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1、SINCODY 广东新科迪医药开发有限公司 文件编码管理程序编号：SOP-WJ-01-00 生效日期： 年 月 日 起草：部门审核：质量部审核：批准：日期：日期：日期：日期：分发部门：质量管理部、销售部、物流部、办公室第 1 页 共 2 页1. 适用范围本程序适用于公司GSP文件编码的管理，便于文件的分类、查阅、存档和使用。2. 职责质量部：建立公司GSP文件的编码系统。3. 内容3.1 编码原则3.1.1 系统性：统一分类和编码，按照文件分类原则建立编码系统。3.1.2 准确性：文件与编码一一对应，做到一文一码，一旦文件撤销，此文件编码也随之作废，不得再次使用。3.1.3 可追踪性：必须考虑
2、到可随时查询文件的演变历史。3.1.4 识别性：必须考虑到其编码能便于识别文件的文本和类别。3.1.5 稳定性：文件编码系统一旦确定，不可轻易变动。3.1.6 相关一致性：文件一旦经过修订，必须给予新版本号，使修订文件有新的编码 ，同时对其相关文件中出现的该文件编码进行修订。3.1.7 发展性：制订编码系统规定时，要考虑公司将来的发展及管理手段的改进。3.2 文件编码系统的组成：3.2.1 标准类文件编码由四部分组成：标准类型代号+职能标准代号+文件号+版本号3.2.1.1 标准类型代号：管理制度类文件用SMP表示；管理程序类文件用SOP表示。3.2.1.2 职能标准代号：二位中文拼音字母：3
3、.2.1.2.1 文件管理WJ3.2.1.2.2 质量管理ZL3.2.1.2.3 机构、人员与培训管理RY3.2.1.2.4 设施与设备管理SB3.2.1.2.5 进货管理JH3.2.1.2.6 验收管理YS3.2.1.2.7 储存与养护管理CY3.2.1.2.8 出库与运输管理CK3.2.1.2.9 销售与售后服务管理XS3.2.1.3 文件号：二位流水号。3.2.1.4 版本号：二位数字，初次制定文件，版本号为00；第一次的修订文件，版本号为01；第二次修订的文件，版本号为02；多次修订，则依次类推。3.2.1.5 举例3.2.1.5.1 例：SMPWJ0202表示管理制度类文件管理部分第02号，第二次修订本。3.2.1.5.2 例：SOPWJ0100表示管理程序类文件管理部分第01号，初次制定。3.2.2 记录类文件编码系统由二大部分组成：记录类文件流水号+ 标准类文件代号3.2.2.1 记录类文件流水号：由字母R+2位流水号组成。3.2.2.2 标准类文件代号：即该记录对应的标准文件。3.2.3 举例：3.2.3.1 例：R01SOPWJ0100表示文件管理程序中第一个文件初次制定时所附录的第01号表格。3.2.3.2 例：R02SMPWJ0100表示文件管理制度中第一个文件初次制定时所附录的第02号表格。
