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1、电力建设项目文件归档与整理,神华国华研究院 王晓君,内容提要：,一、建设项目文件归档依据二、建设项目文件质量要求三、项目文件的收集与移交四、竣工图的编制五、建设项目文件的整理归档,一、建设项目文件归档依据：,重大建设项目档案验收办法（国档发20062号）国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28-2002）电力工程竣工图文件编制规定（DL/T5229-2005）科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11811-2008）企业档案整理规范（DA/T42-2009）,术语解释：,建设项目文件：指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收过程中形成的文字、图表、声
2、像等形式的文件包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。建设项目档案是工程项目建设、管理过程中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录，是经过鉴定、整理并归档的项目文件，又称工程档案。,项目前期文件：指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件项目竣工文件：指项目竣工时形成的反映施工（指建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图、和监理文件组成项目施工文件：指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件,术语解释：,项目竣工图：指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸项目监理文件：指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用
3、等进行控制的文件项目竣工验收文件：指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件项目档案：指经过鉴定、整理并归档的项目文件,术语解释：,二、项目文件质量要求,齐全性：按归档范围，各项内容齐全；完整性：每份文件完整，不缺少附件；有效性：每份文件或图纸，签章准确有效，文字图面清晰。原始性：文件应是直接、自然形成的历史记录，内容、签字、盖章具有原始性。,项目文件质量要求：,字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字手续完备复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度，应符合设备标定质量的要求。载体材料：文字纸张幅面为A4，长期存储的电子文件的介质应为不可擦除型光盘，录音录像文件应保证载体的有效性
4、。,字迹材料：使用激光打印机打印、红色印泥盖章、碳素墨水等耐久字迹；禁止使用喷墨、针式打印机打印、禁止用复写复印件；禁止用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水等不耐久字迹材料书写。,项目文件质量要求：,项目文件编制要求：,分类清楚组卷规范案卷、卷内文件排列有序档号编制科学规范编制了项目档案案卷目录和全引目录,项目档案控制措施：,1、在签订项目设计、施工、调试及监理合同协议时，应设立文件资料方面专门条款，明确有关方面提交相应项目文件，所提交文件的整理、归档责任，以及归档份数、归档要求等。2、项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。,三、项目文件收集与移交：
5、,建设单位各机构，负责收集整理项目前期文件，以及设备、工艺和涉外文件等。勘察单位负责收集、积累勘察文件设计单位负责收集、积累设计文件施工单位负责收集、积累施工文件调试单位负责收集、积累调试文件监理单位负责收集、积累监理文件,建设单位负责收集的内容：,项目前期阶段：立项审批、招投标、勘察、初步设计等文件工程准备阶段：土地征用、开工审批等文件施工阶段：安全、质量、进度、物资、资金、设备开箱等管理性文件竣工验收阶段：竣工验收文件生产准备阶段：试生产文件等,项目前期文件包括：,项目评估报告、项目建议书及报批文件可行性研究报告及其评估、报批文件项目选址意见书及其报批文件项目评估(包括借贷承诺评估)及论证
6、文件环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复设计任务书、计划任务书、报批文件,工程准备阶段文件包括：,招标投标文件招标公告、招标修改文件、招标补遗及答疑文件投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标人员签字表、评标记录、评标报告中标通知书,工程准备阶段文件包括：,土地征用文件：征地、移民文件征用土地申请、批准文件、红线图、坐标图、行政区域图征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书、评估书（一户一表调查、土地勘测面积计算、拆迁房屋评估及非违章建筑证明、房屋拆迁及其电力设施迁改补偿等材料）建设前原始地形、地貌、状况图、照片,规程
7、、规范、标准、规划、方案、规定有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划计划、投资、统计、质量、安全管理文件概算、预算管理、差价管理文件招标文件审查、技术设计审查、技术协议施工执照,管理性文件：,合同谈判纪要、合同审查文件、合同书、补充协议、合同变更、索赔等涉及法律事务的文件文件环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划等文件，水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议文件原料、材料、燃料供应等来源协议文件,管理性文件：,工艺说明、规程、路线、试验、技术总结产品检验、包装、工装图、检测记录设备、材料采购、招投标文件、合同、出厂质量合格证明设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件
8、单设备图纸、使用说明书、零部件目录设备测绘、验收记录及索赔文件设备安装调试、测定数据、性能鉴定文件,工艺设备文件：,询价、报价、投标文件合同、合同附件谈判协议、议定书谈判记录谈判过程中外商提交的材料出国考察及收集来的有关材料国外各设计阶段文件及设计联络文件,涉外文件：,各设计阶段审查议定书技术问题来往函电国外设备、材料检验、安装手册、操作使用说明书等随机文件国外设备合格证明、装箱单、提单、商业发票、保险单证明设备开箱检验记录、商检、海关及索赔文件国外设备、材料的防腐、保护措施外国技术人员现场提供的文件材料,涉外文件：,技术准备计划试生产管理、技术责任制开停车方案设备试车、验收、运转、维护记录试
9、生产产品质量鉴定报告安全操作规程、事故分析报告，运行记录技术培训材料，产品技术参数、性能、图纸工业卫生、劳动保护材料、环保、消防运行检测记录,生产技术准备、试生产文件：,物资供应和财务管理文件：,财务、器材管理文件财务计划及执行、年度计划及执行、年度投资统计工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计及说明。主要材料消耗、器材管理交付使用的固定资产、流动资产、无形资产、递延资产清册,项目竣工验收报告，工程总结（工程设计总结、工程施工总结、工程监理总结），项目质量评审文件，工程现场声像文件，工程审计文件、材料、决算报告。环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件。竣工验收会议决议文
10、件、验收证书及验收委员会名册（签字）、验收备案文件。项目评优报奖申报材料、批准文件及证书。,竣工验收文件：,勘察单位负责收集移交的文件材料：,设计基础文件：工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录水文、气象、地震等其它设计基础资料,设计单位负责收集移交文件材料：,方案设计初步设计及其报批文件技术设计施工图设计竣工图设计技术秘密材料、专利文件工程设计计算书关键技术试验设计评价、鉴定及审批,施工单位负责收集移交的文件材料：,建筑施工文件开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
11、施工组织设计、方案及报批文件、施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺文件原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单,建筑材料试验报告设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等施工定位（水准点、导线点、基准线、控制点等）测量、复核记录、地质勘探,施工单位整理移交的文件材料：,施工单位整理移交的文件材料：,土、岩试验报告、基础处理、基础工程图、桩基工程记录、地基验销记录施工日记、大事记隐蔽工程验收记录各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录、事故处理报告工程质量检查、评定,技术总结、施工预、决算交工验收记录证明竣工报告、竣工验收报告声像材料,施工单位整理移交的
12、文件材料：,设备及管线安装施工文件开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要施工组织设计、方案及其报批文件、施工计划、技术措施文件原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单,施工单位整理移交的文件材料：,建筑材料试验报告设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录,施工单位整理移交的文件材料：,隐蔽工程检查验收记录强度、密闭性试验报告设备、网络调试记录施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告系统调试、调试记录,施工单位整理移交的文件材料：,施工单位整理移交的文件材料：,管线清洗、试压、通水、通气、消毒
13、等记录管线标高、位置、坡度测量记录中间交工验收记录证明、工程质量评定竣工报告、竣工验收报告、施工预、决算,施工单位整理移交的文件材料：,电气、仪表安装施工文件开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要施工组织设计、施工及其报批文件、施工计划、技术措施文件原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单建筑材料试验报告,设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等,施工单位整理移交的文件材料：,施工单位整理移交的文件材料：,系统测试、整定记录绝缘、接地电阻等性能测试、校核材料设备明细表及检验记录、施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告操作、联动试验电
14、气装置交接记录中间交工验收记录、工程质量评定竣工报告、竣工验收报告声像材料,监理单位负责收集移交的文件材料：,施工监理文件、资料监理合同协议、监理大纲、监理规划、细则及批复施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料报审施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核、施工进度、延长工期、索赔、及付款报审,监理单位负责收集移交的文件材料：,开（停、复、返）工令、许可证、中间验收证明书设计变更、材料、零部件、设备代用审批监理通知、协调会审纪要、监理工程师指令、指示、来往函件工程材料监理检查、复检、实验记录、报告,监理单位负责收集移交的文件材料：,监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录各项测控量成果
15、及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故报告工程进度计划、实施、分析统计文件变更价格审查、支付审批、索赔处理文件单元工程检查及开工（开仓）签证、工程分部、分项质量认证、评估主要材料及工程投资计划、完成报表,监理单位负责收集移交的文件材料：,设备采购、监造工作监理资料设备采购委托监理合同、采购方案、监造计划市场调查、考察报告设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报告、分包单位资格报审表原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告开动、复工报审表、暂停令会议纪要、来往文件监理工程师通知单、监理工作联系单监理日志、监理月报,监理单位负责收集移交的
16、文件材料：,质量事故处理文件、设备制造索赔文件设备验收、交接文件、支付证书和设备制造结算审核文件设备采购、监造工作总结监理工作声像材料,四、竣工图的编制,竣工图编制依据竣工图编制方法依据：电力工程竣工图文件编制规定 DL/T5229-2005,（1）竣工图编制工作由项目建设单位负责组织与协调。（2）竣工图由建设单位委托、施工图设计单位负责编制。合同内容包括竣工图编制要求、编制范围、交付时间、份数、费用等事宜。（3）竣工图以施工图为基础，依据设计、施工、监理、调试、建设单位审核签认的“设计变更单”、“工程联络单”、设计更改有关文件以及现场施工验收记录和调试记录等资料编制竣工图这些资料由建设单位组
17、织提交。,竣工图编制方法：,（4）未发生修改的施工图，在施工蓝图上加盖竣工图章，竣工图章用红色印泥，盖在图标栏上方空白处。（5）发生修改的施工图，应重新绘制竣工图，图 标仍按施工图图标，但“设计阶段”栏为“竣工图阶段”，由设计人、校核人和批准人签署。图纸编号按原施工图图号，设计阶段代字“S”改为“Z”。若有新增图纸，其编号在该册图纸的最后一个编号依次顺延。,竣工图编制要求：,（6）应编制竣工图总说明及竣工图分册的编制说明。总说明及分册说明也应像卷册图纸一样予以编号，编号方法同卷册图纸的编号，但其中设计阶段代字用“Z”表示，总说明的设计专业代字用“A”表示。（7）应按卷册编制竣工图图纸目录，在竣
18、工图编制范围内的图纸，无论修改与否，均应在图纸目录中列出。,竣工图编制要求：,竣工图章：,竣工图章样式：档案行业、建设行业、电力行业分别有三种不同的竣工章样式，由于专项验收、优质工程、鲁班奖等检查验收的组织及所聘专家来自不同的行业，所以参照的标准不同，建议请示上级领导，根据本项目的情况加盖竣工图章。但应以国家规定为主要参考依据。,竣工图套数,项目竣工图一般为纸质二套，或按合同条件的规定提交；竣工图应移交电子版，采用不可擦除光盘归档，套数按合同规定执行；在大中城市规划区范围内的重点建设项目应根据城市建设档案归属与流向暂行办法第五条的规定，另编制一份与城市建设、规划及其管理有关的主要建筑物及综合管
19、线竣工图。,竣工图的审核：,竣工图编制单位对竣工图的内容是否与“设计变更通知单”、“工程联系单”和设计更改的有关文件，以及施工验收记录、调试记录等相符合进行审核。审核后经校核人和批准人审定后在图标上签署。移交验收时，建设单位应组织各专业人员，对接收的竣工图进行复核，并签署审核结果，确保竣工图与实际相符。,竣工图范围及内容深度：,竣工图应编制一、二、三级图和部分重要的四级图，不包括五级图，具体内容参见电力工程竣工图文件编制规定（DL/T5229-2005）附录B。竣工图应准确、清楚、完整、规范，并附上必要的修改说明，文字说明应简练。,五、项目文件的整理归档,项目文件整理原则项目文件编制要求项目文
20、件组卷方法案卷的分类、排列、编号、编制目录等,项目文件整理原则：,依据：科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T 11822-2008）原则：保持案卷内科技文件的有机联系和 案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用。,项目文件编制要求：,1、项目施工及调试完成后，施工单位、监理单位应根据工程实际情况、行业规定、标准以及合同规定的要求，编制项目竣工文件。2、竣工文件由施工单位负责编制，监理单位负责审核。主要内容有：施工综合管理文件、测量文件、原始记录及质量评定文件、材料（构，配件）质量保证书及复试文件、测试（调试）及随工检查记录、建筑及安装工程总量表、工程说明、设计变更、重要工程质量事故报告等。,
21、3、根据归档范围及建设项目实际情况，进一步收集所缺少的重要文件，文件数量未满足合同或协议规定份数的，应按要求补齐。4、对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实，并按要求修改成补充标注到相应的文件上。,项目竣工文件编制要求：,5、与施工图有关的设计变更单、现场洽商单和材料变更单，建设单位应按专业集中、整理，并提交给设计院编制竣工图。6、凡为易褪色材料（如复写纸、热敏纸等）形成的，需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件。,项目竣工文件编制要求：,组卷方法：,1、管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性等组卷。2、勘察设计材料和项目设计文件按项目或专业组卷。3、施工文件按单项工
22、程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷。4、检查验收记录、质量评定及原材料试验文件，按单项工程、单位工程组卷。,5、竣工图按建筑、结构，水电、暖通、电梯、消防，环保等顺序按卷册组卷；6、设备文件按专业、台件或系统等组卷；7、监理文件按文种、专业、时间组卷。监理月报、日志、会议纪要、简报的卷内文件按时间顺序排列；8、设计变更单、工程洽商单、材料代用单、有变更的工程联系单按专业集中组卷；9、原材料报验按专业集中组卷；10、焊接记录按专业集中组卷。,组卷方法：,分类：,依据：火电企业档案分类规则及分类表,卷内文件整理：,对照归档范围，认真核对，确保符合齐全、完整、准确的要求；区分不作为科技档案归档
23、的文件。如文书文件、普发性文件、重份文件、事务性文件等；查漏补缺，对破损文件进行修补；对字迹模糊或易褪变的文件进行复制；去除金属物；超出卷盒幅面的科技文件应叠装，按照A4或16K大小粘贴折叠（图纸折叠方法见GB/T 10609.3）。,文字：按重要程度、时间、内在联系排列；图纸：按图号顺序排列；图文混排：文字材料在前，图样在后，如果文字只起补充说明作用的，图样在前，文字在后；译文在前，原文在后；正文在前，附件在后；转发文在前，被转发文在后；正本在前，底稿在后；批复在前，请示在后；结果在前，过程在后。,卷内文件排列：,文件页号的编写：,案卷内项目文件，以件为单位编写页号；已有页号的文件可不再重新
24、编写页号；卷内目录、卷内备考表不编写页号。,案卷封面、案卷目录、归档文件目录、卷内目录和备考表：,所有表单用激光打印机打印；各表单样式，按科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T11822-2008编制。,案卷封面：,案卷题名：简明、准确地揭示卷内文件的内容。立卷单位：填写负责组卷单位准确全称。起止日期：卷内文件的起止时间，年度用四位标注。保管期限：对照保管期限表，填写永久、长期、短期。密级：填写卷内科技文件的最高密级。档号：档案的编号，如“全宗号-目录号（项目代号）-分类号-案卷号”,案卷目录：,序号：填写登录案卷的顺序号。档号、案卷题名、保管期限填写方法同案卷封面。总页数：填写案卷内全部文件
25、的页数之和。备注：根据需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。,卷内目录：,排列在卷内文件首页之前，内容填写：档号：填写案卷档号。序号：依次标注卷内文件排列顺序。文件编号：填写文件文号、编号、图号、代字、代号等。责任者：填写文件形成者或主要责任者，合同填写合同各方，可用规范简称。,卷内目录：,文件题名：填写文件全称。没有题名或通用文种题名的，由立卷人根据文件内容拟写题名，并用中括号“”括上日期：填写文件形成的时间，多个时间的采用最晚时间页数：填写每份文件总页数备注：可根据实际填写需要注明的情况,卷内备考表：,排列在卷内文件之后，内容填写：立卷人：由立卷责任者签名立卷日期：填写完成立卷的时间
26、检查人：由案卷质量审核者签名检查日期：填写案卷质量审核的时间互见号：填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明载体类型档号：填写案卷档号,案卷题名=项目名称+单位工程名称（分部、分项、专业、设备、系统、阶段）+文件主要内容。如：项目名称应与国家批准项目名称一致不能把卷内文件简单罗列。,案卷题名的拟写问题：,按卷装订的，可用三孔一线线绳装订；按件装订的，可用不锈夹、不锈别针固定；按件装订的，应在每份文件首页空白处加盖档号章，样式见科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T 118222008,案卷的装订或装盒：,需要关注的几个方面：,1、原材料质量证明文件复印件问题：从供应商处购买的原材料一般是成批
27、检验，所提供的是批量检验的复印件，归档时应要求供应商提供加盖原件存档单位（供应商）公章，可视为有效文件。2、沉降观测记录归档问题：应注意提供测量人员的资格证复印件，及测量仪器计量检测的合格证复印件，以保证所记录数据的有效性。,需要关注的几个方面：,3、加强声像档案的收集，包括开工典礼、领导人视察工作、重大工程质量事故等方面形成的照片、录音、录像等。4、文件闭环问题：应把请示、批复等文件整合组在一起。5、设备文件的整理归档，应注意设备文件的系统成套性，不能把小的设备文件拆离所属的系统，可能造成设备混乱。,需要关注的几个方面：,6、质量监督中心站与质量监督站文件归档问题：省质量监督中心出个阶段性检查报告，按阶段组卷，共分为7个阶段：土建、锅炉水压试验前、汽机扣缸前、厂用电受电前、整套启动前、整套启动后、试生产后，卷内文件按质量监督报告、质量监督记录、整改意见及闭环记录等排列。质监站文件按专业组卷，专业分为土建、锅炉、保温、汽机、管道安装、电气、热控7个专业。卷内文件按检查记录、整改通知单、闭环记录及报告顺序排列。,谢谢大家！,
