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1、行政机关公文格式,万源市人民政府办公室 二一一年四月,第一节 公文概述,一、什么是公文 公文（包括电报）是党政机关、人民团体、企事业单位在公务活动中使用的，具有法定效力和规范体式的文字书面材料。它是各机关单位依法行政和进行公务活动的重要工具。,二、公文的种类（一）按行文关系分类按行文关系分，可将公文分为上行文、下行文、平行文三类。1上行文。指下级机关对上级主管机关的行文，如请示、报告等。2下行文。即自上而下的行文，指机关单位对其下属单位的发文。如批复、通知、决定、意见等。3平行文。指平行机关或不相隶属机关（即没有领导或业务指导关系的机关）之间的行文，如函。,（二）按文件作用分类根据文件所起的作
2、用不同，还可以分为规范性文件、指挥性文件、报请性文件、公布性文件、记录性文件等。1规范性文件，如党务公文中的条例、规定。2指挥性文件，如命令、指示、决定等。3报请性文件，如请示、报告、议案等。4记录性文件，如会议纪要。,（三）按制发机关分类根据公文制发机关的性质和使用范围，可分为党务公文、行政公文和军用公文。根据中共中央办公厅1996年颁发的中国共产党机关公文处理条例，党务公文有14种；根据国务院办公厅2000年颁发国家行政机关公文处理办法，行政公文有13种；根据中央军委办公厅2006年颁发的中国人民解放军机关公文处理条例，军用公文有12种。,三、行政公文文种介绍（一）命令（令）。国家机关公布
3、性文种的一种，适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。如中华人民共和国主席令、国务院关于在我国统一实行法定计量单位的命令。（二）决定。下行文的一种，适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。如国务院关于体制改革的决定。（三）公告。公布性文种，适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。如浙江省人民政府关于打击走私活动的公告。,（四）通告。公布性文种，适用于在一定范围内公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。如北京市人民政府关于查处违法建设的通告。（五）通知。下行文，用途广泛。可用于批转下级机关的公文，转
4、发上级机关和不相隶属机关的公文，也可用于传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等。如贵州省人民政府关于加强水土保持工作的通知。（六）通报。下行文，适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。如大庆市人民政府办公室关于2005年度全市政府系统公文检查情况的通报。,（七）议案。平行文，专用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。如国务院关于提请审议兴建长江三峡工程的议案。（八）报告。上行文，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。如县财政局关于2006年上半年工作情况的报告。（九）请示。上行文，适用于向上级机关请
5、求指示、批准，一文一事。如区人民政府关于申请改建扩建海洋博物馆的请示。,（十）批复。下行文，适用于答复下级机关请示事项。它是根据下级机关的请示而制发的。如县物价局关于小区普通住宅商品房价格的批复。（十一）意见。既可以是上行文，也可以作为下行文发文，适用于对重要问题提出见解和处理办法。上行文具有参谋性质；出自上级机关的“意见”，虽叫“意见”，但具有指挥性质。如县人民政府关于进一步加强和规范农村集体资产管理的意见。,（十二）函。平行文，适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项时用。如国家税务局写给对外经济贸易部的关于经援项目税收问题的函。（十三）会议纪要。既可作下
6、行文，用于传达会议精神，要求与会单位遵守执行，也可作为上行文，报送给上级单位，向上级反映情况。还可作为平行文，发给平级单位，相互沟通情况用。如全国农村工作会议纪要。,第二节 公文格式概述,一、公文格式的含义公文的格式，主要是指公文构成要素的书面表现形式，即文面格式。公文格式在文面上的排列有严格规定。因此，公文格式具有很强的规范性，确保公文的严肃性、权威性。这些规范性主要包括对文面的规格尺寸、文面的区域划分、公文的各构成要素的排列次序与编排式样、文字符号的形体及尺寸等等。在公文撰写和印制过程中，公文格式的各个组成部分的标注编排均要遵循一定的规范性要求。同时，在工作中要注意对公文格式进行保密。,二
7、、制作公文的相关准备工作,（一）编辑软件 目前常用的文件编辑软件主要有二大系列：1Microsoft Office系列：Word2000 Word97 2WPS Office系列：WPS2003 WPS2010（二）公文字体 行政公文中，汉字使用方正字库当中相应的字体，英文、阿拉伯数字使用Times New Roman字体。,（四）公文用纸幅面及版面尺寸,基本数值A4型纸幅面：210mm297mm版心尺寸：156mm225mm天头(上白边)：距版心 37mm地脚(下白边)：距版心 35mm订口(左白边)：距版心 28mm翻口(右白边)：距版心 26mm,（三）页码设置用4号半角阿拉伯数字标识，
8、置于版心下边缘之下1行，数字左右各空1字符后再放置一条4号“一字线”。空白页不标识页码。,公文用纸幅面幅面尺寸：210mm297mm版心尺寸：156mm225mm（注：版心内不含页码）,公文版面尺寸天头(上白边)：距版心37mm地脚(下白边)：距版心35mm订口(左白边)：距版心28mm翻口(右白边)：距版心26mm,四、公文格式的内容中华人民共和国国家标准国家行政机关公文格式（GB/T 97041999）将组成公文的各个要素划分为眉首、主体、版记三个部分。（一）眉首。置于公文首页红色反线（含反线）以上的各要素统称眉首;（二）主体。置于红色反线至主题词（不含主题词）之间的各要素统称主体;（三）
9、版记。置于主题词以下的各要素统称版记。,第三节 公文的眉首,公文的眉首部分又称文头或版头，主要标识公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。从文面来看，公文首页上的红线叫作“反线”，一般又称“武线”，反线以上部分的内容，就是眉首部分。,一、公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如果需要标识公文份数序号，就用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第 1 行。说明：编制份数序号用阿拉伯数码，对编几位未作硬性规定。一般来说，应根据公文的份数来决定编几位，但是至少应该不少于两位，即“1”编为“01”，如果单编“1”，会使人不知其意，以为是误
10、印上去的。同时，除电报之外，凡是机密等级以上的公文都要编上公文份数序号。,二、秘密等级和保密期限（一）秘密等级按照有无保密要求的不同，可将公文分为无保密要求的普通文件和有保密要求的保密文件两类。涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及其密级具体范围的规定分别标明“绝密”、“机密”和“秘密”。说明：公文如需标识秘密等级，用3号方正黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字;如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号方正黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。,（二）保密期限保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。如果公文制发机关能够知道保密期限，可按照国家保密局的
11、要求在密级程度后标注保密期限，在秘密等级和保密期限间用“”隔开。具体标识方法，例如：绝密3个月，意味着该公文属于绝密等级，保密的期限为3个月，过期即可解密。,三、紧急程度紧急程度是对公文送达时限的要求。公文按照紧急程度的不同，可分为紧急公文和普通公文。紧急文件又可分为“特急”和“急件”两种。说明：紧急程度的标识位置居于版心右上角顶格第l行。如需同时标识秘密等级、保密期限与紧急程度时，秘密等级和保密期限之间用“”隔开标识在版心右上角第1行，紧急程度标识在版心右上角第2行。凡“电报”都应按规定在指定的位置，分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”四种紧急程度。注意：以上所介绍的公文份数序号、
12、秘密等级、紧急程度的标识方法不适用信函式的公文。,四、发文机关标识发文机关标识除明电外，均用红色标识，即人们通常所称的“红头”，又称公文版头。发文机关标识由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，如“万源市人民政府文件”。对于“文件”形式的发文机关标识，有三种情况要注意：第一，上行文与下行文、平行文的标识位置不同。凡是上报的公文（即上行文），为了方便上级机关领导批示，规定发文机关标识距上页边距离为117mm;而用于平行文或下行文的公文，其发文机关标识距上页边距离为62 mm。,武文线,文武线不编页码,第二，两个及两个以上单位联合行文时，主办机关排列在前，“文件”两字居于发文机关名称右侧，上
13、下居中。第三，不管联合行文的单位有多少，第一页必须标注发文字号、标题、主送机关以及最少一行正文的位置。,五、发文字号发文字号简称文号，是发文机关同一年度公文排列的顺序号，由发文机关代字、年份、发文序号组成，用3号方正仿宋字。发文字号尽量以简化为好。如：万府发201112号 其中：“万府发”指发文机关代字，“2011”指年份，“12号”指发文序号。注意：年份应用六角符号“”，不能用中括号“”、小括号“（）”等代替。如果是联合行文，只标主办机关的发文字号。发文字号的位置一般置于发文标识下空两行的地方，根据不同公文的特点，有居左“请示”、“报告”，居中“通知”、“意见”，居右“函”、“批复”、“议案
14、”等三种特点。,六、签发人上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，用3号方正仿宋字；签发人姓名居右空l字，用3号方正仿宋字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号方正楷体字标识签发人姓名。如果联合上报的公文有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人从第2行起在与主办单位签发人姓名对齐处按发文机关顺序依次顺排，同时，使发文字号与最后一个签发人姓名同处一行，并下移红色反线，使红色反线与发文字号继续保持为4mm。注意：一是签发人一定要标识机关主要领导的名字；二是党务公文中的发文字号和签发人用4号字，字体不变。,第四节 公文的主体,公文的主体部分又称行文部分，主要
15、标识公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、发文机关印章、附注等要素。从文面来看，主体部分在红色反线以下，主题词（不含主题词）以上。,一、公文标题完整的公文标题一般由发文机关名称、事由和公文种类组成，用2号方正小标宋。它们又称为公文标题的三要素。另外，通过介词结构“关于的”将发文机关名称、事由和公文种类这三要素连接起来成为一个句子。例如：国务院办公厅关于成立国家信息化工作领导小组的通知 注意：单一机关行文的必须标识发文机关名称，有利于文件的权威、严肃，也有利于宣传自己。,公文标题中除引用的法规、规章或批转、转发的文件标题名称加书名号之外，不使用标点符号。例如：国家税务总局关于印发钻石交易增值
16、税征收管理办法的通知转发上级机关的公文，不能引用上级机关公文的发文字号代替标题内容，如其标题过长，可以根据主要事由自拟标题。例如：万源市人民政府办公室转发四川省财政厅关于开展2010年政策性农业保险工作的通知,联合发文，发文机关比较多，应该遵行主办机关排列在前的基本规定，如果发文机关过多导致不便于排版，可舍弃发文机关（发文机关标识有发文机关）。公文标题排列要讲究形式美，标题上要距离反线两行的宽度，下要距离主送机关一行的宽度，称之为“亮行”。此时，要保持标题的重心。注意：公文标题要做到排列对称、美观，并且在回行时不能把有完整词意的词拆开。,二、主送机关主送机关指公文主要受理机关，是负有公文处理责
17、任的受文机关，专指性要强，同时要逐级行文。公文一般应当标明主送机关。书写时在标题下面空1行，左侧顶格，使用主送机关全称或规范化简称、同类型机关的统称，用3号方正仿宋字。某些不具特指性，而具有广泛的公告性、知照性公文，如“公告”、“通告”，也可不写主送机关。,注意：1主送机关较多时，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。这种情况我们很少遇到，但也应该掌握，预防万一。2公文特别是上行公文一般不要主送或分送领导个人，要直接主送给单位，由该单位办公室统一按规定处理运行，避免领导之间
18、决策冲突，实际工作中不便于操作，同时也有利于事后查找。,三、正文 正文位于主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格，用3号方正仿宋字。数字、年份不能回行。一般每面排22行，每行排28个字。正文提出要符合国家法律、法规及其他有关规定;文字表述准确;人名、地名、数字、引文准确;结构层次序数规范;使用法定计量单位;简称规范;正确使用阿拉伯数字等（用Times New Roman字体）。在一份比较复杂的公文中，正文一般包括开头、主体、结尾三个部分。注意：正文层次序数标识如下 一、用3号方正黑体字（一）用3号方正楷体字 1 用3号方正仿宋字并加粗（1）用3号方正仿宋字再下面就可以用首先、其次，第一
19、、第二，一是、二是等。,四、附件附件就是附在正文之后，对公文内容起说明和补充作用的文字材料，主要包括随文下发、报送的相关文件，随文颁发的规章、制度，以及有关的报表、统计数字、人员名单等等。公文的附件是正文内容的组成部分，与公文一样具有同等效力。公文如有附件，应当注明附件顺序（阿拉伯数字）和名称。具体方法是在正文下1行左空2字标识“附件”，后标全角冒号和名称（名称不加书名号），附件名称后不加句号、分号等标点符号。注意：附件一般应与公文正文一起装订，位于附注和主题词之间，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”字样，有序号时标识序号，如“附件1”、“附件2”、“附件3”等，附件序号和名称前后标识应一致
20、。如附件过多，导致无法于正文一起装订，可另行装订并标识清楚。,附件：2009年农民工用工企业在岗培训任务分配表附件：1万源市2010年农民工技能培训任务分配表 2万源市2010年农民工技能培训项目整合表注意：党务公文中只标识“附”。,五、成文日期公文的成文日期以机关负责人签发的日期为准。联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。经会议批准的公文以会议通过日期为准。电报以发出日期为准。成文日期需要完整写出年、月、日，而且必须用汉字书写，其中“零”写作“”。位置以印章而定。注意：党务公文中成文日期使用阿拉伯数字标识。小窍门：2011年4月7日1使用智能ABC输入法的，可输入 i2011n4y7r
21、 得到 二一一年四月七日 i2011ns1ys5r 得到 二一一年十一月十五日2使用QQ拼音、搜狗拼音输入法的，可输入 yq 得到；sjx 得到,六、发文机关印章公文除了会议纪要和以电报形式发出的（加盖发报专用章）以外，其它公文一律加盖印章。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，采用“下套”方式，盖印的位置一般以端正、居中、下压成文时间（此时右空4字）为标准，具体要求是“上不压正文，下骑年盖月”。注意：当印章所在页码无正文的时候，应采用调整正文行距、字距等措施加以解决，务使有至少1行的正文与印章同处一页，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。,联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发
22、的公文，发文机关都应加盖印章。联合下行文、平行文时，若需加盖两个机关印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期，但两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm;若需加盖3个以上印章时，要将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列相应位置，并使印章加盖或套印在其上，主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章，均都居中排布，印章之间互不相交或相切，在最后一排印章的下1行右空2字标识成文时间。,二二年九月七日,七、附注 附注一般是对公文的发放范围、联系方式、使用时需注意的事项加以说明，如上行文的“联系人”、“联系电话”，下行
23、文的“此件发至县团级”、“此件可见报”等。附注不是对公文的内容作出解释或注释，因此对公文的注释或解释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方式解决，不能把公文中需要解释的事项用附注来表示。公文如有附注，用3号方正仿宋字，居左空2字加圆括号标识在成文日期的下一行。,第五节 公文的版记,公文的版记部分又称文尾部分，主要标识主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等要素，按规定位于偶数页。从文面来看，版记中的各要素之间均应加上一条反线，宽度同版心。,一、主题词主题词是用规范的词或词组来标引公文的主要内容，是进行文献标引、存储、检索等工作的工具，位于附注之下，抄送机关之上，“主题词”用3号方正黑体字，主
24、题词内容用3号方正小标宋字。一般排列次序为：第一个词表示公文内容的类别词；中间用表示公文关键内容的类属词，提示公文最关键的内容；最后一个词用表示公文的种类（文种）。一份公文的主题词一般为3至5个词，最多不超过6个词、不少于2个词。每个主题词一般为2字，最多不超过4字。当词表中找不出准确反映主题内容的类属词时，可以在类别词中选择适当的词标识，同时也能够将准确反映文件内容的词标识在类属词的后面，并在该词的后面加“”以便区别。,二、抄送机关抄送机关是指除了主送机关之外需要协办或者了解、掌握公文事项的其他机关。公文如有抄送，在主题词下一行，左空1字用3号方正仿宋字标识，后标全角冒号。抄送机关和主送机关
25、一样，应当使用全称或者规范化简称、统称。同一性质、层级的抄送机关用顿号隔开;不同性质、层次的抄送机关间用逗号隔开，在最后一个抄送机关后标句号。,抄送机关按上级机关、平级机关、下级机关次序排列；机关之间一般按照党、人大、政府、政协、纪委、法院、检察院、部队、人民团体、民主党派等次序排列。市级部门的要按市政府机构组成的顺序排列；乡镇按先镇后乡和片区顺序进行排列;市级部门与乡镇同时存在的，要先市级部门后乡镇的顺序排列。注意：公文不抄送领导个人和机关内部科室或站所。,三、印发机关和印发时间印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置，用3号方正仿宋字。印发机关左空1字，印发时
26、间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。可在印发机关和印发时间下面标识印发份数。注意：党务公文中抄送机关、印发机关和印发时间用4号字，字体不变。,第六节 常用公文格式比较,一、请示与报告请示是下级向上级机关请求指示、批准事项、解决问题，报告是下级向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。两者均属上行文，具有以下共同点：一是发文机关标识下移（距上页边距117mm）；二是签发人不可少；三是主送机关唯一性；四是印章单一性；五是联系人及联系电话不可漏。不同点：一是请示必须一文一事，且上级机关要进行批复；二是报告只是让上级机关阅知，不一定批复。,二、请示与请求批准函,商洽函函 询答函 请批函 请求批准函（相当于请示）审批函（相当于批复）要正确认识行文制度，由人治向法治、单纯管理向重管理重服务、以文为本向以人为本转变，实现行政管理提效增速。,请批评指正！谢谢大家！,
