电子公文传输管理系统.docx

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1、自贡电信实业有限公司 公文传输系统用户使用手册电子公文传输管理系统Official Document Transmission Center用户使用手册目 录1 普通用户41.1 登陆系统41.2 公文签收51.2.1 操作界面介绍51.2.2 提示助手61.2.3 如何签收公文61.2.4 文件签收情况81.2.5 文件搜索91.3 公文管理101.3.1 发布文件101.3.2 管理文件121.4 文件资料141.4.1 操作界面介绍141.4.2 提示助手151.4.3 如何签收资料151.4.4 资料搜索171.5 资料管理181.5.1 发布资料181.5.2 管理资料201.6 会

2、议通知221.6.1 如何签收会议通知221.6.2 如何签到和反馈241.6.3 查看签收和签到情况261.6.4 查看反馈情况261.7 公告栏271.7.1 发布公告271.7.2 管理公告292 管理员用户312.1 登陆系统312.2 公文签收322.3 会议通知332.4 文件资料342.5 文件管理352.5.1 文件类型管理362.6 资料管理382.6.1 资料类型管理392.7 用户管理422.7.1 群组管理442.7.2 添加用户462.7.4 用户维护492.8 数据库管理532.8.1 系统基本数据532.8.2 公文文件管理542.8.3 资料文件管理552.8.

3、4 会议文件管理551 普通用户下面操作以“县委办”用户做为例子，详细说明做为普通用户使用系统的各种操作步骤。1.1 登陆系统打开Internet Explorer浏览器，在地址栏中输入电子公文传输系统地址，出现如下登陆界面，如图一所示。在页面中输入用户名（xwb）和密码（123456），点击“进入”按钮，登陆系统。图一 系统登陆登陆系统以后，首先进入的是文件签收操作界面。1.2 公文签收1.2.1 操作界面介绍1、 文件类型列表，界面的左边导航栏中，包括文件类型列表，点击相应的文件类型，右边文件列表区域中就会出现相应的类型的文件；2、 文件列表区，界面右边区域，称之为文件列表区。包括已签收文

4、件，未签收文件，本部门发布的文件的统计。还可以根据不同状态“已签收”，“未签收”，“本部门”分类查看文件。3、 文件行，每个文件行中由 “文件类型”，“文件字号”，“文件标题”，发文时间，发文单位，签收状态，文件内容简介组成。4、 状态栏，操作界面右下方区域，称为状态栏，包括当前时间，用户，权限，修改密码，注销用户等。图二 操作界面1.2.2 提示助手每次进入系统后，在文件签收界面右下角“提示助手”中，如果有新文件、新资料需要签收，“提示助手”会及时弹出提示用户。1.2.3 如何签收公文本节重点是介绍如何正确签收一份公文。这是作为普通用户常用的一个操作，必须能熟练掌握。n 方法一第一步，在文件

5、列表区域中，未签收文件会有粗体红色“未签收”字样提示，并在文件列表行中右边区域，有“点击签收”链接字样；第二步，点击“点击签收”链接，弹出输入签收人姓名对话框，输入用户名后，点击确定，出现如下图示；图三 签收文件第三步，文件不直接在网页中显示，需要下载文件后打印。点击“点此下载”按钮，把文件下载到本地机器后，打开查看或打印；第四步，点击按钮栏中的“返回” 按钮，返回到文件列表区界面，可看到该文件状态已变为“已签收”状态。n 方法二第一步，在文件列表区域中，未签收文件会有粗体红色“未签收”字样提示，可以点击文件标题，打开如图四所示界面；图四 签收文件第二步，点击“点击签收”链接，弹出输入签收人姓

6、名对话框，输入用户名后，点击确定，出现如上图三所示；第三步，文件不直接在网页中显示，需要下载文件后打印。点击“点此下载”按钮，把文件下载到本地机器后，打开查看或打印。第四步，点击按钮栏中的“返回” 按钮，返回到文件列表区界面，可看到该文件状态已变为“已签收”状态。1.2.4 文件签收情况特别说明：各用户只能查看自己发布文件的签收情况。第一步，在文件列表区域中，如果是当前用户发布的文件，在文件状态中，就会有青色文字所示“签收情况”链接；第二步，点击“签收情况”链接，出现文件签收情况报表界面，如下图五所示；图五 签收情况第三步，在文件签收界面中，可以查看各接收用户和单位签收情况，在签收情况表格中，

7、对某个接收单位可以列出收文单位名称，签收状态，签收时间，签收人，IP地址等信息；第四步，在签收情况页面中，有“签收情况”，“已签收”，“未签收”三个标签，可以切换这些标签，查看该状态下的收文单位列表，例如：已签收文件列表和未签收文件列表。1.2.5 文件搜索第一步，在文件列表区域中，点击按钮栏中的“搜索” 按钮，出现如下图六所示界面；图六 文件搜索第二步，在文件检索操作界面中，检索条件包括文件标题，发文字号，发文类型，发文单位，接收单位，发文时间，内容简介，检索条件可以相互组合进行模糊查询。检索条件输入完成以后，点击“提交”按钮，会在“文件检索”下出现检索结果的列表；文件检索条件是可以组合模糊

8、查询。例如图五所示，文件标题包含“行动”和发文类型“上级文件”和发文时间“2005-6-1”到“2006-6-30”间的文件。第三步，在检索结果列表中，可以直接对文件进行处理，例如打开下载，文件签收等。1.3 公文管理1.3.1 发布文件特别说明：系统中阅读者不允许发布文件，只有具有阅读者权限以上的用户才能发布文件。第一步，进入系统后，点击文件列表区域上方的“发布文件”，出现如下图所示界面；图七 发布文件第二步，选择接收单位和用户，在发布文件界面中，接收单位栏，点击“选择”链接，出现下图八所示界面。如在发文文件界面中，勾选“群发所有用户”复选框，文件群发给系统中所有的用户。图八 选择用户第三步

9、，填写发布文件表单的内容，文件标题，发文字号，发文单位，文件类型，内容简介，上传文件（文件大小不超过4M，如果是多个文件需要把文件打包压缩成rar和zip格式）等。表单中打“*”号的代表必填项目。第四步，点击按钮操作栏中的“提交”按钮，把文件发布给接收单位，系统会提示“发送成功”。图九 文件发布成功1.3.2 管理文件特别说明：当前用户和单位只能管理和查看自己发布的文件。打开管理文件，进入系统后，点击“后台管理”链接，进入后台。点击左边操作栏的“管理文件”，系统显示该用户以往所发布文件的列表，出现如下图所示界面；图十 管理文件查看签收情况，在各文件行，点击“签收情况”列中的 “查看”链接，出现

10、该文件对应的签收情况报表，如文件签收情况章节所示。删除文件，请勾选文件行中第一列的复选框，可多选，也可勾选“选中所有显示的记录”前的复选框，选择所有文档。需要删除的文件选中后，点击“直接删除”按钮，把选中的文件删除。修改文件，在各文件行，点击“操作”列中的“修改”链接，出现文件修改界面，在修改界面中，对已发布的文件进行修改，然后重新发布，如下图所示。图十一 修改文件1.4 文件资料文件资料是用于一些非正式公文文件的传输管理，例如工作汇报资料，政务信息资料，政务公开资料，领导讲话等。1.4.1 操作界面介绍1、 资料类型列表，界面的左边导航栏中，包括文件类型列表，点击相应的文件类型，右边文件列表

11、区域中就会出现相应的类型的文件；2、 文件列表区，界面右边区域，称之为文件列表区。包括已签收文件，未签收文件，本部门发布的文件的统计。还可以根据不同状态“已签收”，“未签收”，“本部门”分类查看文件。3、 文件行，每个文件行中由 “文件类型”，“文件字号”，“文件标题”，发文时间，发文单位，签收状态，文件内容简介组成。1.4.2 提示助手每次进入系统后，在文件签收界面右下角“提示助手”中，如果有新文件、新资料需要签收，“提示助手”会及时弹出提示用户。1.4.3 如何签收资料本节重点是介绍如何正确签收一份资料。这是做为普通用户常用的一个操作，必须能熟练掌握。第一步，登陆系统以后，点击“文件资料”

12、模块链接，进入文件资料主界面，如下图所示；图十二 资料管理第二步，在文件资料列表区域中，未签收文件会有粗体红色“未签收”字样提示，并在文件列表行中右边区域，有“点击签收”链接字样；第三步，点击“点击签收”链接，弹出输入签收人姓名对话框，输入用户名后，点击确定，出现如下图示；图十三 资料签收第三步，文件不直接在网页中显示，需要下载文件后打印。点击“点此下载”按钮，把文件下载到本地机器后，打开查看或打印。第四步，点击按钮栏中的“返回” 按钮，返回到资料列表区界面，可看到该文件状态已变为“已签收”状态。资料签收情况特别说明：各用户只能查看自己发布文件资料的签收情况。第一步，在文件资料列表区域中，如果

13、是当前用户发布的文件资料，在文件状态中，就会有青色文字所示“签收情况”链接；第二步，点击“签收情况”链接，出现资料签收情况报表界面，如下图所示；图十四 签收情况第三步，在资料签收界面中，可以查看各接收用户和单位签收情况，在签收情况表格中，对某个接收单位可以列出收文单位名称，签收状态，签收时间，签收人，IP地址等信息；第四步，在签收情况页面中，有“签收情况”，“已签收”，“未签收”三个标签，可以切换这些标签，查看该状态下的收文单位列表，例如：已签收资料列表和未签收资料列表。1.4.4 资料搜索第一步，在文件资料列表区域中，点击按钮栏中的“搜索” 按钮，出现如下图所示界面；图十五 资料搜索第二步，

14、在检索操作界面中，检索条件包括文件标题，发文单位，发文类型，发文时间，内容简介，检索条件可以相互组合进行模糊查询。检索条件输入完成以后，点击“提交”按钮，会在“文件检索”界面下出现检索结果的列表；文件检索条件是可以组合模糊查询。例如图五所示，文件标题包含“日本”和发文单位“县团委”和发文时间“2005-6-8”到“2006-6-30”间的文件。第三步，在检索结果列表中，可以直接对文件资料进行处理，例如打开下载，文件签收等。1.5 资料管理1.5.1 发布资料特别说明：系统中阅读者不允许发布文件，只有具有阅读者权限以上的用户才能发布资料。第一步，进入系统后，点击文件资料列表区域上方的“资料管理”

15、，然后在出现界面中点击左边操作栏的“发布资料”，出现如下图所示界面；图十六 发布资料第二步，选择接收单位和用户，在发布资料界面中，接收单位栏，点击“选择”链接，出现下图八所示界面。如在发文文件界面中，勾选“群发所有用户”复选框，群发给系统中所有的用户。图十七 选择用户第三步，填写发布资料表单的内容，文件标题，发文单位，文件类型，内容简介，上传文件（文件大小不超过4M，如果是多个文件需要把文件打包压缩成rar和zip格式）等。表单中打“*”号的代表必填项目。第四步，点击按钮操作栏中的“提交”按钮，把资料发布给给接收单位，系统会提示“发送成功”。图十八 资料发布成功1.5.2 管理资料特别说明：当

16、前用户和单位只能管理和查看自己发布的资料。打开管理文件，进入系统后，点击“后台管理”链接，进入后台。点击“资料管理”，然后在出现界面中点击左边操作栏的“管理资料”，在界面上所出现的资料列表是当前用户以往所有发布过的资料历史记录，如下图所示界面；图十九 管理资料查看签收情况，在各资料列表行中，点击“签收情况”列中的 “查看”链接，出现该资料对应的签收情况报表，如资料签收情况章节所示。删除资料，请勾选资料列表行中第一列的复选框，可多选；也可勾选“选中所有显示的记录”前的复选框，选择所有文档。需要删除的文件选中后，点击“直接删除”按钮，把选中的资料删除。修改资料，在资料列表行中，点击“操作”列中的“

17、修改”链接，出现资料修改界面，在修改界面中，对已发布的资料进行修改，然后重新发布，如下图所示。图二十 修改资料1.6 会议通知1.6.1 如何签收会议通知本节重点是介绍如何正确签收会议通知。这是做为普通用户常用的一个操作，须能熟练掌握。第一步，登陆系统以后，点击“会议通知”模块链接，进入会议通知主界面，如下图所示；图二十一 会议通知第二步，在会议通知列表区域中，未签收通知会有粗体红色“未签收”字样提示，并在旁边区域，有“点击签收通知”链接字样；第三步，会议通知签收完成以后，在“点击签收通知”链接字样变为“点击下载通知”，点击此链接下载会议通知的详细内容文件，操作界面如下图所示。图二十二 下载会

18、议通知1.6.2 如何签到和反馈延续如何签收会议通知章节，只有签收完会议通知以后，才能查看会议反馈。第一步，在会议通知列表区域中，未签到通知会有粗体红色“未签到”字样提示，并在旁边区域，有“点击签到通知”链接字样，如下图所示；图二十三 会议签到第二步，会议通知签收完成以后，反馈情况会有粗体红色“未反馈”字样，该区域旁边会“我要反馈”链接，弹出会议反馈新窗口，在新窗口中输入反馈内容，点击“反馈”按钮，操作界面如下图所示。图二十四 会议反馈1.6.3 查看签收和签到情况第一步，在会议通知列表区域中，如果是当前用户发布会议通知，就会有青色文字所示“签收签到情况”链接；第二步，点击“签收签到情况”链接

19、，就会进入以下页面；图二十五 签收签到情况第三步，在会议签收签到界面中，可以查看各与会用户和单位签收签到情况，在签收签到情况表格中，对某个与会单位可以列出与会单位名称，签收状态，签收时间，签到情况，签到时间等信息；第四步，在签收签到情况页面中，有“签收签到情况”，“已签收”，“未签收”，“已签到”，“未签到”五个标签，可以切换这些标签，查看该状态下的与会单位列表。1.6.4 查看反馈情况第一步，在会议通知列表区域中，如果是当前用户发布会议通知，就会有青色文字所示“查看反馈情况”链接；第二步，点击“查看反馈情况”链接，就会进入以下页面；图二十六 会议反馈情况第三步，在查看反馈情况界面中，可以查看

20、各参会用户和单位反馈情况，在会议反馈表格中，对某个参会单位可以列出与会单位名称，反馈情况，反馈时间，反馈内容等信息；第四步，在会议反馈情况页面中，有“反馈情况”，“已反馈”，“未反馈”三个标签，可以切换这些标签，查看该状态下的参会单位列表。1.7 公告栏1.7.1 发布公告第一步，进入系统后，点击公告列表栏上方的“发布公告”，出现如下图所示界面；图二十七 发布公告第二步，填写发布公告的公告标题和内容。第三步，点击按钮操作栏中的“提交”按钮，系统会提示“发送公告成功 ”图二十八 公告发送成功1.7.2 管理公告特别说明：当前用户和单位只能管理和查看自己发布的公告打开公告文件，进入系统后，点击“后

21、台管理”链接，进入后台。点击“公告管理”，然后在出现界面中点击左边操作栏的“管理公告”，出现如下图所示界面；图二十九 管理公告情况修改公告，在公告列表行中，点击“操作”列中的“修改”链接，出现公告修改界面，在修改界面中，对已发布的公告进行修改，然后重新发布，如下图所示。图三十 修改公告删除公告，请勾选公告列表行中第一列的复选框，可多选；也可勾选“选中所有显示的记录”前的复选框，选择所有公告。需要删除的文件选中后，点击“直接删除”按钮，把选中的公告删除。2 管理员用户以下操作以用户：admin888作为管理员身份进入系统，详细说明做为管理员用户如何设置、初始化系统、及其数据管理的各种操作步骤。管

22、理员同时也具有普通用户权限，在此不再描述，请参考普通用户使用说明章节。2.1 登陆系统打开Internet Explorer浏览器，在地址栏中输入电子公文传输系统地址，出现如下登陆界面，如下图所示。在页面中输入用户名（admin888）和密码（123456），点击“进入”按钮，登陆系统。图三十五 系统登陆登陆系统以后，首先进入的是文件签收操作界面。2.2 公文签收管理员可在此界面查看系统中所有文件列表、签收情况。如下图：图三十六 文件签收2.3 会议通知管理员可在此界面查看系统中所有会议通知文件列表、签收情况。如下图：图三十七 会议通知2.4 文件资料管理员可在此界面查看系统中所有文件资料列表

23、、签收情况。如下图：图三十八 文件资料2.5 文件管理管理员登陆成功后，然后点击界面上部菜单栏中的后台管理，即进入了文件管理的界面，如下图所示：图三十九 文件管理2.5.1 文件类型管理此模块的主要功能是新增、修改、删除文件分类类型。进入后台管理文件管理界面后，点击左侧的文件类型菜单，进入如下图的界面：图四十 文件类型管理此时用户可以看到文件类型信息列表及允许发布相应类型的用户信息。n 增加类型第一步，进入文件类型界面后，点击界面右上侧的按钮，进入新增类型界面，如下图：图四十一 增加文件类型第二步：在“新文件类型”中输入类型名称，如：上级文件，在“类型简介”中输入介绍信息，简介必须填写。n 删

24、除文件类型信息当用户处于如图（文件类型管理）时，类型信息列表中每一行的右侧都有一个“删除”字样，用户只需点击删除字样，即可删除文件类型。2.6 资料管理第一步：管理员登陆成功后，然后点击界面上部菜单栏中的后台管理，即进入了后台管理。第二步：点击界面上部菜单样中的“资料管理”进入如下图的界面：图四十二 资料管理2.6.1 资料类型管理此模块的主要功能是新增、修改、删除资料分类类型。进入资料管理界面后点击左侧的资料类型菜单，进入如下图的界面：图四十八 资料类型列表n 增加类型第一步：进入资料类型初始界面后，点击界面右上侧的按钮，进入类型新增界面，如下图：图四十九 新增资料类型第二步：在“新文件类型

25、”中输入类型名称，如：领导讲话，在“类型简介”中输入备注信息，简介必须填写。第三步：点击提交 按钮即可保存类型信息。修改资料类型信息当用户处于文件类型管理初始界面时，类型信息列表中每一行的右侧都有一个“修改”字样，用户只需点击修改字样，就可以进入如下图的修改界面：输入相关信息后，点击提交按钮即可。删除资料类型信息当用户处于文件类型管理初始界面时，类型信息列表中每一行的右侧都有一个“删除”字样，用户只需点击删除字样，就可以删除对应行中的资料类型。2.7 用户管理第一步：管理员登陆成功后，进入如图一 系统登陆，然后点击界面上部菜单栏中的后台管理，进入如下图的界面：图五十五 后台管理第二步：点击菜单

26、中的“用户管理”链接进入如下图的界面：图五十六 用户管理2.7.1 群组管理此时点击界面左侧的“群组管理”进入如下图的界面图五十七 群组管理在此界面中，用户可以看到群组信息列表。增加群组进入群组管理的界后，点击界面右上侧的按钮，进入信息输入界面，如如下图：图五十八 增加群组在表格中输入相关信息后点击按钮即可保存信息，同时系统会出现“增加成功”的提示信息，如下图：点击确定按钮后，系统会自动返回群组信息列表界面，用户可看到增加的群组信息出现在列表中。修改群组信息如果用户想修改某一群组的信息，请在群组管理的列表中点击群组所在行右侧的修改字样，进入如下图的界面：图五十九 修改群组信息管理根据实际情况对

27、信息进行修改后，点击界面右上角中的按钮即可。如果不想修改信息或者不想保存修改后的信息，直接点击按钮即可。删除群组信息删除群组信息的操作十分简单。用户进入群组管理的界面后，在列表每一行的右侧都有一个“删除”字样，用户只需点击删除字样，就可以删除对应行中的群组信息。2.7.2 添加用户第一步：管理员登陆成功后点击界面上部菜单栏中的后台管理，进入如下图的界面：图六十五 后台管理第二步：点击后台管理的界面上部菜单样中的“用户管理”进入如下图的界面：图六十六 用户管理第三步：此时点击界面左侧的 添加用户 进入如下图的界面图六十七 添加用户第四步：在表格中输入相关信息，其中用户名是指用户用于登陆系统的名称

28、，建议以英文做作为登陆的名称，以便以后方便输入，在所属群组中选择用户所在的群组，在权限级别中选择用户权限级别，如果用户不清楚每个权限级别所拥有的权限，可直接单击界面左侧 的权限管理进行查看。下图给出填写范例：第五步：信息输入完成后点击按钮即可保存信息，此时系统会出现如下图的界面：图六十八 添加用户在界面中我们可以看到，表格上部分中出现了“新用户添加成功！”，说明用户已经成功的加入了系统中。此时，如果用户还想继续增加新的用户，只需重复第四步、第五步操作即可。2.7.4 用户维护第一步：管理员登陆成功后点击界面上部菜单栏中的后台管理，进入如下图的界面：图六十九 后台管理第二步：点击后台管理界面上部

29、菜单样中的”用户管理”进入如下图的界面：图七十 用户管理如上图所示，用户可在此界面中看到用户的信息列表。信息列表可按照权限级别、所属群组进行排序查看，只需点击如下图中的【按级别】或者【按所属单位】即可，默认排序方式为按权限级别进行排序。翻页控制界面中一页最多显示20个用户，如果用户想查看前20个或者后20个的用户，可通过点击翻页控制按钮来显示，翻页控制按钮在界面的右上侧部分，如下图所示：图七十一 翻页控制方法一：用户可通过点击“显示记录：”后的记录数字（上图中用椭圆勾出的区域）进行翻页，例如，用户想查看41-60的用户列表，直接点击41-60即可。方法二：用户可以通过点击首页、上一页、下一页、

30、末页按钮来进行翻页，当用户处理信息列表第一页时，系统只出显下一页、末页两个按钮，当然后点点击其中的一个控制按钮，系统会自动显示完整的翻页控制按钮，如下图所示：图七十二 翻页控制修改用户信息第一步：在列表中点击用户所在行右侧的修改字样，进入如下图的界面：图七十三 修改用户资料第二步：管理根据实际情况对信息进行修改后，点击界面右上角中的按钮即可。如果不想修改信息或者不想保存修改后的信息，直接点击按钮即可。删除用户信息第一步：在信息列表左侧第一列勾选要删除的用户，如下图所示：图七十四 勾选需要删除的用户第二步：将鼠标下移至信息列表最后一行，点击按钮即可。如果用户觉得一个个选择用户太麻烦，想一次性删除

31、当前页看到的所有用户信息，将鼠标下移至信息列表最后一行，勾选，勾选后可以看到当前页的所有用户全被勾选，如下图所示：图七十五 用户管理此时点击按钮即可删除当间页面的所有用户。2.8 数据库管理2.8.1 系统基本数据第一步：登陆成功后，然后点击界面上部菜单栏中的后台管理，点击上部菜单样中的“数据库管理”进入如下图的界面：图七十六 系统基本数据输入相应信息后点击提交按钮即可输入项目说明：1)公文文档上传目录：用于存放用户所发布的公文原文件的目录，例如用户发布了一个上级文件，原文件为WORD文件，这个WORD文件就存在此目录。2) 会议文档上传目录：用于存放用户所发布的会议原文件的目录，例如用户发布

32、了一个会议通知，原文件为WORD文件，这个WORD文件就存在此目录。3) 资料文档上传目录：用于存放用户所发布的资料原文件的目录，例如用户发布了一个资料文件，原文件为WORD文件，这个WORD文件就存在此目录。4)主页路径URL：用于访问系统文件的服务器的RUL地址5)主页绝对路径：用于访问系统文件的服务器的本地路径2.8.2 公文文件管理此模块主要功能为维护保存在服务器中的公文原文件。第一步：登陆成功后，然后点击界面上部菜单栏中的后台管理，进入后台管理，点击界面上部菜单样中的“数据库管理”进入如下图的界面：图七十七 文件管理删除文件：请勾选文件行中第一列的复选框，可多选，需要删除的文件选中后，点击“删除”按钮，把选中的文件删除。2.8.3 资料文件管理 操作方法请参考“数据库管理”中的“公文文件管理”2.8.4 会议文件管理操作方法请参考“数据库管理”中的“公文文件管理”第 57 页 共 57 页