公文管理体系文件.docx

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1、行政机关公文处理办法第一章总则第一条为使*公司行政机关（以下简称行政机关）的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的质量和效率，根据国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知（国发（2000）23号）及上级有关公文管理规定，结合公司实际，特制定本办法。第二条行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。第三条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。第五条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和上级及本

2、企业的有关规定，确保国家和公司秘密的安全。第六条各级行政机关负责人应高度重视公文处理工作，模范遵守本办法，并加强对本部门公文处理工作的领导和检查。第七条办公室是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作，并指导各部门的公文处理工作。第八条办公室配备专职文秘人员负责公文处理工作。文秘人员应忠于职守，廉洁正派，具备较高的政治素质、文化素质和专业知识。第二章公文种类第九条行政机关的公文种类主要有：（一）决定适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销不适当的决定事项。（二）通知适用于批转各部门的意见，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求各部门办理和需要有关单位周知或执

3、行的事项，任免人员。（三）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。（四）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（五）请示适用于向上级机关请求指示、批准。（六）批复适用于答复下级机关请示事项。（七）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（A）函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（九）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。第三章公文格式第十条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送（报）机关、印发机关和印发日期等部分组

4、成。公文分为上行文、平行文和下行文三种格式。（一）秘密等级和保密期限。涉及公司秘密的公文应按密级划分规定，标明密级和保密期限。其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。（二）紧急程度。紧急公文应当根据紧急程度、时限要求，标明“特急”、“急件（三）发文机关。发文机关标识应当使用行政机关全称或规范化简称；联合行文时，主办机关排列在前。（四）发文字号。发文字号应当包括机关代字、年份、序号，必要时可根据需要加入专业职能代字。联合行文时，只标明主办机关发文字号。机关代字应使用规范化简称。（五）签发人。上行公文应当注明签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人姓名和电话。（六）标题。公文标题

5、应准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类。转发类公文标题应避免冗长。在公文标题中人名、地名、称谓不能分行书写；除规章、制度名称加书名号外，一般不用标点符号。（七）主送机关。主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。决定、通报、会议纪要，可将主送机关置于版记首行。（A）附件。公文如有附件，应当标明附件顺序和名称。附件应与公文正文一起装订。凡属批转、转发、印发性公文，其名称及内容作为正文部分附后。（九）印章。公文除“会议纪要”和网上传输的公文以外，应加盖发文机关印章。两个机关联合行文时，均应加盖印章。印章与正文必须同处一面，不得采取加项标识“此页无正文”的方法。（十）成

6、文日期。公文的成文日期，以负责人签发的日期为准；联合行文时以最后签发机关负责人的签发日期为准。（十一）附注。公文如有附注（需说明的其他事项），应当加括号标注。（十二）主题词。公文应当标主题词，上报公文应按照上级机关的要求标注主题词。（十三）抄送（报）机关。抄送（报）机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。抄送（报）机关应当使用全称或者规范化简称、统称，依党、政、军、群次序排列。（十四）印发机关、印发日期。印发机关、印发日期列抄送机关之下，印发日期以公文付印日期为准。第十一条公文文字一律从左至右横写、横排。标题用2号小标宋体字，正文用3号仿宋体字，每页22行，每行28个字（不含页码）。公

7、文中小标题可用3号黑体字或小标宋体字。公文版心尺寸为156mmX225mm（不含页码）。公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首，红色反线距版心上边缘不超过72mm+1.mm,版心上边缘至天头（上白边）为37mm1mm,公文用纸订口（左白边）为28mm1.mmo置于红色反线以下至主题词（不含）之间各要素为主体；置于主题词以下的各要素统称版记。第十二条本办法各组成部分的标识规则，参照国家行政机关公文格式国家标准，按照*公司行政机关公文格式执行。第十三条公文用纸一律采用国际标准A4型（210mm297mm）,左侧装订。张贴的公文

8、用纸大小，根据实际需要确定。第四章行文规则第十四条行文应当确有必要，注重效用。第十五条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般情况下不得越级行文，应按隶属关系逐级上报或逐级下达。因特殊情况必须越级上报或下达的事项，应抄送被越过的机关。第十六条凡属行政机关职权范围内的事务，均应以公司或办公室的名义行文，其他部门不得正式行文。各部门提交公司审议的专项工作报告、建议、意见和工作部署，下发以公司名义召开的专业会议通知等，经总经理签批后，可加“经总经理同意”字样，由办公室行文。第十七条因工作需要，公司及其办公室与公司党委及其办公室可以联合行文。联合行文应当明确主办部门。第十八条上行文范围为上级机关及地方

9、政府；平行文为集团内平级单位或其他业务相关单位；下行文（普发文）范围为各部（室），各有关单位，重要下行文应当同时抄送直接上级机关。对外行文视具体情况而定。第十九条需要解决的属于上一级单位权限范围内的问题，应向上级单位行文。同级单位之间需要商洽解决的问题，可以互相行文。需要行文时应直接行文，不应报上级机关转办；解决不了的问题需上级机关行文时，双方的意见应同时上报。单位之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文；若擅自行文，上级机关应当责令其纠正或撤销。第二十条“请示”应当一文一事，不同事项分别行文；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式,但不得抄送下级机关。主报上级机关的报

10、告、请示需要答复的，由上一级机关答复,根据上级机关授权也可由其办公室答复。各部门向平级机关的报告、请示，要求批复或批转其他部门执行的，由平级机关批复或批转，根据授权，也可由其办公室批复或批转。“报告”为呈报上级机关文件，上级机关不一定做出明确答复，其中不得夹带请示事项。请示事项不得以“意见”上报。向上级机关报送“意见”，适用于报请上级机关予以批转或转发事项。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“报告”和“意见”。第五章发文办理第二十一条发文办理指以公司、办公室名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。第二十二条草拟公

11、文应当做到：（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简练。（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号，引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”,第三层为“1.，第四层为“（I）”，应避免采用过多的层次结构。（七）应当

12、使用国家法定计量单位。（A）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。第二十三条拟制公文,对涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。第二十四条有关部门拟以公司或办公室名义行文，应代拟文稿

13、，由本部门负责人按本办法要求审核（必要时送有关部门会签）并签字后，送办公室按规定程序审理，同时提供软盘。发文文稿由办公室统一负责审稿、送签。未经办公室审理的文稿，领导原则上不予受理、签发。第二十五条公文送负责人签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。第二十六条以本机关名义制发的各类公文，由公司总经理签发；经授权，部分公文可由办公室主任签发。第二十七条签发公文，签发人应明确签署意见、并写上姓名和审批时间。只署姓名和时间表示同意印发。第二十八条公文稿纸规格要统一，不得用本机关公文稿纸代上级机关

14、草拟公文；不应在文稿装订线左侧签批或修改公文。第二十九条公文正式印制前，办公室应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序进行复审。第六章收文办理第三十条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。第三十一条收到上级机关下发或交办的公文，办公室应根据文件内容和缓急程度及时提出拟办意见，送领导批示或交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。一般件要在文到后2日内在文书处理环节上办理完毕，急件急办。第三十二条承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。

15、紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报公司协调或裁定，并如实反映各方意见。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回办公室并说明理由。第三十三条审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。第三十四条送领导批示或交有关部门办理的公文，办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。第三十五条传递、管理秘密公文，必须采取保密措施，

16、确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采用加密装置，绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。第七章公文归档第三十六条公文办理完毕后，应当根据中华人民共和国档案法和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。第三十七条归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映公司的主要工作情况，便于保管和利用。第三十八条联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。第三十九条行政机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理（立卷）、归档。第四

17、十条归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。第四十一条拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。第八章公文管理第四十二条公文由办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。第四十三条办公室应当建立健全行政机关公文处理的有关制度。第四十四条上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经行政机关负责人或者办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。第四十五条公开发布机关公文，必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同本机关正式印发的公文具有同等效力。第四十六条公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。第四十七

18、条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。第四十八条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室主任批准，可以销毁。第四十九条销毁秘密公文应当到指定场所由2人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。第五十条机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。第五十一条密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。第九章附则第五十二条行政法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，可以按照上级主管部

19、门的要求，参照本办法的规定执行。涉及电子文件的有关规定按照上级规定执行。本办法中未尽事宜，参照上级有关规定执行。第五十三条办公室负责依据*公司行政督查工作管理规定,对上级机关和行政机关下发公文的贯彻落实情况进行督促检查。第五十四条本办法由办公室负责解释。第五十五条本办法自2003年7月1日起施行。凡以前与本办法不一致的，以本办法为准。*公司行政机关公文格式第一章总则第一条适应现代化管理要求，提高公文处理效率，建立健全置业公司公文格式标准，简化、统一公文格式，准确、有效地拟制、收集、传递和存贮公文信息。第二条本标准规定了*公司行政机关（以下简称行政机关）公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素

20、排列顺序和标识规则。第三条本标准适用于行政机关制发的公文。第二章公文标准第四条引用标准（一）GB/T148-1997印刷、书写和绘图纸幅面尺寸（二）GB/T9704-1999国家行政机关公文格式第五条本标准采用下列定义（一）字word标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间，约5.6mmo（二）行1.ine标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行，约10.5第六条公文用纸主要技术指标公文用纸一般使用纸张定量为60-80gm2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85-90%（乳白色），横向耐折度215次，不透明度285%,PH值为7.5-9.

21、5o第七条公文用纸幅面、版面尺寸及图文颜色（一）公文用纸幅面尺寸公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为21OmmX297mm。（二）公文页边与版心尺寸公文用纸天头（上白边）为：37mmImm公文用纸订口（左白边）为：28mmImm版心尺寸为：156X225mm（不含页码）（三）未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。第八条排版规格与印制装订要求（一）排版规格正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。（二）制版要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。（三）印刷要求双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标B

22、1.1.OO%,红色油墨应达到色谱所标Y80%,M80%o印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。（四）装订要求公文应左侧装订，不掉页。两页页码之间误差不超过4mo骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mni-5n;无坏钉、漏钉、重钉、钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差1.mm,四角成90度，无毛茬或缺损。第九条本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统

23、称版记。（一）眉首1 .公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。2 .秘密等级和保密期限如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用隔开。3 .紧急程度如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。4 .发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加

24、“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mmo发文机关标识使用小标宋体字，用红色标识。字号以醒目美观为原则酌定，应小于22mm15mmo联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。5 .发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“（）”括入；序号不编虚位（即1不编为Oo1）,不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。6 .签发人上

25、报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人的，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mmo（二）主体1 .公文标题红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。2 .主送机关标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全

26、角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示公文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。3 .公文正文主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。4 .附件公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.XXXXX）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。各类公文附

27、件的具体要求是，在正文之下、成文时间之上标注附件名称及顺序，版记前置于成文时间之下、附件内容后置。5 .成文时间用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”；成文时间的标识位置见“6.公文生效标识”。6 .公文生效标识（1）单一发文印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm-4mm,端正居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压成文时间上。（2）联合行文印章当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印

28、章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mmo（3）特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。7 .附注公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。（三）版记1 .主题词“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。2 .抄送公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送

29、机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。3 .印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置;用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。4 .版记中的反线版记中的各要素之下均有一条反线，宽度同版心。5 .版记的位置版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素显示最后一行。转发、批转类公文，版记部分前移至成文时间之下；印发类公文，版记在公文的末尾。第十条页码用4号半角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字

30、。空白页和空白页以后的页不标识页码。第H条公文中表格公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。第十二条公文的特定格式（一）信函式格式发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm,用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。发文机关名称及双线均印红色。两线之间各要素的标识方法从本标准相应要素说明。（二）会议纪要格式会议纪要标识由“XXXXX会议纪要组成。其标识位置同第九条

31、“4.发文机关标识”规定，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从本标准相关要素说明。第十三条本格式自2003年7月1日起施行。*公司及办公室发文文稿审理规程第一章总则第一条凡以*公司或办公室名义制发的公文，无论文稿由何部门代拟，均由办公室文秘人员负责审理。第二条公文文稿审理工作，要严格遵循*公司行政机关公文处理办法，牢固树立为领导、部门、基层、群众服务的观念,坚持依法办事、实事求是、认真负责、快速高效的工作作风，努力提高工作效率和发文质量。第二章审理程序第三条受理公文收到文稿先行检查，符合下列要求的应予受理：（一）文稿由本公司职能部门或有关单位代拟；（二）文稿首页

32、使用本公司的发文稿纸，主办单位和部门拟稿人、核稿人在相应栏目内签署了姓名和时间；（三）文稿内容涉及其他单位、部门工作职责的，主办单位、部门已组织会签，会签单位、部门负责人签署了意见、姓名和时间（需要两个或两个以上部门会签的文件，在一个部门滞留时间不超过3天，滞留时间过长的，应说明原因）；（四）文稿文理通顺，誉写清楚；（五）附件齐全，必要的背景情况附有说明。对不符合上述要求的文稿，经办公室主任同意后，退主办单位、部门修订完善或另作处理，并说明理由。第四条审核把关（一）对已受理的文稿，应在认真研读、熟悉文稿基本内容、把握基本精神的基础上，仔细推敲，认真审核。（二）审核文稿应把好五关：一是行文关。确

33、定是否需行文，以何名义行文。二是政策法规关。审查文稿有关内容是否符合党和国家的现行方针、政策、法律、法规；与上级发布的政策、规定有无矛盾;如属提出新的政策、规定、建议，是否经有关部门研究，按照职责权限，应该由哪一级机关批准，是否需要废止现行有关政策、规定。三是内容关。审查文稿是否观点正确、符合实际、有的放矢、切实可行，有无观点错误、界限不清、宽严失度、难以执行之处。四是文字关。审查文稿结构是否条理清晰、简明扼要、合乎逻辑；遣词造句是否符合语法、准确凝练；标点符号、数字称量、人名地名、专用术语等是否正确、规范。五是体例格式关。审查文稿文种使用、上下行文、标题、文号、主抄送单位、密级、紧急程度、主

34、题词等，是否符合规定。(三)确定是否需行文，以何名义行文，可按以下原则掌握:1 .属下列内容的文稿以公司或办公室名义行文：(1)对上级单位的决定、命令、行政法规、重要工作部署提出的贯彻执行意见；(2)向上级报告、请示的重大问题；(3)发布公司的决定和规章制度；(4)安排部署确定的重要工作任务，对本公司有关部门的工作做出指示；(5)答复本公司各部门报请公司决定、解决的重大问题；(6)批转本公司各部门报告本公司的重要工作情况和建议。2 .属下列内容的文稿，一般不以公司或办公室名义行文：(1)属部门职权范围内可以办理的事项和可以解决的问题;(2)对上级职能部门下发的文件提出的贯彻执行意见；(3)已在

35、会议上印发的领导讲话和会议纪要；(4)照抄照转上级文件，无具体贯彻意见的文稿。凡属可发可不发的文件不发。对确定不以公司或办公室名义行文的文稿，只提处理意见，不作修改加工，退主办部门自行处理。第五条加工修改(一)对以公司或办公室名义行文的文稿，文秘人员要针对审核中发现的问题，进行认真修改。代拟稿基础较差、需作较大改动的，退主办单位、部门修改；基础较好、无需作大改动的，由秘书修改。（二）秘书修改代拟稿应遵循以下原则：1 .负责技术性的修改；2 .涉及实质性内容的修改，应征求主办单位、部门和有关单位、部门的意见。如意见不一致，应通过协调在取得一致意见后作出修改；实质性内容改动较大的，应请主办单位、部

36、门负责人审阅修改稿并签署意见，必要时请有关会签单位、部门负责人审阅并签署意见。第六条分歧意见的协调、解决（一）文稿会签过程中出现的分歧意见，由主办单位、部门负责协调解决。经协调解决不了的，应附说明，如实介绍协调经过、分歧所在，有关各方的观点和根据，提出解决分歧的建议。（二）会签过程中解决不了的分歧和文稿审理过程中出现的分歧，由秘书负责协调，仍解决不了的，提出建议，由办公室主任或总经理协调或裁决。第七条送审送签公文文稿经文秘人员审核后送办公室主任审阅，签署意见后送文印室打印，打印稿由主办单位、部门拟稿人核对无误后交文秘人员，由文秘人员呈报总经理领导签发。（一）涉及本公司整体事务或以公司名义行文的

37、文稿须由总经理签发。（-）会议研究确定的文稿，经总经理授权，可由被授权人签发，也可由办公室主任签发。属联合行文的，由所有联合行文机关的主要领导会签。（三）呈报领导签发时，必要的背景情况要附有说明，急办事项应标注时限要求。审签过程中领导的重要改动，要随时向参与审稿的领导和有关方面通报。（四）凡领导已签发的文稿，内容不得擅自改动，确有改动必要的须说明原因，请示签发人批准。第八条缮印、校对和用印（一）文秘人员负责将已签发的文稿进行登记、编号，并根据领导的指示精神、文件意图等确定文件的发送范围、密级程度、阅读级限、文件份数等。（二）已编号的文稿送文印室缮印，应做到字迹工整清晰、符合公文格式、页面美观大

38、方、装订整齐牢固，以便收文机关阅读、处理和保管。（三）缮印好的文件由主办部门拟稿人仔细校对，杜绝差错,检查文件各组成部分、各种标识以及文件格式，切实保证文字准确无误后交文秘人员加盖印章。（四）公文用印必须符合*公司印章管理办法。第九条分发归档（一）公文一般由办公室机要秘书分发，必要时可由拟稿部门代发。公文一旦加盖印章装订完毕，应立即按主送、抄送机关、单位及部门顺序将公文发出，并做好发文登记及文件催办工作。寄发公文时，应将公文寄送受文单位，一般不直接寄送业务部门和个人，以免公文丢失或由于其他原因影响公文办理。（二）公文办理完毕，应根据中华人民共和国档案法和有关规定，及时将公文定稿、正式文件两份及

39、其它有关资料搜集齐全，整理立卷，按时向档案室移交归档。第十条秘书修改文稿，自收文之日起，一般应在3日内完成，特别复杂需作协调的，最迟应在1周内完成。第十一条文稿需退拟稿单位、部门修改完善的，修改期限自收到修改稿之日起计算。第十二条本规程由办公室负责解释。第十三条本规程自2003年7月1日起施行。*公司印章管理办法第一章总则第一条为加强*公司及各部门印章的使用和管理，确保用印的规范化和严肃性，根据国务院1993年修订印发的关于国家行政机关和企业、事业单位印章的管理规定和颐中集团印章管理规定，结合我公司实际情况，制定本办法。第二条本办法适用于*公司（以下简称公司）。第三条印章是指各级机关单位在办公

40、过程中其公文所用印记的通称，也是各单位在办公过程中使用的凭证。其作为各级单位的特定标记，具有标志、权威和证明作用。第四条办公室负责各部（室）、各有关单位印章的刻制、启用，负责公司及办公室印章、钢印、企业负责人（法定代表人）手章和名章的管理，各部门负责本部门印章、专用印章、戳记的管理。第二章印章的制发第五条印章由办公室根据上级机关批准成立该机构的公文或领导的批示刻制，不准私自刻制。刻制印章时，由办公室开具公函，写明需刻印章的名称、质地、式样和规格，并委派专人到公司所在地的公安部门办理登记手续，经公安机关审批后，委托持有公安部门颁发的特种行业管理执照的刻字单位制作。第六条公司的印章由集团公司负责制

41、发，须使用全称。第七条公司专用印章、钢印、公司负责人（法定代表人）手章和名章统一由办公室刻制；各部（室）及有关单位印章由办公室刻制。各部门及有关单位不得刻制、发放印章。第八条印章刻制完毕，由办公室机要秘书负责颁发给使用印章的部门。颁发印章，要进行详细的登记，并留下印模备案。颁发印章的方法，可打电话通知受印单位来人取，也可派人送，取送印章要按照机密文件对待。取送重要印章须2人同行。第九条印章颁发后，办公室按照便于工作衔接的原则，确定印章的使用原则，并行文发出正式启用印章的通知，注明启用日期，并附印模，同时报上级机关备案。办公室要把启用印章的文件和印模立卷归档，长期保存。专用印章的启用，由公司领导

42、或使用部门的负责人决定。对外产生效用的印章、财务专用章、合同专用章等，在启用时应将启用的时间、印模式样通知有关单位。印章在正式启用前，使用无效。第三章印章的保管第十条公司印章、钢印、专用印章及公司负责人（法定代表人）手章和名章，由办公室主任指定专人保管，各部门的印章、相关专用印章、戳记由各部门负责人指定专人保管。第十一条各级印章保管人员必须政治可靠，工作责任心强,对本职业务熟悉，严格遵守组织纪律，严格执行印章管理规定。第十二条印章保管人员要明确责任，平时随用随锁、假日加封，保证印章的正常使用和绝对安全，防止印章丢失和被他人盗用或滥用，严防私用。第十三条印章保管人员不得委托他人代取代用；保管人员

43、外出或休假时，有关领导要另行指定专人保管，做好交接手续。印章必须保证随时由机要人员控制。第十四条印章，因使用或管理不当损坏时，应将损坏的印章缴回制发机关封存或销毁，由制发机关重新制发新印章。第十五条丢失印章应立即向制发机关及有关领导汇报，做出书面检查，追究责任人的责任，由丢失单位、部门提出重新刻制申请，上报制发机关，由制发机关重新刻制印章。第四章印章的使用第十六条公司及办公室印章、专用印章、公司负责人（法定代表人）个人手章、名章统一对外使用。第十七条对上、对下和对外行文及办理有关事宜以公司及办公室名义的，可使用公司及办公室印章。第十八条以本部门名义，对上、对下和对外进行对口业务联系的，可使用本

44、部门印章。第十九条各部门不得使用印章办理与部门业务不相关的事宜。第二十条使用印章要由相关领导批准（一）使用公司及办公室印章，须经总经理批准，总经理不在或遇特殊情况时，可由办公室主任经电话请示后批准。（二）对职能部门上报上级对口部门的月报等，需用公司印章的，经总经理同意，由部门负责人签字后可直接用印。（三）使用部门印章，须经本部门负责人批准，部门负责人不在或遇特殊情况时，可由指定的其他负责同志批准。第二十一条凡由公司总经理正式批准上报下发的公文、根据批文办理具体事项的，总经理签发的有关报表、批件、公函、电报、协议书等，需使用印章的，可直接用印。第二十二条凡未经总经理签批的信函、电报、介绍信、证明

45、信、协议书、聘书、报表、证件等，需使用公司印章的，均须填写“用印审批单”，报总经理批准后方可用印。第二十三条凡以公司负责人或法人名义签订的合同、契约、担保、抵押文书等需用企业负责人或法人印章的，必须经公司负责人、法定代表人或其授权委托人签字后方可用印。第二十四条对借用公司合同专用章外出办理业务的，必须提出书面申请，列清事由、时间限制，指定专人保管印章，经部门负责人签字，报总经理或授权委托人审批后，到办公室办理借用手续。合同专用章借用期间，借用部门负责人负直接领导责任，保管人员负直接责任。第二十五条各部门需使用公司印章时，须认真填写用印审批单，严格按照本规定第二十条、二十一条、二十二条、二十三条

46、，经部门负责人签字，报总经理审批后，持“用印审批单”及用印件到办公室用印。第二十六条各部门的印章使用，是否需填写“用印审批单”,由各部门根据具体情况确定。第二十七条各部门因印章丢失或暂无正式印章需借用相近同级单位印章时，需经总经理批准，并在印右注明“借印”或“代”字。第二十八条严禁在空白公文纸、证明信、介绍信、信函纸上加盖印章。如遇特殊情况需加盖单位印章时，须经公司负责人、法定代表人或授权委托人批准后，方可用印。第二十九条印章管理人员，要树立高度的责任心，把好用印关，以避免给公司、部门造成不应有的损失。在用印时，必须对用印件进行认真的核对，凡不符合用印审批手续、不符合批准用印内容、超过批准份数

47、的不予用印，印章管理人员有责任向签批领导说明情况并提出建议，将用印件退回重新办理有关手续。第三十条每次用印除制发公文因有发文登记可不必登记外，其他用印时，印章保管人员都要做好详细记录。第三十一条以单位名义发出的公文、函件均应加盖单位印章。加盖印章应上距正文2-4mm,端正、居中下压成文时间。当印章下弧无文字时，印章下弧压在成文时间上；印章下弧有文字时，印章中心线压在成文时间上。使用带存根的公函或介绍信、证明信等要加盖两处印章，一处骑缝盖印，一处盖在生效标识处。第五章印章的停用第三十二条机构撤销后，印章停止使用。单位名称变更、隶属关系改变时，由上级单位下发旧印章作废、新印章启用的通知，所废的旧印章印在“X”内，启用的新印章印在“口”内。第三十三条印章停用后，由办公室收回交档案室集中存档。作废的公司负责人（法定代表人）手章交档案室存放；一般戳记经领导批准后销毁。销毁印章，必须报请单位负责人批准，销毁时，由2人以上监销。所有销毁的废旧印章都要留下印模存档，以备后查。第三十四条本办法由办公室负责解释。第三十五条本办法自2003年7月1日起施行。*公司办公室文件资料印制管理办法