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1、学生会档案管理制度学生会档案是广大学生会成员在讨论、计划、落实中产生的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料，是学生会各项活动的历史记录，也是校学生会决策和考核干部的重要依据。为了加强学生会档案工作，提高档案管理水平，充分发挥其在学生会各项工作中的作用，特制定下述规定。一、 立卷归档制度（一） 归档范围：凡是校、系学生会在各项工作活动中直接形成并具有查考、保存价值的各种计划、表格、报道、照片等不同形式和载体的文件材料，均应由秘书处归档，所有校、系、部门不得以任何借口拒绝归档。（二） 归档时间： 一学期中，各系、部门形成的各种不同形式和载体的文件材料，在新学期到来之前由秘书处文书秘书
2、统一整理并归档立卷。 （三） 归档要求：1. 每次由校（系）举办的活动结束后，活动负责人必须将应归档的文件材料收集齐全、完整、并能正确反映出其在活动前后工作的真实情况，整理成档后交至秘书处保管和利用。2. 归档的文件材料一般一式两份。电子稿、打印稿重要或利用频繁的文件若有损坏情况，需酌情增加归档份数。3. 以下资料应归入学生会档案（1） 校学生会工作计划、总结、报告、通知、决定及规章制度；（2） 秘书处关于学生会的工作向学生会主席的请示及批复；（3） 关于表彰校、系优秀学生干部和先进个人的材料；（4） 关于每学期被评为优秀部门、优秀部长、优秀部员的材料；（5） 批准加入学生会的材料及因其他原因
3、退出学生会的材料；（6） 校、系组织举办活动的有关资料。（7） 学生社团组织的名称、会员名单、章程、刊物及学生社团组织的主要活动的有关材料；二、 档案保管制度1. 教学楼二、四、六楼团委学生会办公室是各系、校档案存放的机要重地，各系必须加强管理，非学生会成员在无学生会成员的管理下一律不得随意进入办公室。2. 秘书处应严格控制和保管.教学楼二、四、六楼团委学生会办公室钥匙，不得随意转借他人。三、 秘书处岗位责任制度 1. 文书秘书应集中统一管理学生会全部档案，按照档案业务建设规范要求，做好档案收集、整理、归档等工作。2. 文书秘书应负责指导、检查、督促兼职档案人员做好校、系各部门档案的形成、积累、归档工作，确保档案的完整、准确。3. 文书秘书应主动运用档案协助学生会领导和学生会有关部门解决实际问题，热心为利用者提供服务。4. 宣传秘书应积极配合举办大型活动、演出的部门并负责大型会议及各项活动的后勤服务工作(包括会场的会标及横幅)。 学生会各类档案是对学生会各部部长及成员工作表现作综合评价的重要依据，也是对学生干部进行考核和评优的依据。档案要求做到内容齐全、分类清楚、不漏不重、装订规范、检索方便、管理完备。若秘书处成员有遗失、损坏档案情节秘书处将给予相应的处分。上海科技管理学校学生会秘书处2009年9月30日
