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1、蕉岭县环境保护局各类档案立卷归档制度为了加强我局档案的综合管理、完整系统地收集和保存日常管理和工作中形成的文书、基建、仪器设备、会计、专业档案等各种形式和载体的档案文件材料，特制定本制度。一、归档范围凡是本局在各种活动中形成的，反映我局环保工作和历史面貌的各种文字、图表、图纸、音像等不同形式和载体的，有查考利用价值的文件材料均应归档。二、归档时间1、文书档案，本局每年形成的办理完毕的党政工团的文件材料，由办公室兼职档案员收集齐全，于第二年三月底前交档案室统一立卷归档。2、基建档案，在基建工程中建设文件材料的形成、积累、立卷归档由管理工程项目的部门承担指定兼职档案员或专人负责。在全部工程竣工验收
2、后一个月归档。3、仪器设备档案，档案人员参加5000元以上的设备仪器开箱验收工作。开箱后图纸资料由财会室立卷归档，5000元以下的设备仪器档案由使用部门管理。4、会计档案，当年会计档案由会计部门于第二年上半年完成立卷工作，第三年六月份前移交档案室归档。5、特殊载体档案，在音像制品、光盘形成后一个月内，交综合档案室统一立卷归档。实物档案于第二年三月份交档案室立卷归档。6、已故人员档案，人事部门在干部、职工死亡后半年内，按规定整理，交档案室保存。7、各部门专业档案由各部门兼职档案员于第二年三月底收集、整理、立卷归档立卷归档。三、归档要求（一）文书档案的归档要求1、凡归档的文件材料都必须齐全完整。2
3、、凡是原来文件上有会生绣的金属物，归档时必须去掉，用不锈钢书订或细线将文件装订。3、凡文件尺寸大于A4纸规格的，要按A4规格进行折叠或裁剪，小于16开规格及破损的要进行托裱。4、归档文件材料中，各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）为一件。正本与定稿、正件与附件，两件作为一件。文件处理单（表）与被处理文本合为一本。5、同一文件的不同稿本，正本在前，定稿在后；一般文件的请示与批复，批复在前请示在后。6、不同年度的文件一般不得放在一起归档，跨年度的请示与批复，放在批复年度归档，没有复文的放在请示年归档，跨年度计划、总结、报告、统计报表等，应放在文件内容针对年度归档，长远规划应放在文件内容针对的头
4、一年；多年的总结、报告，应放在文件针对的最后一年。（二）基建和设备仪器档案的归档要求1、凡归档的文件材料，应收集齐全、完整、系统和准确。2、文件材料应做到线条、字迹清楚，纸质优良、签署完备。去掉文件材料的金属物，以卷为单位，立卷归档。3、图纸要按A4规格折叠，盖档案分类章，按顺序排列，填写立卷说明表。4、每一项工程或仪器设备文件材料的排列都是先排文件材料，然后再排图纸。(三)会计档案的归档要求1、各种形式的会计档案要按综合档案室要求编目造册，向档案室清点移交。2、各种形式会计档案要去掉金属品装订成册，整齐美观，每卷要求有封底封面，填写封面和卷脊使用炭素墨水或墨汁，用毛笔或钢笔填写工整、清晰。3
5、、每个案卷封面和卷脊要填写目录号、案卷号和年度等。（四）已故人员档案归档要求按干部档案工作条例要求分类整理。（五）特殊载体档案归档要求1、照片档案由摄录者或承办部门初步整理，按上级领导视察本局、宣传活动、党政活动、各种奖励、现场取证五类整理立卷。2、照片档案按照片档案管理规范整理，编写总说明和分说明，说明内容包括：事由、时间、地点、背景、摄影者。3、凡获得县级以上奖励的奖牌、奖杯、锦旗、证书等实物档案，交到综合档案室归档。4、在科研、设计、试验和业务管理等活动中采用CAD技术形成的电子文件及其支持软件，应及时按归档范围收集积累交到综合档案室归档。（六）专业档案归档要求各部门业务相关资料要按综合
6、档案室要求编目造册，向档案室清点移交。四、档案的排列各门类的档案分别排列，每一门类的档案排列为南、北校区一个流水号，科室可根据本科的组卷情况先后排案卷顺序号，南校区形成的档案移交到南校区档案室，北校区形成的档案移交到北校区档案室。五、归档手续除文书、已故人员、声像、实物档案由档案室归档外，其他类型的档案由相关科室按规定立卷归档，各编制1套完整的目录及电子文档，一起移交到综合档案室，双方清点核对签字以备查考。A、文书档案保管期限表1本机关党委会议和行政办公会的纪要、会议记录 永久 2本机关召开工作会议、专题会议的文件材料 21 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 永
7、久 22 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年 3机关联合召开会议的文件材科 31 本机关为主办的 311 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 永久 312 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年 32 本机关为协办的 321 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本 30年 322 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本 10年 4上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料 41 重要的 永久 42 一般的 30年 43 本机关工作汇报材料 30年 5本机关业务文件材料 5
8、1 本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料 永久 52 本机关的请示与上级机关的批复、批示 521 重要业务问题的 永久 522 一般业务问题的 30年 53 同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料531 重要业务问题的 永久 532 一般业务问题的 30年 54 本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿 30年 55 机关联合行文的文件材料 551 本机关为主办的 5511 重要业务问题的 永久 5512 一般业务问题的 30年 552 本机关为协办的 5521 重要业务问题的 30年 5522 一般业务问
9、题的 10年 56 本机关编辑、编写的文件材料 56，1 大事记、组织沿革等 永久 562 简报、情况反映、工作信息等 10年 57 行政管理、执法活动中形成的文件材料 571 行政管理工作制度、程序、规定等文件材料 永久 572 执法检查情况汇总、通报，整改通知等 永久 573 行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料5731 固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收(评估)等文件材料 永久 5732 不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料 永久 5733 20年(含)以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料 永久 57.34 2
10、0年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料 30年 574 行政管理工作中形成的备案文件材料 10年 575 行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料 5751 重要的 永久 5752 一般的 30年 58 计划、总结、统计、调研等方面的文件材料 581 年度和年度以上的计划、总结、统计材料 永久 582 年度以下的计划、总结、统计材料 10年 583 重要职能活动的总结、重要专题的调研材料 永久 584 一般活动的总结、一般问题的调研材料 10年 59 出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动、形成的文件材料 591 发表的公报，签订的协议、协定
11、、备忘录，重要的会谈记录、纪要等 永久 592 出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会议记录 30年 6本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材科 61 机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料 永久 62 人事工作制度、规定、办法等文件 30年 63 人事任免文件 永久 64 先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料 641 受县级(含)以上表彰、奖励的 永久 642 受县级以下表彰、奖励的 30年 65对本机关有关人员的处分材料 651 受到警告(不含)以上处分的 永久 652 受到警告处分的 30年 66 职工录用、转正、聘
12、任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料 永久 67 人事考核、职称评审工作文件材料 永久 68 职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根 永久 69 职工名册 永久 610 党、团、工会工作活动中形成的文件材料 6101 工作报告、总结，换届选举结果 永久 6102 重要专项活动的报告、总结等 永久 6103 党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材料 永久 6104情况反映、工作简报 10年 611 纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料 6111 重要的 永久 6112 一般的 30年 612 保卫部门的安全检查、调查记录 10年 613
13、本机关处理人民来信来访的文件材料 6131 有领导重要批示和处理结果的 永久 6132其他有处理结果的 30年 7本机关事务管理文件材料 71 房产、土地所有权和使用权的文件材料 永久 72 与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料721 重要的 永久 722 一般的 10年 73 接待工作的计划、方案 731 重要的 30年 732 一般的 10年 74 机关财务预算 30年 75 机关物资(办公设备及用品、机动车等)采购计划、审批手续、招标投标、购置等文牛材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料 30年 76 国有资产管理(登记、统计、核查清算、交接等)文件材料 761 重要
14、的 永久 762 一般的 10年77 职工承担、购置本单位住房的合同、协议和有关手续 永久 78 职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请 30年 8上级机关制发的文件材料 81 上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料 811 重要的 永久 812 一般的 10年 82 上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料10年 83 上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料永久 9同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年 10下级机关报送的文件材料 101 重大问题的专题报告 30年 102 年度和年度以上的
15、计划、总结、统计材料 10年B、基建类档案归档范围和保管期限表一、综合：序号归档文件保管期限1土地征收的有关材料（报告、批复与外单位签订的协议、合同）永久2基建工作总体规划、土地分布图、土地证书永久3全局的总体规划、设计总平面图永久4全局的水、电管道分布图以及地下排水通讯线路等隐蔽工程分布图永久5地质勘探、地形测量材料永久二、可行性研究序号归档文件保管期限1项目建议书及上报批复永久2可行性研究报告永久3项目评估永久4环境预测、调查报告永久5设计任务书及计划任务书永久三、设计基础序号归档文件保管期限1工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、永久重要土、岩样及说明2地形、地貌
16、控制占建筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录永久3水文、气象地震等其它设计基础材料永久四、设计文件序号归档文件保管期限1初步设计永久2技术设计永久3总体规划设计永久4技术秘密材料、专利文件永久5关键技术实验永久6设计计算书307设计评价、鉴定及审批308施工设计图10五、工程管理文件序号归档文件保管期限1征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书永久2承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件永久3施工执照永久4环保三同时、消防、卫生等条件水、电、气供应协议书永久5产权证书永久六、施工1土地施工文件序号归档文件保管期限(1)开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要10(2)施工组织设计、施
17、工方案、施工计划、施工技术措施施工安全措施、施30工工艺30(3)原材料及构件出厂证明、质量鉴定30(4)建筑材料实验报告30(5)设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批永久(6)土建施工定位测量地质勘察永久(7)土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图永久(8)隐蔽工程验收记录永久(9)工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告永久(10)分项、分单位工程抽量检查、评定30(11)交工验收记录证明30(12)施工报告、施工验收报告永久2、设备及管线安装施工文件序号归档文件保管期限1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要102设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代
18、用审批303焊接试验记录、报告、施工检验、探访记录304隐蔽工程检查验收记录305强度、密闭性试验报告306设备调试记录107施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告308系统调试、实验记录309管线清冼、通水、消毒记录1010管线标高位置，坡度测量记录3011中间交工验收记录证明、工程质量评定3012竣工报告、竣工验收报告303、电气、仪表安装施工文件序号归档文件保管期限（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审10（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批30（3）调试、整定记录30（4）性能测试和校核30（5）施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告30（6）
19、操作、联动试验10（7）电气装置交接记录10（8）中间交工验收记录证明、工程质量评定30（9）竣工报告、竣工验收报告30七、竣工验收序号归档文件保管期限1竣工验收报告永久2全部竣工图纸永久3质量评审材料永久4竣工验收会议文件永久八、基建财务序号归档文件保管期限1工程概算、预算、决算永久2交付使用的固定资产永久九、房屋产权序号归档文件保管期限1购买公有住房申请表302公有住房售价评估表303公有住房买卖协议书304公证书305房地产证、平面图30C、仪器设备类档案归档范围和保管期限表序号归档文件保管期限1上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件302本局仪器、设备管理的规章制度303设备工作计
20、划、报告、总结、调查材料304本局仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案305本局仪器、设备移交清册及设备仪器报废、调拨报告和批复 306本局有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料307本局有关购置仪器的招、投标文件和中标材料 308申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等）309上级和主管领导批复和准购批示3010定购合同、发票、免税证明、报关单3011设备履历书 3012设备使用、检修、故障、事故记录（设备履历书）3013实验室教供表3014仪器设备使用说明书3015其他有保存价值的材料30D、会计档案归档范围和保管期限表一、报表序号归档文件保管期限1决算报表（含基建综合决算）永久2年
21、度以上各种统计报表（含工资报表）永久3预算会计报表15年二、账簿序号归档文件保管期限1总账15年2预算内账簿（含明细怅、分户或登记表）15年3预算外账簿（含明细怅、分户或登记表）15年4日记账15年5现金、银行存款日记账25年6固定资产明细账（卡片）（固定资产报废清理后保管五年）15年三、凭证序号归档文件保管期限1预算内各种原始凭证、记账凭证15年2预算外各种原始凭证、记账凭证15年3会计拨款凭证及其他会计凭证15年4银行存款对账单15年5涉外、房地产及债权、债务及未清理完毕的凭证25年E、已故人员档案归档范围和保管期限表序号归档文件保管期限1履历表长期2自传材料长期3鉴定、考核、考察材料长期4评定岗位技能和学历材料（包括学历学位、学绩、培训结业长期成绩表和评定技能的考绩、审批等材料）5政审材料长期6参加中国共产党、共青团及民主党派的材料长期7奖励材料长期8处分材料长期9任免、出国、工资调整、工资级别、保险福利、离休退长期休、退职、调动、转业、复员退伍、劳动合同等材料10其他可供组织参考材料长期
