采购部工作手册.doc

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1、采购部工作手册第一章 前言第一条 为使本公司采购部各项工作规范化、制度化，能在有序可循的情况下，使本部门各项工作协调统一，能有效降低公司成本，并加强采购部与各部门间的了解，借以更密切配合，提高工作效率，特制订本工作手册。所有采购人员及相关人员均应以此为依据开展工作。 第二章 人员结构及工作岗位职责第二条 采购部共设部门经理、采购专员两个岗位。部门工作在部门经理的统一组织下开展，各岗位之间相互配合，分工协作。工作岗位职责见工作分析表。 采购部采购部经理采购专员第三章 流程图固定资产采购流程图部门填写申购单部门领导审核总经理审批集中采购：由采购部统一实施分散采购：由各部门自行采购其它类货品采购流程

2、图需求部门填写采购计划表部门领导审核总经理审批采购部实施采购需求部门验收入库办公用品、低值易耗品采购流程图行政部填写申购单行政部领导审核总经理审批集中采购：由采购部统一实施行政部验收入库行政部分类存放货品采购流程图采购部 财务部 总经理 供应商编制采购预算 审批采购预算 确定采购方式明确采购需求 寻求供应商(调查、分析公司现况及价格) 售前服务 审核供应商资格签署合同 签署合同落实采购资金 并填写货款支出申请单 审批货款支出申请 结算付款 收款发货、售后服务合同备案 第四章 管理办法第三条 供应商管理办法一、 对供应商的各种资质进行检查，并对财务状况进行调查。二、 观察供应商生产设施设备、生产

3、效率等情况。三、 保证供应商供货质量的安全性、可靠性。四、 根据公司发展需要，寻找发掘新供应商。五、 对供应商资料的收集、存档。六、 搜集市场信息，采用货比三家的方针进行优选。七、 签订供应合同。八、 对供应合同的分解及跟踪。九、 与供应商账目的明确及真实性。十、 通过各种调查和数据分析，对供应商供货过程的质量、数量、价格、交付情况与服务质量，对照公司及总经理的指导进行供应商评价，筛选出有效的、长期共赢的供应商。第四条 资料管理办法一、 合同签订前，根据样品检查资料的完整性、合法性。二、 合同签订后，根据领导指示收集资料并检查资料的完整性、合法性。三、 对各供应商的资料进行分类并存档。四、 货

4、品入库后，根据货品复核资料的完整性、合法性。五、 将其按每个品项登记并设定时间提醒。六、 每月定期对其进行检查并与各供应商沟通解决。依据中华人民共和国食品安全法审核资料的完整性、合法性。第五条 采购管理办法一、 总则：采购过程中要遵循哪些原则，才能使采购效益最大化呢？以下引用 “5R”原则，其目的指导公司在适当的时候以适当的价格从适当的供应商处采回适量的所需商品。二、 适价：(一) 多渠道获得报价：这不仅要求有渠道供应商报价，还应要求一些新供应商报价。公司与某些现有供应商的合作可能已达数年之久，但它们的报价未必优惠。获得多渠道的报价后，就会对该商品的市场价有一个大体的了解，并进行比较。(二)

5、比价：俗话说“货比三家”，由于供应商的报价单中所包含的条件往往不同，故采购时必须将不同供应商报价中的条件转化一致后才能进行比较，只有这样才能得到真实可信的比较结果。(三) 议价：经过比价环节后，筛选出价格最适当的二至三个报价环节。随着进一步的深入沟通，不仅可以将详细的采购要求传达给供应商，而且可进一步“杀价”，供应商的第一次报价往往含有“水份”。但是，如果采购的商品为卖方市场，即使是面对面地与供应商议价，最后所取得的实际效果可能要比预期的要低。(四) 定价：经过上述三个环节后，双方均可接受的价格便作为日后的正式采购价，一般需保持两至三个供应商的报价。三、 适质(一) 一个不重视品质的公司在今天

6、激烈的市场竞争环境中根本无法立足。采购人员不仅要做一个精明的商人，同时也要在一定程度上扮演管理人员的角色，在日常的采购工作中要安排部分时间去推动供应商改善、稳定商品品质。(二) 若因来商品质不良，往往导致公司会花费大量的时间与精力去处理，会增加大量的管理费用。(三) 若因来商品质不良而导致销售计划推迟进行，有可能引起不能按承诺的时间向顾客交货，会降低客户对公司的信任度。(四) 若因来商品质不良引起顾客退货，有可能令公司蒙受余种损失。四、 适时(一) 若公司已接到销售订单，供应商却不能如期达到，这样会引起客户强烈不满。(二) 若公司提前太多时间采回来放在仓库里等着销售，又会造成库存过多，大量积压

7、采购资金，这是很忌讳的事情。五、 适量(一) 批量采购虽有可能获得数量折扣，但会积压采购资金，太少又不能满足生产需要，故合理确定采购数量相当关键，一般按经济订购量采购，采购人员不仅要监督供应商准时交货，还要强调按订单数量交货。六、 适地(一) 天时不如地利，公司在选择供应商时最好选择近距离供应商来合作。近距离供货不仅使得双方沟通更为方便，处理事务更快捷，亦可降低物流成本。(二) 越来越多的公司甚至在建厂之初就考虑到选择供应商的“群聚效应”，即在周边地区能否找到所需的大部分供应商，对公司长期的发展有着不可估量的作用。在实际的采购工作中若仅将上述“5R”中的一个方面考虑到时，就要牺牲其他方面。例如

8、，若过分强调品质，供应商就不能以市场最低价供货，因为供应商在品质控制上投入了很多精力，它必然会把这方面的部分成本转嫁到它的客户身上。因此，采购人员必须纵观全局，准确地把握企业对所购物品各方面的要求，以便在与供应商谈判时提出合理要求，从而争取有更多机会获得供应商合理报价。第五章 问题解决第六条 公司如何选择优秀的供应商？一、 运作是否合法、规范。二、 管理是否规范。三、 提供的是否是市场最低价。四、 是否在大批量销售的前提下能够让利。五、 是否能准时、按量送货。六、 长期合作是否融洽。七、 突发事件的处理是否配合。八、 临时顾客的大量订单是否能够满足。九、 顾客投诉是否配合及时处理。十、 是否有

9、充分合理的利润。十一、 商品质量是否有长期保证。十二、 市场增长率如何。十三、 新品开发能力如何。十四、 市场推广能力如何。第七条 采购人员如何做好谈判？一、 谈判前要有充分的准备。二、 谈判时要精神焕发，有朝气。三、 尽量与有决定权的人谈判。四、 尽量在公司办公室内谈判。五、 应掌握主动，善于反问。六、 必要时转移话题。七、 尽量以肯定的语气与对方谈话。八、 尽量成为一个倾听者，要善于澄清问题。九、 尽量站在对方的角度，为对方着想。十、 必要时以退为进，不要首先出价或还价。十一、 不要草率做出决定，永远不要接受第一次报价，让步要慢。十二、 在同一时间拿同样的问题去问不同的人，同一个问题在不同

10、的时间问同样的人。十三、 谈判时要有详细的记录。十四、 谈判时故意制造僵局，但要避免谈判破裂。第八条 产品质量投诉管理办法一、 目的(一) 及时、有效、准确的回复顾客、媒体或有关政府、职能部门。(二) 保证市场顺利、稳定的发展。(三) 提高公司和产品的信誉。二、 原则(一) 保护顾客的合法权益。(二) 努力提高完善产品质量管理。(三) 采取统一的处理程度和解决方式。三、 建立投诉处理小组运营一部、运营二部、采购部、总经理四、 投诉小组的责任：业务部门：(一) 接受投诉，获取被投诉产品及投诉人的尽可能详细的资料。(二) 迅速判断是否存在产品质量问题。(三) 及时通知采购部相关人员。(四) 收集顾

11、客期望得到的处理结果。(五) 收回瑕疵产品。(六) 向顾客回复投诉的处理结果。采购部(一) 接受投诉，获取被投诉产品及投诉人的尽可能详细的资料。(二) 及时通知供应商，向其提供调查结果及问题的危害分析结果。(三) 向业务部门回复与供应商商议后的处理结果。 总经理(一) 决定是否启动产品回收下市及危机处理、紧急处理办法。五、 处理投诉的最佳步骤：(一) 认真聆听顾客所提出的投诉。(二) 重述听到的投诉，以保证正确的理解，以免出现误会。(三) 表示体谅和理解顾客的处境及心情。(四) 设法取得投诉产品以便分析原因。(五) 解说最可能的解决问题的几种方法。(六) 感谢顾客能够将问题提出来。六、 处理投

12、诉的最佳方法：(一) 保持镇静，态度温和，语言真诚。(二) 不要争论、挖苦及打断顾客投诉，站在顾客的立场上考虑问题。(三) 给顾客机会诉说。(四) 不要受到投诉的影响，不必作无谓的辩护。(五) 尽量多问问题，并将得到的资料写下来。(六) 如果是顾客的错误，给他一个下台的机会。(七) 不要报怨及申辩谁应该负责。（这个时候不可轻易道歉或表态）(八) 进行调查。（查看顾客的销售小票、产品生产日期、产品条形码与公司的相关记录是否符合）(九) 判断是否存在产品质量问题。（这个时候可道歉或表态）(十) 决定不同解决方法并提供可执行的解决方法。第六章 采购部统一应用表格如下：（详细见附表）一、 供应商资料表二、 供应商合同记录表三、 订货计划表四、 退换货申请单五、 促销申请六、 货款支出申请单七、 申请疑难产品处理单八、 货品跟踪表第七章 总经理直接交办事务一、 总经理临时交办事项，可按临时项目办理。对于总经理临时交办事项，应根据具体情况进行处理，如在规定时限内完成不了的，应向总经理说明原因，并尽力尽快完成，最终将完成结果及时向总经理汇报。 第八章 其它 一、 本工作手册，应另参照公司有关管理制度有关规定办理，如有疑义，可由采购部解释运用，如有未尽事宜，应另补充修正。二、 本工作手册经总经理审批后实施，修正时亦同。 采购部 2011年7月1日