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1、基建档案管理培训,榆次区档案局,提 纲,1.基建档案的定义2.基建档案的收集3.基建档案的整理,一、定义,基建档案是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、应当归档保存的文件材料。包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。,区别文书档案与基建档案,文书档案是一个单位为履行职责进行的行政、人事、党务等管理活动中形成的历史记录，它反映机构职能活动的历史面貌。基建项目档案是项目申报、勘察设计、招投标、土地征用、施工、监理等活动中形
2、成的历史记录。两者有区别也有一定交叉，必要时可形成重复件。,基建项目单位文书档案与项目档案关系一览表,施工监理单位文书与基建项目档案关系一览表,二、基建档案的收集,（一）、基建档案的归档范围、及保管期限1、了解项目各阶段各单位产生哪些文件 项目准备阶段建设单位 项目施工阶段施工单位、监理单位、建设单位 项目竣工阶段建设单位、施工单位、监理单位、设计单位、勘察院等,项目准备阶段建设单位,立项文件；建设用地、征地、拆迁文件；勘察、测绘、设计文件；招投标文件；开工审批文件；财务文件；建设、施工、监理机构及负责人,项目施工阶段施工单位、监理单位,施工单位文件 施工技术准备文件 施工现场准备文件 地基处
3、理记录 工程图纸变更记录 施工材料预制构件质量证明文件及复试试验报告 施工试验记录 质保材料 隐蔽工程检查记录 施工记录 质量评定 施工质量照片、录音录象及各类图表,项目竣工验收和试运行阶段建设单位、施工单位、监理单位,竣工图 综合竣工图、专业竣工图；交工竣工验收文件 工程竣工总结、竣工验收记录、财务文件、各类声像电子材料,.,监理单位文件 监理管理文件 监理基础文件,2、保管期限特点：保管期限以永久性居多,(二)归档时间1、工程设计文件。一般在一个工程项目全部设计完毕后归档，大型的、复制的、周期长的可分段归档。2、工程建设文件。一般工作竣工后归档，周期长的分段归档。,案卷装订,案卷封面填写,
4、卷内目录与备考表填写,卷内文件整理,合理分卷,科学分类,系统收集,（三）基建档案的整理,案卷目录编制,1、系统收集,对照归档范围，接收收集各部门、各有关人员形成的材料。将接收进来的材料再检查一遍，确保符合原始、完整、准确等要求。区分不作为科技档案归档的文件。如文书文件、普发性文件、重份文件、事务性文件等,基建档案,2、科学分类,分类是整理、编目、进行系统化管理的需要。分类要根据项目建设的阶段、建设的具体情况设置类目。分类要清楚，不能相互交叉、包容。分类包括分大类和分小类,项目文件,管理性文件,技术文件,施工文件,综合文件,监理文件,设备文件,特载文件,质保材料,竣工图,管理性文件,进度控制,质
5、量控制,资金控制,商务考察招标文件,开箱文件,设备试运行文件,照片类,录音录象类,光盘及其他,基建档案文件的分类,3、合理组卷,卷是最低层次的类下面最小的类，是档案构成的基本单元。组卷的目的就是将零散文件通过某种联系组合成一个个案卷。卷分为卷盒、卷夹。卷盒厚度以不超过2-4公分为宜；卷夹厚度以2公分左右为宜，便于保管和利用。卷盒内可以存放用软卷皮装订的一个或多个卷夹；也可以采用件保管的方法。,组卷的方法介绍,管理性文件适用的方法：问题组卷法 来源组卷法 时间组卷法 文件名称或性质组卷法施工、监理基础文件适用的组卷方法：项目组卷法或单位、分项工程组卷法；阶段、专业、结构或工序组卷法。几种方法结合
6、使用,4、卷内文件的整理,查漏补缺、按照A4或16K大小粘贴折叠、去金属物。卷内文件排列：按重要程度、文件间的联系、时间顺序、工程部位排列。一般的正本在前底稿在后，批复在前请示在后，结果在前过程在后。卷内文件编号：按件整理的，逐件盖档号章；整卷装订的，从001起编页号。卷夹一般2公分（200页）左右，卷盒可以在2-4公分，不超过公分。,几种卷内文件具体排列方法,（1）图样文件 按隶属关系按总体和局部关系按图幅比例按地区特征按时间顺序（2）文字型文件 按重要程序按地区按时间 按逻辑关系；复文在前，来文在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿（原稿）在后。(3)图文混合型的 一般的文字在前，图样在
7、后；如果文字只起补充说明的，则图样在前，文字在后。,（4）管理性文件按问题、时间或重要程度排列；（5）项目技术文件材料按管理、依据、施工记录、检测实验、评定、证明顺序排列；（6）设备文件材料按依据性、设备开箱验收、随机图样、设备安装调试和设备运行维修等材料排列；（7）竣工图按专业、图号排列。,5、卷内文件目录与备考表的填写,文件的顺序号。以1件自然件或一组文件为一顺序号。文件编号：完整的代字代号责任者：文件的形成者，单位全称或规范化简称。文件材料题名：指文件名称。注意无名称、名称不准确及表式名称的填写。日期：文件形成时间，用20010226表示。页号：文件所在卷的页号，用三位数表示。备注：文件
8、的原始性完整性等需说明的情况。,卷内文件目录与备考表的填写,互见号 卷内备考表,说明：（1、卷内文件数量）（2、分类、组卷及其他整理中需说明的情况）立卷人：年 月 日 检查人：年 月 日,6、项目档案案卷封面和脊背填写,档 号：档案的编号案卷题名：应简明准确揭示卷内文件的内容，分为三个部分：项目名称+针对的内容+文件名称 如：*办公楼电气照明安装图立卷单位：案卷的形成单位起止日期：卷内文件的起止日期保管期限：对照保管期限表，从案卷保管单位的角度确定 是永久、定期密 级：文件自然形成的绝密、机密和秘密,7、案卷的装订和案卷目录编制,卷装订整理的，用电钻三孔一线线装订。左边和下边对齐。件整理的，用
9、包角或缝纫机线装订。右上方空白处逐件盖上档号章。图纸按A4大小予以折叠。,(档号章 3cm*1cm),8、移交,移交案卷目录填写档案移交归档文书，交接双方、见证人在移交书上签字、核验，办理档案移交。,科 技 档 案 分 类 目 录 KB7,9、基建项目声像材料和电子文件的归档要求,1、基建项目声像材料 基建项目建设过程中产生的照片、声像材料（如立项会议、领导视察、结顶庆祝、质量事故等等）应及时收集归档，注明主要要素，其收集整理规则参照特殊载体整理规范。,.,2、基建项目电子文件收集归档要求 同步归档补助文件即元数据和背景信息；内容真实、完整和有效；同竣工验收后的纸质材料同步归档；电子基建项目档案要达到符合归档条件，并按档案管理要求,将其存储到符合要求的脱机载体上；最少要制作二套，一套封存保管，一套提供查阅；电子基建项目档案的管理与纸质档案的管理程序基本一致，遵循着收集、整理、保管、鉴定、利用的模式；,谢 谢！,（案卷脊背式样）,项目内容用碳素墨水直接写在脊背上。,
