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1、XXX关于印发公文处理流程的通知公司所属各部、队现将XXX公文处理流程印发给你们，望遵照执行附件：XXX公文处理流程二O一一年十月八日主题辞：文秘工作 公文 处理流程 通知附件：XXX公文处理流程为进一步规范公文办理程序，提高工作效率，根据国家行政机关公文处理办法等有关规定，结合公司工作实际，以公司研究决定，特制定公司处理流程。一、公文处理原则（一）公文（包括传真）是公司在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。公文处理工作应按照国务院2000年8月24日发布的国家行政机关公文处理办法（国发200023号）执行。（二）公司行政人事部负责具体指导
2、公文处理工作。各部（队）都应指定专门人员管理本单位的公文处理工作。办理公文应实事求是、认真负责，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，努力提高公文处理工作的效率和质量。（三）公文处理必须做到及时、准确、安全。必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定，确保国家秘密安全。行文要少而精、注重效用。（四）进出公司的正式公文由行政人事部统一负责收发、登记、分办、传递、复核、立卷、归档和销毁。二、公文的办理程序公文办理程序分为收文办理和发文办理。（一）收文办理程序收文办理一般包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；1.签收进入公司的所有公文（含传真文件、领导人员信件）由行政人
3、事部机要秘书负责签收，各职能部门外出开会、培训等带回的文件3日内向行政人事部移交，由机要秘书负责签收。2.拆封登记与编号（1）收件对象为领导人员个人的信件，由机要秘书负责分发。（2）收件对象是公司或办公室的信件，由机要秘书负责处理。（3）其他收件一律由机要秘书拆封，按其内容和性质，分别处理。（4）除公司领导直接交办的事项和确需直接报送的敏感绝密事项、重大突发事件以及部分涉外事项外，公司各部（队）不得向公司领导个人直接报送“请示”、“意见”和“报告”。（5）机要秘书在正常工作日每天上、下午上班后、下班前，不低于4次进行OA系统接收文件，对公文随到随拆，拆封后，登记、编号。（6）对需纳入收文办理的
4、，应编号、登记，按规定程序处理。收文登记一般应登记以下内容：收文编号、收文日期、来文单位、原文字号、来文标题、密级、份数3.拟办（1）凡需办理的公文，机要秘书做好收文登记和编号后，当日附上XXX公文处理笺，送行政人事部部长（副部长）拟办。（2）行政人事部部长（副部长）根据文件内容、性质、缓急程度，2日内提出拟办意见；机要秘书根据拟办意见，分别将公文装入有不同标示的文件夹内，呈送阅批。（3）密级公文（含传真）呈送公司领导的，由机要人员负责签收、传递；阅文人应随到随阅。密级公文阅后直接退回行政人事部，不得复印、销毁。4.批办（1）公司领导人员收到文件后，2日内根据行政人事部的拟办意见和文件内容、性
5、质，指定办理单位和传阅范围（2）除特殊情况外，公司领导人员不受理和审批未经行政人事部登记并注明拟办意见的公文。5.承办（1）机要秘书根据领导人员指定的办理单位和传阅范围，当日内传递承办单位。（2）传递公文按先阅办后阅知、先主办后协办的顺序进行。凡属业务性或专项性的公文，领导阅示后送职能部门（承办部门）阅知。需职能部门（或承办科室）及时反馈情况的急件，应在领导传阅的同时，行政人事部复印（内网发送）给职能部门（承办部门）。（3）公文阅毕后，阅文人应在公文处理笺上签署姓名和日期。对呈送的阅批公文，阅文人原则上应当天阅批。对需要职能部门办理的公文，承办人应当在公文处理笺签注公文承办情况（办理结果），以
6、备忘待查，并将办理过程中形成的文字材料一同移交行政人事部保管。（4）除批办人标注“先送”者外，一般应按顺序传递。如遇领导外出，可超顺序传递。传阅件一般在一周内传阅完毕。（5）有关单位应当抓紧办理公文，不得延误、推诿。从行政人事部收到公文之日起计算办文时间。特急件随到随办，当天办结；一般性公文在10日内办结；重要的规划性、政策性和法规性公文视情况适当宽限。6.催办由公文处理管理机构根据和其他有关要求（1）公文催办由机要秘书负责，根据承办时限、公文流转时间对公文承办过程实施的催促检查。（2）凡属请示性的公文，无论是交职能部门办理的还是呈送领导人批示的，都应及时催办。（3）紧急公文跟踪催办，重要公文
7、重点催办，一般公文定期催办。（4）催办一般采用电话催办和书面催办两种形式。对部门拖不办经多次催办无回音的，可以上门催办；对上门催办也解决不了的，可经分管领导批准后督办部门办理。7.查办（1）机要秘书对已处理的文件，要定期进行清理检查，根据有关规定和情况，确定是否办理完毕。（2）确定文件办结应力求准确，不应把正在办理的文件划入办结文件一类，也不宜把已结案的文件长时间放在正在办理类文件中。（3）已办结的文件，在正式立卷前，由机要秘书按一定方法暂存一段时间。（4）机要秘书应对暂存文件作适当整理，要注意文件形成的先后次序和有机联系，保持材料的完整、齐全，并加强暂存文件的管理，以便于查找利用和便于立卷、
8、归档为原则。 8. 立卷、归档与销毁（1）公文办结后，有关部门（科室）应当根据中华人民共和国档案法及其实施办法及时将有关领导批示，能反映公文办理全过程的来文原件、公文底稿、正本、公文处理笺和有关材料退还行政人事部，档案室按要求立卷、归档。（2）公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，以便于保管和利用。（3）公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制机关证明章，视同正式文件妥善保管。（4）没有归档和存查价值的公文，经过鉴定和主管领导批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。9.外来公文
9、处理流程图签收，登记行政人事部部长拟办，分送公司领导阅批行政人事部催办职能部门承办批行政人事部查办立卷、归档、销毁（二）发文办理程序发文办理程序一般包括拟稿、核稿、签发、登记、缮印、校对、用印、分发、立卷、归档和销毁等程序。 1.拟稿（1）凡以公司名义上报和下发的综合性文件由行政人事部负责起草；公司某一方面工作的文件由相应的职能部门负责起草；遇有分工交叉的，由主办职能部门牵头，会同相关职能部门共同起草（2）起草公文要严格遵循上级有关文件精神、公司党政各类会议决议或公司领导的指示，重要文件由部门主要领导亲自动手起草或亲自主持研究，明确提出拟文的主要观点、意见和办法，组织专人拟稿。（3）拟稿人起草
10、文件初稿后，经本部门负责人审核后通过内网报送（电话告知）行政人事员机要秘书送审。报送审稿时，应做到附件齐全，如有附件不全，机要秘书可以拒收，机要秘书签收时间以最后一份附件送达之日起计算。（4）机要秘书收到相关职能部门报送的送审稿，当日附上XXX发文稿纸报行政人事部部长（副部长）核稿。（5）起草公文注意事项符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。情况确实，观点明确，条理清楚，文字精练，标点符号准确，篇幅力求简短。公文种类使用得当，公文格式符合规范。人名、地名、数字、引文准确无误。引用公文应先引标题，后引发文字号。日期应当写具体年、月、日。结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三
11、层为“1”，第四层为“（1）”，第五层为“”。必须使用国家法定计量单位。用词用字准确、规范。文内如使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。除成文时间、部分结构层次序数和惯用语、缩略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其他数字用阿拉伯数字书写。公文使用规范简化字，不使用异体字、不规范简化字和已经简化了的繁体字。2.核稿（1）公文送公司领导审批、签发前，都应当经过行政人事部部长（副部长）的严格审核。（2）行政人事部部长（副部长）收到文件送审搞后，当日内完成送审稿核稿，并签署姓名，交机要秘书进入文件签发流程。（3）核稿时应注意：是否确需行文、以何名义行文、是否符合公文处理程序及要求。
12、是否需要会议进行讨论，是否需要报上级机关等。是否符合党的方针、政策和国家法律、法规；与上级正在执行的政策、规定有无矛盾；提出新的政策、规定、建议，是否经公司研究；是否需要废止或修订现行有关政策、规定等。是否观点正确、符合实际、有的放矢、切实可行；有无界限不清、宽严失度、难以执行、时效不当等。公文格式是否合乎规定，公文名称使用是否恰当，主送单位和抄送单位是否适当，标题、发文机关名称等是否准确。检查文字表达是否准确、通顺、简炼、明了、合乎语法逻辑。标点符号使用是否正确，有无文字错漏等。3.签发（1）以公司名义上报或下发的所有公文，由总经理负责签发。（2）涉及事项属几位领导分管范围内的公文，须经分管
13、领导会签后，报总经理签发。（3）涉及事项属几位领导分管范围，经会议研究同意的公文，经主管领导会签后，报总经理签发。（4）涉及事项属重大事项或者重要的规范性文件，由总经理组织相关领导会议讨论会签后报总经理签发。（5）签发公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和签发时间。其他审批人圈阅，视为同意。（6）拟稿、核稿、审核、签发公文时，如有修改应在原文上圈改，并签署姓名和日期，用笔用墨必须符合存档要求。（7）公文底稿如有多处修改的，应当由拟稿单位清稿后再送审核、签发。（8）公文经签发后，印制前，如确需再作修改，应将修改后的文稿及修改理由重新报送负责签发该文的领导批准。（9）公文会签原则上送达当日签署
14、完毕，如遇其他原因，原则上不超2个工作日。4.复核、编号（1）经总经理签发的文稿由行政人事部复核审批和签发手续是否完备、发送单位是否准确，主、附件是否一致等；如有不符合要求的文稿，应退回有关部门（科室），补办有关手续。（2）行政人事部根据国家行政机关公文处理办法、国务院公文主题词表对文稿进行格式把关。认真确定发文代字。核查拟定的公文文种、标题、主送抄送机关、紧急程度、公开属性、主题词、发文机关、成文时间等格式是否符合规定。（3）符合要求的文稿由行政人事部根据领导签署的意见或文稿的内容，确定是否编号，并办理发文登记、编写发文字号、确定份数后印制。5.缮印、校对（1）文件形成定稿后，由拟稿人负责校
15、对。校稿人应按领导核准签发后的文稿认真仔细地进行校对。非拟稿人进行校对时，若发现原稿有不妥之处，不应随意增删修改，应及时与党政办秘书科联系或请示领导解决。对校对中发现的一般性的笔误，如错字、漏字、标点等，须作必要的修正，并在原稿上注明。（2）公文校对完成后，一般公文应在2个工作日完成印制；急件按要求的时限印制。印制好的公文由行政人事部进行抽查，确保质量。6.用印印制好的公文（含存档文件）由行政人事部负责盖章。7.分发与传递（1）普发性公文，发公司各部门、基层队，由行政人事部负责分发和传递，其中承办部门（拟稿部门）发纸质文件，其他部门和基层队发电子档文件。（2）对外发文由行政人事部根据文件主送和
16、抄送范围负责分发和传递，其中向南桐矿业公司报送文件，由行政人事部文件报送2份，向其他单位报送文件，由相关职能部门直接报送或由行政人事部通过邮局邮寄。（3）未经正式编号的公文，如简报、便函等由各职能部门自行分发和传递。（4）行政人事应及时将发文情况登记入册，供查询、统计和归档。8.公开属于主动公开的公文由行政人事部通过张贴栏等便于公众知晓的方式公开。9.立卷、归档与销毁（1）公文分发后，行政人事部应将正式公文连同公文底稿整理后保存，并按时限移交档案室立卷、归档；会议纪要应同时保存会议签到表、会议汇报材料、会议原始记录。（2）公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐
17、全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，以便于保管和利用。（3）公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制机关证明章，视同正式文件妥善保管。（4）没有归档和存查价值的公文，经过鉴定和主管领导批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。10.内部收发文流程程序图（详见13页）（三）公文办理注意事项1.公文处理的全过程（包括编号、登记、拟办、批办、拟稿、核稿、签发等）必须用钢笔或毛笔书写，不得使用铅笔、圆珠笔。钢笔墨水必须使用蓝黑色或碳素墨水，不得使用红色或纯蓝墨水。书写要求字迹清楚，容易辨认。公文纸内的文字均不得超过装订线。2.为提高公文处理的效率和质量，一
18、切公文必须按收文或发内部收发文流程程序图拟稿部门负责人核稿报送行政人事部呈批事项类印发文件类会议纪要类公司领导阅批职能部门办理立卷、归档机要秘书贴签行政人事部部长核稿公司领导签发编文号，排版校对印刷，装订盖章，发送立卷、归档公司领导签发校对印刷，装订发送排版立卷、归档机要秘书贴签行政人事部部长拟办机要秘书贴签行政人事部部长核稿文的程序运转，不得横向传递，不得越级办理。3.收文处理必须做到准确、及时、保密，不拖拉不积压。4.应熟悉公司领导的职责分工、主管单位，了解各职能部门的职责范围。5.根据文件内容分轻重缓急及时送阅，遇有急件应在送领导阅批的同时，先复印一份送职能部门考虑承办意见。6.组织传阅时，应采取以秘书为中心点的辐射方式，尽量避免传阅对象之间的交叉式传阅。7.如遇领导同志阅办时间过长，应及时提醒。8.及时催办，定期检查文件承办情况。9.文件编号由专人负责，填写文号登记本。10.发送文件要力争快捷，注意时效。
