公关协会部长手册.doc

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1、华南理工大学公关协会部长手册华南理工大学公关协会理事会目 录一、华南理工大学公关协会简介（2-3）二、第十九届公关协会的发展理念（3-5）（一） 协会目标（3）（二） 协会职能（3-4）（三） 协会宗旨（4）（四） 核心价值（4）（五） 协会文化（4-5）（六） 愿景目标（5）三、第十九届公关协会常务委员会委员分工（5）四、第十九届公关协会年度活动计划表（5-6）五、第十九届公关协会的组织构架及其职能分工（6-7）六、公关协会的各项规章制度（8-15）（一） 公关协会章程（8-9）（二） 公关协会财务管理制度（9-10）（三） 公关协会物资借用制度( 11 )（四） 公关协会会议制度 （12）

2、（五） 关于会员服务的若干暂行规定 （13）（六） 信息员制度（1314）（七） 关于协会招员招干和协会展示的相关规定（14-15）（九）华南理工大学公关协会干部换届制度. （1516）七、社团联合会关于协会活动申请的通知 （1719）一、 华南理工大学公关协会简介华南理工大学公关协会于1993年4月正式成立，是学校重点扶植建设的学术性社团。协会以“举办特色活动、开展学术研究、推广公关文化、普及公关知识”为职能；本着“提高华工人的公关水平，树立华工人的美好形象”的宗旨理念，承诺为全体会员乃至华工学生提供最优质的服务。协会经过十六年的发展，已经成为学校一百三十多个社团中的一枝独秀，引领着华工社团

3、的发展方向。协会96、97、98年度获先进社团称号，99、00、01、02年度被评为十佳优秀社团称号，02年成为华工明星社团创建单位,成为学校重点扶植建设的学生社团, 03-04、04-05、0506、06-07、07-08，08-09，09-10年连续七届被共青团华南理工大学委员会、华南理工大学社团联合会评选为华工 “明星社团”，值得一提的是协会08-09年荣获明星社团第一名，成为华南理工大学社团联合会自评选明星社团以来连续六年摘得该荣誉的唯一一个学生社团。十八年风雨历程，公关协会的品味和影响力不断得到提高，协会于1995年6月加入了广东省公关协会，随后又加入了广东省公关学会。协会还聘请了一

4、大批公关界的专家作协会的指导老师，广东省公关协会常务副会长兼秘书长侯涛先生，广州市著名公关礼仪培训公司总经理徐刚英老师，不仅长期担任协会的指导老师，还经常出席协会的大型活动，大力推动了协会的全面发展。协会过去所举办过的主要活动有:1.公关之旅-珠江啤酒企业参观2.“实力杯”职业经理人精英大赛3.公关之旅益力多企业参观4.浪漫之约伊甸园舞会5.五月社团精英清远素质拓展训练营（清远魔鬼训练营）6.电光魅影舞会7.大学生MBM珠海魔鬼训练营8.“BENQ高手过招”公关协会模拟招聘大赛9.公关文化活动月10.嚼咖豆C.SCANDY STAGE 糖果舞会11.公关协会16周年庆祝酒会12.丰田企业参观1

5、3.心愿卡活动14.“足迹”舞会15.“炫若成蝶”酒会16.会员魔鬼训练营17. 第十届MBM魔鬼训练营18.华南理工大学第一届模拟联合国19. “昊源杯”模拟招聘大赛20. “游戏嘉年华”“穿越”广外、华农高校联谊21. 徐刚英公关礼仪讲座 22. “谁是MVP”内部篮球赛现在，作为一个华工历史最为悠久和口碑最为良好的大协会，协会承诺为华工学子奉献最优质的服务，最专业的讲座，最精彩的活动，最人性化的家园氛围。二、第十九届公关协会的发展理念（一）协会目标“加强自身建设 拓展对外关系 发展公关文化 创建省级十佳社团”虽然协会连续六年获得明星社团的光荣称号，但大家一定要有忧患意识。我们应该认识到历

6、史遗留的很多问题阻碍着协会的发展，协会内部运作机制不够完善，未能妥善处理协会与会员、老师以及公关方面组织的关系，协会公关文化发展滞后等等。这一系列的问题需要我们去解决，需要我们认清现状，瞄准目标，解决问题。为此，十九届公关协会提出更高目标：力保明星社团第一名，争创省级十佳社团。为了达到我们所设定的目标，协会今年作出了很大的改进，围绕目标，协会今年将做好如下四个方面的工作：1、 继承协会优良传统，扩大品牌活动影响力；发展公关学术文化，开拓协会新篇章2、 加强协会常规建设、完善组织构架、完善并落实协会制度，提升会员服务质量。3、 建立协会vi系统，打造协会特色的信息传播系统。4、 努力拓展对外关系

7、，为协会发展寻求有力支持。（二）协会宗旨“提高华工人的公关水平，树立华工人的美好形象”宗旨是我们协会存在的目的，也是我们协会的价值所在。我们每一位理事团成员都应当有极强的宗旨意识，懂得作为公关协会的干部，身上肩负的重大使命为会员而工作，为华工学子而工作，为全体华工人公关素质的提高而工作。当下广州市正在创建全国文明城市，作为公关协会肩负重大使命的我们，是否贡献出了自己的一份力量？所有这些，就是我们的宗旨！围绕这个使命，我们应当做好如下三方面的工作。1、 不断提高和完善自己，教人先教己。我们自己首先应当掌握基本的公关技巧和公关素质，言谈举止彰显公关协会的特色，只有这样，我们才能被会员认可，被全体华

8、工学子认可。2、 不断为会员争取提高其公关素质的机会。无论做什么活动，首先问一句：这个活动能让会员得到什么？如果一个活动不能让会员得到实实在在的利益，那么我们宁可不做这样的活动。3、 认真倾听会员的意见和建议，虚心接受会员的批评。会员有意见，应当耐心细致，有礼有节的为会员解答，不得和会员发生争执。为此我们开通会员服务邮箱：、会员群、人人平台：华工公关协会、新浪微博：（三）核心价值“知礼达礼、热情奉献、和谐共创、服务至上”核心价值是对我们协会成员的要求，也是对我们这个协会整体的要求，是从规范意义上对我们协会成员的最高标准的最高要求，我们应当时刻牢记，认真践行。“知礼达礼”是对个人基本公关素质的要

9、求，简称对自己。我们不仅要知晓礼仪，而且还要会运用礼仪，在日常生活和工作中，懂得运用礼仪去处理人际关系，并影响他人也遵守礼仪规范，特别是在我们的工作中，从对待内部成员到对待外部嘉宾，从活动的嘉宾介绍，嘉宾接送，嘉宾招待，嘉宾入座到嘉宾留影等各个细节各个方面都要懂得基本的礼仪规范，不可有失礼节礼貌。“热情奉献”是对个人工作态度的要求，简称对工作。公关协会的干部可以没有能力，但绝对不能没有热情。对待工作，我们应当有积极热情，甘于奉献的精神，只有以饱满的热情投入到公关协会的工作当中，我们的协会才可以发展壮大。“和谐共创”是对整个协会价值的要求，简称对协会。和谐意即我们要建设和谐型组织，和谐的管理，和

10、谐的沟通，和谐的文化，和谐的关系。共创意即要求我们全体成员齐心协力，向着我们的目标奋勇前进。在追求和谐中创造目标，在追求目标中创造和谐，这就是我们协会最大的价值所在。“服务至上”是对会员服务工作的要求，简称对会员。对待会员，我们有的只是服务，全心全意满足会员的正当要求，是我们的一贯承诺。我们必须有视会员为上帝的服务意识，会员满意就是我们最大的追求，也是我们各项工作的出发点和最终落脚点。（四）协会文化“互助和谐，亲密无间的家园氛围家园文化；懂礼貌，知礼节，晓礼仪的公关素质公关文化”协会在过去的几年里，家园文化得到了十足的发展，家园文化是一种和谐的文化，我们应当继承和发扬。但是我们在发展家园文化的

11、过程中，应当注意以下两点：1、 不能搞小团体式的家园文化，我们的家园文化必须是整个协会的家园文化，切忌部门主义文化，我们应当在全协会范围内建立家园文化，把协会的每一位成员都当作我们的兄弟姐妹，互帮互助，共同进步，而不是只针对一部分人。2、 不能把家园文化大家在一起快乐的感觉当作我们在一起工作的目的。我们在一起工作的目的理应是为会员服务，为华工学子创造价值，存在的理由来源于完成使命之后的成就感，而不是内部成员的自我满足。文化不可以单一，我们还应当建设多元文化和特色文化。因此，第十六届公关协会提出了“懂礼貌，知礼节，晓礼仪的公关素质”的公关文化，目的就是要提醒我们，除了家园文化之外，我们还应当在协

12、会内部提倡遵守礼仪规范，遵守礼貌礼节，不断完善自己，丰富自己，掌握基本的公关礼仪技巧，这就是我们协会的特色文化公关文化。（五）愿景目标“成为所有华工人真正需要且喜闻乐见的协会，并在学术上取得一定的成绩”愿景目标不同于协会目标，愿景目标是协会在未来一年或几年里需要达成的效果，它通过协会目标来体现。公关协会目前在学校已经具有良好的口碑，但是我们也应当认识到，不是所有的人都喜爱公关协会，我们今后几年的工作，就是要把公关协会建设成为人人喜闻乐见，真正需要的协会。过去几年的发展，我们协会在学术上几乎是一片空白，所以今后几年我们努力的重点还应当向学术上发展，应当有一定的学术成果，为我国公关事业的发展作出一

13、定的贡献。三、第十九届公关协会常务委员会委员分工会 长 XX：全面主持协会工作，统筹各个部门，对团委、社联负责综合管理中心副会长 XX：组织建立完善的会员服务体系，保障会员利益，监督部门常规建设行政运营中心秘书长 XX：协会财务管理，监督指导协会各项规章制度的落实，监督部门常规建设对外发展中心副会长XXX：、寻找商家并与商家建立良好的合作关系，为协会的活动提供资金，与社联进行对接、进行活动的申请，还有与校内外的组织联系品牌发展中心副会长 XXX：协会vi建设 协会特设传播系统建设，监督部门常规建设公关文化中心副会长XXX：主抓模拟招聘、酒会、公关礼仪文化培训及讲座的活动策划执行社交分享中心副会

14、长 XXX：推广社交礼仪活动，主抓模拟招聘、舞会的策划执行，以及创新其他的活动四、第十九届公关协会年度活动计划表第十九届公关协会各部门常规建设规划活动名称活动对象承办部门举办时间校区分布理事团会议全体理事无9月3号北公关礼仪讲座11新生公关文化中心9月19号南社团招员（南校）11新生综合管理中心10月8、9号(待定)南协会招干（南）11会员行政运营中心10月14、15号（待定）南干事见面会干事行政运营中心10月16号（待定）南全员大会会员行政运营中心10月28号南会员素拓会员综合管理中心10月30号南模拟招聘全校公关文化中心10月20号南、北心愿卡活动全校品牌发展中心11月10号南舞会全校社交

15、礼仪中心11月20号南会员魔鬼训练营会员综合管理中心2月10号南联谊和外校对外发展中心3月15号南北皆可讲座全校学生公关文化中心3月18号北模拟联合国全校学生社交礼仪中心3月27号南北酒会全校学生公关文化中心4月29号北干事魔鬼训练营干事常委5月5、6号保密常委换届部长常委5月19号北部长换届干事新常委5月26日北五、第十九届公关协会的组织构架及其职能分工 第十九届公关协会活动项目组品牌活动各位副会长（1） 对外代表本协会形象，对内负责协会的运作（2） 召集和主持理事会会议（3） 规划协会的发展战略，制定协会的工作计划，负责活动的总体构思（4） 代表协会出席和参加各种场合以及签署相关文件（5）

16、 分配和组织各部门工作，对各部门工作具有批评和建议的权利（6） 提名下一届理事会成员（7） 对协会财务使用具有第一审批权综合管理中心（1） 建立完善的会员服务体系，保障会员利益；（2） 负责信息员制度以及相关执行工作，跟会员构成信息交流与反馈的桥梁，管理会员档案；（3） 负责与会员联系，充分做好活动与会员的互动；（4） 做好会员的素质拓展活动；（5） 平时听取会员对于公关协会的意见或建议，汲取好的建议，打造更好的公协；（6） 与行政运营中心、品牌发展中心共同完成招新的准备工作行政运营中心（1） 度身定做协会内部（部长、干事、会员）的公关素质拓展方案并执行（2） 负责协会的招员、招干、干事大会、

17、换届等人力资源方面工作（3） 组织协会内部成员学习公关知识（4） 制定协会部长手册（5） 与综合管理中心、品牌发展中心共同完成招新工作（6） 构建协会内部加油内部建设（7） 负责协会财务和物资管理（8） 建立物资借用登记制度、会章使用制度、办公室制度系统对外发展中心（1） 与社联联系（2） 与外部组织联系（3） 管理商家、公关公司资料（4） 与对外发展中心发掘潜在的商家资料品牌发展中心（1） 提升协会的地位，塑造协会形象（2） 管理博客、人人、QQ等宣传手段（3） 与综合管理中心、行政运营中心共同完成招新工作（4） 完善协会的VI系统（5） 制作协会宣传片、设计名片、征集协会会歌、吉祥物等公关

18、文化中心（1） 构思并完成公协酒会、模拟招聘、讲座的策划，（2） 负责活动的流程社交分享中心（1） 构思并完成公协舞会、模拟联合国的策划（2） 负责活动流程（3） 创新其他活动活动项目组（1） 遇到协会的大型的，品牌活动将成立项目组来完成。（2） 协会的全体理事及干事均可参与到项目组中。（3） 项目组将下设若干个小组（如策划组，赞助组，宣传组等），具体分组视活动具体情况而定。各小组设置组长一名，副组长若干名，组长副组长全部由部长担任，组员为干事（人数视具体情况确定）（4） 项目组的人员组成，由各人员根据职能报名选择，组长由竞选产生，组员将据实际情况进行调整。（5） 各项目组成员需认清自己的职责

19、认真协调好本部门的内部工作及项目组工作。（6） 活动举办完成后，项目组即为解散，之后的项目组将重新分组设立。六、公关协会的各项规章制度（一）华南理工大学公关协会章程总则第一条 华南理工大学公关协会是在中国共产党华南理工大学委员会领导和共青团华南理工大学委员会指导下的隶属华南理工大学社团联合会管理的学生社团组织。第二条 本会的基本任务1、坚持四项基本原则，遵循和贯彻党的教育方针，促进会员德、智、体、美、劳全面发展。2、倡导和组织自我服务，自我管理，自我教育，创造良好的社团环境，积极发展会员喜闻乐见的、形式多样的活动，使之成为有理想、有道德有文化、有纪律的社会主义事业建设者的接班人。3、组织社会实

20、践活动，积极投身青年志愿者活动，提高广大会员与实践结合、服务社会的自觉性，引导会员走与社会实践相结合的成才之路。第三条 本会参与广东省公共关系学会并为它们的团体会员，承认并遵守广东省公共关系学会章程。同时接受华南理工大学社团联合会的管理，承认并遵守华南理工大学社团联合会章程。第四条 本会的一切活动以中华人民共和国宪法为最高准则。第一章 会员第五条 凡是本校正式学籍的研究生、本科生、专科生可申请成为加入华南理工大学公关协会会员（含网络教育学院、公开学院、继续教育学院全日制在校学生）。凡是华工周边学校（具有正式学籍的学生）能保障其会员服务可申请加入成为华南理工大学公关协会会员。第六条 会员享有以下

21、权利：1、在本会各级组织中有选举权、被选举权和表决权；2、对本会一切决议和工作，有质询、讨论、建议和批评的权利。3、对本会举行的会员活动拥有优先参与权。4、会员对本协会的资金运作享有知情权。第七条 会员必须履行下列义务：1、坚持四项基本原则;遵守国家法令和校规校纪；2、遵守本会章程，执行本会决议，交纳会费；3、积极参加协会组织的各项活动。第二章 组织与职权第九条 本会的组织原则是民主集中制，其基本原则是：1、协会各级组织和会员必须坚决服从和维护党的领导，并在共青团组织和社团联合会的具体指导下开展工作；2、各部门均应民主协商选举产生，人事改动和变动应征得协会高层同意，并报社联备案；3、各部门实行

22、集体领导和个人负责相结合的原则。第十条 全体会员代表大会是本会的最高权力机构，全校会员代表大会每年举行一次，特殊情况下，可延期或提前举行。大会的选举和通过决议实行民主表决方式。第十一条 会员代表大会的职权是：1、审查和批准上届委员会的工作报告；2、讨论本会的工作方针和任务；3、修改本会章程；4、讨论和通过提案报告；5、选举产生新一届协会领导班子。第三章 本会的经费第十三条 本会经费来源是：1、会员在校期间交纳会费一次，招员时收取。2、由学校拨款；3、争取社会资助。第十四条 本会的经费用于全校会员举办宣传、讲座、参观等各种活动及协会日常办公开支，不得用于与会员无关的活动。第十五条 各部门会费使用

23、情况，在会员代表大会时，由委员会向全体代表作会费使用情况的报告。第四章 会徽第十六条 会徽的主体形状是公共关系（Public Relation）的英文首字母PR合体的变形，而图形中每一个笔画都是带有动感的,是有方向性的,以不同的颜色的笔画组合起来构成一个互动的界面,代表不同的组织之间的沟通,体现着公关的实质:组织与公众环境之间的沟通与传播关系;同时也体现我们公关协会的活跃气氛！三个笔画当中,红色笔画的形状是特意设计成如一个微笑的嘴唇,这用来体现公关协会对会员的服务是微笑服务！也体现了我们以“提高华工人的公关水平，树立华工人的美好形象”的宗旨。色彩上采用红黄蓝三色。黄色：亮度最高的色，给人感觉就

24、是很有温暖感，灿烂辉煌,也带给人一种新鲜感和活力.体现着公关协会的青春活力,其每次活动都会令大家有所收获！蓝色：永恒、博大，给人感觉平静、理智与智慧,体现公关协会的行动的理性！ 红色：强有力的色彩，很容易使人有兴奋感觉,给以人一种积极向上的感觉;.它体现公关协会的领导能力,积极向上的活力和创新精神， 以“提高华工人的公关水平，树立华工人的美好形象”为宗旨。附则第十七条 本章程的解释权属于华南理工大学公关协会委员会。华南理工大学公关协会（二）公关协会财务管理制度公关协会的固定资金来源为每年所招收的会员的会费，每人为人民币35元，且只收一年的会费，会员就可以享受四年的待遇。协会活动支出除有赞助和校

25、团委报销外皆由会费报销。为了作好协会会费管理工作，特通告如下：一、 会费管理1.会费实行钱账分开管理，经费支出和账务管理工作由不同的人员负责。2. 每笔账目支出前，由经费实际使用人向账目管理人先行报账，然后交由秘书长，秘书长组织常委审核，常委同意后方可使用经费。3.秘书长每逢双月结帐一次，并在每个月底把财务状况整理好后将电子版发到协会q群共享公布。4.活动项目组进行活动过程若有使用会费，项目组财务负责人定期对会费进行清点，向秘书长报告，并在项目结束后将会费使用状况在协会q群共享公布。5.因会费有限，而协会的活动广泛，所以各部门的同事应开源节流，多拉赞助，办活动的时候戒奢侈浪费。6.每个学期的期

26、末，钱务管理员都要把账目整理好并写成报告表向会长报告。二、 经费入账管理1、招员时工作人员应认真填写招员收据，写明日期、社团名称、会员学院及姓名、所交的会费以及经手人姓名。且收据必须有社团联合会和公关协会的盖章。2、招员后，做好招员的总结，在总结时写清所招人数，所收会费总额，并及时交与社联财务部核对。3、活动的大数额支出必须与主要负责人商议后才可以进行，企业活动经费赞助直接入账，任何人不得收取任何数量和形式的回扣。三、 报销管理报销将以活动项目为单位，活动结束后活动负责人负责统计所有的支出，收集所有收据或发票，填写活动经费报销表，将收据或发票整齐的贴在报销表后面或者与报销表订在一起。交由秘书长

27、审批签字盖章后交由账目管理人处报销，然后到现金管理人处领取现金。发票与收据要求：活动报销必须要有发票或者是收据作为凭证，如没有其中之一，不能报销（特殊情况除外）。坚决杜绝打白条、不规范报帐等情况出现。报销发票或收据都要表明用途和经手人，所有报销项目需经常委签字后才能生效。如有向校团委报销的账单，必须以正规发票作为凭证，发票的正面各项应该填写清楚，不能含糊写“用品”、“文具”、“食品”等，背面应该用黑色的钢笔或者签字笔在左上角填写详细用途、经手人、证明人。证明人只能为协会会长或者副会长，且经手人和证明人不能为同一人。报销应该在活动结束后一周内上报财务部。附：发票样板发票正面发票联顾客名称地址：华

28、工大 *年*月*日填发项目数量单价金额*注意：顾客名称处应该填写华工大，否则一律不给予报销。发票背面用途：*（如*活动*用途）经手人：*证明人：* （用黑色的签字笔或者钢笔于左上角填写）四、 预支经费管理 协会内部举办的一切预算超过200的活动都可预支相应的活动经费，预支不超过80%，具体程序：先由活动负责人提出申请，填写活动经费预支申请表，交给秘书长并经秘书长同意签字后到账目管理人处报账，凭账目管理人出具的证明以及签名的申请表到现金管理人处领取活动预支经费。 华南理工大学公关协会（三）公关协会物资借用与管理制度为更好的管理协会物资，更加方便快捷的借用物资，以缩短活动筹备阶段的时间，特制订华南

29、理工大学公关协会物资借用与管理制度行政运营中心将协会物资整理统计完毕，以电子版形式将物资情况发于Q群共享。1. 各中心根据所办活动，选出相关的物资负责人，对照物资表，填写物资表，将所需物资情况提前至少3天将物资申请表交给行政运营中心部长，该部长通知当天负责物资的干事，与负责活动的相关人员对接。2. 物资借用后由行政运营中心将物资表更新，标明哪些物资被借用，方便全体理知道物资使用情况。3. 借用物资的中心或项目组应需妥善保管物资，有物资的损坏或遗失应及时告知行政运营中心。4. 物资使用完毕后，由相关活动负责人联系之前的对接负责物资的干事，归还物资。负责物资的干事将物资整齐有序的放入办公室，并且更

30、新物资表。5. 钥匙管理管理规定：物资办公室的钥匙由行政运营中心部长持有并保管，未经常委会允许禁止任何人私自配置。物资借用时由钥匙持有人或者其委托人为物资申请人开启物资办公室，领取相关物资。 华南理工大学公关协会 （四）公关协会宣传品申请与制作制度为了能够高效的制作出符合华南理工大学公关协会特色以及每次活动需求的宣传品，方便宣传品的制作与管理，建设华南理工大学公关协会独特的VI视觉体系，现制定华南理工大学公关协会宣传品申请与制作制度。一、 宣传品前期申请、时间：制作海报（或者其他宣传品）需提前两周通知品牌发展中心部长2 、申请方式：在华南理工大学公关协会19届理事会群共享里下载“宣传制作申请表

31、”，填写表格，活动负责人签字后将申请表交给品牌发展中心部长。二、 宣传品制作：、宣传品由品牌发展中心负责设计制作，需按照申请表上的要求认真按时完成，及时与活动相关负责人沟通与完善宣传品的设计。2 、宣传品一旦设计完成，电子版除文字内容外其余不予修改。3 、宣传品的打印仍然由品牌发展中心发负责。三、 宣传品管理、品牌发展中心保留所有已制作的宣传品的电子版，分类整理并存档。2、活动完毕，需由宣传品申请人负责回收整理剩余的能继续利用的宣传品，与其余物资一块归还到协会物资办公室。（五）公关协会资料文档管理制度为记录华南理工大学公共协会主要工作和活动具体开展情况，保存协会重要的文档资料，完善管理制度，为

32、今后的工作提供观依据，便于今后活动的开展，特制定公关协会资料文档管理制度。华南理工大学公关协会档案主要分为人事档案、活动档案和文件档案三类。（一）人事档案（公关协会干部档案和公关协会会员档案。）1公关协会干部档案：主要包括华南理工大学公关协会当届所有常委，理事及干事干部的个人信息档案、通讯录等。纸质版与电子版均由行政运营中心整理存档。2公关协会会员档案：主要包括华南理工大学公关协会会员加入公关协会所填写的报名表，根据报名表整理的会员信息录，纸质版与电子版均由综合管理中心整理存档。（二）协会活动档案1，包括协会的各类活动的商家版，团委版及执行版策划，活动总结。活动相关照片，新闻稿。纸质版与电子版

33、由活动负责中心整理，交由行政运营中心存档。2，协会各类活动所制作的宣传品。纸质版与电子版由品牌发展中心整理存档。（三）协会文件档案1，文件档案包括所有填写过的物资借用表，经费预支申请表，经费报销表，宣传品制作申请表；所有会议的会议记录，各部门工作计划及工作总结，纸质版与电子版均由行政运营中心整理存档。2，借用或查看协会的文件档案须经常委会许可，登记后方可查看。其他说明：所有协会的资料文档纸质版与电子版均在理事换届当天交由下一任的部门负责人保管，为以后所用。制度自发布之日起执行。华南理工大学公关协会（六）公关协会会议制度一、会议的召集和周期： 、全体会员会议由常务委员会决定召集，必须在每学年召开

34、一次。2、常务委员会全体会议由会长决定召集，必须在每学期初和期末各召开一次，平常不定期召开。3、部长会议每周一次，由行政运营中心召集，南北校分别召开。参与人为常委及所有部长。二、会议的职权和内容 1、根据章程的授权，委员会全体委员会议行使会员大会闭会期间的议事和决定权，审批长期性工作计划和总结、重大人事安排以及各项规章制度等。根据少数服从多数的原则，超过全体委员五分之四以上出席的会议上，超过半数委员同意的议案成为委员会决议。委员会全体委员会议的内容由协会秘书部协助常务委员会统筹安排，也可以由委员在会议上动议。 2、全体会员会议的内容为学年工作动员和总结，新一年工作计划，通报和传达重大信息。3、

35、常务委员会全体会议内容为作出长期及短期工作计划和总结、决定全体委员会议等会议议程，重大事件决策等。 4、常务委员会会议内容为讨论、布置协会系统协调开展的工作，交流各部门的工作经验和信息等。 5、全体理事团会议内容为通报工作动态，布置工作任务，各部门汇报工作，交流工作经验和信息等。4、 部门会议的内容为本部门工作动员和总结，通报工作动态，布置工作任务，交流工作经验和信息等。 7、部长会议内容为汇报该星期工作进展，总结经验教训，提出下周的工作计划和急需协调和解决的问题，布置工作任务，各部门之间交流工作经验和信息，从而加强各部门之间的沟通与联系，三、会务工作及主持： 1、会务工作包括场地安排、通知发

36、送、议程安排、内容记录等，常务委员会、全体理事团会议会务工作由常务委员会负责，会员大会、全体部长会议会务工作由行政运营中心负责，会后由行政运营中心要将会议记录以电子版形式发群邮共享，同时每次部长会议的记录由行政部长认真记录在协会专用的会议记录本上，做到优秀经验的传承。部门会议会务工作由各部门自行完成。 2、会员大会、常务委员会全体会议全体理事团会议由会长或由会长委托的干部主持，。部长会议南北校分别召开，由南北校的常委或常委委托的干部主持，部门会议由部长主持。四、会议秩序要求： 、会议出席及列席人员应做好会前准备，按时到会，维护会场秩序，按会议议程参加会议。如遇特殊情况会议取消，由会议召集机构飞

37、信通知各会议参与人员，会议出席或列席的人员的请假须以电话，短信或者书面的方式向会议召集机构或召集人说明请假事由，得到批准。不得无故迟到或缺席。会议考勤的评定，由行政运营中心负责。 2、主持人应充分做好会前准备，引导会议按照议程进行，维持会场秩序。 3、会务工作部门应认真做好会议准备工作，为会议提供良好的后勤服务。 五、其他说明 、制度自发布之日起执行。 华南理工大学公关协会（七）关于会员服务的若干暂行规定1.协会在招员后会由为每位会员发会员卡，一人一卡制，会员卡是会员参加活动的唯一凭证 协会招员现场，会员填写信息，由综合管理中心对信息进行统计并制作分发会员卡作为会员参与协会活动和事务的凭证2、

38、关于会员的一切信息统计均由综合管理中心负责。3、协会开通会员服务邮箱、或qq群、新浪微博，并由综合管理中心干事对会员负责：当会员信息变动时，如更换手机号码，调换宿舍等，会员需将变动信息发至所负责的干事处，以便协会及时更新，会员对协会的建议，意见和举报信息也可以发至该邮箱或其他。会员服务邮箱的管理由综合管理中心负责。4、协会采用送请柬和飞信的形式通知会员参加活动，无飞信的会员用手机短信发送。 5、无论是第一学期还是第二学期，协会对外活动都应当在协会会员群，新浪微博上公布，会员群由综合管理中心建立管理。6、全体干事除了担负派送请柬的职责外，还应当承担为会员答疑解惑，关心会员学习生活，及时告知协会的

39、相关活动和变动，与会员建立良好的友谊。7、协会的信息员应当教会会员一些基本的礼仪技巧，如打领带，穿衣装等，通过上门访问或电话预约面聊的形式与会员建立良好的联系和沟通。8、对于对会员服务不周，会员反映极为强烈的干事，协会经过调查，得知情况属实后，将取消该会员对应信息员（干事）第二年竞选部长的资格，以示警戒。 华南理工大学公关协会（九）信息员制度为全面提高信息员之间的沟通、交流，信息员和会员之间的联系；使华南理工公关协会更好的管理好会员，了解会员对协会的要求；使协会更好的发展。现制定华南理工大学公关协会信息员管理制度。一、华南理工大学公关协会信息员的岗位制度：1、信息员直接对公关协会综合管理中心负

40、责；二、华南理工大学公关协会信息员的基本要求：1、积极、热情，具有与会员沟通的能力，能够及时、积极完成通知工作；2、熟悉公关协会每月组织的各项活动；3、不弄虚作假，能够真实的记录会员对协会的要求，并且及时反馈；4、积极和会员保持联系，和会员成为好友，并及时更新会员的联系信息。三、信息员管理规定：1、各个信息员认真履行职责，全面了解会员的要求，及时向信息部反应会员情况；2、每次活动的请柬先由综管的干事交给其他部门的干事，再由其他部门的干事派发给会员，另外综管的干事不负责派发请柬；3、信息员组长定期进行会员调查，填写华南理工大学公关协会活动反馈情况调查表，全面反应会员对本次活动的满意程度和其他要求

41、、会员对我们公关协会的要求和意见，调查问卷由信息员组长（信息部干事）负责；4、会员调查时，信息员要，并请会员在调查表上做调查，真实反应会员对本协会的意见。5、华南理工大学公关协会活动反馈情况调查表每个学期末调查一次，并于学期结束后将华南理工大学公关协会活动反馈情况表和总结报告交于信息部备案；6、信息员成员不定期召开信息员会议。7、对于未完成工作或有拖拉现象，对会员态度恶劣，会员反映极为不满的信息员，协会经过调查，证实情况属实后，由公关协会理事会根据情况影响程度可选择作出以下处罚：(1)警告(2)取消其在第二年竞选部长的资格(3)取消其公关协会干事资格四、华南理工大学公关协会活动反馈情况调查表的

42、相关规定：1、每学期的华南理工大学公关协会活动反馈情况调查表由综合管理中心干事全面负责，包括设计问卷以及上门调查；2、在华南理工大学公关协会活动反馈情况调查表必须包括会员对本学期活动的意见和 对下学期活动的希望和要求；3、问卷调查必须尽量覆盖到当年新加入协会的全体会员。4、调查结束由综合管理中心干事负责写报告汇报到综合管理中心，并由综合管理中心备案。五、为增加综合管理中心干事之间的感情联系的其他规定：1、协会定期组织干事素质拓展培训；2、信息部定期组织信息员间的各项活动；3、信息员应该积极参加各项活动，增加与其他信息员之间的交流。六、本规定自完成之日开始实施。 华南理工大学公关协会（九）公关协

43、会招员招干及协会展示的相关制度一、本制度根据华南理工大学社团联合会章程制订，并以此为根本准则。二、为规范协会招员招干及协会展示的流程，保证招员招干及协会展示的质量，促进协会更快更好发展，特制定本制度。三、招员、协会展示工作由品牌发展中心承办，招员时，全体部长必须参加，协调安排好自己的时间，分南北校进行，听从综合管理中心的总体安排和协调，不得因故推脱。四、招干工作由行政运营中心承办，分南北校进行，其余部门服从行政运营中心的总体安排和协调。五、部长每人自行准备一套正装（男生为黑色西服，白色衬衫，黑色皮鞋，黑色袜子， 灰色领带，头发梳理整齐，一般打点啫喱水；女生为白色衬衫，黑色中短裙，黑色中跟鞋，肉

44、色袜子，头发盘束，正装的三色原则：全身上下，包括领带，不得超过三种颜色，而且以黑白为主），供招员招干及协会展示和出席大型活动时穿用。六、招员时期，由综合管理中心监督并做好如下工作：招员前期：1、招新前期的宣传，包括海报、宣传单、QQ群、协会网站等。2、总负责人必须加入各校区社联招新工作群，随时并积极主动了解社联对社团招新、展示工作的最新动态。3、以往招新资料，可从协会网站上下载，展板、会员证等代表协会形象类物质的修改，必须通过协会常委会的批准。4、招新工作需与各相关部门保持好联系，招新准备工作经常委一致审核通过后，经常委授权，行政运营中心有权利调用其余部门人员配合工作、召开招新动员会议。招员正式进行日期内：1、会员报名