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1、1,第二部分 建设项目档案的收集与整理,2,科技档案：企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。科技档案工作特点：量多面广、管理难度大；,3,一质量目标与检验标准、控制措施相统一的质量体系,准 确,4,（一）1、“完整”质量检验标准 建设项目各个阶段、专业的具有保存价值的材料都要归档。一份文件材料在形成过程中不同的具有保存价值的版本及其附件要收集全；反映同一问题或阶段的文件材料收集要全面。关键词：归档范围 制定并执行好不同经济科技档案门类的归档范围。(全局)考查应归档文件齐否？重要文件归档无遗漏。(个体)每份文
2、件主附件、定稿、文件处理单齐否？做好账外文件的收集归档。,5,经济科技工作文件归档范围的要件：1、前期文件2、过程性文件3、结果性文件 国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表,6,项目文件归档范围,主要包括以下几方面：第一，依据性文件（可行性研究、任务书）第二，基础性文件（设计基础文件和设计文件）第三，项目管理文件 第四，施工文件（施工技术文件和各种综合及专业竣工图文件）,7,项目文件归档范围,第五，监理文件（注意不同单位在归档范围上的差别）第六，工艺设备文件 第七，科研文件 第八，涉外文件,8,项目文件归档范围,第九，生产技术准备、试生产文件 第十，财务、器材管理文件 第十一，竣工验收文件
3、,9,（一）2、“完整”质量控制措施 项目各参建单位要同步开展档案工作。项目法人负责、招投标、合同管理、项目监理“四制”；三纳入、四参加、四同步，实行项目档案工作的全程管理与前端控制。,10,1、建设单位要进行统筹规划，组织协调,从项目立项开始，在项目工作计划中明确项目档案工作，纳入合同，体现在各阶段的检查、验收工作中。为做好统筹规划工作，建设单位应先制定项目档案工作计划，发给有关部门和人员。一般包括：（1）成立项目档案领导小组，负责按阶段检查项目档案工作；（2）制定项目档案归档范围；（3）预留部分工程款，保证项目档案质量、归档后结算。,11,2、建设单位带头明确职责，建立档案工作网络,建设项
4、目的建设周期长，程序复杂，参与单位多，形成的文件不仅数量大，而且来源广。建设单位要指定一位负责人分管这项工作，确定专门的档案工作机构和人员（专职或专责）负责项目单位的积累和监督指导工作。同时把此机制扩展到每个参建单位。,12,全程管理与前端控制,“三纳入”，即将档案工作纳入到领导工作议事日程，纳入到各项工作计划，纳入到有关人员的经济责任制或岗位责任制中。“四参加”，即档案部门或人员参加产品鉴定会、科研课题审定会、基建项目验收会、设备开箱验收会(或引进项目接收会)。,13,“四同步”，即下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步；检查项目计划进度与检查项目文件材料形成情况同步；验收、鉴定项
5、目成果与验收、鉴定项目文件材料同步；上报登记和评审奖励项目与档案部门出具项目文件材料归档情况证明同步。,全程管理与前端控制,14,档案介入与工程建设同步，“事前介入、中间检查、最后验收”。档案验收与工程评优相结合。,15,水利部水利基本建设（工程）档案资料管理规定的规定：（1）档案（特别是竣工图）达不到要求的，不能算完成施工任务，不得进行鉴定验收。（2）在规定期限内未完成归档任务的项目，不得评为优质工程。（3）档案验收与工程验收挂钩，档案资料不合格的单位工程坚决不验收。,16,广东岭澳核电站,档案工作纳入工程项目管理（合同、进度计划、工程技术质量体系）。广东岭澳核电站，“文档文化”作为核安全文
6、化之一。“四个凡事”“凡事有章可循、凡事有人负责、凡事有人检查、凡事有据可查”，“离开谁都不行、谁离开都行”，制度化、规范化的操作。,17,建立归档制度,1、归档范围；2、归档时间；3、归档份数；4、归档要求；5、归档手续。,18,（二）1、“准确”质量检验标准 文件材料是实际的真实反映，图物相符，文电一致。关键词：原件,19,原件的标准是什么？字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字认可手续完备。应归档的文件是否原件？不能归档复印件。不应用易褪色的书写材料书写、绘制。如红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。文件内容是否真实？责任手续是否完备？,20,（二）2、“准确”质量控制措施 文印、收发、
7、项目审签程序的有效执行。项目建设单位、筹建部门、勘察设计单位、监理单位、施工单位等参建主要单位应在项目建设过程中做好各自项目文件的形成与积累工作。,21,建设单位应从规范文件形成做起，规范文件格式和题名；对不同文种的文件应分别积累，积累时注意对来文、复文、打印稿和审批稿要集中在一起。同一文种文件按文号的先后排列积累。档案管理机构根据制定的归档范围向有关职能部门发放文件积累盒（袋）。建设单位在建立网络，明确归档责任人时，要特别注意项目施工前的文件。如：项目立项的请示与批复、征地拆迁批准文件与合同、招投标文件及各类合同等。,22,施工单位的质量控制主要包括三个方面：一是以公文形式的文件，要注意统一
8、文号；二是施工记录，必须真实、准确、耐久、有序、规范和完备的签署手续；三是竣工图必须字迹、线条清晰，图面整洁，修改到位。,23,施工组织设计部分,24,设计文件材料的规范，对竣工档案的内在质量有着密切联系。如果设计单位提供的施工图线条、字迹不清晰，就很难保证竣工图的字迹线条清晰；如果设计修改通知单没有统一的编号或者不体现修改的图号和修改内容，将对日后文件的整理和提供利用带来不便。保证设计文件的质量，尤其是要注意每张施工图应有图号、图名、设计人、校对人、审核人签名；规范设计变更文件的编制和传送。,25,26,27,监理单位 建筑法赋予了建设监理督促检查项目参建各方做好项目文件的归档工作，检查、审
9、核项目档案的完整、准确、系统的责任。工程建设监理规定“建设监理业务完成后，向项目法人提交工程建设监理档案材料。”监理单位在参与招标工作时、从事设计阶段监理时、从事施工阶段监理时，都要按照业务的委托做好建档工作。,28,竣工文件由施工单位负责编制，监理单位负责审核。主要内容包括：施工综合文件、测量文件、原始记录及质量评定文件、材料（构、配件）质量保证书及复试文件、测试（调试）及随工检查记录、建筑及安装工程总量表，工程说明、竣工图、重要工程质量事故报告等。（规范6.1.2）,29,30,（三）1、“系统”质量检验标准 指同类事物各个时期、各个阶段的文件材料按一定秩序和内在联系组合为一体。关键词：有
10、序 科学技术案卷构成的一般要求（GB/T 11822-2000）国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T 28）分类排列、整理编目的规范。,31,案卷：由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。不仅仅是档案材料本身。案卷不是盒、册等概念。四个步骤：1、鉴别；2、分类；3、排列；4、编目。,32,不同科技文件材料的排列方法（一）,产品类案卷 按产品开发设计(含初步设计、技术设计)、工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程序，或按其产品系列、结构排列。科研类案卷 按课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。,33,不同科技文件材料的排列方法（二）,
11、基建类案卷 按项目依据性材料、基础性材料、工程设计(含初步设计、技术设计、施工图设计)、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。设备类案卷 按设备依据性材料、外购设备开箱验收(自制设备的设计、制造、验收)、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。,34,不同科技文件材料的排列方法（三）,案卷内管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。案卷内科技文件材料排列应文字在前，图样在后。有译文的外文资料译文在前，原文在后。,35,编 目,（一）编写案卷页号；（二）卷内目录的编制；（三）卷内备考表的填写；（四）案卷封面的编制；（五）案卷的装订；（六）背脊的填写。,36,卷内目录的编制项目
12、,序号：用阿拉伯数字从1起依次标注卷内科技文件材料件数的顺序；文件编号：填写科技文件材料的文号或图样的图号、设备代号、项目代号等。责任者：填写科技文件材料的形成部门或主要责任者。文件材料题名：填写科技文件材料的全称。日期：填写科技文件材料的形成日期。页号：填写每件科技文件材料首尾页上标注的页号。,37,案卷封面的编制项目,案卷题名：应简明、准确地揭示卷内科技文件材料的内容，主要包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称。案卷题名一般由立卷人拟写。,38,案卷题名,项目名称+单位+分部（项）工程名称+具体内容,例：虎门大桥 2号墩 4号桩基础 施工记录深汕高速公路（东段）K310-K340 软
13、土路基 沉降观测记录,39,题名辨析,A、广东省潮州供水枢纽工程西溪水闸原材料与中间产品质量证明文件材料（水泥）B、广东省潮州供水枢纽工程西溪水闸水泥质量证明文件,A、广东省江中高速公路K25+500K30分部工程开工报告与批复B、广东省江门四村 中山港口高速公路A3合同段分部工程开工报告与批复,40,以广州白云国际机场迁建工程为例:,广州白云国际机场迁建工程包括机场工程,南航基地工程,航管工程、供油工程等4个项目。每个项目的业主都不同。,41,供油工程 工艺流程为：由广州新港油码头卸油，经黄埔中转油库，通过约57公里的长输管道输往新机场机坪实施加油。,42,该供油工程由5个单位工程组成：中转
14、油库、长输管道、使用油库、航空加油站和机坪管网、SCADA系统。每个单位工程又包括子项工程、分子项工程等。,43,立卷单位：填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部门起止日期：填写案卷内科技文件材料形成的起止日期保管期限：依据有关规定填写组卷时划定的保管期限密级：依据保密规定填写卷内科技文件材料的最高密级,案卷封面的编制项目,44,档号章,单位：mm（2050）；说明：档号章有称“件号章”。,35,15,10,10,45,复制图（蓝图）的折叠方法,技术制图复制图的折叠方法（GB 10609.3-1989），1990年1月1日实施。A4图幅、折叠方法一致；图面向里、图标外露、手风琴式；底图不能
15、折叠。,46,3号图可以整体翻折,47,自动叠图机,48,不折叠存放的图纸。,49,成册的设备文件可以原有保留装订形式。,50,科技档案组卷要点,方法：以项目为归档单位，进行分类整理。根据成套性和专业性特点组卷。根据阶段性特点排列案卷。,51,编制科技档案号,档号 是以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。档号的编制要求。档号的结构：分类号+案卷顺序号,52,根据项目规模的大小与形成档案数量的多少，档号规则相应繁简。,53,编制科技档案目录,科技类档案的目录主要有，由 案卷目录 和 卷内目录 组成的综合目录。综合目录是以项目为单元，以案卷和卷内文件为对象编制的目录。利用综
16、合目录不仅可以查到案卷，还可以同步查检到卷内的具体文件。其形式为，同一个项目中的案卷目录排列在前，再将与其相对应的卷内目录顺序排列在后。,54,卷内目录的著录项目有：序号、文号、责任者、文件材料题名、日期、页号、备注等。案卷目录的著录项目有：档号、题名、立卷单位、起止日期、页（份）数、期限、备注等。,55,案卷目录式样,56,卷内目录式样,57,档 号：E1.28.1-15 档案馆（室）号：京珠高速公路（广东段）项目 建设依据性文件立卷单位 广东省高速公路公司 起止日期 1994.02.132001.11.12 保管期限 永久 密 级,案卷封面样式(新),58,档 号：E1.28.*-*档案馆
17、（室）号：京珠高速公路（广东段）项目 靠椅山高架桥上部构造竣工图立卷单位 广东省公路桥梁工程公司 起止日期 2002.102002.11 保管期限 永久 密 级,案卷封面样式(新),59,档 号：E1.28.*-*档案馆（室）号：京珠高速公路（广东段）项目 靠椅山高架桥上部构造竣工图立卷单位 广东省公路桥梁工程公司 起止日期 2002.102002.11 保管期限 永久 密 级,案卷封面样式(新),60,京珠高速公路（广东段）建设依据性文件,卷内目录,61,62,过于简单的著录。,63,卷盒与软卷皮。,64,（三）2、“系统”质量控制措施 项目开工前后，把竣工文件编制方法确定下来，印发各参建单
18、位执行。培训与检查相结合。,65,“一切为了档案的长久保管”原则下，灵活贯彻各项业务标准。档案整理要知其然，更要知其所以然！,66,二、收集与整理中应避免的三种错误,67,1、造档案，这是禁止的违法行为。比如：伪造施工文件，随意编造工程量。伪造合同、相关财务文件，串通欺诈。,68,2、补档案，不可靠的档案记录。比如：在办公室做出来的现场验评记录。某种特殊情况：补原件，正式确认。,69,3、损档案，破坏档案的愚蠢行为。比如：一刀切的整理装订：200页一卷？页码打印，档号章以及图纸折叠等。,70,三、在档案收集中应注意的若干情况 建设项目稽察、审计中暴露出项目管理（包括档案管理）的一些薄弱方面。合同管理 招投标管理 工程验评 原材料审批,71,1、合同文件不完整或失效。2、招投标文件过程能够完整记录？（评标打分记录不全、没有未中标单位的投标书、没有评标报告等）3、建设工程质量验评记录（施工记录资料不完整、没有隐蔽工程资料等）；,72,4、水泥、钢筋等原材料进场记录,73,74,水泥要“三证”齐全，合格证，出厂检验报告与物理检验报告。,75,5、其他一些情况，如：（1）审批文件不全；（2）财务资料不完整（合同不全、原始凭证不全、无银行对账单等）；（3）项目管理资料不全（会议记录不全、重要事项记录资料不完整等）。,76,77,
