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1、公文审批签发管理制度第一章 总则第一条 为加强公司公文发文管理，提高发文的准确性，使发文工作程序化、制度化，特制定本管理办法。第二条 本管理办法适用于*公司各部门。第二章 公文发布审批第三条 需经总经理办公会讨论的文件：一、 部门经理、业务主管（经理）的聘任与解聘；二、 年度经营计划及实施方案；三、 公司管理制度；四、 薪酬调整方案；五、 机构变动实施方案；六、 员工处罚或奖励决定；七、 其它决定。第四条 经总经理办公会讨论的文件，由总经理签发。第五条 其它文件由部门草拟，部门经理审核，主管总监签发。第三章 公文格式第六条 公司所发公文，由发文部门、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、
2、主送单位、主题词、抄送单位、印发单位和时间等部分组成。一、 发文部门应当书写全称或规范化简称。联合发文，主办机关应排在前面；二、 秘密公文承办单位应分别标明“绝密”、“机密”“秘密”，一般可用代号（A、B、C）标注，“绝密”、“机密”、公文应标明份数与序号；三、 紧急文件承办单位应当标明紧急程度，并注明办理时限；四、 发文字号应标写准确，联合发文只标明主办机关的发文字号；五、 上报的公文，应当在首面注明签发人姓名；六、 公文标题。应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应标明发文机关，并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般有用标点符号；七、 公文附件应在发文机关、成文时间之前
3、，正文之后注明附件和顺序；八、 成文时间以公司领导签发的时间为准。签发人没写签发日期，承办部门应当请签发人补填签发日期；九、 文件应标注主题词，上报的文件应按照上级机关的要求标注主题词；十、 文字应从左至右横写、横排；十一、 文件的主题词和抄报等标注应写在正文之后（有附件和批件的应在附件和被批件的末页）。第七条 公文用纸一般用A4型纸，左侧装订。第四章 行文程序第八条 所有以公司名义印发的文件，一般由副总、总监审签。涉及公司全局工作的重要文件，由总经理签发。第九条 各部门因业务需要须办理向政府等社会有关部门“请示”、汇报“等文件、材料、议题时，必须经综合管理部审核，总经理审批后办理，不得越级“
4、请示”、“汇报”。第十条 综合管理部、财务部、等以部门名义向外行文的由分管副总审签，内部行文由部门经理审签。第十一条 “请示”应当一文一事，一般只写一个主送部门，如需同时报送其他部门，应用以抄送形式，但不得抄送下级部门。第十二条 公司行文，须由综合管理部统一加挂文号，成文后总经理签发的底稿连同第一稿（复印件）存档。第十三条 公司的文件主要分为以下几类一、*公司文件，编“德企字200号”字号。用于对外行文，请示汇报工作；发布总经理办公会议研究决定的重要事项以及需要公司各部门或全体员工认真执行的重要制度、规定、意见等；二、*公司，编“德发200号”字号。属内部文件。用于内部行文，处理公司日常经营管
5、理中的事务。括号内按文种分别加注“通知”、“决定”、“纪要”、“报告”等。发文字号按部门简称编写，联合行文，一般只标明主办部门的发文字号。各部门简称如下：综合管理部：行政方面“行”；人事方面“人”，财务部“财”，维修站“维”，销售部“销”等。三、用于与有关方面、有关部门的工作联系，或转达不宜用正式文件形式传送的事项等文函，用“*汽贸公司”文头的信笺，编“德函200号”字号，“”为各部门简称。制发便函，可以不编字号，只加盖部门印章即可。第五章 公文办理第十四条 公文的办理分为收文和发文。收发包括传递、签收、登记分发、拟办、批办、催办、立卷、归档、销毁等程序。第十五条 需办理的公文。综合管理部（文
6、秘）应及时提出拟办意见送高级管理人员批示，交有关部门办理，紧急公文应提出办理期限。第十六条 承办部门应抓紧办理批办的工作内容，不得延误、推诿。不属于本部门职权范围的或不适宜由本部门办理的，应当迅速退回综合管理部。承办事项涉及其他部门的，承办部门应及时主动与相关部门协商处理，或向分管副总、总监汇报，请求副总、总监协调办理。第十七条 各部门的文件、材料及以局面形式反映的情况、问题等，通过综合管理部送高级管理人员阅示的，由综合管理部负责查收，传达批示精神。第十八条 高级管理人员批示或交有关部门承办的公文，文秘人员要及时填发催办、查办单负责催办、查办、紧急公务要跟踪催办、查办，重要公务重点催办、查办，
7、一般事物定期查办。第十九条 密级公文需要翻印的，必须经总经理批准后，注明翻印部门和传阅范围后办理。第二十条 传递密级公文，必须采取保密措施，用计算机传递必须有加密装置，绝密公文不得使用计算机传递。第二十一条公文的草拟、修改、签批，必须用符合要求的钢笔、碳素笔，不得使用铅笔、红笔和圆珠笔，也不得在文稿装订线外书写或批字。第六章 公文制定程序第二十二条 文件制发程序一般包括拟搞、审核、签发、编号、校对、盖章、装订、分发、存档等。一、 拟稿。根据发文内容，草拟文稿由相应的部门承担。文稿应符合国家的有关政策法规；新出台的规定，应切实可行；应做到观点明确，条理清楚，文字精练，标点准确。文件中如涉及到其他
8、部门的事务，应事先与有关部门负责人协商和征求意见并会签。二、 审核。文稿的审核，原则上逐级进行。公司文件，由公司领导审核，其他文件，一般由拟稿部门负责人审核；三、 签发。根据文件内容，公司文件由总经理签发，其他文件由主管副总、总监签发；四、 编号。编号和格式是否准确，如发现个别地方明显有误，校对人可作适当调。凡需编号的公司文件，由综合管理部统一登记编号；五、 校对。文件的校对由拟搞人负责。在校对过程中，原则上检查打印的内容整；如对文件内容作较大的变动，应征得审核人的同意；六、 盖章。印章是公文生效的标识，印章上压行文单位，下压成文日期，如由公司领导签署的，签名位置应在行文单位与成文日期之间，领
9、导姓名前，应注明职务名称；七、 装订。文件的装订由综合管理部负责。装订时，一般对齐下边和右边，在左边装订；八、 分发。公司发文，由综合管理部负责；九、 存档。为保证档案的完整，除文函外，凡公司发文均应归档。文件分发前，综合管理部应一式二份存档。第二十三条 起草公文的要求；一、 符合国家的法律、法规和方针政策及有关规定；二、 情况属实，文字精练，观点明确，条理清楚，标点准确，书写工整，篇幅简短；三、 人名、地名、数字要准确。引用公文应先引用标题，后引用文字号。日期应写具体的年月日；四、 结构层次序数；第一层为“一”、第二层为“（一）”、第三层为“1”、第四层为“（1）”；五、 必须使用国家法定计
10、量单位；六、 用词要准确，文内使用简称，必须先写全称并注明简称；七、 公文中的数字，除序号、成文日期、印发日期和词、词组、用语等做词素的数字使用汉字外，应使用阿拉伯数字。第七章 公文缮印第二十四条 文印包括：打印、复印等内容。第二十五条 凡需打印的公文、材料等，须按程序经有关领导签发并注明签发日期后，由综合管理部经理审批后打印。第二十六条 打印文件材料，必须清楚整洁，排版规范。打印完后由拟文部门负责校对。第二十七条 因工作需要复印、传真的文件材料，必须经部门负责人签字审核，按照要求登记复印、传真件的秘密等级、数量事办理；传真还要填写发送传真审批单，注明发送地点等，经综合管理部经理审批后交文印工
11、作人员办理。第二十八条 各部门的文件、材料等不得到外单位组织文印和传真，确因工作需要或特殊原因，须由综合管理部经理审批后安排办理。第二十九条 文印传真结束时，经办人要在文印登记本上签字，综合管理部文印工作人员登记数量。第三十条 文印工作人员一般不办理个人文印、传真业务，特殊情况，须经分管领导批准后办理，并参照内部文印收费标准收费。第三十一条 接收传真后，文印工作人员要填写传真阅办单及时送交综合管理部负责人处理。第三十二条 未经综合管理部审批的文稿不得安排打印和传真。第三十三条 除文印工作人员、文印管理人员和设备维修人员外，其他人员不得以任何理由进入文印操作间。第八章 公文用印第三十四条 公文除会议纪要外，文件都要用印。公文成文后，发文要持文件初稿和领导签发稿，到综合管理部加盖公章。第九章 附则第三十五条 违反本管理办法，按公司违纪员工惩处管理办法有关规定执行。第三十六条 本管理办法由公司综合管理部负责解释并监督执行。第三十七条 本管理办法自公司总经理签发之日起执行。
