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1、大学公文处理工作办法第一章总则第一条为进一步促进学校公文处理工作科学化、制度化、规范化，提高公文处理工作的效率和公文质量，根据有关精神，结合学校实际情况，特制定本办法。第二条学校的公文，是学校各级单位实施领导、履行职能、处理公务过程中所形成的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作,请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。第三条公文处理指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。第五条学校党委办公室、校长办公室主管学校党政的公文处理工作，并对学院（中
2、心）和职能部门的公文处理工作进行业务指导和督促检查。校内各单位应高度重视公文处理工作，切实加强组织领导，不断提升本单位公文处理工作科学化水平。第二章公文种类第六条学校公文常用种类有：（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。（二）决定。适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤消下属单位不适当的决定事项。（S）公告。适用于向校内外宣布重要事项。（四）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项,如校告等。（五）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。（六）通知。适用于发布、传达要求下属单位办理和需要和相关单位周知或执行的事项，批转、转发公文。（七）通报。适用于表
3、彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（A）报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的询问。（九）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。（十）批复。适用于答复校内各单位的请示事项。（十一）函。适用于不相隶属单位之间相互相商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复有关事项。（十二）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。第三章公文格式第七条公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。第八条公文格式一般要求如下：（一）份号。公文印制份
4、数的顺序号。涉密公文应当标注份号。一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行。（S）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角。（四）发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单
5、独用主办单位名称。（五）发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。年份应标全称，用六角括号）”括入，发文顺序号不加“第”字，在阿拉伯数字后加“号”字。（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。“签发人”用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。（七）标题。由发文单位名称、事由和文种组成。一般用2号小标宋体字。（A）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。一般用3号仿宋体字。文中结构层次序数依次用“一”、“（一）”、“L”、（1）”标
6、注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：LXXXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。（十一）发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。（十二）成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位。（十三）印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名机关相符。有特定发文单位标志的普发性公文和电报可以不加盖
7、印章。（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。（十六）抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。一般用4号仿宋体字。（十七）印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。一般用4号仿宋体字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，月、日不编虚位。（+）页码。公文页数顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，数字左
8、右各放一条一字线，单页码居右空一字，双页码居左空一字，公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。第九条公文的版式按照党政机关公文格式国家标准执行。第十条公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。第十一条公文用纸幅面采用国际标准A4型，特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。第四章行文规则第十二条行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。第十三条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的单位。第十四条向上级机关行文，应当遵循以下规则：（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级
9、机关和同级机关，不抄送校内单位。（二）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请不事项。（三）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本单位名义向上级机关负责人报送公文，不得以本单位负责人名义向上级机关报送公文。（四）受双重领导的事项向上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。（五）向上级机关报送公文一律不得自行加急。第十五条学校所有内设机构除党委办公室和校长办公室外，不得对外正式行文。部门（单位）不得印制和使用本单位名称的发文机关标志，编制发文字号。第十六条各职能部门履行其职权范围内的事务可以向校内各单位行文或联合行文，联合行文应当明确主办部门。第五章公文拟制第十七条公文拟制包括公文的起
10、草、审核、签发等程序。第十八条公文起草应当做到：（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确,文字精炼。（四）文种正确，格式规范。（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。（六）公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关部门意见，力求达成一致。（七）各单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。第十九条公文文稿签发前，应当由发文起草单位负责人进行初审，由党委办公室或校长办公室负责人进行审核。初审和审核的重点是：
11、（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。（三）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。（四）其他内容是否符合公文起草的有关要求。第二十条经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。第二十一条公文应当经学校领导审批签发。重要公文和上行文由学校主要领导签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期
12、；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署单位的负责人会签。第六章公文办理第二十二条公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。第二十三条收文办理主要程序是：（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字，并注明签收时间。（二）制作传阅单。根据公文的主要信息制作文件传阅单。（S）初审并分送校领导批阅。党办、校办负责人对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本单位办理，是否涉及其他部门职权范围内的事项。根据公文内容报送相关校领导批阅。（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报校领导批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办
13、理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理,有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示，扫描电子版并在办公信息网上转发相应部门（传阅前应进行保密审查，涉密公文不得通过办公信息网传阅）。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。（七）收集办结反馈单。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并将办理结果填写在XX大学公文传阅单上，存档。第二十四条发文办理主要程序是：（一）复核
14、。已经校领导签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。（S）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。第二十五条校内办公信息系统发布或以电子邮件形式发送的公文，应当履行公文处理相关程序，并同印发的纸制公文具有同等效力。第二十六条涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、机要文件交换站或者学校机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息
15、系统进行传输。第二十七条需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及学校档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上单位联合办理的公文，原件由主办单位归档，相关单位保存复制件。第七章公文管理第二十八条各职能部门、学院（中心）应当建立健全本单位公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。第二十九条公文管理由各单位办公室文秘人员负责，学校公文由党委办公室和校长办公室专人统一管理。学校设立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。第三十条公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专
16、人管理。公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的单位或者其单位机关决定。第三十一条公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行；需要变更的，应当经发文单位批准。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文单位确定。经批准公开发布的公文，同发文单位正式印发的公文具有同等效力。第三十二条复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经学校领导批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文单位或者其上级单位批准。复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制单位戳记。翻印件应当注明翻印的单位名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。第三十三
17、条公文的撤销和废止，由发文单位、上级单位或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。第三十四条涉密公文应当按照发文单位的要求和有关规定进行清退或者销毁。第三十五条不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。第三十六条校内单位调整和合并时，全部公文应当随之合并管理；单位撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案馆。工作人员离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。第八章附则第三十七条法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，依照外事主管部门的有关规定处理。第三十八条本办法由党委办公室、校长办公室负责解释。第三十九条本办法自公布之日起施行。
