工系统过渡到计算机系统而大大增加其复杂性。一、复式记账系统方法企业复式记账系统的设计应考虑多方面的因素。如企业的性质和目的，企业的组织结构和功能特征，业务活动的基本内容，以及已有会计系统的现状和该系统中相关人员的素质状况等。只有全面考虑了
40、以上所有相关因素，所设计的复式记账系统才能符合所使用该系统的企业的实际状况，才能切实发挥复式记账系统的作用。企业的复式记账系统方法可概括为如图54。财务报告 会计科目表业务循环财务报告收入支出财务生产 采购日记总账现金存货销售 薪酬各分类账 应用系统应付账款各日记账固定资产应收账款 标准日记账分录确定各应用系统所需要设置的账户图55 复式记账系统方法的分层模型从图55可以看出，企业的复式记账系统主要是由财务报告、会计科目表、所设置的各种账户所组成的一个完整的系统。1财务报告。财务报告也称财务会计报告。它是反映企业在某一特定日期的财务状况和一定会计期间的经营成果和现金流量等会计信息的文件。财务会
41、计报告文件包括会计报表及其附注和其他应当在财务会计报告中披露的相关信息和资料。会计报表至少应当包括资产负债表、利润表和现金流量表等报表。资产负债表是反映企业在某一特定日期的财务状况的会计报表；利润表是反映企业在一定会计期间的经营成果的会计报表；现金流量表反映企业在一定会计期间的现金等价物流入和流出情况的会计报表。附注是对会计报表中列示的某些项目所做的进一步说明，以及未能在这些报表中列示项目的说明等。财务报告文件的构成内容参见图56。资产负债表（反映企业特定日期的财务状况）利润表（反映企业一定期间的经营成果）现金流量表（反映企业一定期间的现金等价物流入、流出）报表附注（对会计报表中列示的某些项目
42、所做的说明）图56 会计报告文件的组成及其内容设计财务报告系统是一项十分重要的工作。因为我们知道，复式记账系统的根本目的是记录、处理企业所发生的经济业务和对外、对内报告财务信息，为企业外部的利益相关者，如投资者、债权人等进行投资或贷款的决策服务，为企业的管理当局进行经营管理的决策服务。以上这些目的可以通过财务报告的编制和报送而达到。不仅如此，财务报告的框架设计还直接关系到会计科目表和各种账户的设计。因此，应当把财务会计报告的设计放在首位。由于财务报告的构成内容大多与会计科目表中所列示的会计科目有关，即会计科目在会计报表中大多构成报表的组成项目，因而在财务报告设计阶段，关于会计科目表的设计也应同
43、时予以考虑。在财务报告系统设计过程中，应根据企业业务记录和处理的需要情况，先设计一个粗略的会计科目分类表，以及有关的会计报表和其他财务报告表；之后交由企业的管理人员和操作人员进行审查；经修订后最终确定会计报表、会计科目表和其他财务报告表。2会计科目表。设计会计科目表的目的在于实现一个企业的财务报告和财务控制。为了设计财务报表和相关报告，必须先设计会计科目表。会计科目是为记录或总结与某一特殊活动的有关数据而规定的项目名称。它是根据企业的会计系统所要处理的业务活动所引起的营运资金变化的内容，即财务报告要素的具体组成内容，采用一定的方法进行分类以后所形成的一个个项目。企业的财务报告要素主要包括资产、
44、负债、所有者权益、收入、费用和利润等。为了对各种财务报告要素进行分门别类的详细核算，有必要把每一个财务报告要素按照它们的具体组成内容再做详细划分，确定为不同的类别，并且为每一部分具体类别的内容拟订一个名称，这个名称就是会计科目。例如，可以根据企业所拥有和控制的资产在经营过程中所发挥的作用不同，进一步划分为流动资产、固定资产、长期投资和无形资产等。其中流动资产又可以根据它们流动性的强弱进一步划分为现金、银行存款、短期投资、应收账款、预付账款和原材料等。其他一些财务报告要素，也可以按照不同的方法做进一步分类。至于分类到什么层次才确定为会计科目，应视其是否适合于会计核算工作的需要，便于会计核算工作的
45、进行。在实务中，会计科目一般是由政府的会计法规制定部门在相关的法律文件中列示出供企业选用的“会计科目表”，或给出会计科目的设立和应用指南，这些会计科目的给出一般能够满足各类企业设计本企业会计科目的需要。因此，企业会计科目的设置和会计科目表的设计，应当以统一的会计法律文件中设计的“会计科目表”，或以会计科目应用指南为依据，并结合企业会计核算的实际需要进行。一般说来，企业的会计科目是根据企业财务报告要素内容，以及编制财务报告的需要而设计的。由于每个企业的财务报告要素的具体内容不同，因而各个企业之间所设计的会计科目的多寡也有一定的差别。虽然如此，会计科目的设计却是任何一个企业都必不可少的工作。会计科
46、目表就是把企业需要设立的会计科目利用表格的形式列示出来，这个表格通常被称之为会计科目表。表52就是根据企业的资产、负债和所有者权益要素的核算需要而设置的部分会计科目的列表。表52企业的一部分会计科目列表资产类科目 负债类科目 1001 现金 2101 短期借款 1002 银行存款 2121 应付账款 1009 其他货币资金 2151 应付工资 1101 短期投资 2161 应付股利 1131 应收账款 2171 应交税金 1133 其他应收款 2181 其他应付款 1141 坏账准备 2191 预提费用 1151 预付账款 2301 长期借款 1201 物资采购 2311 应付债券 1211 原材料 2321 长期应付款 1242 库存商品 所有者权益类 1301 待摊费用 3101 实收资本 1501 固定资产 3111 资本公积 1502 累计折旧 3121 盈
