行政制度表格流程.docx

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1、 贺州市合源粉体开发有限责任公司行政规范化管理 行政办公室2013年 09 月 13 日目 录第一章 人事行政部组织结构与责权一、人事行政部组织结构图二、人事行政部职责三、人事行政部权力第二章 办公事务管理一、办公用品订购审批单二、办公用品台账三、报废物品清单四、办公用品领用表五、办公设备登记表六、办公文件会签单1文件会签单七、印章使用登记表印章使用审批表印章使用登记表八、文书档案借阅审批表九、办公用品管理流程1办公用品购买流程办公用品领用流程十、办公设备购买流程办公设备购买审批流程办公设备询价流程办公设备比价流程办公设备采购流程十一、文书档案管理流程发文管理流程2收文管理流程3档案归档流程4

2、档案借阅归还流程5档案销毁流程十二、公司印章管理流程1使用流程十三、公司证照管理流程第四章 人事管理三、费用报销标准 四、员工考勤登记表五、年度考勤汇总表六、员工请假申请单七、员工加班申请表八、员工出差申请表十、公司会议记录表1公司会议记录表一2公司会议记录表二十一、提案管理记录表十二、员工提案评定表十三、员工奖惩记录表十四、员工违纪处理表十五、会议管理流程十六、出差管理流程十七、提案管理流程第五章 安全保密管理一、值班登记日志表二、保安执勤日志表三、外出员工登记表四、来宾出入登记表五、防火设施检查表六、安全事故报告书七、突发事故报告表八、事故统计汇总表九、人员出入管理流程十、消防安全管理流程

3、十一、安全检查管理流程十二、突发事件处理流程第六章 车辆管理一、车辆登记表1、车辆登记列表2、车辆登记表二、车辆检查表1车辆检查日志2车辆检点表三、车辆请修表四、保养记录表五、车辆加油表六、用车申请表七、车辆事故单1车辆事故现场记录单2车辆事故报告单八、车辆使用日志表九、车辆费用月度统计表十、事故处理流程十一、车辆管理流程1车辆使用流程2车辆加油管理流程3车辆安全管理流程十二、肇事处理流程图十三、车辆费用额度控制程序图第七章 后勤管理三、宿舍管理职责四、食堂管理职责五、保洁管理职责六、绿化管理职责七、食堂卫生检查表八、住宿人员管理表1住宿申请表2住宿人员资料卡3宿舍分配申请表4住宿登记表5宿舍

4、检查登记表6宿舍物品借用卡九、清洁卫生管理表1卫生区域划计划表2清洁工作安排表3卫生状况检查表4清洁卫生评分表十、员工宿舍管理流程1宿舍管理方案制定流程2员工入住宿舍管理流程十一、员工食堂管理流程十二、清洁卫生管理流程十三、企业绿化管理流程第八章 公关事务管理一、商务接待安排表二、公务接待审批表三、危机预警处理表四、危机记录分析表五、重要接待流程六、危机处理流程七、媒体宣传流程八、接待规格表九、例外事项工作安排表第一章 人事行政部组织结构与责权一、人事行政部组织结构图 行政经理行政主管安全保密人事行政文案管理后勤管理宿管管理食堂 管理保洁管理绿化暂无前台接待接待车辆公文管理证件管理安全监察规章

5、制定薪资福利会议管理企业文化活动策划人事档案综合文秘二、人事行政部职责职责1根据领导意图和公司发展战略，负责起草重要文稿协助公司的规划研究职责3公司会议组织、记录及记录归档工作职责4员工考勤、出勤统计、报表、分析等人事管理工作职责5负责前台接待、客人来访登记迎送等招待工作职责6负责公司日常安全保卫及消防管理工作职责7负责公司车辆调动管理工作职责8负责公司后勤管理工作职责9负责公司对外宣传、公关工作职责10组织危机管理委员会，制定危机处理预案职责11完成公司高层临时交办的工作职责2负责全公司资料、信息管理以及宣传报道等日常行政事务管理工作三、人事行政部权力职责1根据公司总体战略规划，对公司内部管

6、理有建议权职责3依照制度，按规定程序，实施对其他部门处罚的建议权职责4依照制度，对公司员工违反行政制度的处罚建议权职责5依照制度，对公司行政资源（包括车辆、办公设备等）合理调动的权力职责6部门内部员工聘任、解聘的建议权职责2依照制度，对行政稽查中发现的问题实施处理的权力第二章 办公事务管理一、办公用品订购审批单部门使用人填表时间序号物品名称规格数量单位特殊要求需求时间订购原因：公司领导审批意见： 行政部门审批意见： 签字： 年 月 日二、办公用品台账贺州市合源粉体开发责任有限公司 物资调拨台账 日期：8MM笔记本小便签本年邓禄普笔记本1100子弹型耳塞大卷透明胶小信封档案袋大信封档案盒透明文件

7、夹请假条加班申请表办公用品领用期初数253671140031904750050141001001009月9日1领取119月10日2领取9月11日3领取32出库数量00101000003209月9日1入库9月11日2入库合计0000000000000结余253671040021904750050149798100三、报废物品清单物品编号物品名称数量单价出厂时间使用时间报废类型报废原因以上物品本部门申请报废处理意见： 部门主管（签字） 公司领导签名：四、办公用品领用表领用部门：办公用品名称数量领用人日期发料人：五、办公设备登记表 年 月 日设备名称编号厂名或品牌出厂时间购买时间使用年限规格颜色附属

8、设备价格存放地点环境要求主要用途简介：管理部门负责人使用部门责任人六、办公文书会签单1文件会签单发文单位发文文号发文日期年 月 日时限普通件急件特急件密级普通秘密机密绝密标题会签顺序单位收文时间发文时间会签人（签字）1月日时月日时2月日时月日时3月日时月日时备注注：会签文件附在会签单后。七、印章使用登记表1、印章使用审批表编号用章部门盖章时间公章类别盖章次数文件发文号文件名称备注：用章人（签章）批准人（签章）印章使用登记表盖章时间文件名称发文号公章类别盖章次数使用人批准人备注八、文书档案借阅审批表编号文书档案名称密级起草人起草部门起草日期归档日期借阅原因： 借阅人（签字）： 年 月 日综合管理

9、部意见： 主管（签字）： 年 月 日批准人意见： 批准人（签字）： 年 月 日九、办公用品管理流程办公用品购买流程确定购买计划挑选物品验收物品购货发票提货办公用品入库开始结束供应商人事行政部办公用品领用流程人事行政部相关部门结束信息存档审核审核按清单发放否是开始填写领用单否是十、办公设备购买流程采购人员公司领导人事行政部相关部门办公设备购买审批流程审核 核审核审核采购程序是否开始购买申请单结束办公设备询价流程公司领导 否 是搜寻价格信息整理成价格报告可行办公用品比价流程人事行政部开始结束办公设备比价流程否筛选供货商分别与商家洽谈确定候选商家办公用品采购流程审核是开始结束人事行政部公司领导办公设

10、备采购流程否采购人事行政部相关部门公司领导收集价格资料编写询价报告审批审批洽谈价格购买设备办理入库领用设备审批是开始结束是资料存档十一、文书档案管理流程发文管理流程相关部门人事行政部有关部门公司领导是草拟文本开始结束审核审核会签否会签审核寄发公文校稿、更正复印、盖章正式公文否否2收文管理流程回复具体办理行政主管领导阅否传阅传阅否核定文件领导审阅公司领导人事行政部相关部门是否是否开始外部文件外部单位结束资料存档3档案归档流程准备资料是否合格资料汇总分类归档上架重新整理相关部门人事行政部是否搜集资料开始结束4档案借阅归还流程否按相关规定处理归还后检查是否损坏公司领导人事行政部相关部门审核审核审核机

11、密否办理手续档案使用否否是是是开始结束借阅申请单否是否办理注销5档案销毁流程是否提出销毁档案申请审批销毁开始审批结束相关部门人事行政部公司领导信息存档十二、公司印章管理流程1印章使用流程相关部门人事行政部公司领导审核公司章审核审核请示否加盖印章用印登记加盖部门章用印登记否是用章申请开始结束否是否否是否是资料归档资料归档十三、公司证照管理流程移交人人事行政部使用部门开始移交登记、保管申请使用使用流程是否需要年检归还年检结束否是第四章 人事管理一、费用报销标准单位：元 职别费用标准总经理副总经理各部门经理及主管一般员工交通费实报实报软卧实报或者飞机票价的%硬卧实报每日住宿费实报实报1经济特区元以内

12、2一般地区元以内1经济特区元以内2一般地区元以内每日餐费早 餐实报实报1经济特区元以内2一般地区元以内1经济特区元以内2一般地区元以内午餐、晚餐实报实报1经济特区元以内2一般地区元以内1经济特区元以内2一般地区元以内每日杂费实报实报元以内元以内业务必要的开支实报实报实报实报二、员工考勤登记表 填表日期：姓名所属部门月 日月 日月 日 月 日月 日星期一星期二星期三星期四星期五上班时间下班时间上班时间下班时间上班时间下班时间上班时间下班时间上班时间下班时间三、年度考勤汇总表姓名所属部门出勤天数应出勤天数请假（天数）迟到、早退备注事假病假婚假产假其他迟到累计时间早退累计时间四、员工请假申请单姓名所

13、属部门填表日期请假类别事假 病假 婚假 产假 丧假 其他（请注明）请假事由请假时间 年 月 日 年 月 日部门意见人力资源部意见总经理意见五、员工加班申请表姓名所属部门填表日期加班时段工作日加班 周末假日加班 法定节日加班预定加班时间 年 月 日 时 分 年 月 日 时 分加班事由加班工作内容加班地点部门审批人力资源部审批总经理审批六、员工出差申请表姓名所属部门职务出差事由出差时间出差地点出差期间工作安排出差办理事项简述出差费用预算列明细部门意见人力资源部意见总经理意见七、公司会议记录表1公司会议记录表 一时间地点主持人填写日期会议名称会议组织部门会议内容概要参会人员缺席人员会议发言记录会议成

14、果记录人2公司会议记录表二会议名称会议召开时间地点会议主持人会议记录人参会人员缺席人员人员统计1应到人、实到人2缺席人员情况说明会议内容1公司相关信息通知2工作总结与评估部门主要内容发言人3会议讨论或决议的事项（1）讨论的内容（2）决策的事项会议形成的决议八、提案管理记录表提案编号提案人所属部门提案类别技术工艺 设备 行政人事 其他（请注明）提案事项审核结果试用 可以考虑 不佳实施结果奖励情况九、员工提案评定表提案人所属部门提案日期评定日期提案名称及内容概要提案评定评定标准评审意见评分经济效益应用范围成本收益分析其他审核小组综合意见总经理意见十、员工奖惩记录表姓名所属部门奖惩事项描述奖励惩处表

15、扬奖金记功其他警告罚款记过其他十一、员工违纪处理表姓名所在岗位所属部门入职时间主要违纪事实所在部门意见及处理办法部门领导签字：日 期： 年 月 日 人力资源部门意见部门领导签字：日 期： 年 月 日相关领导意见部门领导签字：日 期： 年 月 日十二、会议管理流程开始与会各单位召开会议部门人事行政部提出会议召开申请结束会议准备会议通知接受接受邀请会议服务按时参会按时参会形成会议决议和文件会后管理十三、出差管理流程编制出差管理制度审批执行填写员工出差单办理手续出差提供相关报销凭证检查核对签字批准付款收款备案填写出差报告书签字检查办理手续检查存档结束开始人事行政部公司领导财务部出差人员所在部门出差人

16、员工作交接审批审批审批审批审批十四、提案管理流程各职能部门人事行政部制定提案管理制度员工提案 信息收集提供信息提案汇总、审核审核提案实施奖励提案人提案实施效果评估结束开始监督执行公司高层第五章 安全保密管理一、值班登记日志表部 门职 称姓 名时 间巡 查时 间检 查 及 处 理 事 项加 班部 门人 数工 作 内 容时 间电 话访 客货物进出收 发备 注二、保安执勤日志表年 月 日厂长人事行政部保安次数1234567报告事项责任签名巡逻内勤巡逻内勤巡逻内勤巡逻内勤巡逻内勤巡逻内勤巡逻内勤打卡时间安全联络12345异常报告三、外出员工登记表年 月 日所属部门姓名入厂时间出厂时间事由备注登记者四、

17、安全状况检查表检验项目待改善项目其他备注复检1消防无法使用 道路阻塞2灭火道失效 走道阻塞 缺少3走道阻塞 脏乱4门阻塞 损坏5窗损坏 不清洁 6地板不洁 损坏7厂房破损 漏水8楼梯损坏 阻塞 脏乱9厕所除臭 漏水 损坏10办公桌椅损坏11工作桌椅损坏 污损12餐厅桌椅损坏13厂房四周脏乱 废弃未用14一般机器保养不良 基础松动15高压线基础不稳 保养不良16插座 开关损坏 不安全17电线损坏18给水漏水 排水不良19仓库零乱 防水防盗不良20废料未处理 放置零乱21其他主管： 检验员：五、防火设施检查表编号检查结果编号检查结果编号检查结果编号检查结果编号检查结果异常处理对策检查结果说明部门负

18、责人： 检查员：六、安全事故报告书年 月 日事故内容事故人见证人所属部门出事地点发生日期年 月 日发生时间早上 时下午 时发生原因事故状况处置方式根本对策追踪检查 认可： 审核： 制表：七、突发事故报告表事故发生部门： 填报日期： 年 月 日事故种类发生时间发生地点灾变经过伤亡情况财产损失直接费用间接费用费用合计善后处理原因分析防止对策改善计划签报批示栏总经理（副）经理劳动安全卫生管理部门意见部 门主 管填 表八、事故统计汇总表单位： 事故类别 年 月 后果部 门设 备施 工交 通小 计去年同期伤害频率备注件伤（人）死（人）件伤（人）死（人）件伤（人）死（人）件伤（人）死（人）件伤（人）死（人

19、）本年去年职工电力本月累计设备本月累计检修本月累计运输本月累计其他本月累计总计本月累计民众本 月累 计备注 伤害次数106注：伤害频率 总工时数 主管： 经办：九、人员出入管理流程开始人员进入公司登记结束放行出示进入管理凭证人员离开公司确认出示离开管理凭证审核放行确认审核保安部进出人员十、消防安全管理流程消防人员行 政 部行政人员制定消防管理制度定期检查审核审批明确消防管理专区落实分工与职责资料保管安装消防电话落实值班人员 收到消防信息记录信息通知消防队收到通知单确认事项消防结束后注明事项立即行动收回通知单签字确认签字确认报送财务部统计所用费用消防事项存档备案审批审批结束开始行政经理总经理十一

20、、安全检查管理流程总经理人事行政行政经理各职能部门审核开始确定安全检查制度审核审批规定各部门自我检查明确统一检查规定确定安全检查内容定期自我检查制定安全检查形式定期检查记录检查结果明确奖惩措施奖惩结果存档备案审核审批审批结束十二、突发事件处理流程开始审批结束报告事件审核报 案配合保护现场调查事件总结经验处理事件救护伤员配合事件备案审核公司领导人事行政部员 工第六章 车辆管理一、车辆登记表1车辆登记列表项次车辆类别车号司机购置日期购买价格引擎号码排气量保险单编号小客大客小货大货1232、 车辆登记卡使用人姓名司机姓名牌照号码车名车型购车日期初检日期复检日期保险记录保险公司保险证号码保险期限保险内

21、容购置价格经销商附属品收音机 放音机 热风 冷风驾驶员住址电话住址电话二、车辆检查表1车辆检查日志使用时间自 月 日 时 分至 月 日 时 分目的地同车者使用目的司机开车前检查日志开车前检查检查车辆四周刮伤无有后视镜无有爆裂无有胎压正常 不正常备台及千斤顶无 有检查车底漏水无 有漏机油无 有打开引擎盖冷却水量坐驾驶座汽油剩量喇叭佳不佳方向灯佳不佳雨刷佳不佳灯关佳不佳出发时间 时 分回公司时间 时 分指针所示距离自 km至 km（共 km）被给汽油量用后检查异状无 有 故障处及行车过程中性能不佳状况2车辆检点表车号： 项目星期洗车加油记录车况记录维修记录备炷汽油机油金额配件外观操控维修内容金额加油里程数换油里程轮胎音响冷气星期一星期二星期三星期四星期五星期六合计 主管： 填表人：三、车辆请修表表单编号： 日期： 年 月 日 车号请修前里程数请修申请人请修项目123损坏原因123预算金额修理厂家审核意见123管理部门审核部门总经理主管主管经办人经办人四、保养记录表车号发动机号公司编号使用单位主要使用人司机保养记录年度保养项目金额保养前里程表数经手人（签章）主管（签章）月日合计本月费用汽油金额保养金额