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1、库管员基础知识培 训,财务部,第2页 共39页,2023/1/19,目 录,一、目的二、单据的用途三、单据的使用及填写要求四、物料卡的使用五、仓库存储区域布置的要求六、帐簿的登记七、报表的编制八、记帐错误的更正方法九、资料的保管及人员交接十、帐外物料的管理,第3页 共39页,2023/1/19,存货是企业的一项重要流动资产,且在企业流动资产中占有很大的比重。良好的存货管理是企业有效的组织生产、销售、降低产品成本、提高资金使用率的重要保障。为了有效的反映和监督存货收发和保管情况,如实反映存货的资金占用,逐步提高存货管理水平,加强仓库管理基础工作的规范化,虽然各项规定是仓库保管员最常见的内容,但也
2、恰恰是最容易出现疏漏的环节,认真学好、做好十分重要。,一、存货管理的目的,一、目 的,第4页 共39页,2023/1/19,一、目 的,账实一致性,存货周转率,库存资金,呆滞件管理,其它,实物管理,库存管理,仓库管理的目标:强化采购管理，适当库存 确保产品质量，正确计划用料 合理处理呆废物品，降低成本,第5页 共39页,2023/1/19,1、供货清单：是材料接收的依据以及销售调拨的依据,包括供应商联、采购联、财务联,质保联、仓库联；采购稽核联,2、不合格品退货单：退货使用,包括仓库联、供应商联、采购联与门卫联,二、常用单据的用途,第6页 共39页,2023/1/19,3、合格品入库单：用于自
3、制件完工后入库，包括仓库联，财务联，生产线留存联，稽核联,4、合格品出库单：各部门生产材料的领用、部门领料退回（红色冲销）,包括仓库联、财务联、领料部门联；稽核联,二、常用单据的用途,第7页 共39页,2023/1/19,5、产品报废单：用于记录生产加工过程中，由于机器、人为原因造成的报废，或其他原因造成的由我公司承担的废品损失或者自制营销备件,6、料废通知单：用于记录由于外协件本身问题导致的不能装车的零件（含连带件）或外购营销备件,二、常用单据的用途,第8页 共39页,2023/1/19,7、委托加工出库单：材料发送至外委厂家记帐单，包括财务联，受托加工单位联，生产管理部联，发出仓库联与门卫
4、联,二、常用单据的用途,第9页 共39页,2023/1/19,三、单据的使用及填写要求,1.单据的正确使用,据,2.单据的规范填写,单,第10页 共39页,2023/1/19,（1）所使用单据必须以存货管理制度为依据，什么业务适用什么单据。禁止单据的混乱使用情况发生。（2）填写单据的內容必须与实际业务一致，包括零件、零件数量、领料部门、领料人等。禁止无实际业务发生私自开具单据的现象发生。（3）采购员如将收料单（或入库单）报销联丢失，仓库管理员不准私自为其重新补开。（4）仓库对各种收、发及调拨物资等业务应及时开据单据,并规范填写，内容完整，手续齐全。,1.单据的正确使用,第11页 共39页,20
5、23/1/19,2.单据的规范填写,(1)各单据一式多联，必须用复写纸、用蓝色或黑色圆珠笔套写，字迹要工整、清晰；(2)单据日期、用途、数量、记载要齐全、不得漏项；物料名称、物料编码、规格型号和数字以及填写的格式要规范，不得随意简化和省略，不得随意涂改、刮擦、添加、挖补。(3)如果所领物料品种没有填满整张单据时，要在空白行处划一道S线，或在第一行空白行处填写“以下空白”字样。,第12页 共39页,2023/1/19,2.单据的规范填写,(4)单据的实发数只能等于或小于申领数，不能大于申领数量。(5)单据必须按月连续编号，以便记帐、查找、核对，如果在本期内发现漏号，必须用新开的单据补上此号，发现
6、重号应及时修正，如果单据已传递出去，无法修正，必须在重号的单据上分别编上（1/2 2/2）加以区别：（如果单据已预先拟定好编号，在错写作废时，应在此单据上标明（作废）字样，妥善保管，不得撕毁。,第13页 共39页,2023/1/19,账页应保持整洁、干净,字迹要清晰,2.单据的规范填写,第14页 共39页,2023/1/19,只要在物料名称栏划一道S线即可,2.单据的规范填写,划过S线后再出库的材料应当另开一张单据,第15页 共39页,2023/1/19,在空白行外应划一条S线,2.单据的规范填写,正确的开单,第16页 共39页,2023/1/19,四、物料卡的使用,物料卡的作用:(1)物料卡
7、起着账目与实际物料的桥梁作用。(2)每用一种物料使用一张卡,做到料上有账，账上有料，非常直观，一目了然。(3)仓库应于收、发料的同时完成对应物料物资卡的收、发、结存登记工作,可以做到随时盘点随时对帐。(4)方便追溯物料信息:如可以通过对以前月份的发货数量的查询,来判断何时订货?订多少货?(5)方便与系统账目的查询核对工作。,好记性不发烂笔头,第17页 共39页,2023/1/19,四、物料卡的使用,第18页 共39页,2023/1/19,五、仓库存储区域布置的要求,1、符合作业流程；2、减少搬运距离；如使用频率较高，周转速度较快的物品，应放在仓库进出口较近的位置3、减少无效工作；4、合理利用空
8、间；要按照重低轻高、大低小高的原则摆放5、安排配套设施；6、注重仓库安全,第19页 共39页,2023/1/19,六、帐簿的登记,帐簿的格式:,帐簿的登记要求:,月末对帐与结帐:,第20页 共39页,2023/1/19,1、帐簿的格式:帐簿是由封面、扉页、帐页三部分构成 根据物资管理要求，材料帐页的格式为三栏式，即收入、发出、结余三栏。仓库管理员在启用账簿时，应在帐簿封面上写明账簿名称，并在账簿扉页上填写“帐簿启用和经管人员一览表”，在更换记帐人员时应填写交接记录。帐簿每页应注明材料名称、存货编码、规格型号、计量单位，必须按编定的页次逐行逐页、顺序地连续登记.,六、帐簿的登记,第21页 共39
9、页,2023/1/19,2、帐簿的登记要求:库管员应根据审核无误的单据登帐，登记材料帐簿时，应当将单据日期、编号、业务内容摘要、数量逐项记入帐内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整、先记收料单（入库单、调拨入库单），再记领料单（出库单、调拨出库单），每记完一笔后，在数量后打“”，以免发生重记或漏记。登帐时，必须用蓝、黑墨水笔书写，红色墨水笔只能在结帐、划线、改错或冲帐时使用，书写的文字和数字上面要留有适当空格，不能占满格，一般只占格距的二分之一，可以在发现登帐错误时，能比较容易的进行更正。,六、帐簿的登记,第22页 共39页,2023/1/19,3、月末对帐和结帐：对帐的主要内容：帐对
10、单的核对，帐对物的核对，帐对表的核对；结帐是在把一定时期内发生的全部业务登记入帐的基础上，计算和记录发生额和期末余额；结帐前，必须将本期内发生的各项业务全部登记入帐，结帐时，应当核算出每个帐户的期末余额，需要结算出当月发生额时，在摘要栏内标明“本月合计”字样，并在下面通栏划单红线，对不需要按月结计本期发生额的帐户每次记帐以后都要随时结算出余额，每月的最后一笔余额即为月末余额。,六、帐簿的登记,第23页 共39页,2023/1/19,报表恒等式,期初库存+本月入库-本月出库=期末库存,第24页 共39页,2023/1/19,一般报表的编制 材料收发存报表是用来反映库存实体的总结性书面文件，是及时
11、提供真实、准确、完整库存信息的重要环节。实际工作中存在的存货信息失真的问题很大程度上是编制报表环节问题。报表的目的是为了向有关部门提供有关存货变动的信息，以有利于正确的进行核算。报表应当根据登记完整，核对无误的材料帐簿编制，做到数字真实、计算准确、内容完整、说明清楚。,七、报表的编制,第25页 共39页,2023/1/19,报表须按规定的格式编制报表，逐项填写齐全，具体格式如下：1、报表和外围格式包括：标题、日期、部门领导、审核人、制表人。2、报表的内容包括：序号、存货编号或代码、存货名称、规格型号、计量单位、期初库存、本月收入、本月发出、期末库存、（盘点数、盈亏数）备注。3、报表的结构关系：
12、本月期初库存数=上月期末库存数；本月期末库存数=期初库存数+本月入库-本月出库数；报表编制完成后，需注明页数，经审核人，部门主管、制表人签字后,七、报表的编制,第26页 共39页,2023/1/19,七、报表的编制,积压物资报表的编制 积压物资指库存超过3个月的库存，特别的战略物资储备和其他特殊库存也必须在此特别说明。各仓库第一负责人每月月底制作该仓库库存超过3个月的积压物资报表并以电子表格形式传至财务部。对于累计库存超过6个月的物资应分别以书面与电子表格两种形式将积压物资报表传至财务部,同时给予积压的书面说明。定期组织相关部门进行评审处理，对于积压物资可以通过调拨给其它单位利用、修改再利用、
13、借新产品设计时推出，消化库存可是折扣出售给原来的供应商等方式，来达到物尽其用、减少资金积压、节约存储空间和节省人力及费用的目的,第27页 共39页,2023/1/19,在记账过程中，发生账簿记录错误，不得使用刮擦、挖补、涂改、药水消除字迹等手段更改错账，也不准更换账页重抄，而应采用规范的更正方法予以更正。（1）数量、金额错误，当月发现或稽核员签收发现时，可在原错误数字上划一道红线，在原格上方填写正确数字（原收发凭证应同时更正）并加盖记帐员图章及修改日期。（2）稽核员已签收财务并已转帐或跨月后发现错误时，属于数量和金额少计，其少计部分应再开蓝单补足，如数量金额多计，其多计部分应开红单冲正，在备注
14、栏内必须详细说明原单号码、日期、正确数、错计数、调整数，更正的料单应同时记帐，不能在帐簿上再用划线法更正。,八、记帐错误的更正方法,第28页 共39页,2023/1/19,（3）由于计价、记帐错误造成帐实不符，在品种、数量不变规格相近的前提下可用调正单经仓库领导批准签字、记帐调整。（4）凭证不错，记错帐页，可通栏划一道红线，保管员盖章。（5）收发凭证记帐前发现规格、数量、单价、金额记错，不能乱划乱改，应划红线更正盖章，并及时通知收料单位更正，随货同行联和验收联按更正后的正确数记帐。,八、记帐错误的更正方法,第29页 共39页,2023/1/19,修改时应在原错误处划一道红线并在其上方写上正确的
15、，单签上姓名及修改日期,八、记帐错误的更正方法,2、记账错误的改正规范,*改*年*月*日,第30页 共39页,2023/1/19,九、资料的保管及人员交接,1.资料装订2.资料保管3.资料交接,第31页 共39页,2023/1/19,1.资料的装订,1、料单的装订：装订前要整理料单的顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因，料单外面要加封面，封面要有厚一此有纸装订，一般每月装订一次，装订好的料单要按年分月妥善保管，每本料单封面上填写料单的种类，所属时间，起止号码，单据张数和装订人签名。2、帐簿的装订：保留已使用过的帐页，将帐页填写齐全，在帐簿扉页上填写总页数，去除空白页装订成册。3、报表
16、的装订：按月装订成册。上述各类资料应妥善保管，不得丢失、损坏。,第32页 共39页,2023/1/19,2.资料的保管,1、每月终了，应将收发单据整理，按收料单、领料单、出库结算单、调整单为序装订成册，封面注明年、月、类别、单据张数、装订人盖章。2、物资分类明细帐为活页式。可以根据需要加页，但已记载的帐页不论帐页记满或不再发生的帐页，都不得随便抽页、销毁、乱丢乱放，如帐页记载太乱需重抄时应有稽核员审查补章，否则无效。3、年度结算，将帐簿加封面装订成册（太簿的可以合并）联同收发凭证交人登记集中妥善保管。4、保管员变动应同时移交帐簿、凭证，不得随人带走。,第33页 共39页,2023/1/19,3
17、.资料的交接,（1）人员调动或离职，必须将本人所经办的工作全部移交接替人员，尚未登记入帐应当登记完毕，结出余额，整理应当移交的各种资料，编制移交清册，列明移交单据、帐簿、报表等有关内容，对实物要实地盘点，编制存货盘点表。工作移交完毕后，交接双方和监交人要在移交清单上签名，并注明交接时间，移交清单一式叁份，交接双方各持一份，部门主管一份，盘点表交财务部留存。（2）库管员继续使用移交前的帐簿，不得擅自另立帐簿，以保证业务记录前后衔接，内容完整。移交人员对各类资料真实性负责，如事后发现问题仍应由原移交人员负责，原移交人员不能以资料已移交而推脱责任。,第34页 共39页,2023/1/19,十、帐外物
18、资的管理,为了统一管理帐外物资，做到物尽其用，杜绝浪费，所有帐外物资由仓库统一管理，规定如下：（1）所有仓库帐外随机备件一律建立手工台帐，于帐內物资分开摆放，要摆放整齐，便于发放。（2）铜类产品与贵重备件要遵循以旧换新的原则,由技术部每月对其中的废旧物资进行一次鉴定与修复工作，区分出可用与不可用物资。,第35页 共39页,2023/1/19,十、帐外物资的管理,（3）对于修复可用的物资，再交给仓库对生产线进行旧换旧的方式发放，登记帐外物资台帐。（4）对于不可修复的物资，由仓库编制清单，交由技术部签字认可后变卖处理。（5）帐外物资的收发存业务必须及时准确的在手工台帐进行登记。（6）仓库每月应对帐
19、外物资进行盘点，保证其“帐”、实一致。,第36页 共39页,2023/1/19,存货ABC管理法,ABC管理法：也称作重点管理法，就是把品种繁多的存货,按其重要程度，消耗数量,价值大小,资金占用等情况，进行分类排队,然后采用不同的管理方法，做到抓住重点，照顾一般.例如,某企业存货的品种很多，按其所占资金大小排队,可分为ABC三类，A类存货，品种占10%,资金占用65%;B类存货，品种占35%,资金占用25%;C类存货,品种占55%,资金占用10%.根据分类，该企业存货管理的主要精力放在A类存货上，对其实行严格的控制，进行详细计算，记录和经常检查;B类存货，实行一般控制，一般记录，定期检查;C类
20、存货,实行简单控制，一般记录,必要时检查。,第37页 共39页,2023/1/19,库存是一个必要的“恶魔”,安全库存又称保险库存，是指为了防止由于不确定因素影响订货需求而准备的缓冲库存，安全库存用于满足提前期需求。零库存生产，是每个企业追求的目标。但是，零库存生产需要较高的管理水平，一般企业很难做到这一点。因为每日需求量、交货时间、供应商的配合程度，存在较多的不确定因素，这些因素控制不好的话，企业很容易因为断货，而影响生产，进而影响企业的交货，给企业造成损失 安全库存越大，出现缺货的可能性越小；但库存越大，会导致剩余库存出现,第38页 共39页,2023/1/19,A类料：一般属于成本较高，占整个物料成本的65%左右，可采用定期定购法，尽量没有库存或只做少量的安全库存.但需在数量上做严格的控制。B类料：属于成本中等，占整个物料成本的25%左右，可采用经济定量采购的方法，可以做一定的安全库存。C类料：其成本最少，占整个物料成本的10%左右，可采用经济定量采购的方式，不用做安全库存，根据采购费用和库存维持费用之和的最低点，订出一次的采购量。,第39页 共39页,2023/1/19,谢谢各位！,
