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1、参与老科学家学术信息采集工作的实践与思考 老科学家学术信息采集工程是2009年经国务院批准，中国科协牵头，联合中组部、教育部等11部委共同组织实施的大型资料采集工程，旨在抢救共和国科技发展史上所形成的各类珍贵档案。3年多来，已组织对全国各行业、各科技领域，80岁以上的约300名两院院士或虽无院士头衔但对祖国科学发展作出突出贡献的老科学家的各种档案资料进行了抢救性的全面采集。时至今日，通过采集人员的辛勤努力，工作已经卓见成效，取得了丰硕成果。 老科学家信息采集工程以科学家学术成长经历为主线，围绕其家庭背景、求学历程、师承关系、科学研究等方面，多角度、全方位地将老科学家们为祖国科技事业发展孜孜以求
2、、无私奉献、勇于开拓、敢于创新的光辉历程通过各种珍贵的档案史料生动地呈现出来，这将为探索和总结我国科技发展规律和人才成长规律，进行科学研究提供大量可资借鉴的宝贵素材，也充分体现了社会各界日益增强的档案意识，无疑是一项功在当代、利在千秋的意义重大的文化工程。 笔者作为华南理工大学档案馆的一员，有幸参与了我校高分子研究所教授、中国科学院院士程镕时先生的信息采集，负责对所有与程院士有关档案资料的搜集、鉴定、分类、整理、数字化及编目等工作。下面结合我们的工作实践谈点认识和体会。 1 档案人员在此项信息采集工作中发挥着主力军的作用 档案人员在此次信息采集工程实施的过程中，承担了大量主要工作。自2010年
3、采集工程正式启动以来，全国各相关研究院（所）、高校、中央企业等科学家集中的科研单位分期分批成立了约300支高素质的信息采集小组，每个小组承担所在单位一名采集对象的信息采集工作。采集小组成员集中了档案学、新闻宣传、科技史等专业以及与采集对象相关学科领域的科研人员，共同组成精干的采集队伍，为顺利、高效、高质量地完成采集工作奠定了坚实的基础。其中大多数相关单位领导责成本单位的档案管理部门牵头，对整个采集工作进行全程把握和质量控制。 2 确保对老科学家学术资料等名人档案采集的齐全完整，广泛全面 老科学家学术信息采集工程实际就是名人档案的建设工程。每一位为祖国科技发展作出重要贡献的老科学家，其人生的每个
4、阶段所形成的各类资料都记载着他们的学术成长历程，都是重要见证，具有珍贵的史料价值。所以，采集人员需要将采集范围尽量扩大化，确保一切有价值的档案资料不遗漏。采集范围包括老科学家的手稿（如工作笔记、实验记录、幻灯片、讲义等）、书信、著作、论文（包括老科学家发表或被会议收录的所有学术论文和非学术性论文、本科及研究生求学阶段的课程论文、毕业论文、毕业设计报告等）、声像档案（包括照片、音频、视频等）、科研类档案、求学期间的学籍档案、各种图纸（如老科学家手绘建筑图纸等）、个人传记、证书证件类（如各类获奖证书、毕业和学位证书、聘书、任命书等）、媒体报道、同行学术评价资料、各种实物类档案（如奖牌、奖章、老科学
5、家发明或使用过的具有纪念意义的仪器设备或生活用品、题词、书画作品、在参加国内外会议或外事访问活动中获赠的纪念品等），还有其他诸如老科学家收到的社会各界寄来的贺卡、邀请函、会议回执等材料。 此外，本次采集工作还有一项重要内容，即在老科学家身体情况允许的前提下，对其本人进行面对面的直接访谈，引导他对自己一生的生活、求学、工作等经历作全面回顾，以及对老科学家成长经历中交往较为密切的同行、同事、学生、合作伙伴等，就老科学家的各方面情况作间接访谈，以采集珍贵的视频和音频、照片等影像资料，将老科学家的音容笑貌及他的成长经历通过其自身的言谈永远留存在档案的记忆里。 3 采集人员要广泛阅读有关采集对象情况的简
6、历、传记、人物专访等材料，从而对采集对象从出生、求学、工作到生活等一生的经历，学术成就、学科背景、师承关系、社会关系等有一个全面了解，这将大大扩充采集的视野，也为采集人员找寻线索提供思路和方向 基于此，采集小组中尽量安排一名该老科学家的学生或者同事加入。如，华南理工大学程镕时院士信息采集小组中，有一名成员就是程镕时的博士生，他对程院士的工作经历和程镕时在人生各阶段的同事、学生、国内外有密切往来的学术同行等都较为熟悉，并且对其导师的学术研究领域和学术成长经历有较为深入的了解。大量的前期准备工作和人员的合理调配和分工使得采集小组在确定、联系访谈人，拟写采访提纲、向他们广泛征集各种史料、撰写项目研究
7、报告等一系列相关事务都能做到心中有数，使采集工作得以有针对性和方向性、有条不紊地进行，而不至于临时盲目慌乱。 我们在采集程镕时信息时，通过翻阅大量资料，了解到院士出生、求学、工作等经历。掌握了总体情况后，我们根据程院士的成长轨迹，联系他人生路上曾经的同学、同事、乡贤、朋友、学生以及家人进行访谈和征集资料。总之，最后要达到这样一种效果，即通过采集到的所有资料能看到程院士全面、连贯而丰富的人生，尽量不留下一丝空白。 为此，我校采集小组详细制订了信息采集计划，分期分批、按部就班地稳步推进工作。首先给分散在各地的程院士曾经的同事、学生、朋友、学术同行等群发邮件，告知信息采集工作的由来、目的和意义，向他
8、们广泛征集相关的老照片、与程院士的往来书信、手稿，视频、音频等。他们都积极响应、给予了大力支持，颇有效果。继而南下深圳、北上南京、长春，遍访院士曾经的学习、工作所在地，对相关的人员进行访谈并前往当地档案部门、宣传部门查阅档案，收获了一大批十分珍贵的史料。同时，还联系了程镕时院士中学、大学和研究生时期的母校，采集其各求学阶段的相关学籍档案及其他诸如为母校题词、作报告等的文字、照片、音视频材料。也计划到江苏和桥镇等地，拍下程院士出生地的风物面貌、曾经居住的祖屋、小学校舍、儿时同伴等，将院士一生的成长轨迹透过各种史料还原出来。 4 要有开放的眼光和敏锐的洞察力以及触类旁通的业务素养，竭尽全力全面做好
9、采集工作 此次采集工程的对象，均为80岁以上年事已高的老科学家，他们在一生的历程中，虽形成了大量各种载体、不同类型的珍贵史料，但有些老科学家可能平时并不十分关注，加之他们中几乎无一例外经历过“文革”的浩劫，很多保存在他本人手中的早年有价值的手稿、书信、著作等多数未能幸存下来。在这种情况下，采集人员不应守株待兔地消极坐等，而应该积极地想方设法，从不同侧面，抱着不放过任何线索的决心千方百计地去搜寻、查找一切有关老科学家的档案史料，尽量将散落在各地个人手中的有关该名老科学家的所有资料采集到手，使采集的成果尽可能丰富。所以，档案史料采集工作不单纯靠体力，更需要智慧和勇气。通过坚持不懈的努力，采取顺藤摸
10、瓜、按图索骥的方式去查找，往往会有意想不到的收获。 以笔者参与的程镕时院士信息采集工作为例，在搜寻视频音频、照片等声像档案材料时，在院士本人家里未能找到这方面的资料，所以只能想办法通过其他途径获取。于是我们上网搜索，输入“程镕时”作为关键词，跳出来许多新闻，逐一查看，筛选出其中有重要价值的几条，根据这些新闻中提供的信息，按图索骥，找到新闻的撰稿人，向其询问是否有相关资料提供。这样顺藤摸瓜，往往能有意想不到的收获。凭借敏锐的职业嗅觉、耐心细致的职业态度，我们沿着蛛丝马迹，屡试不爽，采集到手的资料也从无到有，从有到多，比初时大大地丰富和充实了。 5 档案人员应自觉主动地做好名人档案的采集工作，时刻
11、保持着高度的档案意识，密切关注名人档案建档对象的动态，将其在各项活动中最新形成的档案及时采集进馆 要眼观六路、耳听八方，平时注重随时采集随时积累，这样就能使我们的名人档案建档工作变消极被动为积极主动。在此次老科学家资料采集工作中，亲身体验了辗转曲折、颇为艰辛的信息采集的工作过程后，很多采集小组成员都大大增强了档案意识，并且付诸行动，对于采集对象在公开活动中的一举一动都给予了高度的关注，每次活动前后，采集小组成员都会立即主动与相关主办方或老科学家本人联系，及时将相关的视频、音频、照片、文字材料等采集回来，有的采集人员甚至直接到现场进行录音、摄像等，使得对老科学家珍贵影像资料的采集工作做到万无一失
12、。 同时要及时跟进，主动出击。就我校而言，对于名人档案建档对象，因他们中很多人仍然在职，所以他们手中保存的珍贵资料，如各类证书、文件、手稿等，在职务活动中仍要使用，暂时不能归档，那么档案人员也应及时提醒他们注意保管，就名人档案归档的注意事项提出明确的要求，并且经常与他们保持良好的沟通，督促他们将可以归档的材料及时移交归档，且告知他们要注意保存好工作中形成的各类有价值的材料以便今后存档，做到随时跟进。而不能像有些档案人，下发了名人档案归档的通知却从此不闻不问，从来不主动出击，只管坐等着名人送档案上门，那样的征集效果将会大打折扣。 6 对采集到的所有珍贵史料应及时进行消毒和数字化工作，以确保安全、
13、长久、无损保存 很多早年手稿、信件等因年代较久，多数已经出现边缘破损、纸质泛黄、字迹模糊甚至虫蛀现象。所以，为了有效保护档案，使它们能更好地永久留存，需要及时对其消毒和数字化。采集进馆的材料首先放入真空充氮杀毒机中进行消毒，然后通过拍照、扫描的方式，形成电子版存储。为了保证图像质量，对于珍贵的较古旧的手稿、照片等材料，扫描的分辨率一律要求达到800dpi，并且以无损压缩、完全保留图像信息的TIF格式进行存储，尽管所占的储存空间较大，但是保证了图像的高清晰度和安全无损。 总之，只有做生活的有心人，才能真正做好老科学家及其他名人档案的信息采集工作。 （作者单位：华南理工大学档案馆 来稿日期：2013-08-13）
