高效人士时间管理1.ppt

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1、时 间 管 理,关于时间的名言,孔子“逝者如斯夫，不舍昼夜。”萨士比亚“时间的无声的脚步，是不会因为我们有 许多事情要处理而稍停片刻。”,导 语,人生最宝贵的两项资产，一项是头脑，一项是时间。无论你做什么事情，即使不用脑子，也要花费时间。因此，管理时间的水平高低，会决定你事业和生活的成败。,时间的论述,古人以“一寸光荫，一寸金”来比喻时间之宝贵，劝世人应该珍惜分秒，好好利用不断流逝的岁月，此理念至今仍是放之四海皆准。在当前社会里，身为主管的你必须有效地利用每天的办公时间，将计划的事项完成，而时间管理其实多属自我管理，主管须要学习如何管理自己，按时把工作完成，这可能要改变个人的工作习惯。,时间的

2、论述,人的一生时间有限，也许是80年，这一生里每一个人都想成功，或能够有所意义。人生下来以后，大多数的人成功的机会原则上是一样的，为何经过了30年或40年以后，会有不一样成就的人，答案是不一样成就的人，在前面他把时间做了不同的使用，有些人从小就努力学习勤奋工作，当然他们会比其他人更快速的积累更多的智慧与经验，就有机会，就会步步攀升。,时间的论述,相反的也有一些人，不努力学习，工作不勤快，甚至把时间浪费在吃喝玩乐上，也许他本身不知觉，但他的时间已在不知觉中溜走，这又如何来成就呢？回头看看自己，再看看别人总会有启示吧，磨练时间的感觉就是抓住现在，让每一分钟时间做最好的使用。,鲁迅,用“分”来计算时

3、间的人 比 用“时”来计算时间的人 时间 多 59倍,有人曾统计过，一个活到72岁的人 一生的时间分配：,睡觉21年 工作14年 个人卫生7年 吃饭6年 旅游6年 排队5年 学习4年 开会3年 打电话2年 找东西1年 其他3年,一般浪费时间的情形,缺乏明确的目标拖延缺乏优先顺序想做的事情太多，而且有头无尾缺乏条理与整洁不懂授权不会拒绝别人的请求仓促决策懒惰与心理消极行动缓慢作事拖拉 会议冗长,不速之客闯入 话干扰 经常加班加点 穷于应付突发事件漫谈、聊天 交待不清，事情做错 不敢拍板，等指示 考虑事情过于复杂 管事必亲躬 完美主义办事 凭记忆办事 主办人员迟到,时间失控的原因,1.缺乏计划 主

4、管身负重任,很多时候都会同时有多项任务须要完成，而这些任务又各有不同的困难和完成的期限，主管惟有见步行步，而不能事先全盘计划如何完成各项任务，渐渐发现时不予我，其中一二项的时限迫在眉睫，於是匆忙放下手上其他的工作，找寻额外资源去完成，这种处理方法虚耗资源和时间；,时间失控的原因,2.缺乏组织 主管很多时候须要将工作分配给属下员工处理，或与其他部门配合，假如在分配工作时，没有把员工组织起来，又没有与其他部门取得默契，则员工在执行工作上可能会出错，或彼此产生误会，或因缺乏器材或原料而导致无法完成工作等情况，令主管须花时间去纠正；,时间失控的原因,3.用人不当 主管於分配工作给各员工时，对他们的情况

5、不甚了解，例如没有考虑员工的工作能力、工作量及组员间的合作性等，忽略这些因素，可能令员工无法顺利如期完成任务，这时主管就要亲自解决或重新分配工作，因而浪费主管和员工的时间；,时间失控的原因,4.缺乏控制 每项任务都有完成的时限和要求的标准，若主管在分配工作后，没有跟进员工的进度及成效，很可能在限期完结前两三天才发现限期将至，而恐怕工作不能如期完成，导致要花费很多时间急谋对策，或者是在工作完成后，须要从头再做，平白浪费不少时间。,法宝一：以SMART为导向的目标原则 时间管理指出，目标原则不单单是有目标，而且是要让目标达到SMART标准，这里SMART标准是指：具体的（Specific）。这是指

6、目标必须是清晰的，可产生行为导向的。比如，目标“我要成为一个优秀的员工”不是一个具体的目标，但目标“我要获得今年的公司最佳员工奖”就算得上是一个具体的目标了。,“时间管理”的4大法宝,“时间管理”的4大法宝,法宝一：以SMART为导向的目标原则 可衡量的（Measurable）。这是指目标必须用指标量化表达。比如上面这个“我要获得今年的公司最佳员工奖”目标，它就对应着许多量化的指标出勤、业务量、绩效等。,“时间管理”的4大法宝,法宝一：以SMART为导向的目标原则 可达到的（Attainable）。这里“可达到的”有两层意思：一是目标应该在能力范围内；二是目标应该有一定难度。一般人在这点上往往

7、只注意前者，其实后者也相当重要。目标经常达不到的确会让人沮丧，但同时得注意：太容易达到的目标也会让人失去斗志。,“时间管理”的4大法宝,法宝一：以SMART为导向的目标原则 相关的（Relevant）。这里的“相关的”是指与现实生活相关，而不是简单的“白日梦”。,“时间管理”的4大法宝,法宝一：以SMART为导向的目标原则 基于时间的（Time-based）。“基于时间”就更容易理解了，它是指目标必须确定完成的日期。在这一点上，时间管理指出，不但要确定最终目标的完成时间，还要设立多个小时间段上的“时间里程牌”，以便进行工作进度的监控。,“时间管理”的4大法宝,法宝二：关注第二象限的四象限原则

8、根据重要性和紧迫性，我们可以将所有的事件分成4类（即建立一个二维四象限的指标体系）。,“时间管理”的4大法宝,法宝二：关注第二象限的四象限原则,“时间管理”的4大法宝,法宝二：关注第二象限的四象限原则 第一类是“重要且紧迫”的事件，例如：处理危机、完成有期限压力的工作等；第二类是“重要但不紧迫”的事件，例如：思考改进工作流程、防患于未然的改善、建立人际关系网络、发展新机会、长期工作规划、有目的有计划的学习等；,“时间管理”的4大法宝,法宝二：关注第二象限的四象限原则 第三类是“不重要但紧迫”的事件，例如：不速之客、某些电话、会议、信件；第四类是“不重要且不紧迫”的事件，更直接的来说是“浪费时间

9、”的事件，例如：阅读令人上瘾的无聊小说、收看毫无价值的电视节目等。,“时间管理”的4大法宝,法宝二：关注第二象限的四象限原则 时间管理指出，第三象限的收缩和第四象限的舍弃是众所周知的时间管理方式，但在第一象限与第二象限的处理上，人们却往往不那么明智很多人更关注于第一象限的事件，这将会使人长期处于高压力的工作状态下，经常忙于收拾残局和处理危机，这很容易使人精疲力竭，长此以往既不利于个人也不利工作。,浪费时间的错误的决定方式,一般人大部分是以 1342 处理事情时间观念稍为好的次序是1324,既重要又急迫 不重要但急迫 不重要又不急迫 很重要但不那么急,既重要又急迫 不重要但急迫 很重要但不那么急

10、 不重要又不急迫,时间管理下的正确决定方式,成功者会抓第象限提早完成，时间管理优先顺序：1234,第1优先是重要且紧急的事第2优先是重要但较不紧急的事第3优先较不重要但却紧急的事第4优先较不重要且并不紧急的例行工作,真正能作好时间管理的模式,“时间管理”的4大法宝,法宝三：赶跑时间第一大盗的韵律原则 专业的统计数据指出：“人们一般每8分钟会收到1次打扰，每小时大约7次，或者说每天5060次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天大约4小时，也就是约50%。其中80%（约3小时）的打扰是没有意义或者极少有价值的。同时人被打扰后重拾原来的思路平均需要3分钟，总共每天大约就是2.5小时。”根据以上的统计

11、数据，可以发现，每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时间的68.7%。,“时间管理”的4大法宝,法宝三：赶跑时间第一大盗的韵律原则 时间管理法则“韵律原则”，它包括两个方面的内容：一是保持自己的韵律，具体的方法包括：对于无意义的打扰电话要学会礼貌地挂断，要多用打扰性不强的沟通方式（如e-mail），要适当地与上司沟通减少来自上司地打扰等；二是要与别人的韵律相协调，具体的方法包括：不要唐突地拜访对方，了解对方的行为习惯等。,“时间管理”的4大法宝,法宝四：执着于流程优化的精简原则“崔西定律”是指：“任何工作的困难度与 其执行步骤的数目平方成正比：例如完成一件工作

12、有3个执行步骤，则此工作的困难度是9，而完成另一工作有5个执行步骤，则此工作的困难度是25，所以必须要简化工作流程。”,如何进行有效的时间管理,1.“今年是你生命中的最后一年”法 你打算如何去度过？,如何进行有效的时间管理,2.时间价值分析法 时间价值表：,如何进行有效的时间管理,2.时间价值分析法 你的时间价值分析,如何进行有效的时间管理,3.成功=价值速度2（S=VC2）E=MC2（能量=质量速度2）；做最有价值的事（提升你做事的价值）；在单位时间内做最多的事（提升你做事的效率和速度）。,如何进行有效的时间管理,4.ABC分类法,如何进行有效的时间管理,5.生理节奏法 a)注意研究你精力最

13、充沛、脑子最清楚的时段，在此时段做最有价值的事；b)注意研究你注意力集中的时间有多长，在此时间内解决问题；c)该休息的时候一定要休息，在你感到疲倦之前就休息，这样你每天清醒的时间，就多增加了1小时。,如何进行有效的时间管理,6.杜拉克时间管理法 现代管理之父杜拉克认为，有效的管理者不是从他们的任务开始，而是从他们时间开始。记录时间；分析时间；管理时间。,如何进行有效的时间管理,7.柯维时间管理法 以原则为重心，配合个人对使命的认知，兼顾重要性与急迫性，强调产品与产能的齐头并进；有效个人管理的六个标准（1）：一致：使命与价值观、角色与目标、重点与计划、欲望与 自制等应合谐一致；平衡：人应在事业、

14、财富、生活、奉献等方面平行发展；,如何进行有效的时间管理,7.柯维时间管理法 有效个人管理的六个标准（2）：有重心：以一周为单位订计划，每天应各有不同的优先目标，但要相互呼应，最有价值的事先做；重人性：个人管理的目的在人而不在事；有弹性：应可因个人作用和需求的变化而调整；携带方便：管理工具应便于携带，随时记录与调整。,如何进行有效的时间管理,7.柯维时间管理法 有效个人管理的四个步骤 确定角色：确定你认为重要的角色；选择目标：分别为每个角色确定未来一周要达成的目标；安排进度：为这些目标确定完成时间；逐日调整：每日清晨依据行事历，安排一天做事的顺序。,如何进行有效的时间管理,8.艾维利时间管理法

15、 a)写下你明天要做的6件最重要的事；b)用数字标明每件事的重要性次序；c)明天早上第一件事是做第一项，直至完成或达到要求；d)然后再开始完成第二项、第三项；e)每天都要这样做，养成习惯；,如何进行有效的时间管理,9.20/80时间管理法 a)20/80定律是由意大利经济学家巴莱多发明的，因此，也叫巴莱多定律；b)用80%的时间和精力照顾好能给你带来80%的销售额的20%的优质客户；c)用80%的时间和精力学习能给你产生80%的效果的,20%的最基本的理论和方法（成功者已证明的）；d)最20/80定律从你要做的一大堆事中选出最重要的事优先做。,如何进行有效的时间管理,10.日程表时间管理法 a

16、)“我要得到什么样的结果？”b)“这件事是否可以不干？”c)“这件事是否可以交给别人去干？”d)“是否还有更好的方法？”,如何进行有效的时间管理,11.善用省时工具 电话 移动电话 E-mail 网址 传真 交通系统 电脑 手提电脑 PDA 语音系统,十大时间节约,1.有用的东西定位放置;,2.带着建议开会带着任务离开;,3.每个电话都当做一个国际长途;,4.把自己的计划当成老板的计划;,5.当天的事情当天完成;,十大时间节约,6.丢弃无用的东西要快狠;,7.事后处理不如事前预防;,8.通过别人把自己的事情做好;,9.万事以最小的投入达到效果;,10.采取积极的人生观。,不能管理时间便什么都不能管理,THANK YOU！,