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1、e-cology系统使用培训(简称：EC),e-cology系统整体介绍,泛微协同管理应用平台(e-cology)基于J2EE标准,采用B/S结构设计，利用大型数据库为单位提供高性能、高可靠性的管理平台。目前使用的模块有：工作流程模块（我的流程）知识文档管理（我的知识）人力资源管理（我的人事）附加功能：个性化设置,登录e-cology系统,输入账号和密码,打开一个IE浏览器，输入系统登录地址http:/10.31.2.35将出现登录页面，在这里输入您的账号和密码，点击“登录”按钮就可以登录系统，第一次使用要在本地机器上安装插件。外网登录网址：218.3.160.242用户名：wanghua（中
2、文汉字的全拼，如果系统中有重名，请联系管理员查询）初始密码：123456,第一次使用安装插件,单击下载后点运行,系统功能页面分布,信息显示区,个人工作区,常用功能区,登录系统系统后进而系统操作页面，系统在界面上主要分为3大区域：常用功能区：这个区域的功能菜 单主要是系统的各常用功能，左侧如隐藏、退出、前进/后退、刷新、快速搜索等，右侧是主页、新建文档、新建流程等常用按钮个人工作区：这个区域的功能菜单是用户使用系统的主要区域，你需要处理和查询的信息都在这里操作信息显示区：根据你所点击连接显示相应的信息，和需要填写数据也在这个区域操作根据以上描述，对于系统的使用者，您需要重点掌握的是个人工作区的使
3、用和操作。,第一部分:流程管理功能使用,工作流程使用概述,工作流程是将公司日常管理中需要手工处理的业务管理流程，以电子化的方式在系统实现并且在系统中进行流转，与公司目前使用的OA流程相似，功能界面上略有不同。由于采用了电子化的方式处理工作流，每个请求都被可靠地保存，请求一旦被创建，就会沿着预先定义好的流程被发送给相应阶段的相关负责人，直至归档。在使用工作流程时您主要需要掌握以下操作：1、怎样创建一个工作流程2、怎样跟踪您创建的流程3、怎样处理您的工作流程,选择流程类型,在这个页面上显示所有已经设置好的工作流程名称，根据您需要处理的事情点击相应的工作流名称，即进入填写流程信息页面。,点击流程名称
4、链接，可以创建一个该类型流程,填写流程表单,这个页面显示某流程的电子化表单，您只需根据表单字段，填写或选择相关内容。内容填写完成后，点击鼠标右键，会显示操作按钮。对于一个流程的处理有两种操作方式：提交：点击“提交”按钮，将您的流程提交到下一个处理人保存：点击“保存”按钮，流程保存在您自己的“代办流程”中，您可以以后再进行编辑和提交。,点击相应的按钮，将对流程进行不同的处理,带有红色感叹号！的项目是必填项,这里的浏览按钮可以点击选择自己电脑上的文件上传,这里的按钮可以点击进行选择,填写流程表单,紧急程度默认状态为“正常”短信提醒默认不提醒，可选择离线短信提醒和在线短信提醒,跟踪您的流程,1、点击
5、个人工作区中“我的流程”标签，将展开流程相关的功能按钮。2、点击“我的请求”按钮，就可进入您创建的工作流程的分类页面。我的请求：点击这个按钮列出本人所创建的流程，系统将您创建的流程按照“未完成”和“已完成”进行分类。已办事宜：我处理的流程 待办事宜：需要我处理的流程3、在不同类型下，再按照流程的类型进行显示。后面的数字代表这个类型的流程数量。,选择跟踪流程,点击这里“请求标题”的链接，将显示审批流程详细信息,查看流程信息,在这个页面，可以看到申请审批”流程的详细信息。在页面下方的“流转”中，可以看到该流程发生过的流转信息，包括处理时间、处理人员及其签署意见。点击页面右上角的红色箭头，可以展开该
6、流程的流转图示。,点击这个箭头图标可以展开这个流程的流转图示,在这里列出该流程的流转信息：处理人员、时间和签署意见。,查看流程图示,流程图中，方框表示流程需要流转的节点，红色的方框表示流程所在位置，线条表示流转的过程。在“流转状态”部分，详细列出流程的操作状态和流程处理时间,这里列出了流程已经处理的及当前需要处理的人员、状态和时间,以图形化的形式直观显示流程过程，红色的方框表示流程目前所在的环节,处理工作流程,点击“待办事宜”按钮，进入需要您处理的工作流程的分类页面。待办事宜：系统将需要用户处理的流程称为该用户的“待办事宜”。点击这个按钮列出需要您处理的流程。在“待办事宜”页面，系统将需要您处
7、理的流程，按照其类型进行显示。后面的数字代表此类型的流程数量。“/”前带有红色“new”标记的数字表示新的未查看过的流程数量；“/”后的数字，表示该类型下所有未处理的流程数量。,点击“待办事宜”按钮，查看需要您处理的工作流程,处理工作流程,该页面显示流程的具体内容，根据实际情况，点击鼠标右键，选择菜单中相应的标签，对流程进行处理，审批意见已经可以写在下方的签字意见栏内。批准：当您同意时，点击这个按钮，将流程将根据设置流转到下一个节点；退回：当您不同意时，点击这个按钮，流程将根据设置流转到以前节点；转发：当您需要将该流程交给流程以外的人查看或征求意见时，点击这个按钮；保存：当您在签字意见中输入了
8、意见，但又不想马上处理该流程时，点击这个按钮；返回：当您不想马上处理该流程时，可以点击这个按钮，将该流程留到以后处理。“后退”按钮功能相同。,在这里输入您对流程的处理意见，它将在流程的流转过程中显示,点击鼠标右键，显示处理流程的功能按钮，根据需要点击不同的按钮处理流程。,在处理流程时，可能有些内容是必须要选择或输入的,处理工作流程,附件：文档的内容可以以附件形式上传。套红：正文字段，有规定格式的，如会议纪要、行政发文、请示报告等一般以正文形式通过套红环节。数值型字段：如金额、数量等，只填数字，不能加入汉字或者空格符号等待办事宜及新流程反馈还可以通过系统支持门户来查看。以“请示/报告流程”、“工
9、程项目立项审批流程”为例。,第二部分:文档管理功能使用,文档管理使用概述,文档管理模块即我的知识模块：是管理日常工作中的文件、文档等电子数据的基础，它可以让所有的知识文档在同一个平台上运作，在一个中央数据库中统一存储和管理各种信息和知识。在这个模块中，您可以轻松创建，存储，搜索你需要的文档，并通过权限控制创建公司整体知识管理库。在使用文档管理时，您主要需掌握以下操作：1、怎样在系统中创建文档2、怎样将您的文档共享给其他人3、文档权限控制,在系统中创建文档,1、点击个人工作区中“我的知识”标签，将展开文档管理相关的功能按钮。2、点击“新建文档”按钮，进入选择文档目录的页面,点击“新建文档”按钮，
10、进入文档目录页面,选择文档存放目录,在系统中创建文档时，首先需要选择一个合适的存放目录。系统目录结构分三级，默认显示至二级。黑色为主目录，蓝色为分目录。该页面显示全部文档目录，根据需要，点击相应的目录名称，进入创建文档内容页面。以创建一篇通知公告文档为例：根据文档内容，点击“公司公告”下的“公告”，点击链接进入文档创建页面。,选择存放目录，点击进入创建文档页面,创建HTML类型文档,在文档编辑页面，输入文档标题和内容，如果需要添加本地的文件作为附件，可以在附件栏中添加。点击鼠标右键，选择相应的功能按钮，完成文档的创建过程。常用按钮说明：提交：将这个文档提交到系统中，可根据目录属性直接发布也可以
11、进入审批流程。草稿：将这个文档以草稿方式保存，只要自己可以查看。附件：当你需要在文档中添加多个附件时，点击这个按钮，在页面上会增加附件栏。系统可以在线创建三种类型文档：HTML类型、WORD类型、EXCEL类型。可在文档类型中进行选择，默认为HTML类型文档。,根据需要，选择不同的操作按钮，对文档进行处理,这里输入文档的标题,这里可以上传电脑上的文件，作为附件,设置文档共享,在文档创建完成点击“提交”后，系统会显示文档的展示页面。您可以通过点击鼠标右键，选择菜单中“共享”按钮，设置文档的权限；否则，默认后台设定的文档权限。对于文档的共享权限设置，可随时打开文档，重新设定。,文档创建完成，点击“
12、提交”后，系统会直接显示文档页面，点击鼠标右键，选择菜单中的“共享”按钮，即可设置文档的权限,文档的创建人对文档有编辑权限。在文档查看页面，点击鼠标右键，选择“编辑”按钮，即可对文档进行修改。,设置文档共享,在这个页面，您可以设置当前文档的共享权限。设置完成后，点击鼠标右键，选择“提交”按钮，保存文档。至此文档创建完成。,点击“添加共享”按钮，可以增加新的权限；点击“删除共享”按钮，可以将当前权限删除。,这里列出了文档当前的权限,设置文档共享,完成文档创建，点击提交后，系统自动进入该文档的共享权限设置页面。首先根据需要选择对应的“共享类型”及“权限项”，注意，每选择一个共享条件（即每个“共享类
13、型”及“权限项”组合）都须点击鼠标右键，选择“添加”按钮，以保存所设置的共享条件。全部共享条件设置完成后，点击右键鼠标，选择“提交”按钮，保存文档。至此文档创建完成。,在这里选择您所需要的共享条件,选择共享条件后，点击“添加共享”按钮，保存共享条件。在设置完所有条件后，点击鼠标右键，选择“确定”按钮。,设置文档共享,在完成”添加共享”或“删除共享”设置后，返回这个页面，点击“确定”，以完成所有操作，使设置生效,文档的权限控制,在e-cology系统中创建的所有文档都是通过权限进行控制的，每个用户只能查看到他们有权限查看的文档。我们可以通过文档的状态来看系统中文档权限控制。点击个人工作区“我的知
14、识”中的“我的文档”，系统将列出您在系统中创建的所有文档，每篇文档后都有一个状态，系统中的文档状态主要有四种：正常状态：在创建文档时使用“提交”方式保存并且所选目录不需要审批，或者需要审批的文档审批流程全部通过后，文档状态为“正常”。正常状态的文档在提交文档时所设置的共享条件中的人可以对文档进行查看或者编辑。如果任何一个流程关联了这篇文档，则该流程所经过的用户也能查看此文档。草稿状态：在创建文档时使用“草稿”方式保存的文档，这时文档只有所有者自己可以查看。如果任何一个流程关联了这篇文档，则该流程所经过的用户也能查看此文档。打开状态：在创建文档时使用“提交”方式保存并且所选目录不需要审批时，文档
15、的状态为“打开”。打开状态的文档只有审批流程所经过的用户可以查看。当审批流程全部流转结束后文档状态变成“正常”，将安照正常状态文档进行权限控制。归档状态：具有权限的用户对文档进行归档操作后，文档的状态为“归档”。归档状态的文档任何人不能编辑，查看状态和“正常”状态文档相同。,第三部分:人力资源功能使用,人力资源使用概述,人力资源模块用于定义公司的组织机构、角色和权限，这将是系统运作的基础。一般用户使用系统人力资源模块主要要掌握的是怎样查看人事信息和系统登录密码的修改。,修改系统登录密码,点击个人工作区中“我的人事”标签，将展开人力资源相关的功能按钮。点击“我的卡片密码设置”按钮，进入系统登录密
16、码修改页面。在这里输入您的旧密码、新密码，点击鼠标右键，选择“保存”按钮。,点击“密码设置”按钮，进入系统密码修改页面,输入旧密码、新密码后，点击鼠标右键，选择“保存”,查看个人信息,点击“我的卡片”，可以查看个人在系统中的信息,通过页面上方的标签可以查看和个人相关的信息。,如果希望接收到短信提醒就必须在此设置手机号码,查询人员,点击“查询人员”按钮，进入人员搜索页面。,选择查询条件后，点击鼠标右键，选择“搜索”按钮，查询人员。在不设置任何条件的情况下，查询结果为所有人员。,第四部分:个性化设置,个性化设置,点击“个性化设置”,个性化设置,个性化设置工作流程流程短语设置：设置流程中的快捷意见人力资源-自定义组：可以定义个人常用组我的首页添加自定义元素：常用的门户有系统支持门户、太仓港门户，门户的布局可以自己设定，可以增加，有部分删除权限,单点登录,通过单点登录设置其他系统的便捷登录，例如集团邮箱，在帐号设置里面设置帐号为wanghua，输入密码，即可直接打开“集团邮箱”。,结束语,系统的使用是一个长期的过程，任何文档和培训只能起一个引导的作用，具体的操作需要在实践中不断的熟悉和总结。希望这篇文档能帮助您尽快的熟悉本系统的基本使用，其他的一些辅助功能，可以根据个人使用情况而定。您在系统使用过程中有任何问题都可以和我们联系，我们将真诚的帮助您解决使用中的问题。,
