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1、陈钦,提升审核技巧,2.1有效审核的前提,审核的有效性，来自于审核目的实现。以下方面，对审核的有效性起到至关重要的影响：一套行之有效的体系文件：文件符合标准要求，同时也符合实际的运作；适合的审核小组以及组长：合格的审核员队伍；清楚审核员的职责与原则：对组织的运作及专业有相当的熟悉及了解：对标准和实际专业有深切的了解，并且能灵活运用。,2.2审核员的能力要求,有道德，即公正、可靠、忠诚和谨慎；思想开明，即愿意考虑不同意见和观点；善于交往，即灵活地与人交往；善于观察，即主动地认识周围环境和活动；适应力强，即容易适应不同情况；有感知力，即本能地了解和理解环境；坚忍不拔，即对实现目标坚持不懈；明晰，即
2、根据逻辑推理和分析及时得出结论；自立，即在与其他人有效交往中独立工作并发挥作用。,2.3审核思路之一运用过程方法对过程进行审核,审核本身也是一个过程：获得审核证据、评价审核证据、确定审核证据的一个过程。,活动特点：客观性、系统性、独立性审核内容：符合性、有效性、适合性通过调查获得足够的信息对信息进行识别,必要时加以验证对被确认的证据进行客观综合评价对照审核准则得出审核结论形成审核报告,2.3.2审核步骤,审核的启动：指定审核组长；确定审核目的、范围和准则；确定审核的可行性；选择审核组；与受审核方建立初步联系。文件评审的实施：评审相关管理体系文件，包括记录，并确定其针对审核准则的适宜性和充分性。
3、现场审核准备：编制审核计划；审核组工作分配；准备工作文件现场审核实施：首次会、沟通、向导、信息、发现、结论、末次会审核报告的编制、批准和分发：审核报告的编制，审核报告的批准和分发审核的完成审核后续活动的实施和分发,过程方法运用,ISO9001、ISO14001、GB/T28001的共同基础过程方法、管理的系统方法，并采用PDCA循环。审核应以此为出发点。,证实组织是否识别、实施、管理和持续改进其管理体系所需过程的有效性，以及管理这些过程的相互作用，从而实现过程的目标。证实组织是否清楚界定了过程的接口，管理体系所需的过程协调、兼容，从而实现组织的目标。PDCA：策划实施和运行检查行动（改进），审
4、核应关注是否实施该闭环。,对于建立管理体系的组织而言，应用过程方法可以获得持续改进的动态循环，并使得组织特别是在产品和业务的业绩、有效性、效率和成本方面得到显著的收益。提高组织在实现规定的目标方面的有效性和效率。对于从组织的审核角度而言，应用过程方法审核，能够更加关注组织过程的有效性和效率，是从符合性审核转向有效性审核，体现审核的增值价值的必然选择。因此，对于提升审核的技巧，具有十分重要的意义。,图1：过程化方法-ISO/TS16949示意图图2：质量管理体系过程模型图参考教材按过程审核时，鼓励依照“目标策划实现测量与监视改进”的过程方法编制核查表。,审核员应建立过程的概念，对任一活动的审核，
5、应考虑输入、活动及其必要条件、输出。对每一个被审核的过程，可考虑审查以下四个基本问题：过程是否予以识别和适当确定？职责是否予以分配？程序是否被实施和保持？在实现所要求的结果方面，过程是否有效？,审核条款要求或部门时，应尽量按照过程顺序进行。需要抽样时，应尽可能保证所审核活动的完整性。如在一个部门中涉及的过程属于并列式的，则可以按照重要性来抽样。,应尽可能按产品形成过程安排审核计划，对同一产品的审核过程尽可能安排同一审核小组完成审核。鉴于标准对文件化程度的“弱化”，审核时应更关注过程活动运作的效果，而不应过分强调文件化证据。,过程审核方法论（举例）,如何理解过程方法审核？举例：上班思考：如果锁定
6、过程是：“起床”“坐在办公桌前”运用狗仔队式的全程跟踪方法是一种可以采取的有效方法。,流程图：1.闹钟响起2.起床更衣3.刷牙洗脸剃须4.着装准备/检查上班应带的公文/电脑5.穿衣/穿鞋6.核查家中状况OK离开家/锁门7.楼下点心摊用早餐8.走路5分钟到车站9.坐BUS到公司楼下10.进入公司大门打卡11.乘电梯上4楼12.准点坐在办公桌前。,如何实施过程方法审核,必须基于过程的识别，展开过程的定义要素：过程的责任人Owner 上班族过程绩效是？准时上班/06:00-08:00准时过程的顾客是什么？老板过程的界面：支持性过程是？太多太多了过程的范围：起床坐在办公桌前,质量管理体系主要过程,过程
7、龟形图,过程龟形图,注意事项,把握审核的“深度”：取决于“潜在风险预警”（来自于经验的直觉和审核线索）恪守审核的位置感Location：关注过程管理者owner 的职责内工作，不要越界！保持审核“对过程交互作用”敏感性：来自于经验的直觉和审核线索追溯“管理过程”节点上针对疑问点的审核展开。用“过程绩效”衡量：有效性和效率有效性（外部）达成已策划的结果（顾客满意）效率（内部）基于现有的资源以达成结果（组织满意）,过程审核检查表,练习,根据上述乌龟图提示内容，完成以“过程方式”进行审核的检查表，过程可选用学员相对熟悉的过程老师现场进行审核，由学员作好现场审核的记录。,2.4审核思路之二过程的“PD
8、CA方法”,策划：建立目标和过程实施：实施和运行过程检查：监视、测量、报告行动：采取措施、持续改进,2.5审核思路之三：部门审核,1)是否明确被审核部门的工作目标（可以是质量目标或其他目标，如绩效考核的指标等），并了解该目标与组织的目标或法规要求一致?2)为保证该目标的实现该部门有哪些职能关键的职能（过程活动）是什么？配合的职能（支持的过程）是什么？这些职能是否已有明确的规定？内部是否进行了具体分工(分解到岗位)？即有明确的过程所有者接口是否明确？,3)如果没有时间，可抽查关键过程活动，如有时间，可以把所有的过程逐一审核。4)了解该关键过程活动的作业流程,可查流程图。5)运用过程方法（龟形图中
9、要素）并遵循PDCA方法一查到底。6)审核过程中关注运行文件以及运行符合性，有效性,通过记录证明。,练习:根据上述提示内容，完成下列部门过程职能调查表,2.6审核思路之四：岗位审核,1)了解部门职能是否已得到分配？分配的岗位是哪几个；2)抽样审核关键岗位；3)审核该岗位主要活动内容；4)关注该岗位活动与其他相关岗位的接口关系；5)使用过程方法并遵循PDCA运行方法。,2.7审核思路之五：车间审核,1)车间的职责是否得到明确的规定，相应岗位人员的资格和能力是否满足要求，查相关的文件如岗位说明书等。2)车间的质量目标是否已明确规定，合同（订单）的要求是否已交底（通过文件或电子信息），目标和要求是否
10、采取了措施落实到相应的职能和层次；3)法规、标准的要求是否通过技术交底等形式下达；4)是否进行生产前的的准备（料、机、人、环境、动力、安生、卫生等的准备）；,5)是否有过程流程图？生产过程中各相关活动单元是否充分识别，控制点是否标明；6)与危险、环境因素有关的作业点是否充分识别，是否有管理方案并在实施；7)操作规程和岗位操作法是否完整，是否已经分发到使用场合，而且保持有效；8)对特殊过程和关键过程是否已经识别，相关的影响因素是否已经过分析，有关对策措施是否制订；9)生产计划的完成情况。,2.8项目管理过程的审核,2.8.1有关的定义项目：由一组有起止日期的、相互协调的受控活动组成的独特过程，该
11、过程要达到符合包括时间、成本和资源约束条件在内的规定要求的目标。项目管理：对项目各方面的策划、组织、监视、控制和报告，激劢所有参与者实现项目目标。,项目的特性：由过程和活动组成的阶段是唯一且不可重复的；有一定程度的风险和不确定性；可以期望在预先确定的参数内，如与质量有关的参数，提交规定的定量结果；有计划好的开始和完成日期，明确规定的费用和约束条件；在项目的持续时间内，可以指定临时人员参与到项目组织中；项目周期可能很长，且会随着时间的推移受到内、外部变化的影响。项目管理过程：包括对实现项目目标所必须的所有过程进行持续的策划、组织、监视、控制报告和采取必要的纠正措施。,2.8.2项目管理过程审核，
12、需要关注以下特点,与资源有关的过程，如设备、设施、资金、信息、材料、计算机软件、人员、服务和空间等资源的策划、配置与管理；以审核项目管理过程中的七大过程。,关注相互依赖过程，如项目启动与项目计划编制、相互作用管理、变更管理、过程与项目关闭。与范围有关的过程，如方案设计、范围的确定与控制、活动的确定、活动的控制。与时间有关的过程，如活动依赖性的策划、持续时间估计、进度计划的制定、进度计划的控制。与费用有关的过程，如费用估算、预算、费用控制。与沟通有关的过程，如沟通策划、信息管理、沟通控制。与风险有关的过程，如风险识别、风险评定、风险处理、风险控制。与采购有关的过程，如采购的策划与控制、将采取要求
13、形成文件、供方评价、分包、合同控制。,审核规范,审核前需做的准备工作：了解审核的体系、类型和范围；审核的日期和人天数；审核组的组成（特别是专业审核员或技术专家）；被审核方的产品与工艺复杂程度、环境污染、不可接受风险、适用法律法规、设施和布局、体系文件、工作时间、是否有分现场和临时现场；上次审核情况等,审核十戒,一戒匆忙上阵；二戒主观盲目；三戒仗势压人；四戒举止不端；五戒狂妄自大；六戒过分谦虚；七戒自吹自擂；八戒贬低同行；九戒行动拖沓；十戒吹毛求疵,审核十忌,a)不明要求：对审核依据和审核策划要求缺乏深入了解，导致判断或操作失误；b)自行其是：违反审核程序、指导书和计划安排要求行事，对发生的争议
14、、技术疑难问题不沟通不请示；c)先入为主：对被审核方偏见，影响客观判断；d)感情用事：在产生争议时缺乏沟通协调能力，激化矛盾；,e)居高临下：缺乏服务意识，态度生硬，强加于人；f)当断不断：在客观证据面前优柔寡断，不敢于做出结论；g)证据不足：对客观证据未进行跟踪确认即做出结论，导致判断失误；查无依据：对不符合项的判断无出处h)仓促上阵：由于准备不足或审核过密，导致失误；i)行为失当：违反审核员规范要求，影响审核员形象,应避免的行为,a)避免过分关注运行记录。审核中少数审核员过分关注运行记录，主观要求被审核方什么活动均记录，违背标准要求和宗旨。b)避免过分关注文件。审核中少数审核员过分关注文件，把大量的审核时间放在办公室查看文件，对管理体系的实际运行现场审核时间不够和审核没有深度。c)避免埋头做审核记录。审核中少数审核员为了满足审核记录要求，在现场审核时一味抄写被审核方文件和运行记录，以致大量审核时间花在记录上，没有将重点放在对管理体系符合性和有效性审核上，偏离了审核目的和目标，同时，在审核现场出现冷场的局面。,附件,附件一 质量管理体系文件指南附件二 ISO9001：2008文件要求指南 附件三 现场核查记录最低要求建议,
