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1、,活动执行/活动前期,场地勘察 专人前往会场实地拍摄,同时按照会议流程,确任各区域位置，并实地体验,确定迎宾区域、品鉴区域、宴会区域、及周边搭建物的位置；实地测量相关区域尺寸，确定会场可使用搭建日期及近期会议。场地沟通 Step1 通过传真和电话方式询问关于工作时间、电力、空调、保安、保洁、消防等方面情况，并准备相关资料；Step2 通过邮件方式发送任务书，沟通场地协助项目，如：活动日程、现场布置、搭建时间、各环节场地职责、服务员安排等；,活动执行/活动前期,搭建沟通Step1 确认布置物尺寸和设计，确定材质和制作周期；Step2 使用相同材质，制作小稿请巡展项目组确认；Step3 物料准备期
2、间前往施工场地，核查制作情况；Step4 现场搭建时，规定搭建时间，监督颜色、材质等工程质量，提供细致的run down，安排技术人员熟悉现场流程；Step5 通过彩排，调试灯光、确定位置、设定程序，发现问题并解决。,活动执行/活动前期,第三方工作人员/PTStep1 前期面试相关人员，选取熟悉行业、经验丰富的工作人员，同时确定备用人员；Step2 活动开始前开始人员培训，了解整体活动流程，细节，工作职责；Step3 制作相应人员工作手册，明确工作职责；Step4 活动现场统一着装，严肃纪律；,Step5 各类人员由活动组专人管理，负责督促当场时间，并分配工作。,场地搭建参加人员：制作人员、搭
3、建人员、AV调试人员、场地工作者目的：专业搭建监理，按照之前制定好的安全搭建计划及用电计划进行搭建搭建及AV项目检查参加人员：制作人员、搭建人员、AV调试人员、场地工作者目的：检查制作物材质以及背景板等制作物的效果，即时调整活动彩排参加人员：AV调试人员、场地工作者、PT、第三方工作人员目的：使活动整体更为连贯性，遇到衔接不到的地方即时调整方案,活动执行/活动前期,迎宾环节作 用：极具视觉冲击力的迎宾区域搭建，细致周到的迎宾人员，让嘉宾一经到达即感受到尊崇的服务；互动交流区域缓冲嘉宾到达时间，催进嘉宾间的交流物 品：签到背景板、签到台、签到画轴、导视系统、签到鲜花、嘉宾胸花等人员职责：工作人员
4、统一佩戴胸卡及对讲机负责现场协调工作；礼仪人员负责为现场来宾提供简单服务，如引领等；AV人员现场整体配合；酒店提供茶歇供嘉宾品尝，酒店服务人员流动式服务。,活动执行/活动中期,活动执行/活动中期,艺术品展示/项目展示环节作 用：通过紫檀家具、中国名书法家字画、翡翠等文化珍品的展示彰显此次巡展活动的艺术品位；依托艺术品展览向嘉宾展示紫檀山项目的建筑艺术与高雅品质。物 品：展览艺术品、展台、展柜、相关展示搭建物、项目沙盘、项目说明等人员职责：工作人员统一佩戴胸卡及对讲机负责现场协调工作；紫檀山项目工作人员陪同参观，现场讲解；AV视频同步人员现场整体配合。,宴会环节作 用：现场搭建舞台给参展嘉宾营造
5、轻松自由晚宴氛围；绚丽舞美体现紫檀山项目的中国传统文化底蕴与西方高雅艺术的完美结合。物 品：晚宴主背景板、投影背景板、舞台、AV设备、鲜花、桌卡等人员职责：礼仪及工作人员指引嘉宾到达指定座位；礼仪人员负责引领嘉宾上台讲话，祝酒等；工作人员统一佩戴胸卡及对讲机负责现场协调工作；现场工作人员负责跟进酒店餐品提供及服务等；AV人员现场整体配合。,活动执行/活动中期,专人负责人员引导分类签到，避免人流拥堵工作人员统一佩戴专用标识,方便识别工作人员全部佩戴对讲机并分频率专人负责分流展区人员,增加会场内人数专人负责开启大门,固定停放区域专人协调车位,及时增加专人守侯停车场,处理临时事件,车辆管理,人员管理
6、,危机管理,活动执行/活动中期,紧急撤离所有紧急出口标识专人负责紧急通道看管,搭建管理搭建需要1整天时间进行布置搭建聘请专业监理前期制定详细施工图进场前检查布置物品材质将外露危险搭建进行处理,AV管理活动前6小时进行制定安全搭建计划将对观众区域危险搭建物进行处理制定用电计划专人负责用电连接处及电源安全,危机管理,活动执行/活动中期,如遇问题迅速全亮所有照明区域负责人员疏导人流所有区域配有备用扩音器所有区域配有灭火器及大功率手电,配有人员进行现场抢修及监督配有机动施工人员配有易损品备份,所有外露电线及接口进行安全处理会场内重要位置配有专业人员看管并进行照明各区域安排不同负责人统一汇总会务组情况,危机管理,专人负责备用饮用水专人负责紧急通信专人负责紧急药品,等待所有人员撤离现场进行拆除等待所有设备撤离开始拆除制定并按照拆除安全计划执行,等待所有与会人员撤离后开始撤场撤场按照安全撤场计划执行杜绝野蛮拆除还原所有用电设备至原始使用状态保留一定照明供搭建拆除,活动执行/活动中期,物 品：搭建物料等、AV设备等人员职责：礼仪负责嘉宾离场；搭建物及AV设备拆除。,活动执行/活动后期,提供活动总结报告,总结活动过程，分析成功与不足整理活动资料摄影图片整理制成光盘制作多媒体回顾光盘,活动执行/活动后期,活动执行/相信我们,
