《行政公文处理办法.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《行政公文处理办法.doc（16页珍藏版）》请在三一办公上搜索。
1、沧州分公司企业标准行政公文处理办法QG/SHCZ 04.303-2009(A/0)1 目的 为使沧州分公司、沧州资产分公司的行政公文处理工作规范化、制度化、科学化，依据中国石油化工集团公司公文处理办法（中国石化2001办字39号），制定本标准。2 范围本标准规定了沧州分公司、沧州资产分公司行政公文的种类、格式、行文规则、发文办理、收文办理、公文归档、电子公文传输等要求。本标准适用于沧州分公司、沧州资产分公司各单位行政公文的管理。3 术语、缩略语和定义3.1 行政公文 沧州分公司和沧州资产分公司的行政公文，是沧州分公司和沧州资产分公司在生产经营建设和管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,
2、是传达贯彻党和国家的方针政策和中国石化集团公司（简称集团公司）、中国石油化工股份有限公司（简称股份公司）、中国石化集团资产经营管理有限公司（简称资产公司）的有关指示精神，发布规章制度，施行管理措施，请示和答复问题，指导部署工作，反映和报告情况，总结和交流经验的重要工具。3.2 公文处理3.2.1 公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。3.2.2 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。3.2.3 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保国家秘密和企业商业秘密、工作秘密的安全。 4 职责和权限4.1 办公室是本
3、标准的归口管理部门，主管本机关并指导全厂的行政公文处理工作，并按照绩效考核办法进行监督、检查和考核。4.2 企业管理部是本标准的分管部门，负责各项管理制度红头文件的审核、会签工作。4.3 各部（处）室、各基层单位是本标准的执行单位，应高度重视公文处理工作，模范遵守本办法。4.4 信息中心保证“办公综合业务处理系统”通畅、安全运行的技术支持，负责做好系统的安全运行维护工作，为电子公文的正常传输提供保证。4.5 各部（处）室、各基层单位应指定一人兼任“办公综合业务处理系统联络员”，负责本单位、本部门的电子公文的管理工作。5 管理内容与控制要求5.1 公文种类5.1.1 命令（令）5.1.1.1 适
4、用于宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。5.1.2 决定5.1.2.1适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。5.1.3 通告5.1.3.1 适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。5.1.4 通知5.1.4.1适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文；印发生产经营计划；发布有关规章；传达要求各单位办理和需要周知或者执行的事项；任免和聘用干部。5.1.5 通报。5.1.5.1 适用于表彰先进,批评错误,传达上级重要精神。主要有表扬性通报、批评性通报和情况通报5.1.6 报告5.1.6.1适用于向上级机关汇报工作,反映情况,
5、答复上级机关的询问。5.1.7 请示5.1.7.1适用于向上级机关请求指示、批准。5.1.8 批复5.1.8.1适用于答复下级部门的请示事项。5.1.9 意见5.1.9.1 适用于对重要问题提出见解和处理办法。5.1.10 函5.1.10.1 适用于不相隶属单位之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。5.1.11 会议纪要5.1.11.1 适用于记载、传达会议情况和议定事项。5.2 公文格式5.2.1 行政公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组
6、成。5.2.2 文件眉首一般是指首页横线以上，包括发文机关、发文字号、秘密等级、缓急程度、签发人等内容，文件名称和横线用红色印刷，称文件红头。沧州分公司、沧州资产分公司文件的眉首占首页的三分之一。5.2.3 涉及国家秘密和企业商业秘密、工作秘密的公文，应当标明密级和保密期限。其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。例如：（1）机 密 （2）机密一年5.2.4 紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件
7、”。紧急程度用3号黑体字顶格标注在版心右上角第1行，需要同时标注秘密等级的，紧急程度顶格标注在版心右上角第2行。5.2.5 发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称;联合行文,主办机关排列在前。党政联合行文，用党委红头。沧州分公司、沧州资产分公司联合行文，用联合红头，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。5.2.6 发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文,只标明主办机关发文字号。发文字号一般置于发文机关标识的下面，横线中央上面。年份应标全称，用六角括号括入。序号不编虚号（即1不编为001），不加“第”字。沧州资产分公司文件字号为“沧资分公司200号”。前“”为资产分公司
8、机关部门代字，如财务处为“财”。沧州分公司文件字号为“沧分公司200号”，前“”为分公司机关部门代字，如计划部为“计”，企管部为“企管”。发文字号用3号仿宋体居中排列，下距红色反线4mm。5.2.7 上行文应当注明签发人、会签人姓名。平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名自第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，其中,“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。5.2.8 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标
9、明公文种类,一般应当标明发文机关。用2号方正大标宋体居中排布。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。红头文件的标题可以省去发文机关的名称。5.2.9 主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。5.2.10 公文正文在主送机关下一行，采用3号仿宋体。每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。5.2.11 公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体
10、字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。5.2.12 公文除“会议纪要”以外,应当加盖印章。联合上报的公文,由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心
11、线压在成文时间上。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间；当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。5.2.13 成文日期一般以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准，会议形成重要决议的成文日期以会议决定日期为准。
12、5.2.14 公文如有附注(需要说明的其他事项), 用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。5.2.15 公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。主题词要从中国石油化工集团公司公文主题词表中选用，最多不能超过5个，排列次序是先标类别词，再标类属词，最后标注文种。主题词位于末页下部、抄送栏上面。“主题词”用3号黑体字居左顶格标识，后标全角冒号，词目采用3号宋体，词目之间空1字。5.2.16 抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。上级单位、平级单位和不相隶属单位统一用抄送，下级单位用发送。抄送位于主题词下一行；左空1字
13、用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。5.2.17 印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文送印的日期为准，用阿拉伯数码标识。5.2.18 主题词、抄送、发文机关等要素之下应加一条反线，宽度同版心。5.2.19 公文中各组成部分的其他标识规则,参照国家行政机关公文格式和中国石油化工集团公司公文处理办法有关规定执行。5.2.20 纸介质公文一律采用双面印刷，公文用纸采用国际标准A4型(210m
14、m297mm),左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。电子公文格式与纸介质公文格式相同。5.3 行文规则5.3.1 行文应当确有必要,注重效用5.3.2 沧州分公司、沧州资产分公司各部门行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。5.3.3 沧州分公司、沧州资产分公司除向集团公司、股份公司直接报送请示和报告外，还可向地方政府报送请示和报告。向平级机关或不相隶属机关商洽工作、询问和答复问题、请求审批事项均以函的形式行文。沧州分公司、沧州资产分公司各部门除办公室外不得对外正式行文。5.3.4 向上级机关行文，应当主送一个上级机关；如需其他相关的上级机关阅知，可用
15、抄送形式。“请示”应当一文一事; “报告”不得夹带请示事项。除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“报告”。5.3.5 各单位上报集团公司、股份公司的材料，请示送2份、报告送5份、简报送5份。一般直接报集团公司办公厅、股份公司总裁办，由办公厅或总裁办秘书处负责分送，不得直接报送领导者个人。5.3.6 属于部门职权范围内的事务,经主管领导审批后，可以沧州分公司和沧州资产分公司的名义自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。5.3.7 沧州分公司、沧州资产分公司主送全厂各单位的重要行文，应同时抄送直接上级机关5.4 发文办理5.4.1 发文办理指以本机关
16、名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。5.4.2 草拟公文应当符合以下要求。5.4.2.1 符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及集团公司、股份公司有关规定。5.4.2.2 情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。5.4.2.3 公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。5.4.2.4 拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。5.4.2.5 人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体
17、的年、月、日5.4.2.6 结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。5.4.2.7 应当使用国家法定计量单位。5.4.2.8 文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。5.4.2.9 公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。5.4.3 沧州分公司、沧州资产分公司各职能部门拟制公文,对涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,取得一致意见后方可行文;如有
18、分歧,主办部门的主要负责人应当出面协调,仍不能取得一致时,主办部门可以列明各方理据,提出建设性意见,并与有关部门会签后报请公司领导确定。5.4.4 各职能部门以沧州分公司、沧州资产分公司名义行文，必须严格遵守发文程序，认真填写发文稿纸。一般发文程序为：拟稿人将拟好的文稿交本单位领导审核、签字，需要会签的组织会签后，送办公室秘书审核，重要文件由办公室秘书送办公室主任审核；审核修改后由办公室秘书呈送沧州分公司、沧州资产分公司领导签发。除遇紧急或特殊情况外拟稿单位不得将文稿直接送沧州分公司、沧州资产分公司领导签发。文件签发后，由办公室秘书负责送交打字室进行印刷，打字室负责组织打字、校对、缮印、装订、
19、用印；完毕后，拟稿单位负责分发。5.4.5 办公室对公文审核的重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本办法的规定等。对不符合公文要求的文稿，办公室有权予以修改或退回主办单位重新起草。5.4.6 各职能处室发布各项规章制度，必须通过文件管理系统实现编、审、批、发等程序，行文应遵守以下程序进行：首先拟稿单位将规章制度的初稿送企业管理部，企业管理部按照印发制度的有关格式对初稿进行规范审核，然后填写发文稿纸，办公室进行审核，由沧州分公司、沧州资产分公司领导签发。5.4.7 以沧州分公司、沧州资产分公司名义制发的上行文、下行文或平行文，由主要负责人
20、或者主持工作的负责人签发，属于某一方面工作的公文，经主要负责人同意，可由分管副职签发。5.4.8 公文一经领导签发即具备法定效力，有关人员必须忠实于签发后的文稿，不得擅自改动，确需改动的需经办公室负责人同意，重要改动需经签发领导同意。5.5 收文办理5.5.1 收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办等程序。5.5.2 上级来文后，由机要室对文件进行详细登记，然后送交办公室主任填写拟办意见，机要室根据拟办意见呈送有关领导和部门传阅。有关领导和部门收文后，一般文件停留一天，特殊情况下可延长一天，阅后即刻送回机要室。5.5.3 需要办理的上级公文，承办部门应按照要求认
21、真办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。对由几个部门共同处理的公文，办公室领导可根据沧州分公司、沧州资产分公司领导意见指定主办单位。承办部门办结后，要将情况及时反馈办公室。5.5.4 送负责人批示或者交有关部门办理的公文,由办公室负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。5.5.5 各部门参加上级重要会议，应将带回的会议文件和资料送交机要室登记存查，以便送有关领导、部门传阅，保证会议精神的贯彻落实。5.6 电子公文5.6.1 凡是安装了“办公综合业务处理系统”终端用户的人员，每天上午、下午上班时，必须在第一时间打开微机，接收并
22、处理电子公文。5.6.2 各处室、各基层单位领导离开办公室外出时间超过半天时，向本单位、本部门“办公综合业务处理系统联络员”告知。5.6.3 收文办理5.6.3.1 收文办理包括网上来文签收、登记、拟办、批办、传阅、催办等操作流程。5.6.3.2 集团公司、股份公司、资产公司从网上发至沧州分公司、沧州资产分公司的电子公文，设一个接口，统一由办公室机要员微机进行签收、登记，并按来文机关标识，分别点击发往党办、办公室主任“拟办”。5.6.3.3 经过“拟办”流程后的电子公文，返回到机要员微机，机要员应及时按“拟办意见”点击发送给有关领导微机，请领导进行批示、传阅。5.6.3.4 经“领导批示”或“
23、传阅”流程后返回的电子公文，机要员应按“批示”及时点击发送给有关单位、部门领导微机。5.6.3.5 各单位、部门领导根据公文办理的需要及时办理。5.6.3.6 阅办完毕后的电子公文，应及时在微机上点击返回给原发送此件的文件管理员进行归档。5.6.3.7 因领导外出，不能及时按流程办理电子公文时，文件管理员应及时报告机要员进行流程调整。防止在电子公文阅办中出现滞留现象。5.6.3.8 各单位、各部门收到电子公文后，应及时阅办，因故不能及时阅办的，应及时向“拟办”此件的办公室反馈情况。5.6.3.9 办公室机要员应根据文件办理时限，及时向有关文件的阅办单位、部门发出电子公文催办单。做到紧急公文跟踪
24、催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。5.6.3.10 需要阅知非本单位或非本部门承办的电子公文时，根据电子公文发文机关标识，分别向党办、办公室主任请示，经批准同意后，由办公室机要员在网络系统上传送，并限定时间进行注销。5.6.3.11 需要下载或打印承办的电子公文，由各部室、各基层单位自行下载或打印。5.6.4 发文办理5.6.4.1 发文办理指以沧州分公司、沧州资产分公司名义或以沧州分公司、沧州资产分公司所属部室名义在网上制发公文的过程。发文步骤包括：部门拟稿、部门审核、部门会签、秘书核稿、办公室主任审核、领导会签、领导签发、电子文印、电子分发等操作流程。5.6.4.2 拟稿人首先必须
25、认真逐项填写“发文拟稿单”，以便发文按流程正常运转。5.6.4.3 拟稿人必须用“办公综合业务处理系统”兼容的字体处理软件或制表软件（Word和Excel），进行文本或图表制作。5.6.4.4 发文稿制作完成后，由拟稿人按发文系统操作要求拷贝到本单位或部门发文用的终端文件子目录中，开始进行网上发文流程运转。5.6.4.5 发文稿在点击发送给办公室秘书进行“核稿”前的所有流程，由拟稿人负责跟踪和承办。5.6.4.5 单位、部门内部操作流程运行完毕后的发文稿，由拟稿人根据发文机关标识，点击发送给办公室秘书进行“核稿”。发文稿经秘书“核稿”后至“领导签发”前的运转流程由秘书人员负责跟踪与承办。5.6
26、.4.6 领导签发后的发文稿，返回到“秘书核稿”，由秘书按发文格式进行规范，添加相应的公文文头、发文字号、电子印章等。上报文件由机要室统一发送，下发文件由拟稿单位进行网上分发。5.6.4.7 重要的电子发文，主办部门的经办人员应负责印制2份纸质副本，盖章后交档案部门存档备查。5.6.5 保密管理5.6.5.1 严格执行保密法、关于国家秘密载体保密管理的规定和公文处理保密管理制度，按照“涉密不上网，上网不涉密”的原则，确保国家秘密安全。5.6.5.2 用于储存、传输和处理国家秘密信息的计算机不得直接或间接与企业信息网或国际互联网联接。5.6.5.3 存贮国家秘密的磁介质、光盘等秘密载体，禁止在网
27、上使用。5.6.5.4 未经文件制发机关批准，禁止将中共中央、国务院文件和省、市党委、政府文件及其部门的文件在网上转发或传输。5.6.5.5 严格执行中国石化集团公司保护商业秘密暂行规定和沧州分公司保护国家秘密、商业秘密、工作秘密暂行规定，按照“谁主管、谁负责”的原则，确保企业商业秘密安全。5.6.5.6 涉及企业商业秘密的计算机接入企业信息网，必须设置6个字符以上的密钥。传输企业商业秘密事项，应当采取加密措施。5.6.5.7 禁止将企业商业秘密事项输入国际互联网。5.6.5.8 销毁涉密的磁介质、光盘等秘密载体，应当采用物理或化学的方法彻底销毁。5.6.5.9 禁止将涉密载体作为废品出售。5
28、.6.6 网络系统管理5.6.6.1 沧州分公司各部室、各基层单位因工作需要安装“办公综合业务处理系统”终端用户，由本单位主要领导批准后，办公室提出书面申请，经批准同意后，送交信息中心备案，由信息中心负责安装。5.6.6.2 对于已经安装了“办公综合业务处理系统”的终端用户，应按照本暂行规定使用和管理“办公综合业务处理系统”，未经许可不得随意修改、删除或变动“办公综合业务处理系统”的程序和有关配置参数。5.6.6.3 “办公综合业务处理系统”的用户在使用中，如系统出现故障或异常情况，可由本单位系统联络员与信息中心取得联系并得到技术支持和服务。5.6.6.5 各部室、各基层单位在正常使用“办公综
29、合业务处理系统”时，严禁利用本系统发送与“办公综合业务处理系统”无关的电子文件或文档，违者视情节的严重程度给予相应的处罚。5.6.6.6 为保证“办公综合业务处理系统”的安全、稳定运行，各部室、各基层单位应严格遵守有关计算机信息系统安全保密制度的规定，以保证信息的安全。5.7 公文归档5.7.1 公文办理完毕后,应当根据中华人民共和国档案法、沧州分公司保护国家秘密、商业秘密、工作秘密暂行规定、沧州炼油厂、沧州分公司保密工作责任制和其他有关规定,及时整理(立卷)、归档。沧州分公司信息中心档案室负责技术指导。个人不得保存应当归档的公文。5.7.2 归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价
30、值等整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映沧州分公司、沧州资产分公司的主要工作情况,便于保管和利用。5.7.3 归档范围内的公文应当确定保管期限,按照有关规定定期向信息中心档案室进行移交。5.7.4 拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。5.8 公文管理5.8.1 公文由办公室机要室统一收发、用印、归档和销毁。5.8.2上级机关的公文,除机密级以上等级和注明不准复印的以外,经办公室主任批准,可以复印。未经许可，任何单位和个人不得私自复印。5.8.3 在厂报、电视或局域网上公开发布公文,须经办公室主任同意。公开发布的公文,同发文机关正式印发的公文具有同等效
31、力。5.8.4 公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。5.8.5 不具备归档和存查价值的公文,经办公室公室负责人批准后,可以销毁。5.8.6销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。6 相关支持性文件6.1 国家行政机关公文处理办法6.2 中国石油化工集团公司公文处理办法6.3 保密法6.4 关于国家秘密载体保密管理的规定6.5 公文处理保密管理制度6.6 中国石化集团公司保护商业秘密暂行规定6.7 保护国家秘密、商业秘密、工作秘密暂行规定7 形成的文件与记录7.1 沧州分公司、沧州资产分公司外来文件登记表 7.2 沧州分公司、沧州资产分公司发文登记表8 检查和考核8.1 本标准由办公室按照日常工作检查考核细则进行考核。9 附则9.1 本标准解释权归办公室。附加说明：本标准由沧州分公司提出。本标准由办公室负责起草。本标准主要起草人：戚中虎
