Excel2003电子表格处理.docx_三一办公31ppt.com

资源描述

《Excel2003电子表格处理.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《Excel2003电子表格处理.docx（37页珍藏版）》请在三一办公上搜索。

1、第四章 Excel2003电子表格处理4.1 Excel2003 简介电子表格是一种计算机的应用软件。它可以在计算机中给用户提供一个巨大的表格，使用户可以像平时一样方便地填写表格中的内容。它又可以很方便地提供给用户在表格中，编辑、计算、对记录排序、以及数据处理和数据分析等功能。例如对表格的插入行、列，对表格的数据进行求和、求平均值，对表格数据的复制、移动、删除等。本章主要讨论中文Excel 2003各方面的应用与技巧。4.1.1 Excel的功能与特点Excel 2003在功能上不仅传承了Excel 2000的优点，而且还增强了一些独具特色的新功能，使用户可以更高效地进行数据处理工作。1、采

2、用电子表格管理数据Excel 2003采用表格来管理大量的数据，每张工作表由65536行和256列组成，也就是说每张工作表可包含65536256个格子（在Excel中称为单元格），每个单元格可容纳32767个字符长的数据，在单元格中可以存放的数据类型也非常丰富，主要有数值、文字、图形、图表等。每个Excel文件（在Excel中成为工作簿）中最多可有255个工作表，因而利用Excel可以管理大量的数据。在工作表建立数据清单后，还可以创建相应的数据透视表或一般图表，可以更直观、更有效地显示并管理数据。2、强大的数据处理功能采用电子表格来管理数据是Excel 2003的功能之一，但其主要功能体现在

3、它具有强大的数据处理功能。首先，Excel 2003提供了丰富的函数，共有329个内部函数，包括财务、日期与时间、统计、查找与引用、数据库、文本、逻辑等各类函数，通过这些内部函数可以进行各种复杂的运算；此外，Excel 2003还提供了许多如统计分析、方差分析、回归分析、线性规划等这样的数据分析与辅助决策工具。用户利用这些工具，不需要掌握编程方法和相关的数学算法，通过选择选项或按钮即可得到分析结果。3、方便操作的图形界面Excel 2003的图形界面是标准的windows窗口形式。菜单中包含了所有的常用选项，而且所有菜单的下拉子菜单都是折叠式的，突出了常用选项，使得界面简洁明了，而且大多数操

4、作只需用鼠标单击工具栏上的按钮即可实现，极大地方便了使用。在Excel 2003中，鼠标在窗口中的不同区域具有不同的形状，以提示用户当前可以进行的操作。4.1.2 Excel2003窗口组成与操作当启动Excel 2003后，在屏幕上会出现如图所示的窗口。在这个工作界面中包含了Excel 2003的基本工作界面，包括标题栏、菜单栏、工具栏、滚动条、数据编辑区、工作表选项卡、状态栏和任务栏等。1、标题栏显示当前工作簿文件的名字。2、菜单栏在每组下拉菜单中包括了一组相关操作或命令，可以根据需要选取菜单中的选项，完成相关的操作。包括：文件、编辑、视图、插入、格式、工具、表格、窗口和帮助共菜单。3、工

5、具栏工具栏是一些图标按钮，每一个按钮都代表了一个命令，这些命令都等价于菜单中相关的命令。窗口中显示两个工具栏：格式工具栏、常用工具栏。4、数据编辑栏数据编辑栏是用来输入或编辑单元格或图表的值的区域。显示活动窗口中的内容。当在活动单元格中键入数据、公式或函数时，输入的内容会同时显示在单元格和编辑区中，既可以在单元格中修改数据，也可在编辑栏中修改数据。5、编辑栏编辑栏最左边的是名称框，最右边的是编辑栏。当用户向活动单元格输入或编辑内容时，编辑栏中将出现三个按钮，如图6-5所示。6、状态栏状态栏即屏幕底端有关执行过程中的选定命令或操作的信息。当选定命令时，状态栏左边便会出现该命令的简单描述。状态栏左

6、边也可以指示操作过程，如打开或保存文件，复制单元格或记录宏表等。7、滚动条使用滚动条可以在长工作表中来回移动。8、工作表标签标签栏位于状态栏上面，显示当前工作簿中所有工作表的名称，如图6-6所示。9、任务栏每次启动Excel 2003时会自动出现新建任务栏，用户可以很方便地新建工作簿, 打开已有的工作簿、利用模板等常用的功能。任务栏在使用时特别方便。 4.2 操作Excel工作表4.2.1 工作簿与工作表1、工作簿工作簿（Book）是Excel中存储电子表格的一种基本文件，其后缀名为.xls，一个工作簿可以看成是由若干个二维表格叠合而成的一组三维表格。一个工作簿由多张工作表（Sheet）组成。

7、每个工作簿最多可以包含255张工作表。 2、工作表工作表就类似帐簿中的帐页。工作表是Excel的基本工作单位，位于工作簿的中央区域，包含按行和列排列的单元格，是工作簿的一部分，也称为电子表格，它是Excel用来存储和处理数据的最主要的文档，可以显示和分析数据，能容纳的数据有字符、数字、公式、图表等。可以同时在多张工作表上输入并编辑数据，并且可以对不同工作表的数据进行汇总计算。3、单元格与单元格地址工作表区中每一个行、列交叉处所形成的矩形区域称为单元格。单元格是Excel处理表格数据时的最小操作单位。在单元格内可以存放文字、数字或公式，每个单元格中最多可存放32，000个字符信息。为了数据处理方

8、便起见，单元格应该使用一个唯一的名称来识别，这个名称称为单元地址，单元格的地址由列号和行号组成。 4.2.2 输入工作表数据1、工作表的建立2、数据输入输入了表格的标题和列标题之后，下面开始在指定的单元格中输入其余的数据，输入是以单元格为单位进行的，每输完一个单元格，可单击“按钮”，也可以按回车键，进行确认。在Excel中，可以在工作表单元格中输入的数据有两类：常量和公式。常量是指直接从键盘输入的字符、数字、日期和时间等，常量一旦输入，数值将一直保留，除非用户去修改它们。公式是指以等号开头的表达式、函数等，由操作符、常量、函数、单元格引用等组成，公式的结果将随着引用单元格中数据的变化而变化。常

9、量和公式都需要Excel进行管理和处理。在工作表中可以输入的常量有数值型、日期和时间型、字符型，输入的数据不同，所采用的输入方法也将不同，而且输入数据要遵守一定的规则，才能被Excel识别。下面我们就对常用数据类型及其输入方法、输入规则分别进行介绍。（1）数值输入数值输入默认右对齐。正数输入时可省略“+”；负数输入时，或者加负号，或者将数值加上圆括号，例如，-6.09与（6.09）同义。（2）字符输入字符是指字母、汉字以及非计算性的数字等，默认情况下输入的文本在单元格中以左对齐形式显示。如输入学号“2001528121”等数字型信息时，必须在第一个数字前先输入一个“”（单引号）。例如，20

10、01528121。（3）日期和时间输入 Excel将日期和时间视为数字处理，默认情况下也以右对齐方式显示。输入日期时，可用“/”或“”（减号）分隔年、月、日部分。例如，2002/02/12。输入时间时，可用“：”（冒号）分隔时、分、秒部分。例如，10：30：47。双击单元格，系统转入编辑状态，可作修改操作。3、单元格与数据区的选取在Excel中对数据进行操作时，首先要选取有关的单元格或数据区域，其中，数据区域可由连续的或不连续的多个单元格数据组成。（1）单元格的选取单击要选取得单元格即可。（2）连续单元格的选取激活要选区域的首单元格，按住shift键，再单击要选区域末单元格。也可选择“编辑

11、|定位”命令，在“引用位置”文本框中输入数据区域范围值。例如，输入“A2：B4”来表示以A2为起点，以B6为终点的矩形区域。（3）不全连续单元格的选定先按上面的方法选择第一个数据区，然后按住Ctrl键，再选取其它的单元格或数据区，最后松开Ctrl键。利用“定位”对话框指定不连续数据区时，每两个数据区地址间需用逗号分隔。例如输入“A3：B4，A6：B6，G3：H4，G6：H6”，选择了4个不连续的数据区。图4.1 选择了4个不连续的数据区（4）整行（或整列）的选取单击要选行的行号（或要选列的列号）。（5）多行（或多列）的选取先按住Ctrl键，再单击相关的行号（或列号）。（6）工作表所有单元

12、格的选取单击表左上角行和列标号交叉处的“全选”按钮。4、数据的复制和移动（1）单元格或数据区的信息移动和复制首先选取有关的单元格或数据区，单击“剪切”（若是移动）或“复制”按钮，然后单击目标位置的首单元格（可在相同或不同的工作表内），再单击“粘贴”按钮。（2）以插入方式移动或复制若在已有的单元格之间插入选定数据，一般的操作步骤如下：l 选定要移动（或复制）数据的单元格，如图4.2中的“A9：I12”。单击“剪切”（或“复制”）按钮。l 单击目标区域的首单元格，例如，A4单元，在选择“插入|剪切单元格（或复制单元格）”命令，打开“插入粘贴”对话框（参见图4.2），指出插入操作时周围单元格的

13、移动方向，单击确定按钮。图4.2 在工作表中复制或移动数据区5、数据填充对重复或有规律变化数据的输入，可用数据的填充来实现。（1）填充相同数据要在同一行或同一列中输入相同的数据，只要选中此行或列的第一个数据的单元格，拖动填充柄至合适位置后松开，就得到一行或一列重复数据。（2）输入序列数据要在某列上输入序列号如1，2，3，则先输入第一个序号，然后按住Ctrl键，拖动填充柄，这时在鼠标指针旁出现一个小“+”及随鼠标指针移动而变化的数字标识，当数字标识与需要的最大序列号相等时，松开Ctrl键和鼠标。当输入有序的日期数据时，则拖动填充柄时不需按住Ctrl键就可实现有序填充。填充数据的另一种方法是在

14、单元格中输入初始值，然后以该单元格为起始单元格，选中一系列的行或列，再选择“编辑|填充|序列”命令，打开“序列”对话框，按照需要的序列计算方法选择和设置相应得项，单击“确定”按钮结束。6、行、列及单元格的插入修改工作表数据时，可在表中添加一个空行、一个空列或是若干个单元格，而表格中已有的数据会按照指定的方式迁移，自动完成表格空间的调整。（1）插入行（列）在插入新行（列）的位置处选定一整行（列），或是选定该行（列）上的一个单元格，选择“插入|行（或列）”命令，新的空行（列）自动插入到原选定行（列）的上面（左侧）。（2）插入单元格单击插入点的单元格选择“插入|单元格”命令，打开“插入”对话框，选

15、择插入方式，单击“确定”按钮。7、数据区或单元格的删除删除操作有两种形式：一是只删除选择区中的数据内容，而保留数据区所占有的位置；二是数据和位置区域一起被删除。（1）清除数据内容选取要删除数据内容的区域，按Delete键，或选择“编辑|清除|内容（或全部）”命令，即可清除被选区的数据。选择“编辑|清除”命令后的可选项有以下4种：l 全部清除单元格的全部内容和格式l 格式仅清除单元格的格式，不改变单元格中的内容。l 内容仅清除单元格中的内容，不改变单元格的格式。l 批注仅清除单元格的批注，不改变单元格的格式和内容。（2）彻底删除被选区若是删除行或列，则先选取要删除的行或列，再选择“编

16、辑|删除”命令。打开“删除”对话框，选取被删除后的表格调整方式，再单击“确定”按钮。4.2.3 编辑工作表1、工作表的添加、删除与重命名（1）添加工作表添加工作表的方法有如下两种。l 选择“插入|工作表”命令，新表名称默认为“Sheet4”。l 右击工作表标签名，在弹出快捷菜单中，选择“插入”命令，打开对话框，选择要添加表的类型即可。（2）删除工作表先选定要删除的表标签名。选择“编辑|删除工作表”命令，完成删除空白表。若删除的表中包含数据，则选择“编辑|删除工作表”命令后系统会显示提示，也可选择快捷菜单的“删除”命令，删除当前表。（3）工作表重命名默认的表名为“Sheet1”等。为了快速

17、知道每张工作表中存放的内容，应该为工作表取一个明白易懂的名字。方法是：右击工作表标签名，选择快捷菜单的“重命名”命令（或者双击表标签名，当其变为黑底白字时），输入新的名字，按Enter键即可。2、工作表的移动和复制（1）在一个工作簿内移动或复制工作表l 工作表移动拖动至合适的标签位置后放开l 工作表复制选定表，按住Ctrl键，按下左键不放，再拖动合适的标签位置处再放开。（2）在工作簿之间移动或复制工作表若要将一个工作表移动或复制到另一个工作簿中，则两个工作簿必须都是打开的，具体操作见下例。例将“学生成绩簿”工作簿中“期末成绩”表复制或移动到“期末学生成绩簿”工作簿中。一般的操作步骤如下：

18、l 在Excel窗口中同时打开“学生成绩簿”、“期末学生成绩簿”两个工作簿。l 将用于复制或移动的“学生成绩簿”的“期末成绩”表作为当前工作表。l 选择“编辑|移动或复制工作表”命令，打开对话框。在“工作簿”下拉列表中选择用于接收的工作簿名称，即“期末学生成绩簿”。若用新的工作簿接收数据，就在“工作簿”下拉列表中选择“（新工作簿）”。图4.3 两个工作簿之间移动工作表l 在“下列选定工作表之前”列表框中选择被复制或移动工作表的放置位置。若要执行复制操作，则还要选中“建立副本”复选框，否则执行表移动操作。最后单击“确定”按钮。若执行的是复制操作，则两个工作簿中分别存有一张“期末成绩”工作表。若执

19、行的是移动操作，则“期末成绩”表从一个工作簿中被移出，而转存到另一工作簿中。3、工作表窗口的拆分和冻结通过工作表窗口的拆分和冻结，可实现在同一窗口下对不同区域数据的显示和处理。（1）拆分工作表窗口和撤销拆分把工作表当前的活动窗口拆分成几个独立的窗格，在每个被拆分的窗格中都可通过滚动条来显示工作表的每一部份的内容。l 拆分窗口拆分方法有以下两种：菜单命令法选定作为拆分窗口分割点位置的单元格，选择“窗口|拆分”命令，工作表区被分成4个窗格。移动窗格间的两条分隔线可调节窗格大小。鼠标拖动法在垂直滚动条顶端和水平滚动条右端分别有一个拆分柄，分别向下、向左拖动拆分柄，可拆分工作表窗口。l 撤销拆

20、分窗口选择“窗口|取消拆分”命令即可。（2）冻结工作表窗格和撤销冻结l 冻结窗格冻结窗格功能可将工作表中选定单元格的上窗格或左窗格冻结在屏幕上，从而在滚动工作表数据时，屏幕上始终保持显示行标题或列标题。操作方法：选定一单元格作为冻结点，选择“窗口|冻结窗格”命令，系统用两条线将工作表区分为4个窗格。这时，左上角窗格内的所有单元格被冻结，将一直保留在屏幕上。滑动Excel窗口的纵向滚动条，只能移动分隔线下面两个窗格；滑动窗口的横向滚动条，只能移动分隔线右面的两个窗格。使用冻结窗格功能并不影响打印。l 撤销窗口冻结选择“窗口|撤销窗口冻结”命令即可。4.2.4 格式化工作表1、数字格式的设置

21、（1）使用“格式”工具栏设置数字格式 “格式”工具栏中有以下几个常用于设置数字格式的按钮：l “货币样式”按钮给数字添加货币符号，并且增加两位小数。l “百分比样式”按钮将原数字乘以100后，再在数字后加上百分号。l “千位分隔样式”按钮在数字中加入千位分隔符。l “增加小数位数”按钮使数字的小数位数增加一位。l “减少小数位数”按钮使数字的小数位数减少一位。使用前，先选择要设置格式的单元格或区域，将其激活，然后单击“格式”工具栏中相应得格式按钮。（2）使用菜单命令设置数字格式通过菜单命令可对数字进行各种格式的设置，一般的操作步骤如下：l 选择要设置格式的单元格或区域。l 选择“格

22、式|单元格”命令，在打开的“单元格格式”对话框中，选择“数字”选项卡，在“分类”列表框中选定类型，例如“数值”。l 还可在对话框内进行详细的设置，最后单击“确定”按钮。图4.4 设置“数字”选项卡（3）使用菜单命令设置日期和时间格式例如，将单元格中“9-28-2008”日期数据转换为“2008年9月28日”的显示格式，一般的操作步骤如下：l 选定存有日期数据的单元格。l 选择“格式|单元格”命令，在打开的“单元格格式”对话框的“数字”选项卡的“分类”列表框中选择“日期”。l 从“类型”列表框中选择一种日期格式，例如，“2001年3月14日”。l 单击“确定”按钮，则表中所有日期数据将改为设置

23、的格式显示。图4.5 设置日期格式的对话框2、字体、对齐方式、边框底纹的设置对表格的数据显示及表格边框的格式可进行修饰和调整。方法是：先选定数据区域，再选择“格式|单元格”命令，在打开的对话框中选择不同的选项卡来实现。（1）“对齐”选项卡设置表格中字体及文本的对齐方式。默认方式有：文字左对齐、数字右对齐、逻辑值和错误值居中对齐、全部文本靠下垂直对齐。为使工作表更为美观，可通过此选项卡相应的参数，改变对齐方式。l “缩进”微调框设置数据从左向右缩进的幅度，单个幅度为一个字符宽度。l “自动换行”复选框采用自动换行，行数多少取决于列宽和文本长度。l “合并单元格”复选框可将两个或多个单元格

25、”下拉列表中，则能选择和设置各种图形作为单元格的背景。图4.9 设置图案对话框3、行高和列宽的调整对表格的修饰除了通过“格式|单元格|单元格格式”对话框进行设置外，也可进行手工的简单调整。系统默认单元格列宽是72像素、行高是19像素。若输入数据超过了单元格的高度或宽度，可适当调整行高或列宽，方法有以下两种：（1）精确调整选择“格式|行（列）|行宽（列宽）”，打开对话框，输入适当的值。（2）粗略调整将鼠标指针移向需调整的格线上，使鼠标指针变为一个带有左右箭头的黑色十字，按住鼠标左键并拖动即可。4、自动套用格式Excel内置了一些表格修饰方案，对表格的组成部分定义了一些特定的格式。套用这些格式

26、，既可美化工作表，也可省去设置和操作过程。例根据期末成绩表，用自动套用格式进行修饰。一般的操作步骤如下：（1）定义要修饰的区域打开期末成绩表，激活工作表数据区。（2）自动套用格式选择“格式|自动套用格式”命令，打开对话框。其中显示了许多套用的样式，再次选择“三维效果1”样式。图4.10 “自动套用格式”对话框（3）设置应用格式单击“选项”按钮，打开“要应用的格式”选项组，通过选中其中的复选框，可从选择的整套套用格式中设置具体套用的若干种格式。单击“确定”按钮完成设置。5、单元格醒目标注的条件格式设置条件格式是指当给定条件为真时，Excel自动应用于单元格的格式。例根据期末成绩表，对成

27、绩数据设置条件格式，即当学生的考试分数小于60时，用浅蓝色底纹、倾斜、加粗、带下划线的红色数字突出显示，否则使用普通的显示格式，一般的操作步骤如下：（1）选定数据区打开期末成绩表，激活条件格式设定的单元格数据区。（2）设置条件判断值选择“格式|条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。在“条件1”选项组中填入相应得条件判断值。此例中，设置条件判断式为“单元格数值”“小于”“60”。若要建立多个条件，可单击“添加”按钮。图4.11 设置“条件格式”对话框（3）设置标注的形式单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，设置对满足条件数据的显示格式。设置“格式”为浅蓝色底纹，红色、加粗、倾斜、单

28、下划线的数字。图4.12 设置标注后的显示格式（4）取消选区单击“确定”按钮，单击表的任意位置取消选定区。图4.13 表中已对不及格的考试成绩设置了显著的标注4.3 Excel2003的数据计算4.3.1 使用公式计算运用公式可方便地对工作表、工作簿中的数据进行统计和分析。公式是由运算符和参与计算的运算数组成的表达式。运算数可是常量、单元格、数据区域及函数等，其中，单元格、数据区域既可以是同一工作表、工作簿的，也可以是不同工作表、工作簿的。输入公式必须以“=”开始，然后是公式的表达式。例：根据图4.14所示的数据，统计表中每位学生的总分。1、先求“谢世文”的总分。激活单元格I3，输入公式“=

29、E3+F3+G3+H3”，按Enter键，I3被自动填入计算结果“285”。2、同法求得其他学生的总成绩。图4.14 学生成绩薄4.3.2 单元格的引用功能单元格引用是指一个引用位置可代表工作表中的一个单元格或一组单元格。引用位置用单元格的地址表示。如公式“=E3+F3+G3+H3”中， E3、F3、G3和H3就分别引用了工作表第3行中E、F、G、H这4列上的4个单元格数据。通过引用，可在一个公式中使用工作表中不同区域的数据，也可在不同公式中使用同一个单元格数据，甚至是相同或不同工作簿中不同工作表中的单元格数据及其它应用程序中的数据。公式中常用单元格的引用来代替单元格的具体数据，好处是当公式中

30、被引用单元格数据变化时，公式的计算结果会随之变化。同样，若修改了公式，与公式有关的单元格内容也随着变化。引用有如下3种：（1）相对引用即用字母表示列，用数字表示行，例如“=E3+F3+G3+H3”。它仅指出引用数据的相对位置。当把一个含有相对引用的公式复制到其它单元格位置时，公式中的单元格地址也随之改变。例如，计算I6时，采用将单元格I3复制后，粘贴到I6上，会看到有公式“=E6+F6+G6+H6”的计算结果显示在I6中。（2）绝对引用即在列标和行号前分别加上“$”。例如，利用绝对引用重新计算“谢世文”的总分，即向I3中输入“=$E$3+$F$3+$G$3+$H$3”。若再将I3复制到I6

31、，则I6中显示的仍然是谢世文的总分，所以绝对引用中单元格地址不会改变。（3）混合引用在行列的引用中，一个用相对引用，另一个用绝对值引用，如$E10或B$6。公式中相对引用部分随公式复制。4.3.3 函数分类及用法1、函数的使用函数由函数名和参数组成。函数名通常以大写字母出现，用以描述函数的功能。参数是数字、单元格引用、工作表名字或函数计算所需要的其他信息。在建立函数时，必须按如下语法规则：（1）函数必须以“=”开头，例如：“= Average（A1:A10）”。（2）函数的参数用园括号“（）”括起来。其中，左括号必须紧跟在函数名后，否则出现错误信息。如个别函数PI等没有参数，也应在函数名后

32、加上括号。例如，“=B2*PI（）”。（3）函数的参数多于1个时，要用“，”号分隔。（4）文本函数的参数可以是文本，该文本要用英文的双引号括起来。（5）函数的参数可以是己定义的单元格或单元格区域名。例如：若将单元格区域A1：A9命名为TL，则函数“=SUM（TL）是计算单元格区域A1：A9中数据之和。（6）函数中可以使用数组参数。（7）可以混合使用区域名、单元格引用和数值作为函数的参数。函数有以下两种输入方法：（1）直接输入法选定要输入函数的单元格，键入“=”和函数名及参数，按回车键即可。（2）粘贴法每当需要输入函数时，就单击常用工具栏中的“插入函数”按钮或选择“插入”菜单中的“函数”，此

33、时会弹出一个“插入函数”对话框。在对话框的“选择类型”中列出了所有不同类型的函数，“函数名”中则列出了被选中的函数类型所属的全部函数。选中某一函数后，单击“确定”按钮2、常用函数（1）求和函数SUM（区域）功能：求区域中所有数据的和。（2）求平均函数AVERAGE（区域）功能：求区域中所有数据的平均值（3）计数函数COUNT（区域）功能：求区域中所有数值型数据的个数。（4）条件计数函数COUNTIF（区域，条件）功能：在搜索区域中求满足条件值的个数。（5）条件函数IF（条件，值1，值2）功能：当条件为TRUE（真）时，返回值1，否则返回值2。（6）求最大值函数MAX（区域）功能：求出指定区域

34、中最大的数。（7）求最小值函数MIN（区域）功能：求出指定区域中最小的数。4.4 操作Excel工作簿4.4.1 建立与保护工作簿1、建立工作簿当刚刚启动Excel时，系统会自动产生一个名为book1的新工作簿。如果再需要新建工作簿文件，可以按如下步骤操作。（1）用鼠标单击“文件”菜单。（2）选择“新建”命令。（3）单击“确定”按钮。新建的工作簿文件自动取名为book2、book3等，当文件第一次存盘的时候系统会让用户为这些文件指定新的文件名。另外也可以通过单击工具栏中的新建按钮来创建新工作簿。在工作簿中，文件默认的扩展名为.XLS。 2、保护工作簿（1）保护工作簿的结构和窗口对工作簿进

35、行保护可以防止未授权用户对工作簿进行的删除、移动、插入、重命名等操作。（2）保护工作簿文件不被查看和编辑通过设置密码保护方式，保证工作簿不被未授权的用户查看和编辑。可以设置两个不同的密码，一个是用户要打开或查看文件时必须输入的密码，另一个是用户要编辑和保存对文件所做的修改时，需要输入的密码。4.4.2 工作簿的基本操作工作簿的基本操作是指对工作簿的保存、打开合关闭。1、工作簿的保存选择“文件|保存”命令可直接保存文件。对新建文件的第一次“保存”或选择“文件|另存为”命令，系统会提示输入新的工作簿名。2、工作簿的打开要使用已有的工作簿，必须先将其“打开”。选择“文件|打开”命令，或者在任务窗

36、格内选择“打开工作簿”，单击工作簿名即可。3、工作簿的关闭关闭工作簿的方法有多种。一般选择“文件|关闭”命令。4.5 制作Excel图表数据的图表化就是将单元格中的数据以各种统计图表的形式显示，使数据更加直观易懂。当工作表中的数据源发生变化时，图表中对应项的数据也自动更新。使用图表可帮助用户更好地对工作表的数据进行分析和处理。在Excel 2003中，图表分为嵌入图表和独立图表。嵌入图表是工作表的一部分，把他们和创建图表的数据源放置在同一张工作表中，打印的时候也同时打印；另一种是独立图表，他们是工作簿中具有特定工作表名称的独立工作表，打印时将与数据表分开打印。不管嵌入图表还是独立图表，都与工

37、作表数据相连接，也就意味着更新工作表数据时，同时也会更新图表。 4.5.1 创建图表1、创建默认的图表工作表默认图表类型是柱形图，可创建一个与工作表数据相关联的图表，且此图表将绘制在一个新的工作表中。例根据学生成绩簿的“总分”数据，绘制其柱形图表，一般的操作步骤如下：（1）打开期末成绩工作表，选择要创建图表的数据区域，例如“姓名”、“总分”两列。（2）按F11，系统自动创建一个独立的工作表来存放柱形图表。2、使用图表向导创建图表使用图表向导可创建柱形图以外的图表类型。例为期末成绩工作表绘制有关学生的“总分”三维柱形图表，一般的操作步骤如下：（1）打开期末成绩工作表，选择“姓名”、“总分

38、”两列数据。（2）单击“图表向导”按钮，或选择“插入|图表”命令，打开“图表向导”对话框，在“标准类型”或“自定义类型”选项卡中选择一种图表类型。（3）在“图表向导-4之1-图表类型”对话框中选择“标准类型|图表类型|柱形图”，在“子图表类型”中选择“三维簇状柱形图”，单击“下一步”按钮。（4）系统打开“图表向导-4步骤之2-图表源数据”对话框。默认的数据区域是用户进入图表向导前所选择的单元格区域，也可直接在“数据区域”文本框中输入新的数据区域引用。还可单击“数据区域”文本框右端的“折叠对话框”按钮，暂时隐藏“图表源数据”对话框。选取工作表中要以图表来描述的数据区域，如“姓名”、“总分”两列数

39、据，再单击被压缩对话框中的按钮，返回对话框，完成数据区的选择。最后对“系列产生在”中的“行”或“列”（图表将把工作表中的每一行或每一列数据作为一个数据系列）单选按钮做出选择（此例选中“列”），单击“下一步”按钮。（5）系统打开“图表向导-4步骤之3-图表选项”对话框。在“标题”选项卡的“图表标题”文本框中输入“总分图表”，“分类（X）轴”文本框中输入X轴说明信息“姓名”（参见图5.24）。也可通过对话框的其它选项卡来设置复杂的图表格式效果，如打开“坐标轴”选项卡，设置坐标轴的刻度，以增加图表的可读性；打开“图例”选项卡，取消“显示图例”复选框的选中状态等，最后单击“下一步”按钮。（6）在打开的

40、“图表向导-4步骤之4-图表位置”对话框中选择图表的建立位置，将图表嵌入到当前工作表中，单击“完成”按钮。4.5.2 编辑图表1、编辑图表中的说明文字 Excel在图表上设定了许多区域，可调整和重新编辑这些内容。（1）在图表中添加新的说明信息激活要编辑的图表，打开“绘图”工具栏，单击“文本框”或“竖排文本框”按钮，然后，在选中图表区内某处单击并拖动，可得到适当大小的文本区，在此输入相关说明文字。例如，插入“添加一个文字说明”文本框；单击文本框外某一点或按Esc键，完成输入。（2）更改图表的标题信息（包括图表标题、分类轴标题和数值轴标题）激活标题文本框，右击打开快捷菜单，选择“清除”命令，删除

41、说明信息文本框；若选择“坐标轴标题格式”命令，则打开对话框重新修正文字的格式。（3）修改分类轴与数值轴格式单击分类轴或数值轴，激活相应的坐标轴；右击打开快捷菜单，选择“坐标轴格式”命令打开对话框，在提供的多个选项卡中进行多种设置。例如，要将原图表数值轴的标注数值从以20为间隔改为以10为间隔，就打开“坐标轴格式”对话框的“刻度”选项卡，修改“主要刻度单位”复选框为不选中，并更改其对应位置上的数据值“20”为“10”，单击“确定”按钮。若要修改坐标轴字体大小，则可通过“坐标轴格式”对话框的“字体”选项卡进行设置。2、调整图表位置及大小选中图表，其四周出现8个图表区选定柄。若在图表区域内按住鼠

42、标左键拖动，可移动图表到任意位置；若拖动选定柄，则可调整图表大小。3、调整图表的类型选中图表，单击“图表向导”按钮，打开“图表向导”对话框，在“标准类型”选项卡中可重新选定图表类型。4、在图表中添加或删除数据项选中图表，可看到图表所引用的工作表数据区域分别被带有颜色的线框所标注，拖动选定柄可调整数据区域大小，可看到图表中显示的图形随表数据区的变化而改变。对于不相邻的数据修改，可选择“图表|源数据”命令，打开对话框，通过修改“数据区域”内的数据区域引用项，可重新调整要描述的数据范围。5、调整察看三维图表的角度激活绘图区，右击弹出快捷菜单，选择“设置三维视图格式”命令，打开对话框。通过单击相

43、应得按钮来调整三维视图显示的角度，单击“应用”按钮，可直接看到修改结果。如不满意，继续调整，最后单击“确定”按钮。6、图表背景、图区背景的设置选中图表区，右击，在快捷菜单中选择“图表区格式”命令，打开对话框，可对图表区格式重新修改；若选择“绘图区格式”命令，打开对话框，则可对绘图区背景重新设置。4.6 管理数据4.6.1 数据清单的基本操作数据清单的管理一般是指对工作表数据进行如排序、筛选、分类和汇总等操作。1、数据清单及其特点数据清单是典型的二维表，是由工作表单元格构成的矩形区域。它的特点有以下两种：（1）矩形区域的第一行为表头，由多个列标识名组成。例如,学号、姓名、性别、专业等。这些列标

44、识名在数据表中称作字段名，而字段名不能相同，所以数据清单的列就表示字段的数据。而每一行的数据表示一条记录，所以数据清单是由多条记录组成的。（2）表头标识下是连续的数据区域，这个区域可以是整个工作表的数据，也可以是工作表数据的一部分，数据清单的处理功能只能在一个数据清单中使用。所以在创建数据清单时应注意到如下两点：在一个工作表中创建一个数据清单。因为数据清单管理功能，如筛选等操作一次只能在一个数据清单中使用。若工作表中有多种数据，则数据清单与其它数据间至少需用一列或一行空白单元格隔开。以便对数据清单进行排序、筛选或插入汇总等操作。在更改数据清单前，要确保隐藏的行或列能全部显示出来。若清单中的行和

45、列未被显示，则这些数据有可能会被删除了。2、建立一个数据清单例：建立学生期末成绩数据清单，字段名为：学号、姓名、各科分数、总分等。（1）建立列标识创建列标识，在数据清单的第一行，Excel将使用这些列标识创建报表，并查找和组织数据。（2）输入数据输入数据时应确保同一列有同类型的数据值，输入方法有以下两种。一是在单元格内直接输入数据。二是利用“记录单”输入数据。选择“数据|记录单”命令，打开对话框。该记录单的标题栏上列出了当前数据清单所在的工作表名（即表示是该工作表的记录单），左侧列出了所有字段名，如学号、姓名、各科分数、总分等，字段名旁边是数据文本框，可直接在文本框中输入记录的各个字段数据

46、。输入第一条记录内容后，单击“新建”按钮，会出现一条空记录等待数据输入，最后单击“关闭”按钮结束输入。3、编辑记录编辑记录可在单元格中进行。也可在记录单中编辑记录。利用记录单对话框的“上一条”和“下一条”按钮查看已输入的记录数据。若删除当前记录，则单击“清除”按钮。单击“关闭”按钮，可保存修改。4、查找记录若查找记录，则单击“条件”按钮，输入相关的查找条件。例如查找姓名为“赵红梅”的学生。输入姓名之后，单击“上一条”或“下一条”按钮，可查看到符合给定条件的所有记录。 4.6.2 排序与筛选工作表数据1、数据的排序排序是将某个数据按从小到大或从大到小的顺序进行排列。通过排序，可以根据某特定的内容来重排数据表中的行。当选择“排序”命令后，Excel 2003会利用该列和指定的排序次序，或利用自定义排列次序来重新排列行或单个的单元格。否则，Excel 2003将根据选择的“主要关键字”列的内容以升序（由低到高）对行进行排序。排序时，Excel 2003将按指定的排序顺序重新设置行、列以及各单元格。Excel 2003的默认排序顺序约定如下：数字：从最小的负数到最大的正数排序。

展开阅读全文