深圳一致药业销售业务需求分析.docx

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1、英克科技有限公司INCA TECH Co. Ltd.Mango 项目需求分析深圳一致药业股份有限公司深圳一致药业销售业务需求分析目 录1销售业务处理31.1销售业务处理31.1.1业务说明31.1.2流程图31.1.3流程图说明51.1.4单据说明61.1.5报表说明71.1.6岗位职责71.1.7岗位操作规范71.1.8特殊问题71.1.9配置说明81.2销售退货业务处理81.2.1销售退货业务处理81.2.2业务说明81.2.3流程图81.2.4流程图说明101.2.5单据说明101.2.6报表说明101.2.7岗位职责101.2.8岗位操作规范101.2.9特殊问题101.2.10配置说

2、明101.3销售业务专题分析111.3.1销售价格体系111.3.2储备药品管理122回款管理122.1回款管理122.1.1业务说明122.1.2流程图122.1.3流程图说明152.1.4单据说明152.1.5报表说明152.1.6岗位职责152.1.7岗位操作规范152.1.8特殊问题152.1.9配置说明163客户关系管理173.1新增客户业务流程173.1.1业务说明：173.1.2流程图：173.1.3流程图说明173.1.4单据说明183.1.5报表说明183.1.6岗位职责183.1.7岗位操作规范183.1.8可以简化的业务流程183.1.9可能遇到的特殊问题183.1.10

3、配置说明183.2信誉额度管理193.2.1业务说明：193.2.2流程图：(略)203.2.3流程图说明203.2.4单据说明203.2.5报表说明203.2.6岗位职责203.2.7岗位操作规范203.2.8可以简化的业务流程203.2.9可能遇到的特殊问题203.2.10配置说明204调价业务流程204.1.1业务说明：204.1.2流程图：214.1.3流程图说明214.1.4单据说明214.1.5报表说明224.1.6岗位职责224.1.7岗位操作规范224.1.8可以简化的业务流程224.1.9可能遇到的特殊问题224.1.10配置说明225其他需求225.1储备药品管理225.1

4、.1业务说明225.1.2系统处理235.2销售业务235.3调价业务23深圳一致药业销售业务需求分析1 销售业务处理1.1 销售业务处理1.1.1 业务说明销售业务是流通企业的核心业务之一。企业的销售业务员关注客户商品销售情况及库存情况，在适当的时候向客户建议购进商品；或者客户在有需求的时候同业务员联系，确定要采购的品种、数量及价格。业务员在确定销售清单后报与配送中心销售业务的操作人员（开票员）开销售单，复核所开销售单无误后，确定销售单。信息传递到财务人员，财务人员确认销售，并形成对客户应收帐款或做现收。在财务人员确认销售后，库房才能对此笔销售进行配货和发货。这种业务开单财务记应收帐、商品帐

5、仓库发货的过程，我们称之为普通销售的先结后配流程。在实际业务中企业可能与一些客户需要签定销售合同。如在系统中录入销售合同并确认已签，在销售开票过程中，开票员可以由销售合同生成销售单。销售业务产生的应收帐款变化。根据业务实际情况，可能有现结或挂帐方式。 对于现结（即现款现货），财务人员应在收到货款时确认这笔销售。而对于挂帐方式，财务人员确认销售后，立即借记应收帐款。 1.1.2 流程图1.1.3 流程图说明销售业务一般是由销售开票开始，也可以由签定销售合同开始。如果由销售合同开始，在销售开票时可以由合同生成或勾对合同。销售合同管理：如果和客户签定了销售合同，在系统中录入销售合同。 合同中主要确定

6、客户、销售的品种、数量、单价。 合同有未签、已签、执行、中止、完成等状态。其中执行状态的合同 可以供销售开票时选择勾对。合同的数量被全部执行完后可以自 动完成，可人为中止合同。 销售合同管理做为销售业务中一个非必须环节，可以不使用。销售开票： 销售开票的主要工作是确定客户、货品、数量及价格，形成一个交易。 除了这些必要的信息外，系统可根据预先定义好的客户属性，在销售 单上自动填上这些对后续流程有用的信息，如发票类型、运输地点、 客户对应的业务员、业务部门等。 在这个环节中，可以根据实际业务的特殊性加入一些销售的检查控制， 比如客户的信誉额度控制、销售价格控制。 价格体系。价格体系是企业销售业务

7、中的一项重要内容，所以应由企业制定出明确可行的价格体系再由系统实现。具体的控制方法及目前系统的解决能力见后面特殊问题。 信誉额度控制。 对于挂帐交易的客户，系统可以计算在开票当时的欠款额，可以与给这客户预先设定的信誉额度进行比较并提示或控制开票。具体控制方法见后面特殊问题。 批号。现在要求在销售清单上明确打印批号及批号数量，并且应服从GSP的批号先进先出原则。系统在销售开票时可以让操作员看到以批号效期由前到后的同货品的所有批号（包括失效期）及数量。由业务员确定选择销售哪个批号。在选择批号时应注意，在遵从批号先进先出原则的同时，应尽量发一个批号。 出库仓库。由于企业在合并后的一段时间内会存在多个

8、仓库的情况，销售开票时应只从一个仓库（即保管帐）销售，这样便于仓库为客户一次发货不会从多个地点出货。系统可以做相应的检查及提示。 储备药品检查。国家要求企业常备一定数量的储备药品，当销售此类药品时如出现储备药品数量低于标准数量时，可以做相应的记录，以便使采购部门迅速进行采购。储备药品的管理也做专题分析。 销售开票后要确定销售单，作用是业务员确定这笔销售，复核销售品种、数量、价格是否正确。对于先结后配流程，在确定销售单时系统内部自动生成临时的销售结算单。销售结算单是传递给财务人员处理的。在保存销售单时可以打印出销售单（可称为销售复核单），作用一是对所开品种进行复核检查。二是传递到财务人员，财务人

9、员依销售单找到相应的销售结算单确认销售。目前的情况是，销售开票人员直接打印销售清单，如果是需要给客户开普通发票，直接用销售清单做为发票附件，财务结算收款员依据销售清单的一联开票。如果是开增值税发票，要依据销售清单打印增值税发票及发票清单。所以销售清单起到了销售复核单的作用，可以不打印销售复核单。 销售结算管理： 财务人员依据收到的销售清单查到相对应的销售结算单。打印销售清单或发票，确定销售结算单。确定销售结算单的目的在于从财务角度确认销售业务，即记应收帐或收现款，记销售商品帐；签发库房的配货指令，即只有财务认可销售（记应收、商品帐）仓库才能开始配货发货。财务确定销售结算单后，销售业务完成。后面

10、为仓库配货发货流程和回款 流程。目前一致采用给客户开发票清单和汇总发票的方式。发票清单的内容见单据说明。在实际业务中，在一段比较短的时间内对同一客户会有多笔销售业务，每笔业务都开发票清单。为了节省发票，可以将多笔业务合起来开一张汇总发票，汇总发票的金额为这几笔销售的总金额。这种做法带来一个问题：目前财务是以销售发票做为记帐凭据的，如果将多天的销售合在一起开发票，意味着有几天的销售不能在当天反映在财务的应收帐及销售收入、销售税金上。所以这个需求是否可行，需要财务人员确认。1.1.4 单据说明 销售清单数据项：销售单号、销售细单号 客户名称、编号 开票时间 商品名称、规格、产地、单位、货品GMP标

11、志 销售数量 批价、实价 单品金额 批号及效期、货位 每页合计金额 第几页/共几页现在为五联：仓库联：仓库发货、留存 随货同行联：随货 顾客联：交顾客 财务联：公司财务记帐 制单联：制单留存 普通发票汇总发票：客户名称、编号 开发票时间 合计金额 备注及摘要 增值税发票及增值税发票清单增值税发票：由税控机打印增值税发票清单：（现在打印三联） 增税发票清单上是否打印批号？1.1.5 报表说明日销售额报表（按品种分、按客户、按业务员分）月销售额报表（按品种分、按客户、按业务员分）月利润额报表（按品种分、按客户、按业务员分）等1.1.6 岗位职责1.1.7 岗位操作规范1.1.8 特殊问题1 信誉额

12、度控制由于实行分公司销售方式，企业为需要控制信誉额度的制定统一额度（营业部制定），并在各分公司间分配。同一客户在各分公司控制各自的信誉额度，如不足将不能销售，即使在别的分公司仍有信誉额度可用。 当客户的信誉额度不足时，系统的处理有以下三种方式： 销售单不能保存，不能继续销售； 销售单可以保存，但不能确定；财务不能确认，库房不能发货；有两种方式可以使用这笔销售业务继续下去：a)领导审批；b)营业部为这个客户增加附加信誉额度经这两种之一的处理后，可以重新确定销售单。 销售单可以保存，提示已超信誉额度，但不做其他控制，销售业务可以继续进行；2 销价体系商品的销售价格关系企业的销售额和市场竞争，价格不

13、仅对外要合理，对内部各分公司也要公平，还应考虑独家代理品种的优惠等。这个题目可做为专题讨论后再由系统实现。后面对系统中的价格体系做介绍。3 销售发票系统现在提供四种打印方式：汇总发票一票一货、汇总发票一票多货；明细发票一票一货、明细发票一票多货。可根据企业实际情况选择一种。目前采用的是先开具发票清单，再开汇总发票的形式。无论是开普通发票还是增值税发票，在销售开票操作员确定销售单时打印销售清单，传递给财务人员。财务人员在系统中找出相应的结算单，确定记帐。如果是开普通发票，则打印普通发票。如果是开增值税发票，则将销售清单财务联传递到财务发票打印员。财务发票打印员按照销售清单打印增值税发票清单，两联

14、留存，两联给客户（和增值税汇总发票的联次传递方法一样）。同时在税控机上开据增值税汇总发票。库房出库继续按照目前的出库清单流程出库。建议：可以将出库清单和增值税发票清单合并，将联次增加到7联，这样的话可以减少第二次开据发票清单的流程。4 是否有税控接口如果企业开具增值税发票使用税务要求的税控机，可以不使用业务系统打印增值税发票。如果需要，税务机并提供接口说明及文件格式，系统可以做数据输出到税控机的接口程序。1.1.9 配置说明1.2 销售退货业务处理1.2.1 销售退货业务处理1.2.2 业务说明销售退货业务一般由仓库收到退货开始，收货后进行质检等必要工作，信息传递给销售业务人员。业务人员填写销

15、售退货单（可以由库房的收货单生成），确定退货价格。信息传递到财务人员，由财务人员确认并借记应收帐红字，记商品帐销售收入红字及销售税金红字。仓库人员对销售退货产生的入库单做入库记保管帐。对于退货产生的退款，一般与其他销售欠款一同开发票、一同做收款，而不做单独退款。回款流程与正常销售回款相同。后续的库房处理同入库流程。1.2.3 流程图1.2.4 流程图说明销售退货与销售在业务环节基本相同，只是数量与金额为负数。在销售退货时，一般要求必须找出一张原销售单与其对应，在勾对原销售单时，系统默认以原销售单的单价作为退货价格，但也可以修改。销售退货不使用销售开票时使用的价格控制，因为退货的价格可能是原价，

16、原价可能会低于退货时的实价。销售退货不检查信誉额度控制，因为销售退货是负金额。当销售退货是由收货单生成时，销售退货的批号、货位等为收货时填写的批号货位，与原销售单的批号货位无关。如果销售退货不是由收货单生成，退货的批号货位在仓库环节，与销售相反，执行入库流程。确定销售退货单时，自动生成销售退货的结算单，打印红字出库清单，确定销退结算单，记应收帐红字。不单独打印销退的红字发票，在给客户开其他销售交易发票的时候，将这笔销售退货一同合并打印销售发票。1.2.5 单据说明销售退货单1.2.6 报表说明报表与销售报表汇总在一起。1.2.7 岗位职责1.2.8 岗位操作规范1.2.9 特殊问题1.2.10

17、 配置说明1.3 销售业务专题分析1.3.1 销售价格体系在PM系统中，将销价分为：协议价、一般价格。 协议价协议是与客户就某个货品达成的销售价格。这个价格是双方的协议，所以在销售开票时，如果销售给这个客户这个货品，使用这个协议价作为销售价格。协议价格可以定义到客户货品一级，也可以定义到某类客户某类品种级，即：符合某一特征的客户可以对某一货品或符合某特征的一类货品制定统一的价格。当销售时，客户和货品符合协议价的规则，系统就会缺省使用协议中制定的价格。 一般价格一般价格可以理解为一些价格类型或价格待遇，即某个客户购买时对所有的品种享受相同的价格待遇，如批发价98扣，医药实价等；在给货品定义价时，

18、我们除了定义货品定义牌价，还要定义货品的批发价98扣是多少、医药实价是多少。实际上是对不同的客户定义了不同的价格待遇，客户买什么货，就用什么货的这个待遇的价格出售。对于价格类型，可以定义这个价格类型的价格在开票时是否可以修改。如果可以，开票时使用此价格类型，还可以修改单价；否则不能修改单价，如要改变销价，只能选择其他的价格类型价。价格类型可以依据企业的实际情况定义一些价格类型，为货品的这些价格类型定价。根据企业对客户的划分，为每个客户确定一个通常使用的价格类型，称为缺省价格类型。在销售开票时，一旦确定的客户，就明确了要用哪种价格类型，选择要销售的货品后就可以得到这个货品的这种价格类型价是多少。

19、价格类型不只可以用于在销售中尽快确定下来价格，也可以将某些价格类型做为控制价格类型。比如可以定义一个价格类型名为最低限价，意味着在销售过程中销售价格不能低于这个价格。销售开票中系统可以将开票价与货品的最抵限价进行比较，销售低于限价则不能形成销售。在销售开票时，系统首先查找该客户该货品是否有协议价，如果有，就使用协议价，不再找客户的缺省价格类型；如果没有协议价，用客户的缺省价格类型得到或计算出销售货品的开票价格。明确开票价格后，开票价格还可以修改，可以人工选择其他的价格类型价。1.3.2 储备药品管理2 回款管理2.1 回款管理2.1.1 业务说明回款是企业资金回笼的过程，即应收帐款的回笼。回款

20、管理涉及收款的流程、应收帐款的明细查询。对于一致药业，由于采用分公司销售，客户在每个分公司都有各自的应收帐款。企业对客户的应收帐款总体掌握。当销售业务发生时，借记分公司应收款，回款发生时，贷记分公司应收款，所以每笔业务只会影响本分公司自己的应收帐款，而不会影响其他公司。2.1.2 流程图2.1.3 流程图说明在销售流程中，财务人员确定销售结算单。对于先结后配流程，销售结算单是自动产生的。如果是现结（现款现货），在确定销售结算单时产生应收帐一借一贷两条分录，没有欠款发生，销售回款流程自动结束；实际业务中，财务人员应该收到了等额的货款。如果是欠款销售，在确定销售结算单产生应收帐借方分录。管理人员及

21、业务员定期分析应收帐明细，指导回款工作。销售业务员从客户处收回欠款或支票后，交与财务人员，财务人员勾出对应的那笔销售欠款（销售结算单、发票）生成收款单。确定销售收款单，贷记应收帐，回款过程完成。实际业务中如出现预收款，可以启动预收款流程。业务员收到客户的现款或支票交与财务人员，财务人员填写预收款单，借记预收帐。用预收款抵款有两种方式： 该客户以后有销售业务发生，在确定销售结算单时，系统显示客户有几笔预收款、金额是多少，财务人员可选择勾对预收款抵款或不使用预收款抵款。当勾对预收款抵款且预收款不足以抵销售款时，不足部分仍挂应收。 用预收款抵以前的欠款。直接挑出以前的欠款，生成预收款抵款明细。2.1

22、.4 单据说明 2.1.5 报表说明提供功能：查询应收帐明细帐查询应收帐明细查询应收帐汇总表报表：销售回款统计表等2.1.6 岗位职责2.1.7 岗位操作规范2.1.8 特殊问题2.1.9 配置说明3 客户关系管理3.1 新增客户业务流程3.1.1 业务说明： 销售业务员发现新客户后填写审批单交有关部门审核后录入系统。3.1.2 流程图：3.1.3 流程图说明销售部业务员发现有新客户时填写首营审批单，交由营销中心审核、识别、批准后， 录入PM系统并启用。3.1.4 单据说明3.1.5 报表说明3.1.6 岗位职责销售业务员：发现新客户，收集客户资料，填写首营审批单交财务，营销中心审批合格后录入

23、系统。 3.1.7 岗位操作规范 3.1.8 可以简化的业务流程3.1.9 可能遇到的特殊问题1、 在定义一个新客户时，有一些基本的信息项是不能少的。比如：缺省发票类型、缺 省价格类型、送货方式，送货地点等。这些在实际业务中，对计算机中的操作起参 考或控制作用。2、 信誉额度不只要确定这个客户在一致内部总的信誉额度，而且要确定信誉额度在各分公司的分配。具体见下节。3.1.10 配置说明3.2 信誉额度管理3.2.1 业务说明： 我们这里谈到的信誉额度管理分为两个层面：一是确定信誉额度的层面；一是 在销售业务中怎么控制的层面。 首先是确定客户的信誉额度。对于首营的客户，在确定这个客户时就应该确定

24、下 来这个客户在整个一致药业中总的信誉额度是多少。总的信誉额度在各销售分公司是 如何分配的。这几个值要录入系统，这样系统才能在销售过程中时时进行检查控制。 在销售业务过程中，如果销售金额没有超过信誉额度，则一切顺利通过。当信誉 不足以满足这次销售时，系统可以提示超出信誉额度。具体控制有以下几种方式： 不能保存；可以保存但不能确定；只提示不控制。3.2.2 流程图：(略)3.2.3 流程图说明3.2.4 单据说明3.2.5 报表说明3.2.6 岗位职责3.2.7 岗位操作规范3.2.8 可以简化的业务流程3.2.9 可能遇到的特殊问题3.2.10 配置说明4 调价业务流程4.1.1 业务说明：进

25、货部门对新增货品进行调价，填写调价单审批后录入系统。4.1.2 流程图：调价业务流程如下：4.1.3 流程图说明 进货部门根据相关原则，对新增货品进行调价。填写调价单后交有关部门审批，审批通过则在系统中执行调价。执行调价单后，系统内部凡涉及调价单上的品种的调价类型的价格会自动改变，以所调价格为参考价的价格也自动调整。4.1.4 单据说明调价单：由进货部门根据调价原则对新增货品进行调价，交相关领导审批，审批通过后录入计算机。单据样式：数据项说明：4.1.5 报表说明调整后价格低于进价商品价格表 要求在报表中反映调价时刻库存数量。4.1.6 岗位职责 4.1.7 岗位操作规范4.1.8 可以简化的

26、业务流程4.1.9 可能遇到的特殊问题4.1.10 配置说明5 其他需求5.1 储备药品管理5.1.1 业务说明国家要求一些大的医药流通企业对一些规定的品种应有一定的存货量，以备调用。企业按正常渠道采购药储备药品，存放于库房中，与正常经营品种无异。为不造成浪费，所以这些药品也参与企业商品的正常流通，但前提是库存量必须保持在库存量之上。5.1.2 系统处理 制定储备药品目录及库存量由相关部门在系统中填写储备药品目录，储备药品明确到品种厂家规格。确定每种储备药品在库存中的最低下限（或报警线）。可以根据实际情况调整储备药品目录或调整库存报警量。一但调整了，目录中被去掉的品种就不现受储备药品相关要求的

27、控制，库存下限数量以调整后为准。 采购 储备药品在采购时没有特别的处理。 在平时应关注这些品种的库存量。 在销售时，发生储备药品不足时，系统记录药品品种及低于下线数量，由销售人员传于采购，采购依据情况采购补货。 销售控制销售的品种有储备药品时，如果开票保存时储备药品的剩余数量低于库存下限数量，提示开票员什么货品销售后低于储备药品的下限库存，询问是否销售。如否：销售单不保存，返回由开票员修改；是：保存销售单，记录开票低于库存下限，每天汇总后提供给采购部门。5.2 销售业务 相同品种不同产地应提示哪个产地效期近（批号）说明：可以依据指定的一个货品，找出同品种同品规的所有货品的所有批号，并找出其中效

28、期最近的货品提示。问题：这种处理方法会使用比较长的时间，影响开票的速度，建议不用。 储备药品开票应提示超出储备数量，是否继续开票。每天下班打印一份储备开票报表见上节储备药品管理 停用品种退货（销售）勾对时应提示是停用品种。现系统销售退货可以退停用的货品，销售时缺省货品是非停用的，但可以选择出停用的货品销售。 进价高于批价时勾对退货应有“提示”销售退货的价格只是对收款的反映，而对货品的成本不会产影响。所以在销售退货时不用考虑进价问题。 平均进价问题：开票时毛利显示不准确。毛利不准确时由于成本计算方法导致的，成本核算方法见成本核算专题。 清单开发票应有选择打印（同一单位多次开票可以开同一张发票）可以处理，前提是应是同一天开的发票，否则财务当天无法做帐。 调拨品种的扣率设定，开票时不要用人工改。电脑自动跳出见销售的价格体系。5.3 调价业务 调价后出现的批发价比进价低的品种统计，在录入调价单和执行调价单之间出。系统出相应的报表 全年或某个时间段，整个公司药品价格平均下降多少个百分比的报表 第 24 页 共 24 页