《商务PPT设计与商务演示能力提升(1).ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《商务PPT设计与商务演示能力提升(1).ppt（118页珍藏版）》请在三一办公上搜索。
1、商务演讲与展示 PPT设计与商务演示,职业培训师 罗亮,目录,第一部分 如何进行演示前的情景分析第二部分 如何构建清晰易懂的演示结构第三部分 如何制作图文并茂的幻灯片第四部分 图表的应用第五部分 如何使演示汇报更加生动第六部分 专业演示基本素养,目录,第一部分,如何进行演示前的情景分析,纲 要,确定演示目标分析演示对象制定演示策略,认识演讲与展示,总体目标,场景分析,具体目标,演讲和展示前常常需要考虑很多问题,听众分析、预测与策略制订,场景分析,最后，写出来你的演示目标,演示目标演示者想要从听众那里得到的回应的详细陈述为什么要写出来演讲目标？示例,两种典型的演讲,知识性演讲,说服性演讲,总体目
2、标,传递知识，解释、说明复杂事物不持有立场，向听众传递信息表达清楚、方便理解、记忆,影响听众信念，促使听众行动持有立场，设法使听众接受、支持寻找理由、论据，支持自己的观点,第二部分,如何构建清晰易懂的演示结构,清晰的演示结构化需要注意哪些问题如何建立清晰易懂的演示结构建立演示结构的工具,纲 要,结构化表达的四个原则,自上而下先从结论讲起，说明问题的全貌直接说明中心思想层次清晰把相关性议题在一个章节内说清楚分清楚议题的层次结构简单表达的结构越简单越好重点突出不要试图传递过多的信息要把最想传递的信息突出出来,自上而下,重点突出,自上而下,层次清晰,事实,分析过程,结论,沟通过程：,结论,分析论证,
3、下一步的行动,结果是什么？,为什么是这样的结论？,下一步应该怎么做？过程、步骤、注意事项。,分析问题的过程：,结构化表达原则之一：自上而下的表达原则,结构化表达原则之一：自上而下的表达原则,对于演示和汇报而言，最为重要的是结构清晰，观点鲜明，论证充分,完全穷尽，相互独立,结构化表达原则之二：层次清晰的表达原则,结构化表达原则之三：结构简单的表达原则,表述的结构越简单越好最简单的结构、最容易记忆的结构是“三”将一个中心议题从三个方面展开使“三点”有清晰的逻辑关系使用MECE原则检验三点是否正确,结构化表达原则之四：重点突出的表达原则,演示汇报的80/20原则抓住问题的关键重点突出VS面面俱到断其
4、一指VS伤其十指MECE检验后进行“亮点检验”核心思想突出重点，关注“关键的少数”,结构化表达原则之四：重点突出的表达原则,任何时候都要突出重点最希望别人知道的最希望别人记住的最想向别人传递的能够吸引别人的亮点创新和构思开头非常重要整个演示的设计非常重要,重点突出的正确应用在正文前面加上摘要将大量的数据放到附录里面每一页PPT必须有非常清晰的重点每一个图形必须有非常清晰的重点重点突出的错误应用过多的动画过多的剪贴画过多的幻灯片切换希望在短时间内传达大量信息,如何建立清晰易懂的演示结构,清晰表达的“金字塔结构”启（S）：选择切入承（c）：关联主题转（Q）：问题提出合（A）：方案阐述,引子,议题,
5、中心思想,主要观点,主要依据,如何建立清晰易懂的演示结构如何处理开头,好的演示和汇报就如同一部电影，需要情节、音乐、场景、色彩、演员等诸多环节。演员和情节是核心音乐和场景是形式,如何建立清晰易懂的演示结构如何处理开头,商务汇报的实质讲故事一般商务演示和汇报必须通过听众已经熟知的事实或信息来引入，然后逐步过渡到希望引出或者需要回答的问题上去。具体包括：S-C-Q-A情景：由听众熟悉的情景引入冲突：说明发生的冲突疑问：引发或者提出疑问回答：对疑问作出回答,如何建立清晰易懂的演示结构如何分析论证,为什么问题的重要性和紧迫性,是什么目前的主要问题,解决问题型,1,2,3,怎么做采取哪些措施来解决问题,
6、有什么有哪些资源可以保障工作的完成,是什么目标是什么,工作展望型,1,2,3,怎么做通过做哪些事情可以来完成目标,如何建立清晰易懂的演示结构如何分析论证,两种基本的逻辑方法,演绎,如何建立清晰易懂的演示结构如何分析论证,归纳利用事实、数据说话对注重“眼见为实”“用事实说话”的听众较为有效论据互相支撑，一点被否定并不影响其他各点的说服力弊现象、样本少或者不可靠时说服力不强演绎利证明内容和必然选择（没有其他选择）对有拒绝心里的听众非常有效弊如果听众对初始规律有异议，该论证也就失去了说服力,规律,事实,结论,如何建立清晰易懂的演示结构如何处理结尾,演示的结束需要高度的浓缩和升华更是对全篇文章中心的回
7、顾和反思也是后续行动的指导和思考,建立演示结构的主要工具,利用 WORD 的大纲试图利用PPT的结构试图利用鱼骨图建立结构利用逻辑树建立演示结构Mindmanager,第三部分,如何制作图文并茂的幻灯片,幻灯片制作基本要素不同风格的幻灯片评析,纲 要,幻灯片的制作基础,幻灯片的配色,幻灯片的模版,幻灯片的动画,幻灯片的放映,幻灯片的制作基础,幻灯片的版式,幻灯片制作基本要素版式,文字版式,图文版式,幻灯片的一般的布局方式包括,标题,问题分析,解决方案,正文,标题,标题,标题,标题,标题,问题表现,问题分析,解决方案,正文,标题,小结,问题分析,解决方案,问题表现,问题分析,解决方案,小结,小结
8、,幻灯片的制作基础模版,1,2,3,4,模版的调用,在制作新的幻灯片的时候可以套用原来使用的模版,模版的设计,标题页正文的字体间距、颜色等,模版的分类,标题模版：设置幻灯片首页讲义模版：设置多页打印格式备注模版：设置备注打印格式,模版的存储,可以把模版作为单独的文件进行存储,统一的模版是制作幻灯片的基础,幻灯片的制作基础色彩,分类,区分不同的观点和内容,突出,突出关键的要点,美化,使得幻灯片的画面更加丰富,幻灯片色彩使用的注意事项主要使用的颜色不宜超过三种使用的颜色应该为同一色系对比的色彩不要过于强烈,色彩原理,色相彩度明度,色相,色相：色彩的相貌三原色：红、黄、蓝三间色：由两种原色构成 橙、
9、绿、紫复色：由原色和间色混合而成,色彩心理,提高识别度,识别度低的十种配色,提高识别度,识别度高的十种配色,幻灯片的制作基础动画,表达复杂的逻辑关系,使得复杂画面简单,吸引听众的注意力,动画的组合,动画的隐去,动画的播放时间,动画的使用不是必须的,幻灯片的制作基础放映,幻灯片的切换是为了使得每张幻灯片顺利和自然地过渡,切换和动画一样，也不是幻灯片必须的，过多的切换会使得听众疲劳,切换的选择和使用要与表达的重点相匹配，特别是对重点内容的突出,放映：F5，Shift+F5记号笔设置放映方式（包含自动循环放映）快速放映（显示、快捷方式）放映中，灵活应用右键放映过程中的提示,幻灯片的制作基础放映,视图
10、母版幻灯片模板格式幻灯片设计格式幻灯片版式工具自定义以下的快捷键都是在左手操作的，当你右手使用鼠标时这些快捷键将极为方便。请经常使用以便记住：Ctrl-C:复制，Ctrl-X:剪切，Ctrl-V:粘贴，Ctrl-O:打开Ctrl-S:保存，Ctrl-A:全选，Ctrl-Z:撤销，Ctrl-D:复写如果你需要复制对象到指定地方，按住Ctrl移动即可复制。同时按 Ctrl 和 Shift可以使复制的对象和原对象垂直或水平,基本编辑：常用快捷方式,移动鼠标以选中对象。但是当对象没有填充内容是只有点中边框才能选中，而边框又不易看到。所以除了矩阵和表格一般可将对象填充颜色设为白色如果想选中分散的对象，按
11、住 Shift 键然后选中一个一个对象按住鼠标左键拖动覆盖住你想选择的多个对象，你能选中拖动区域内所有的对象。结合Shift键可以十分方便地选中一些小的或隐藏的对象快捷键 Ctrl-A 可使你选中幻灯片中所有的对象或者文本框中所有的文本按住 shift 击中文本框的任一部分，你便能选中整个文本框在文本框中，按击鼠标左键三次可选中整个段落；两次选中词或词组。,一些编辑技巧：快速选定对象的方法,字体放大和缩小增加和减少缩进量尽可能用复制和格式刷文本中排列间隔不要用空格，而用tab键不要在一个文本框中输入太多的文本，以后将很难修改格式文本框对不齐怎么办？（调整尺寸，标尺）文字格式：楷体Arial全选
12、框再按Ctrl选择想要的图片千万别忘记保存：CtrlS自选图形的默认效果图形组合的好处,更多实用指南,更多实用指南,使用标准模板，可以极大地提高工作效率一定要全篇文档的字体统一格式文字大小：是否粗大美？尽量采用小号字体，14号 20号字体，推荐使用1618号对于内容比较少的篇章可以采用小字号，大行距颜色不要太突兀，忌大红大绿。尽量采用统一色调，浅灰、淡蓝、绿等等是可以显示大气的颜色，整个PPT，包括图表，最好不要超过4种颜色，不要自造颜色，查看原色的相关数据完成PPT之后，切换到“浏览视图”，整体看看颜色有无突兀的地方单个幻灯片布局要有空余空间，要有均衡感尽量不要出现大段文字。任何文字总是可以
13、总结的、分类的、提炼的然后把它们尽量放到合适的图表里面每张幻灯片的内容尽量作得丰富，一般规律是每张幻灯片的内容至少应该讲3分钟左右。,幻灯片的图形表达,图形的重要作用表达形象化分析结构化突出重点图形的使用与演讲的对象和演讲时间密切相关高层汇报公开演讲,图形,表格,文字,幻灯片的图形表达,表达形象化,通过图形的使用，可以高度浓缩文字中的含义，使得听众更容易理解,分析结构化,突出重点,图形的使用有助于将表达过程中的结构展示给听众，使得听众理解演讲的逻辑结构。其次，这种结构也助于演讲人自己准备和分析,通过对图形中的颜色和图形位置的加工，可以把重点有效的传递给听众,图形化表达,相关说明,图形表达的基本
14、技巧,图形制作技巧,图形表达的基本技巧,图形外观,图形文本,位置调整,图形组合,图形层次,颜色填充边框线条阴影效果三维效果默认效果,复制移动微调,字体选择性粘贴格式,图形表达的基本技巧图形外观,三维效果颜色方向,默认效果快速复制,阴影效果颜色方向,边框线条线型颜色顶点编辑,图形外观,颜色填充透明过渡,图形表达的基本技巧图形文本,快捷工具格式刷选择性粘贴默认效果,格式行距边距,文本框文本位置换行,字体颜色大小,图形文本,图形表达的基本技巧位置调整,位置调整,复制CTR+CCTR+CTR+ALT+,移动,微调CTR+,图形表达的基本技巧图形组合,组合便于图形移动和整体放大表明图形层次以组合部分使用
15、动画,层次突出重点便于图形进行叠加表示复杂的逻辑关系,第四部分,图表的应用,纲 要,图表的分类概念图表的绘制数据图表的绘制,通过不同类型的图形形象表达你的思想,表达逻辑关系的概念图分类对比强调表达数据信息的数据图事实强调进行比喻关联的比喻图强调,概念图,数据图,三种图形,比喻图,概念类图表,阶段图,循环图,压力图,愿景图,地图,概念类图表,从本质上讲，概念类的图形关系主要包括三种顺序关系并列关系包含关系,顺序关系,并列关系,包含关系,概念图递进和顺序,Phase 1,Phase 2,Phase 3,1,2,3,概念图并列或对比,2,3,4,概念图包含或总分,概念类图表支撑因素,市场竞争激烈纯利
16、润下降销售型市场型组织结构和管理体系形成中粗放型精细管理分散的信息系统支撑利润来源于销量和运作成本的降低,起步与增长期,转型期,转型成功：平稳增长、走向成熟转型失败：急剧衰退、消失,下一周期,盈利能力,创新阶段/企业的特征,量产阶段/企业的特征,多产品/服务品种、完全市场化的现代企业,突破性的产品/服务创新市场竞争相对不激烈利润丰厚销售型组织结构相对不完善粗放管理无信息系统支撑,完全以市场需求为导向适当利润的多种产品/服务组织结构和管理体系完善精细化管理充分利用信息系统提高效率、降低成本利润来源市场分析、产品选择、运作成本控制,发展阶段,概念类图表趋势,概念类图表四因素分析,1,2,3,4,因
17、素 1,因素 2,因素 3,因素 4,概念类图表组织架构图,比喻图,比喻图过程中的障碍/风险,比喻图过程中的障碍/风险,比喻图优与劣的比较,比喻图竞争与压力,数据类图表,饼形图,条形图,直方图,线形图,散点图,表格,销售额,东部,中部,西部,总计,(-$000),$1.2,5.7,12.3,$19.2,数据类图表,数据类图表,典型数据图与比较类型的对应关系,图表类型,比较类型,成分,排序,时间序列,频率分布,关联性,饼形图,条形图,柱形图,线形图,散点图,制作的图表应遵循标准的格式,信息标题陈述对所列数据的理解,1993,6,10,9*,14,16,零售商批发商,1994,1995,1996,
18、1997,对甲产品的需求在过去5年已经增长了2倍多,甲产品的市场需求,百万元,*1995年2月在甲产品包装容器中发现有毒物质资料来源:甲公司；调研公司,脚注对图表中的某一元素进行评述,图表标题介绍图表的主题,资料来源赋于数据可信度，使我们可以用来作为参考,标签 对图表内容进行评述(随选项),图例阴影部份进行说明(随选项),数据类图表的制作,量度坐标轴上的数字（最小值、最大值和间隔）坐标格显示量度和有关数值的大小X、Y轴一般垂直线为Y轴、水平线为X轴标记图形中的各种类型的标记或注解图例图说明形中所要的符号、阴影和色彩刻度,表格对数据进行分类比较描述,图形的表达更加直观、更加形象,饼形图,饼形图饼
19、形图用来直观地反映一个整体各组成部分之间的比例关系通过饼形图的使用可以分析各个组成部分对事件的影响多个饼形图可以显示变化,某报纸上海地区的读者年龄分析,今天,五年以前,郊区人口,城市人口,大量人口涌向郊区,饼形图的放大处理,饼形图当饼形图中的组成部分很多，较小的扇区无法仔细区分的时候，还可以选择饼形图中的复合饼图进行放大处理。,ABC 公司产品1市场销售分析,案例：饼形图,我国铜加工企业非国有经济比重增加较快，企业所有制结构有所变化,柱状图,柱状图 簇形柱状图、柱状条形图 簇形柱形图可以非常清晰地看到不同项目之间的差距和数值。它经常用来比较不同项目的数值大小。簇形柱形图的横坐标一般为不同的单元
20、，纵坐标通常为数值或百分数，用来说明各个单元所达到的数值。带有时间轴的数据，最好用柱状图,A 公司2009年产品销售额,数据类图表柱状图,用不同颜色的柱表示不同的含义,2000-2009年中国主要客运航线年平均增长率,数据类图表簇形柱状图的对比分析,簇形柱形图还可以进行不同类别的项目之间的对比,工程机械企业营销手段分析,数据类图表条形柱状图的对比分析,柱状条形图的另一种形式，这种柱状条形图可以非常清楚地对两个类别的不同项目作出对比。,新的时间表系统使各项工作减少了超时现象,数据类图表柱状图的比较分析,数据类图表百分比柱状图,百分比柱状图用于数据的分析比较，可以准确反映出不同类别的各个项目之间的
21、对应关系。百分比柱状图的横坐标也是对不同类别的反映，纵坐标一般是百分比。百分比柱状图通过对比构成各个单元的不同部分（系列）之间的比例关系，来描述分析产品的成本、利润、市场分额等。,ABC公司销售费用占销售收入的比例,数据类图表百分比柱状图,下图为NFY报纸不同地区的不同年龄段的读者在整个读者群中所占有的比例。从图中可以看出报纸的70%以上的读者为35岁以下的年轻人。,某报纸不同地区的读者年龄构成,数据类图表堆积柱状图,堆积柱状图经常被用于数据的分析比较，可以对比分析不同类别数据之间的对应关系,ABC公司2008年三地产品销售对比分析图,多种因素对比分析,DF公司虽然有一定客户资源积累，但大部分
22、是国内客户由于DF公司不具备技术装备的研发和制造能力，基本上依赖设备的引进，因此在技术装备上存在差距DF公司目前缺乏海上作业的经验积累，也没有深海作业队伍，在全面业务能力上与行业竞争对手存在差距就相同的业务量而言，DF公司的成本比其余的物探公司要高DF公司在物探方面的专利技术数量要落后于其竞争对手,分析,数据类图表折线图,把散点图中的数据点通过直线连接起来，就变成了折线图，折线图是对某种变化趋势的一种反映。折线图也是人们经常使用的一种图形。,A 公司产品销量增长分析,数据类图表雷达图,雷达图可以对多种类别进行不同项目的对比，它反映了数据相对中心点和其他数据点的变化情况，可以清晰地反映事物的整体
23、情况,性别对手机选购的影响,数据类图表雷达图,集团目前在知识管理上和知识管理实践标杆企业相比还存在较大差距。差距突出反映在：知识共享的文化氛围知识共享的支撑平台知识共享的激励措施,数据类图表散点图,散点图一般是从两个方面分析问题（两维），即比较成组的两个数值，确定这组数值在图中的相对位置。折扣变大，单位销量不见的变大,数据类图表气泡图,当散点图扩展到三个维度的时候，该点面积的大小就表示了另一个涵义。这时散点图就变成了气泡图。气泡面积的大小代表另一个涵义,A 公司与B 公司市场分额与服务水平关系图,条形图,7月份，居民消费价格上涨5.3，其中新涨价因素为0.8，占15；8月份，居民消费价格同样上
24、涨5.3，新涨价因素提高到1.6个百分点，占30，9月份，居民消费价格上涨5.2，新涨价因素上升为2.6，占50。,如何形象地表达你的思想,强调项目靠近基准线、采用深颜色在条形图中，项目的顺序非常重要。项目是按照从高到低的顺序排列。对强调的部分可以用颜色进行突出,科室工作,3645岁,旅行,应收欠款的催缴,如何形象地表达你的思想,强调项目,配送,办公会议,如何形象地表达你的思想,客户的销售收益率排名第四在条形图中，项目的顺序非常重要。项目是按照从高到低的顺序排列。对强调的部分可以用颜色进行突出。,如何形象地表达你的思想,这个图表为背离式条形图。项目是按照一定的大小顺序排列。政府合同取消后，两个
25、部门遭到了亏损,如何形象地表达你的思想,强调变化条形图与线形图相结合，条形图用来表示对类别的强调，而线形图用来强调项目的变化趋势,如何形象地表达你的思想,购房者在减少的住房数量和增加的建筑成本之间寻找交点对比两种不同的变化趋势随时间的变化关系。,如何形象地表达你的思想,强调变化,强调项目,强调变化,A企业七年来利润增长图,A企业七年来利润增长图,数据类图表的制作,在EXCEL文件中制作数据表格，并生成数据图形刻度和变化趋势准确，但是图形格式单调，需要转换成相应PPT格式制作时间长，需要较大的美化工作量,用EXCEL文件生成,在PPT文件中生成，可利用相应模版难以准确反映相关数据格式比较容易调整
26、,用PPT文件生成,用Excel制作数据图,制作步骤与选项选择“图表类型”图表数据源数据区域系列图表选型标题坐标轴网格线图例数据标志数据表,第五部分,如何使得演示汇报更加生动,成功演示的基本要素演示汇报的论证技巧,摘 要,从好莱坞大片到一流幻灯片,好莱坞大片是一门科学,观众心理学,风俗服装道具研究,视觉刺激研究,听觉敏感度研究,肾上腺素分泌研究,疲劳度与兴奋度交替频率研究,从好莱坞大片到一流幻灯片,开头轰隆隆,如何在头三分钟把观众的心牢牢抓住：声音、大场面、恐怖镜头开头不平凡，把听众的心牢牢抓住：掷地有声、独辟蹊径、由事入理,大腕先亮相,打出字幕，主力阵容：吴宇森出品，斯匹尔伯格导演用数据和事
27、实来证明你的观点，而不是单纯的观点介绍,正片拌沙拉,1/3动作、1/3喜剧、1/3爱情的混合穿插。注意比例，注意频率 定性分析与定量分析，历史现状未来，理论与实际、正反例，文字与图表要使用动画、幻灯片切换来防止听众厌倦,细节见精神,中世纪带什么帽子、军舰上用什么旗语，于一丝不苟中体现大片的水平和实力 关键判断如何得出，背后的逻辑，支撑的素材，推导，数据图表，格式,从好莱坞大片到一流幻灯片,主旋律闪回,同一段主题音乐，在影片中多次闪回出现，形成一以贯之的主旋律对要传递的关键思想要不断重复把PPT整个浓缩为一句话，能在电梯里30秒说完的一句话。这句话就是主旋律，不断闪回出现,贴身紧跟拍,蜘蛛侠时的
28、感受，观众却好像和主人公一起，荡着蜘蛛丝，在高厦间跳跃穿梭换位思考，你就是听众，你就置身于听众的问题中,结尾留续集,结尾要留一些耐人寻味的东西，使得观众走出影院还在想：“那个人究竟死了没有呢”提出一些让听众决策、让听众讨论、引发思考的问题,如何介绍你的PPT,启,承,转,认真准备你的演讲通过开场白来寻求寻求共鸣，让听众迅速进入状态故事幽默沉默,合,由听众的共鸣，迅速转移到演讲的主题自然过渡有效承接,对演讲的问题详细论述，并且适时转折引出关键问题，详细展开,归纳总结：不断提升高度，在高潮处结束演讲,第六部分,专业演示基本素养,演示前的准备,演示开场导入环节演示中间如何把握,演示结束技巧演示中声音
29、的表现及训练方法演示者之专业仪态表现与禁忌如何展现专业表达互动技巧,纲 要,成功是留给有准备的人只有准备充分的人才有自信的权利,演示前的准备须知,106,心态准备,形象准备,后勤准备,专业准备,热忱 全心投入，乐于分享 自信 拥有自信，散发魅力 亲切 开放自我，流露真情 耐心 循序渐进，启发思考 幽默 消遣自己，传播欢乐 尊重 真心倾听，接纳意见,107,演示前的心态准备,心态准备,形象准备,后勤准备,专业准备,总体要求干净整洁，不做过分装饰，形象专业，为人师表,面对一线人员培训，培训师也可以穿着整洁工作装男士要求素色衬衫，深色西裤，与衬衫相配的领带，深色袜子，深色皮鞋。女士要求职业套装，长袜
30、、深色皮鞋，不可佩戴过多首饰，着淡妆。,培训前的形象准备,108,心态准备,形象准备,工具准备,专业准备,109,演示前的准备,心态准备,形象准备,后勤准备,专业准备,110,开场白的作用,演示导入的常用方法,111,声音的控制：音质与音量,注意强弱恰当，发音清晰，用真嗓音注意音量的调节，注意抑扬顿挫高音：强调，低音：消解,112,声音的控制：音速与中顿,速度调节恰当能产生非常好的效果快速：制造兴趣、煽动情绪慢速：强调重点、强化记忆中顿：有效达到效果 措辞与重点化如何组织词句如何强调重点,113,避免别懒得张嘴避免吞咽一句话中的最后的词避免言辞不清楚不明确避免拖腔：“呀”、“啊”避免技术术语避
31、免乡音避免垃圾字句,114,发声引导避免的问题,职业风范之表情,115,好面容不如好表情长相是父母给的，笑容和生动的表情是可以训练的眼神：定视法、转视法、扫视法,职业风范手势,指明：五指并拢，指向目标组合：掌心相对，向外展开号召：手掌斜上，挥向内侧否定：手掌斜下，挥向外侧鼓舞：紧握拳头，挥向上方决断：握紧拳头，挥向下方,互动之回答技巧,面向全员：要面向全员回答个别性的问题保持威望：不与学员争辩缓兵之计：不容易在短时间内回答清楚，可以先回答对方问题的意义及感受实事求是：将对方的问题记下，允许自己承认有不知道的答案,117,118,结束语的作用,使听众能够记住，并将目光放到将来激励他们赞同或按照演讲内容去改变制造向上的气氛，激发听众的热情,
