第九章总账系统期末处理ppt课件.ppt

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1、第九章总账系统期末处理,期末处理是指在将一会计期间（通常指月度）所发生的经济业务全部登记入账后所要做的工作，主要包括计提、分摊、结转、对账和结账。,第一节定义转账分录,第一次使用本系统的用户进入系统后，应先执行【转账定义】，用户在定义完转账凭证后，在以后的各月只需调用【转账凭证生成】即可。转账定义分五部分，它包括：自定义转账设置、对应结转设置、销售成本结转设置、汇兑损益结转设置、期间损益结转设置。,一、自定义结转定义,由于各个企业情况不同，各种计算方法也不尽相同，特别是对各类成本费用分摊结转方式的差异，必然会造成各个企业这类结转方式的不同。因此企业可以根据实际需要使用“自定义结转”功能。,根据

2、以下给出的蓝梦公司月末结转业务资料,设置自定义转账分录。计提短期借款利息（年利率5%）。借：财务费用 利息费用（550301）取对方科目计算结果 贷：预提费用 短期借款利息（219101）2101科目的贷方期末余额*5%/12,【设置操作演式】,输入转账目录条件。,账务取数函数基本格式：函数名(科目编码，会计期间，方向，辅助项1，辅助项2),常用函数举例,账务取数函数基本格式定义时应注意事项,1、函数中的各项可根据情况决定是否输入。2、科目编码可以为非末级科目（比较：定义分录时的科目必须为末级）；各辅助项必须为末级。3、由于科目最多只能有两个辅助核算账类，因此，辅助项最多可定义两个。4、期间、

3、方向由函数确定，若按年取数，则期间为“年”，若按月取数，则期间为“月”；若取借方发生或累计发生，则方向为“借”，若取贷方发生或累计发生，则方向为“贷,5、如果科目有两种辅助核算，则这两个辅助项在公式中的排列位置必须正确，否则系统将无法正确结转。五种辅助项在公式中先后顺序为：客户，供应商，部门，个人，项目。6、如果公式中最后一个辅助项不输入，则可以不输入逗号，否则仍须保留相应的逗号。如您可以输入QM(20101)或QM(，月)，但不能输入QM(月),8、如使用了应收、应付系统，且公式中的科目为纯客户、供应商核算的科目，那么，将不能按照客户、供应商取数，只能按该科目取数。例如：20101为客户往来

4、科目，则您 只能输入QM(20101，月，*)，而不能输入QM(20101，月，客户一)或QM(20101，月，)，否则将取不到数据 9、以上本币取数函数与数量、外币取数函数可用“加、减、乘、除”及括号组合使用.,账务取数函数的组合举例,1）QM(41201，月，836工程)-QM(412，月)含义：将41201项目核算科目的836工程项目的余额与412科目当月的期末余额相减。2）FS(405，月，J)+JE(41201，月，836工程)含义：405科目当月的借方发生额加上41201项目核算科目的836工程项目的当月净发生额。,自定义转账设置应用举例,例1：期末将“制造费用-技改办”科目余额按

5、生产车间分摊，假定用户没有设置部门核算，则转账分录为：借：生产成本 _ 一车间 _ 制造费用(4010105)生产成本 _ 二车间 _ 制造费用(4010205)生产成本 _ 三车间 _ 制造费用(4010305)贷：制造费用_技改办(40204),定义操作过程如下：凭证类型-转账凭证 摘要 科 目 方向 金额公式分摊技改办制造费用 4010105 借 QM(40204，月)*0.33 分摊技改办制造费用 4010205 借 QM(40204，月)*0.33 分摊技改办制造费用 4010305 借 QM(40204，月)*0.34 分摊技改办制造费用 40204 贷 QM(40204，月)【注

6、释】将40204余额的百分之三十三摊入一车间。【注释】将40204余额的百分之三十三摊入二车间。【注释】将40204余额的百分之三十四摊入三车间。【注释】将40204的余额转出，摊入有关部门,例2：期末将技改办的制造费用科目余额按生产车间分摊，假定用户使用了部门核算，即生产成本和制造费用科目的账类被设为部门核算，假设科目为：科目编码科目名称辅助核算 401 生产成本40101 工资 部门核算40102 材料费 部门核算40103 制造费用 部门核算402 制造费用40201 工资 部门核算40202 材料费 部门核算40203 其它 部门核算,假定期末将技改办的制造费用科目余额的百分之三十摊入

7、一车间，则分录可设为：借:生产成本 _ 制造费用(40103)贷:制造费用_ 工资(40201)制造费用_ 材料费(40202)制造费用_ 其它(40203),定义操作过程如下：凭证类型-转账凭证摘要 科目 部门 方向 金额公式分摊技改办制造费用 40103 一车间 借 注释分摊技改办制造费用 40201 技改办 贷 注释分摊技改办制造费用 40202 技改办 贷 注释分摊技改办制造费用 40203 技改办 贷 注释,【注释】将技改办制造费用余额的百分之三十摊入一车间的生产成本公式：JG()或(QM(40201，月，技改办)+QM(40202，月，技改办)+QM(40203，月，技改办)*0.

8、3【注释】将40201科目的技改办部门的余额的百分之三十摊入一车间公式：QM(40201，月，技改办)*0.3【注释】将40202科目的技改办部门的余额的百分之三十摊入一车间公式：QM(40202，月，技改办)*0.3【注释】将40203科目的技改办部门的余额的百分之三十摊入一车间公式：QM(40203，月，技改办)*0.3,例2：利用账务数据计算城建税 借:主营业务税金及附加 _ 城建税(50402)贷:应交税金 _ 城建税(22102),定义操作过程如下：凭证类型-转账凭证摘要 科目 方向 金额公式计提城建税 50402 借 JE(22101，月)*0.07 计提城建税 22102 贷 J

9、G()【注释】使用净发生额函数按应交增值税的净发生额计提城建税【注释】将计算城建税的结果转入应交税金 _ 城建税科目中,演式第四笔业务,二、期间损益结转定义,期间损益结转设置用于在一个会计期间终了时，将损益类科目的余额结转到本年利润科目中，从而及时反映企业利润的盈亏情况。损益类科目结转主要是对于主营业务收入、主营业务成本、主营业务税金及附加、其他业务收入、其他业务支出、管理费用、营业费用、财务费用、投资收益、营业外收入、营业外支出和所得税等科目的结转。,【期间损益结转设置操作演式】设置蓝梦公司结转损益类账户的转账分录。,期间损益结转注意事项每个损益类科目的期末余额将结转到与其同一行的本年利润科

10、目中去。损益科目与本年利润科目都有辅助核算，则辅助账类必须相同。本年利润科目必须为末级科目，且为本年利润入账科目的下级科目。,三、对应结转定义,对应结转不仅可以进行两个科目一对一结转，还可以进行科目的一对多结转。【对应结转设置操作演式】根据下表给出的蓝梦公司月末结转业务资料,设置对应结转分录。,对应结转设置,对应结转注意事项对应结转功能只结转期末余额；如想转发生额，应到自定义结转中设置。转出科目与转入科目必须有相同的科目结构，但转出辅助项与转入辅助项可不相同。自动生成转账凭证时，如果同一凭证转入科目有多个，并且，若同一凭证的结转系数之和为1，则最后一笔结转金额为转出科目余额减当前凭证已转出的余

11、额。,四、销售成本结转定义,销售成本结转是将月末商品(或产成品)销售数量（根据主营业务收入科目确定）乘以库存商品的平均单价，计算各种产品的销售成本，然后从库存商品账户的贷方转入主营业务成本账户的借方。,销售成本结转定义中涉及的公式包括：数量=主营业务收入科目下某商品的贷方数量 单价=库存商品科目下某商品的月末金额月末数量 金额=数量 单价,【销售成本结转设置操作演式】设置蓝梦公司结转销售成本的转账分录；且南梦公司相关科目设置如下：库存商品科目 1241 主营业务收入科目 5101 主营业务成本科目 5401（注：三个科目均按产品的名称设置明细科目且账页格式均为数量金额式。）,销售成本结转注意事

12、项在销售成本结转设置中，库存商品科目、主营业务收入科目、主营业务成本科目及下级科目的结构必须相同并且都不能带往来辅助账类；如果要对带辅助账类的科目结转成本，则到“自定义转账”中定义。,五、汇兑损益结转定义,汇兑损益结转设置用于期末自动计算外币账户的汇兑损益，并在转账生成中自动生成汇兑损益转账凭证。汇兑损益只处理外汇存款户、外币现金以及外币结算的各项债权、债务，但不包括所有者权益类账户、成本类账户和损益类账户。,【汇兑损益结转设置操作演式】南梦公司06年银行存款工行存款（美元户）期初余额为5000美元，12月13日收到外币借款100美元（当日外币汇率为1:8.15）;12月31日外率为1:8.2

13、。,汇兑损益结转注意事项为了保证汇兑损益计算正确，填制某月的汇兑损益凭证时必须先将本月的所有未记账凭证先记账。汇兑损益入账科目不能是辅助账科目或有数量外币。,第二节转账生成,在定义完转账分录后，每月月末只需执行本功能，即可由系统自动生成凭证。一般情况下，应首先生成和处理由其他子系统转入总账系统的凭证；然后再生成和处理销售成本结转凭证、汇兑损益结转凭证、对应结转凭证或者自定义结转凭证；最后生成和处理期间损益结转凭证。,【转账生成操作演式】将某公司某月自动转账业务，按照合理的先后次序，逐一生成凭证。,注：在进行月末转账工作之前，应先将未记账凭证记账。,第三节月末结账,三、网络课程制作特色,一、试算

14、平衡与对账,试算平衡就是将系统中所设置的所有科目的期末余额按会计平衡公式“借方余额=贷方余额”进行平衡检验，并输出科目余额表及是否平衡信息。对账是对各个账簿数据进行核对，以便检查各个对应记账数据是否正确和账簿是否平衡。它主要是通过核对总账与明细账、总账与辅助账数据来完成账账核对。,三、网络课程制作特色,为在期末结账前进一步确保账证相符和账账相符，应经常进行对账，至少一个月一次。一般应在每月月底结账前，通过调用试算平衡和对账功能，再一次进行正确性检验。【操作演式】完成蓝梦公司2004年1月份对账工作，并查询该月份试算平衡表。,三、网络课程制作特色,二、月末结账,总账系统的结账主要完成如下工作:停

15、止本月各账户的记账工作；计算本月各账户发生额合计；计算本月各账户期末余额并将余额结转下月月初。结账过程包括以下步骤：选择结账月份。核对账簿。备份结账前的数据，同时输出月度工作报告。完成结账，若符合结账要求，系统将进行结账，否则不予结账。,三、网络课程制作特色,结账是一种成批数据处理，每月只能结账一次；已结账月份不能再填制凭证。结账只能由有结账权的人进行；结账必须按月连续进行。【操作演式】完成蓝梦公司2004年1月份结账工作。,月末结账注意事项如何取消某月的结账状态-在结账向导一“选择结账月份”中 用鼠标选择要取消结账的月份上，按Ctrl+Shift+F6键即可。上月未结账，则本月不能记账、结账

16、，但可以填制、复核凭证。,本月还有未记账凭证时，则本月不能结账已结账月份不能再填制凭证结账只能由有结账权的人进行；若总账与明细账对账不符，则不能结账,【佳好公司操作演式】转账定义 转账生成 结账与反结账,三、网络课程制作特色,三、年末处理,年初结转，是在旧的会计年度结束，新的会计年度开始时，为保持会计数据处理的连续性，将上一年度的期末余额结转为新会计年度的期初余额。一般情况下，新年度账套建立流程是：完成上年工作年度账备份建立新年度账结转年度数据调整科目、客户、供应商等调整余额新年度日常业务。,（一）建立新年度账,在用友系统中，用户不仅可以建多个账套，且每一个账套中可以存放不同年度的会计数据。年

17、度账的建立是在已有上年度账套的基础上，通过年度账建立，自动将上个年度账的基本档案信息结转到新的年度账中；对于上年余额等信息需要在年度账结转操作完成后，由上年自动转入下年的新年度账中,账套和年度账是有一定的区别的，具体体现在以下方面：（1）账套是年度账的上一级，账套是由年度账组成。首先有账套然后采用年度账，一个账套可以拥有多个年度的年度账。例如：某单位建立账套001正式账套后在2001年使用,然后在2002年的期初建2002年度账后使用，则001正式账套具有两个子年度账即001正式账套2001年001正式账套2002年（2）对于拥有多个核算单位的客户，可以拥有多个账套(最多可以拥有999个账套)

18、。,建立新年度账的操作步骤,（1）以账套主管的身份注册进入系统管理界面，选定需要进行建立新年度账的账套和上年的时间，进入系统管理界面。例如：需要建立333号账套的2007年新年度账，此时就要以账套主管身份注册，进入333账套2002年度账的系统管理界面；（2）在系统管理界面单击【年度账】项，系统自动弹出下级菜单，再将鼠标移动到【建立】上，单击鼠标则进入建立年度账的功能；（3）点击确定按钮即可以建立新年度账。,（二）年度账结转（结转上年数据）,结转上年数据的操作步骤如下：1、以账套主管的身份选定账套注册登录系统管理界面(此时注册的年度应该是需要进行结转的年度，如需要将2006年的数据结转至200

19、7年，则需要以2007年注册进入)2、在系统管理界面单击【年度账】的下级菜单【结转上年数据】，点击相应模块结转功能进行上年数据的结转,应注意：结转上年数据之前，首先要建立新年度账,各模块的结转顺序：,说明：建立新年度账后，就可以执行供销链产品、资金管理、固定资产、工资系统、总账、网上银行的结转上年数据的工作。对于结转顺序请参见流程图，对于水平方向的模块是不分先后顺序的，但对于垂直方向的顺序是自上而下的。无论使用的模块是否齐全，只要应用了其中的任意几个，就有依照此顺序执行,三、网络课程制作特色,四、数据的引入与输出,引入账套功能是指将系统外某账套数据引入系统中；其操作步骤为：1、以系统管理员身份

20、注册进入系统管理界面并选择该界面【账套】菜单栏的下级菜单【引入】命令，进入引入账套的功能 2、在相关提示界面上选择所要引入的账套数据备份文件（备份文件的前缀为uferpact），点击打开按钮表示确认；如想放弃，则点击放弃按钮,引入年度账功能是指将系统外某年度账数据引入系统中；其操作步骤为：1、以系统管理员身份注册进入系统管理界面并选择该界面【年度账】菜单栏的下级菜单【引入】命令，进入引入年度账套的功能 2、在相关提示界面上选择所要引入的年度账数据备份文件（备份文件的前缀为uferpyer），点击打开按钮表示确认；如想放弃，则点击放弃按钮 引入账套数据与引入年度账数据的区别：年度账操作中的引入不

21、是针对某个账套，而是针对账套中的某一年度的年度账进行的,账套输出的操作步骤（1）以系统管理员身份注册进入系统管理模块并在系统管理界面选择“账套”菜单下级的“输出”命令，进入 账套输出功能（2）在执行“输出”命令后弹出的账套输出界面进行相应的选择即在“账套号”处选择需要输出的账套，点击“确认”进行输出（此时系统会进行输出的工作，在系统进行输出过程中系统有一个进度条）（3）系统自动输出任务完成后，根据提示选择输出的路径(此处系统只允许选择本地的磁盘路径，例如：c:backup)并点击“确认”按钮完成输出（一般系统会提示输出是否成功）,账套输出应注意的事项：（1）只有系统管理员(Admin)有权限进

22、行账套输出（2）如果在账套输出界面选择输出账套号时将“删除当前输出账套”项同时选中，在输出完成后系统会确认是否将数据源从当前系统中删除的工,年度账的输出指的是输出一个账套中的一个年度账的数据；其操作步骤为：1、以账套主管身份注册进入系统管理模块并在系统管理界面选择“年度账”菜单下级的“输出”命令，进年度账输出功能 2、在执行“输出”命令后弹出的年度账输出界面（在该 界面的“选择年度”处列示出需要输出的当前注册账套年度账的年份(为不可修改项)），点击“确认”进行输出 3、系统自动输出任务完成后，根据提示选择输出路径(此处系统只允许选择本地的磁盘路径，例:backup)并点击“确认”按钮完成输出（一般系统会提示输出是否成功）,年度账输出应注意的事项：（1）只有账套主管才有权限进行年度账输出（2）如果在年度账输出界面将“删除当前输出账套”项同时选中，在输出完成后系统会确认是否将数据源从当前系统中删除的工,