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1、XX学校合同管理办法（试行）第一章总则第一条为规范XX大学（以下简称“学校”）合同管理，防范合同风险，维护学校的合法权益，根据中华人民共和国民法典等法律法规，结合学校实际，制定本办法。第二条本办法所称合同，是指学校与其他平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。第三条本办法所称合同管理，包括：（一）合同管理制度及其细则、配套文件的制定与修改；（二）合同订立的审核与授权；（三）合同备案及相关信息、文件及材料的归集与存档；（四）合同履行、变更、解除及争议解决的报告、监督与指导；（五）对上述合同管理事务及合同管理制度的实施进行的监督、检查与评估。第四条学校实行合同签
2、署授权制度，除法定代表人直接签署合同外，其他人员签署合同必须获得学校授权。校领导根据学校分管工作安排，可以代表学校签署分管工作内容的合同。第二章合同的管理第五条学校合同管理实行统一指导监督、分类归口管理、分级审批授权的工作机制。涉密合同的管理按照国家保密法律法规及学校相关规定执行。第六条学校合同事务由综合管理部门、归口管理部门和承办单位依各自权责进行管理和办理。第七条学校法律事务室是学校合同事务的综合管理部门，主要职责为：（一）制订学校合同管理具体措施，指导和监督归口管理部门、承办单位制定和完善合同管理细则；（二）为归口管理部门、承办单位办理合同事务提供法律咨询服务；（三）负责对归口管理部门、
3、承办单位提交的合同进行法律审核，依法提出法律意见；（四）负责对由法律事务室审核的合同进行备案、归档；（五）协调归口管理部门、承办单位处理合同纠纷；（六）负责学校合同管理的监督、检查工作；（七）学校交办的涉及合同管理的其他工作。第八条归口管理部门是指学校授权相关职能部门，根据业务范围和工作职责，负责特定类型合同的归口管理工作。归口管理部门负责其主管范围内的合同审核、备案、监督、检查工作,主要职责包括：（一）制定本部门合同管理细则和工作流程；（二）负责业务主管范围内的合同审核、备案、监督、检查；（三）与法律事务室一起协调处理业务主管范围内的合同纠纷以及法律诉讼；（四）起草、拟定业务主管范围内各类合
4、同范本；（五）学校授权范围内的其他工作。第九条承办单位是指学校各二级单位，是合同管理的具体责任单位；归口管理部门可作为承办单位直接承办有关合同。承办单位主要职责包括：（一）制定本单位合同管理细则和工作流程，建立合同档案;（二）负责所承办合同的可行性分析论证和合同对方当事人的资信审查；（三）负责合同的洽谈和文本起草，将合同提交归口管理部门、相关职能部门、法律事务室和分管（联系）校领导审查；（四）将合同及时提交归口管理部门备案，提交学校档案馆存档；（五）负责合同具体执行，跟踪掌握合同履行情况；（六）与法律事务室一起处理合同纠纷；（七）完成学校交办的其他工作。第十条学校根据业务范围和工作职责，授权相
5、关职能部门负责特定类型合同的归口管理工作。合同归口管理部门主要管理范围包括：（一）党委办公室、校长办公室负责管理学校对外战略合作内容相关的各类框架性协议；（二）党委学生工作部（处）负责管理学生教育与管理相关工作等对外合作合同；（三）保卫部（处）负责管理安保、消防、交通设施、武装工作等合同；（四）校团委负责管理学生会、学生社团开展学生活动及大学生志愿服务和“三下乡”社会实践基地（非教学实践）等对外合作合同；（五）教务处负责管理本科层次办学、教务内容相关合同，包括国内本科生合作办学、联合培养与交流、教学实习实践基地、教材刊物出版、课程建设、承接上级考试任务等合同；（六）科研处负责管理科技项目合同（
6、含各种外协合同），包括技术开发（咨询、服务、转让）、科技成果转化、专利代理、成果鉴定、培训服务等合同；（七）研究生院负责管理研究生层次的办学、双一流建设和学科建设相关的合同，包括合作办学、联合培养、研究生招生、研究生实践基地、承接上级考试任务等合同；（A）国际合作与交流处负责管理学校与海外高校和机构开展合作交流等相关工作的合同；（九）财务处负责管理借贷、财产保险、银校合作等合同；（十）审计处负责管理与委托审计服务相关的合同；（十一）实验室与设备管理处负责管理设备相关合同，包括设备采购、材料采购、设备维修和运行维护等合同；（十二）国有资产管理处负责管理国有资产内容相关的合同,包括国有资产的出租出
7、售、国有资产的处置、家具采购、能源管理、维修工程等合同；（十三）基建处负责管理学校基建工程相关合同，包括工程招标代理、勘察、设计、监理、咨询、检测、代建及施工招标投标、基建材料（含器具、设施）的招标、勘察总承包招标等合同；（十四）科技园管理办公室负责管理科技成果孵化转化、服务社会、创新创业、人才培养等合同；（十五）图书馆负责管理图书资料和文献数据库采购等合同;（十六）网络与信息化中心负责管理网络与信息技术服务等合同；（十七）继续教育与网络学院负责管理各类成人高等学历教育、高等教育自学考试、现代远程网络教育、非学历教育等合同；（十八）后勤服务总公司负责管理自身业务范围内的物资采购、环卫绿化维修工
8、程承包、设施设备维修维保、服务外包、项目合作等合同；第十一条承办单位提交归口管理部门审核的合同，应提交XX大学合同审核流程表（附件1）、合同文本（涉外合同应提交中文文本）。第十二条承办单位根据学校授权范围，按照本部门合同管理细则或工作流程，履行相应的合同审核程序。承办单位应对合同相对人的主体资格、经营范围、履约能力、资信情况、委托代理权限进行全面审查，对合同的标的、数量、履行期限、质量要求等内容进行审核，并落实合同的经费来源。第十三条合同涉及多个承办单位的，由合同主要承办单位协调各相关单位会签，然后按照本办法履行其他合同审核程序。第十四条依据法律法规规定，或按照学校相关规定，应采用招投标、政府
9、采购或网上竞价采购等特殊程序订立合同的，或依法必须在特定交易场所进行的，应当依照有关法律规定和学校规定办理后，办理合同订立的审核手续。第十五条为了贯彻落实校院两级管理体制改革，优化服务流程，精简办事程序，加强内部风险防控，学校对合同实施分级管理，分为重大合同和一般合同。下列合同属于重大合同：（一）申请成立法人或其它社会组织的；（二）对外设立产学研合作机构或重大项目的；（三）开展对外合作办学重大项目的；（四）对外从事投融资、大额资金借贷等经营性活动的；（五）其他涉及法律关系复杂、专业性较强或者可能对学校的形象、声誉、权益等造成重大影响的合同；（六）合同标的额较大的（“较大的”具体数额，由合同归口
10、管理部门制定的合同管理实施细则确定）。一般合同是指除重大合同以外的合同。第三章合同的订立第十六条签订合同应遵守法律法规，坚持平等互利、协商一致、诚实守信的原则，维护学校的正当权益。未经X委X委会或校长办公会同意，任何单位或人员不得以学校名义或以学校资产对外以任何方式提供担保，不得以任何方式对外加入或承担其他主体依法或依合同应当承担的债务或责任。第十七条重大合同由承办单位提交归口管理部门对合同进行业务审查通过后，提交法律事务室进行法律审查并出具法律意见。重大合同在履行完上述程序后，提交X委X委会或校长办公会进行审议，审议通过后签订合同。第十八条除双方权利义务能当面及时结清的小额经济类合同（金额在
11、3万元以下，不含3万元）外，其他均需要订立书面合同。第十九条合同的审核：（一）对外合作类协议以学校名义对外签署的综合性合作协议（指学校与国家机关、地方政府、军工集团、兄弟高校等签订的战略、框架、全面性合作协议）或以学校名义对外签署的专项性合作协议（指学校与地方政府、企事业单位等签订的涉及人才培养、产学研合作、学生实习实践、就业基地等专项性的合作协议），由承办单位负责与协议涉及的校内相关单位沟通，并向涉及的相关校领导汇报，取得一致意见后，提交法律事务室进行审核。但只涉及校内某一单位对外签署的合作协议，学校授权承办单位负责人审核后可直接以承办单位名义对外签署合作协议。（二）经济类合同（家具采购、科
12、研、基建、设备采购、继续教育培训、人事聘用及劳务合同除外），按照以下要求审核:1 .单个合同金额在5万元以下（不含5万元）的合同，由合同承办单位负责人审核。2 .单个合同金额在5万元10万元（含5万元，不含10万元）的合同，由合同承办单位负责人审核后，提交法律事务室审核。3 .单个合同金额在10万元（含10万元）以上的合同，由合同承办单位负责人审核后，提交法律事务室审核并提交合同承办单位的分管（联系）校领导审核。（S）科研合同科研合同由科研处负责合同审核并参照本办法制定科研合同管理办法。（四）设备采购合同设备采购合同由实验室与设备管理处负责合同审核并参照本办法制定设备采购合同管理办法。（五）家
13、具采购合同家具采购合同由国有资产管理处负责合同审核并参照本办法制定家具采购合同管理办法。（六）基建合同基建合同由基建处负责合同审核并参照本办法制定基建合同管理办法。（七）继续教育培训合同继续教育培训合同由继续教育学院负责人审核，认为有必要的可以提交法律事务室审核。（八）人事聘用及劳务合同的管理办法由人事处参照本办法另行制定。（九）其他类合同不属于以上八类的合同，与法律事务室沟通协调。第二十条学校对外订立合同，应加盖学校名称章或合同专用章，并由学校法定代表人或授权代表签署。重大合同应由学校法定代表人签署，或由X委X委会、校长办公会授权相应业务分管校领导签署。一般合同由学校授权的各单位负责人代表学
14、校签署，承办单位应在XX大学合同审核流程表（附件1）中注明将代表学校签署合同的部门负责人。学校其他规章制度规定对外订立合同需要经由法定代表人书面授权的，依照其规定。第二十一条合同中应就学校的重要合同权利及对方的主要义务的履行节点设置相应的约定解除权。第二十二条合同中应当约定仲裁条款或诉讼管辖条款。建议一般使用仲裁条款。合同约定仲裁条款的，应尽可能约定成都仲裁委员会仲裁。合同约定诉讼管辖的，应尽可能约定学校所在地法院管辖。涉外合同应约定法律适用条款，并尽可能约定适用我国法律。第二十三条合同各方签署的姓名、名称（包括印章印文）应与合同首部确定的合同当事人保持一致。合同引言、合同签署页未写明合同订立
15、时间的，签署合同时，应一并签署日期。合同有多页的，应加盖骑缝章。第二十四条学校禁止倒签合同。倒签合同是指，在合同签订生效之前已经开始实际履行，在履行过程中或履行完毕之后补签合同。学校禁止恶意拆分合同。恶意拆分合同是指，为规避国家法律法规和学校相关规定，故意将本应一次签订的合同拆分为多个合同签订。第四章合同的履行、变更和解除第二十五条合同承办单位应实时监控合同履行过程，对合同履行相关重要事实进行书面记录，并及时收集和保存相关文件、材料。出现下列情形之一的，属于合同履行异常，应及时采取相关措施:（一）合同签订的基础条件已经发生变化的；（二）对方当事人要求变更合同主体或合同条款的；（三）对方对合同的
16、成立及有效性提出明显质疑的；（四）合同相对方拒绝履行合同，或要求解除合同的；（五）合同相对方发生违约行为，或有合理认为其将发生违约行为的；（六）我方无法履行合同的；（七）我方已经或将要发生违约行为的；（八）合同相对方对我方的合同履行提出异议或要求我方承担责任的；（九）发生不可抗力明显影响合同履行的；（十）合同履行发生其他争议的。前款第一项中“基础条件”，是指合同立项依据、法律依据、政策基础或预算构成等足以影响合同签订与否的重要因素。第二十六条合同生效后，如对方不履行主要义务或者履行不符合约定，承办单位应及时申请学校向其发出要求履行或者采取补救措施的书面函件，督促其履约，并保留相关证据材料。第二
17、十七条合同各方协商一致变更或解除合同的，应及时订立书面协议，全面约定相关事宜的处理。承办单位决定单方解除合同的，或决定起诉或提起仲裁的,应上报归口管理部门和法律事务室研究并出具意见。第二十八条重大合同签约时的条件发生变化，或因其他原因导致继续履行合同将给学校造成损害的，合同承办单位应当及时上报合同归口管理部门和法律事务室研究并出具意见。合同承办单位在收到对方要求变更或解除合同的书面或口头通知后，应当及时上报合同归口管理部门和法律事务室。学校法律事务室组织合同归口管理部门、承办单位研究，并采取相关措施。第二十九条学校财务处办理结算业务并进行账务处理时应审核合同有关条款，按照合同规定付款。未按合同
18、条款履约或应签订书面合同而未签订的，财务处有权拒绝付款，并及时向归口管理部门通报。第五章合同档案管理第三十条承办单位应当建立合同档案登记制度，妥善保管合同相关文件资料。合同相关文件资料包括但不限于：合同正本、XX大学合同审核流程表、与合同事项有关的批准文件、会议记录、授权文件、合同履行材料、合同涉诉材料等。国家法律法规或学校档案管理对合同文本归档有其他要求的，承办单位应当按照其规定执行。第三十一条归口管理部门应当建立合同台账（附件2）,对合同编号、合同名称、合同相对方、签订时间、合同承办人、合同承办单位、合同期限、履行情况、变更情况等进行记载和跟踪。第三十二条凡是经法律事务室审核过的合同，承办
19、单位在完成合同的签订和盖章后，须向法律事务室提交盖好章后的合同正本与XX大学合同审核流程表，法律事务室进行存档并按年度向档案馆归档。第六章监督检查与责任追究第三十三条归口管理部门应建立合同履行情况评估制度，每年对业务主管范围内的合同管理情况进行检查和监督，并按年度向法律事务室提交年度本部门合同管理情况的年度检查报告。第三十四条法律事务室定期组织学校合同管理检查工作，对合同归口管理部门和合同承办单位的管理情况进行监督评估并向学校报告。第三十五条在签署、履行合同过程中有下列情形之一，未给学校造成损失的，对直接责任人或负有领导责任的负责人进行批评教育；给学校造成经济损失的，依照学校有关规定追究责任单
20、位及责任人员的责任；涉嫌犯罪的，移送司法机关追究法律责任：（一）违反程序和规定擅自对外签订合同的；（二）应签订书面合同但未签订的；（三）签署阴阳合同、恶意拆分合同、恶意倒签合同的；（四）合同用章不符合规定的；（五）丢失或者擅自销毁、隐匿合同或合同附件，以及合同履行过程中形成的各种函件、单据等相关材料的；（六）处理合同纠纷的过程中不及时汇报、消极应对或不及时提供必要支持的；（七）其他违反法律法规和学校纪律的行为，损害学校利益的。第七章附则第三十六条具有独立法人资格的XXXX大学资产经营有限公司等单位，以独立法人名义签订的合同不适用本办法。具有独立法人资格的上述单位应当建立合同管理的相关制度，加强合同管理，防范法律风险。第三十七条本办法由学校X委办公室、校长办公室负责解释。第三十八条本办法自发文之日起施行，XX大学合同管理办法（2011）同时废止。学校及校内各单位在此前发布的有关规定与本办法相抵触的，以本办法为准。
