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1、办事处财务主管实务操作手册,第一部份,办事处财务主管实务操作,一、协助办事处主任制定办事处月度费用计划,200X年 月费用计划表 所属地域：填报时间：200X年 月 日 财务主管（签字）办事处主任（签字）财务总监（签字）分公司经理（签字）,二、指导经办人员填制正规报销单,1，什么是合法合规的原始单据：必须是有税务或财政部门监制章的正规合法票据（银行，铁路，航空等国有大型企业单据除外）2，由谁填制报销单：业务实际发生资金支出人为报销人,二、指导经办人员填制正规报销单,3、报销单的填制时间：报销人填制报销单必须按财务部关于报销时限要求及时报销，因未及时报销造成的损失由责任人自行承担。,二、指导经办
2、人员填制正规报销单,4、报销单的填制内容：必须按费用发生明细分类完整填列时间、地点、事由，单据张数、金额(大写金额前必须以币或计等字样填写)、报销人（业务实际发生支付人为费用报销人。,二、指导经办人员填制正规报销单,5、报销单的粘贴：必须按凭证方向统一横向粘贴（单据叠放长横纵短），按费用发生明细序时分类粘贴）；因未按要求粘贴报销单的，财务主管有权退回。,三、办事处财务主管如何审核费用报销单,1、审核报销人是否与业务发生或资金支出人一致。2、审核报销单的填制时间是否合规：报销人填制报销单必须按财务部关于报销时限要求及时报销，因未及时报销造成的损失由责任人自行 承担。,三、办事处财务主管如何审核费
3、用报销单,3、审核原始单据的合法合规性：必须是有税务或财政部门监制章的正规合法票据（银行，铁路，航空等国有大型企业单据除外）4、审核报销单的填制内容是否与原始单据一致，填列项目是否完整：必须按费用发生明细分类完整填列时间、地点、事由，单据张数、金额(大写金额前必须以币或计等字样填写)、报销人（业务实际发生支付人为费用报销人）。,三、办事处财务主管如何审核费用报销单,5、审核费用报销金额是否超标，报销事项是否符合公司的费用管理制度；6、审核报销单的粘贴是否合规。,四、办事处财务主管如何复核促销员工资,1、获取促销员招聘表和档案；2、对照促销员招聘表和档案，查看工资表，查核是否有其人，并掌握促销员
4、所在的门店和联系电话；参与促销人员会议，了解实际参加会议的人员情况，对照人事资料进行对比；,四、办事处财务主管如何复核促销员工资,3、到所在门店查核是否兼职，是否确有其人或异动；4、根据该促销员所在终端收回的保修卡和进销存表复查促销员工资是否按政策计算和发放；5、将有关情况反馈给财务总监。,五、办事处财务主管如何参与营业员奖励的管理,1、获取分公司关于营业员奖励的文件和政策；2、检查该终端收回的保修卡数量和质量和进销存表；3、获取营业员奖励发放表；4、对照营业员奖励文件和政策以及保修卡，查看营业员奖励计算和发放表，是否合规；,五、办事处财务主管如何参与营业员奖励的管理,5、了解终端详细情况和获
5、取营业员资料；6、店面或电话回访营业员查核是否收到奖励；7、将情况直接汇报给办事处主任和财务总监处理；8、营奖资料和终端资料归档。,六、办事处财务主管如何参与代理商汇款与发货的管理,1、代理商填报要货明细表与打款凭据传真（银行汇款则直接交单据）给办事处财务主管；2、办事处财务主管查询是否打款（是现金则问分公司出纳，是单据则直接转交分公司出纳进帐）并凭单登记与代理商往来台帐；如有价保，根据价保情况登记与代理商往来台帐；3、审核要货数量与价格是否符合公司政策,六、办事处财务主管如何参与代理商汇款与发货的管理,4、分公司会计复核要货数量及价格，并查看库存是否满足要货要求；5、财务总监复查出纳和会计意
6、见决定是否发货；6、分公司物流会计填制出库单进入送货流程；7、财务主管根据送货单登记与代理商往来台帐。,七、办事处财务主管如何与代理商对帐,切入点一、复核款项往来资金票据 1、获取某一期间代理商打款明细表，注意打款方式是现金还是汇票；2、获取分公司同一期间收到的代理商打款明细表；3、详细核对每一笔明细是否收到并核实出金额上存在差异的具体单据。,七、办事处财务主管如何与代理商对帐,切入点二、复核分公司出库单与代理商收货单（或退货单）1、获取分公司某一期间发给该代理商的出库单明细和该代理商的退货清单；2、获取代理商同一期间收货的明细清单和退货清单；3、详细核对每一笔出库和收货明细是否相符，重点核对
7、退货和收到退货的清单。,七、办事处财务主管如何与代理商对帐,切入点三、复核调价盘库确认数量和补差金额 1、获取分公司某一时点确认的该代理商调价盘库数量和单台补差政策；2、获取代理商同一时点自己计算的调价补差库存和调价补差金额；3、详细核对每一笔调价库存数量确认明细是否相符，调价补差单价与计算是否正确。,八、办事处财务主管如何参与通路库存的管理,1、什么是代理商库存 代理商库存：指代理商的用于批发的实物库存数量。不含代理商用于零售的库存及铺货数量、不含预付款折合的货物数量。,八、办事处财务主管如何参与通路库存的管理,2、什么是终端库存 终端库存：指为用于零售的实物库存数量，含代理商用于零售的库存
8、及铺货数量。,八、办事处财务主管如何参与通路库存的管理,3、什么是通路库存 通路库存：为销售通路中经销商的所有实物库存。通路库存=代理商库存+终端库存。,八、办事处财务主管如何参与通路库存的管理,4、通路库存、代理商库存、终端库存之间的关系。通路库存=代理商库存+终端库存,八、办事处财务主管如何参与通路库存的管理,5、什么是通路进销存表 通路进销存表：是指用于统计确定某一期间某一代理商（或终端）期初库存及期间收货、期间销出和期初库存数的进销存表，包括因各种原因造成的通路库存不实调整数。,八、办事处财务主管如何参与通路库存的管理,7、通路进销存表（参考表）及其对应关系 所属期间：200X年 月
9、日-200X年 月 日 填表人：,八、办事处财务主管如何参与通路库存的管理,8、如何进行通路库存的管理按上期通路实盘数作为期初通路数获取并审核保修卡 根据代理商台帐汇总代理商各机型本期收货数。获取经我公司业务员或相关人员盘点的该通路实盘库存明细表或串号明细表，并通过E-MIS系统复查，整理出有效的通路库存明细表。,八、办事处财务主管如何参与通路库存的管理,8、如何进行通路库存的管理填制通路库存进销存表，并计算出表中的待查数。对表中待查数出入较大的直接找相关业务员了解详细情况及原因 原因分析及解决办法（见下表）,八、办事处财务主管如何参与通路库存的管理,8、如何进行通路库存的管理,九、办事处财务
10、主管如何加强保修卡的审核和管理,1、什么是保修卡 保修卡是指出售波导手机时从手机包装盒中获取的记载所出售手机相关信息和零售商，以及购机用户相关信息用于证明该手机及其购置情况的卡片。,九、办事处财务主管如何加强保修卡的审核和管理,2、加强保修卡（存根联）管理的原因：1)消费者方面：是确保其所购手机为真品的重要保证，也是其手机售后服务保证的重要凭据 2）零售终端方面：是零售终端向供货方证明其销量，获取优惠销售空间的重要凭据,九、办事处财务主管如何加强保修卡的审核和管理,3、加强保修卡（存根联）管理的原因：3)供应商方面：是供应商获取销量信息，制定销售政策，确定调价库存数量和计发促销员工资，营业员奖
11、励，保护消费者利益的重要凭据,九、办事处财务主管如何加强保修卡的审核和管理,4、保修卡管理中存在的问题与解决方法：,九、办事处财务主管如何加强保修卡的审核和管理,4、保修卡管理中存在的问题与解决方法：,九、办事处财务主管如何加强保修卡的审核和管理,4、保修卡管理中存在的问题与解决方法：,十、办事处财务主管如何进行售后材料收发及收费管理,1、如何进行售后材料的收发管理：1）、严格售后材料收发权限审核，确保进出有审批。2）、严格售后材料的收发单据往来，确保进出有单据，实物有去向。3）、及时登记售后材料台帐，月末或日常抽查核对帐帐和帐实余额。4）、保管好各种收发单据及台帐。,十、办事处财务主管如何进
12、行售后材料收发及收费管理,2、如何进行售后材料的收费管理：1）、严格售后材料收发及使用按流程操作。2）、定期或不定期抽查维修理工单并核对收款单据。3）、随时盘点维修收费并督促出纳及时解缴分公司。4）、审核维修工单中用料收费及进行消费者电话回访。5）、保管好维修工单与收缴费凭证据。,十、办事处财务主管如何进行售后材料收发及收费管理,3、售后材料的收发与收费流程：详见财务管理大纲的业务流程,十一、办事处财务主管如何进行广告宣传用品和促销礼品管理,1、管理要点：1），所有收发单据必须填列完整并有财务主管和仓管、对方收货人签字验收；2），办事处财务主管必须保证月末与分公司财务和办事处仓管对帐，确保帐实
13、，帐帐一致；3），对发出的广告宣传用品和促销礼品办事处财务主管必须注意抽查核实使用情况，对发出和领用的促销礼品注意与该辖区终端销量挂钩审核，确认使用是否合规,十一、办事处财务主管如何进行广告宣传用品和促销礼品管理,2、操作流程：1），仓管和财务主管分类建立广告宣传用品和促销礼品台帐；2），根据分公司的送货单，登记相应台帐，发出广告宣传用品和促销礼品时填制销售出库单（四联）并登记台帐；3），办事处财务主管及时向分公司财务上报广告宣传用品及促销礼品的出库情况。4），办事处财务主管确保月末对帐相符。,十二、办事处财务主管如何审核报送的各种报表,1、报表内容审核 检查报表内容是否与上级要求是否相符，是
14、否有超出要求或少填报的内容。2、报表相关信息审核 检查报表相关信息与所获取原始单据信息是否一致。,十二、办事处财务主管如何审核报送的各种报表,3、所属期间或时点审核 检查报表填报内容所属期间或时点是否符合要求：报表内容一般对其所属期间有专门的要求，分清楚是月报还是季报；是一段专门的期间还是一个时点的信息。要保证所填数据与所属期间或时点的一致。,十二、办事处财务主管如何审核报送的各种报表,4、勾稽关系审核 检查报表数据间勾稽关系，横向与纵向是否矛盾，上次填报期末与本次期初是否一致，小计与合计是否相符，“其中”栏是否大于“合计”栏等等。5、备注栏审核 检查备注栏是否将需说明事由的客观情况表述清楚。,十二、办事处财务主管如何审核报送的各种报表,6、报表签字审核 检查报表是否有相关人员签字（如：所有涉及本办事处的报表均需经办事处主任签字方可报出，签字是划清责任界限的主要依据之一）。7、报表填报时间审核 检查报表填报时间是否合规：填报时间是指报表填制完成时的详细时间，如报表要求月末填报，此时应注意具体时间是30日还是31日或者是28日。,十二、办事处财务主管如何审核报送的各种报表,8、事后回查 电话检查报表报出后上级是否完整收到。,办事处财务主管实务操作手册,演示结束 谢谢观看,
