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1、,第二讲 体育活动策划,主讲人：甘露莹,为什么要做策划？,什么是策划？策划是指确定所要追求的结果在哪里，并找到达成这一结果的战略和战术。策划的价值在于，以一个组织的具体任务为焦点，创造一个能完成这些任务的明确的路径。而创造这一路径的中心是，充分了解影响决策的内外部条件。策划的作用在于：1、有能力提供一系列不同的战略作为参考。2、辨别并解决问题，减少未来的不确定性。3、有助于活动保持竞争力。,是什么,为什么,活动,1 是体育活动筹备组织工作的启动的基础工作，也是筹备组织建立（如是申办活动则是由筹备小组建立）后首先要做的工作，为总体工作做前期准备，为领导在审定总体工作方案前做准备 是对整个活动的资
2、源进行挖掘、分析、整合，然后包装的专业技术工作 3 是取得或进一步取得和提升整个活动可信度、公信力、荣誉度及轰动效应重要的基础工作 4 是将活动主办者意志与活动进行技术结合，进一步利用活动促进举办地社会经济发展的规划性工作,活动策划的三个层面,第一，活动的整体战略规划第二，活动的创意方案第三，活动的运行计划,制定活动的战略规划需要考虑的问题,首先一项活动要有一个整体的战略规划。这个活动的举办不仅要与地方或者企业的文化相结合，还要与当地的资源相结合，最基本的要求是必须做到文化的认同和资源的匹配。活动的规划者、策划者一定要清楚如何跟地方的固有资源相结合，要能够做到因地制宜，合理利用地方的文化、自然
3、资源，越地域、越个性、越有吸引力。,财务规划举例来说，假设某级政府一年的财政收入是两个亿，未来即使按照百分之十的增长率，十年之后也就是四个亿，而如果一个节庆要规划投入十个亿，那就显然是不可能完成的任务了。,外围规划：比如活动周期的策划，产业链的规划，推广宣传的规划，活动衍生产品的规划等。以活动衍生产品为例，现在国外很多品牌节会已经做到极致了，比如巴西狂欢节、慕尼黑啤酒节，都有专门的、各式各样的纪念品可以让你带回来，每一个道具、卡通人物、徽标都是可以卖钱的。,板块规划比如奥斯卡颁奖典礼，它的每一届颁奖礼都是由几个固定的板块构成的，其中明星走星光大道成了整个颁奖礼最为世界关注的环节，也成为奥斯卡区
4、别于任何一个节庆活动的标志性板块;比如海南欢乐节，它有三大固定的板块，分别是海上的烟花表演、开幕式花车大巡游、闭幕式的民俗风情活动，这三块很好的契合，既展现了海南的特色，又给观众带来震撼的效果，连续几年下来，已经变成了海南欢乐节的固定板块。,活动中各利益相关者分析,在对活动进行战略性的规划后，便进入到活动方案的整体策划之中，而在制定具体活动创意前，通常还需要对活动运营中各利益相关者进行充分了解，因为在设计运行系统时应该尽可能的满足各利益方的需求。,活动与各主要利益相关者之间的关系,组织机构提供活动的管理，通过活动达成各项任务。举办地提供外部环境，接受活动所带来的各种影响。赞助商提供资金或实物，
5、得到市场的品牌认同。媒体负责活动的推广，得到活动的宣传内容或广告收入。工作人员从项目负责人、艺人、和企宣人员，到舞台监督、一般职员、门卫、清洁工，为活动付出劳动和支持，得到薪酬或奖励。活动的参加者和观众参加者和观众的主要关注点是活动的内容、地点、物质供应和运行。例如到达现场的便捷度、节目的精彩度、食物和饮料的获得、服务设施的使用、进出场地的便利度等等。,活动策划管理核心内容,完整的活动策划所包含的内容,活动策划五要素,主题与内容,预算,目的,对象,创意,关于创意,一句话概括“把任何想法转化成效益”就叫创意。创意在创意之外，大视野和韧性需要日积月累，兼容并包。仅为学习艺术管理提供参考。,活动策划
6、的关键点创意,活动策划的关键点创意,1、收集资料 这一点显然很重要，因为它需要大量的时间和努力收集资料。被赶时间和其他权宜之计而忽略。这是错误的省事，现在花时间以后就省事了。否则对着张白纸闭门造车更糟糕，有两种资料需要收集。.与产品和消费者有关的事实，尽力了解这两方面。使用产品，拆开它试着和其制造者一样了解产品与消费者见面。了解其习惯，讲话方式，生活方式。.收集一切信息，需要对任何事、对生活各方面感兴趣，寻根究底，无话题不含常识、自然，所有前述的智威汤逊法则都包括在这个资料的收集过程中。2、消化 这些资料素材会萦绕于你的脑海，从不同角度和不同思路吸究它们，着力寻找其新的关联和新的结合。如果将之
7、与事实结合的任务变得费时费力，并且最终发现它是毫无希望的，那就不妨放弃。提示：把最初哪怕是疯狂的或不成熟的想法记下来，以后也许会派上用场。,3、酝酿 先不提问题，而交由潜意识去想。这不应被认为不负责任，因为思维最有创意时，会创造神奇。有人称之为直觉，有人称“得来全不费功夫（灵感）”不要无所事事，继续刺激你的想象力和情感。听听音乐，看电影，看电视，读书，与朋友聊天一句话、一幅图、一个表情都能激发灵感。4、灵感 灵感无处不在，洗澡时、在车上、半梦半醒间，午夜梦回时，你的无意识将变成日。可能把黄加红成为橘黄色。这是灵感飘然而至的方式：经常在放弃苦思冥想和在求索之后的休息和放松时到来5、提炼 灵感不是
8、一产生就是完善的。更要耐心研讨，找出不足之处，以接受客观的批评，补充先前忽略的不足之处。不要太孤芳自赏，因为如果它是一个好的灵感，其他人亦会受到感染而补足它，不要以为这是多么了不起的主意，只有被人接受才有价值。,活动策划的关键点目的,活动策划的关键点确立目标的程序,活动策划的关键点对象,对Target说话对Target说他们听得懂的话并且只对Target说话,活动策划的关键点预算,先确定预算，再确定计划是稳妥的方法,确定必须成本 来宾交通及接待 场地费用和搭建 资料礼品的准备,纳入非必须成本 表演和娱乐 主持人等,其他,前期准备构思,摒弃头脑中所有杂念，全心全意地想象活动的全过程，这个想象应至
9、少重复三次，并将你想象的全过程详细地说给你的团队，以便获得补充：每个环节可能出现问题的地方每个环节所需用到的物料每个环节是否可以再优化每个环节是否给人惊喜在构思完成后，再次检查你的目的是否达到？在构思完成后，再次检查你的预算是否足够？,策划的具体事项,一、团队构成,项目负责人参与部门项目所必须的人员配备,供应商列表和对应联系人：场地 搭建 租车/礼仪 摄影摄像 其他,确定你的工作团队,确定你的供应商,二、时间表项目推进表,项目推进表（为可控因素预留必要时间：比正常时间多1/3）项目执行：为每个成员制定每日工作协调内容物料清单：列举已有物料及需要准备的物料人员分工：列出每个子项目负责人必须首先确
10、定不可控因素：障碍来自哪里？场地：如果不及时确定可能租不到合适的场地重要来宾：他们的时间、行程是不确定的其他不可控因素预定的检查时间通报:向所有成员报告每日工作的完成情况,分享你的完成快乐,也分享别人的完成快乐使其他成员知道应该沿着你完成的项目去做什么?应付意外情况、赢得补救机会,项目推进表的分解正确制定并运用子目标,制定子目标的原则:,所有子目标的完成将自然导致总目标的完成,制定子目标的程序:,与所有成员逐个讨论总目标,明确每个成员的工作及在总体任务中的位置,为每个成员限定目标要求及资源,制定子目标时的问题:,使每个成员了解子目标,但同时知道总目标,每个个体都应该拥有完成子目标所相应的权利,
11、运用子目标来限定责任和要求,时间表活动管理表,活动基本要素（时间、地点、参与人、主题、流程等）活动物料汇总接待流程和要求活动现场具体分工（人员位置和要求）文案准备新闻稿主持人稿领导讲话稿重要领导的现场文件夹内容资料通讯录,活动管理表的主要目的确定活动基本要素/相互关系及检查点,明确活动基本要素利于活动掌控参与人员的工作指导，提升工作效率新增人员的活动手册，利于快速到位（补位）相互关系的确认部门之间的配合和各自负责人；哪些事情可以同时进行；完成项目的方式可能不止一种，通过相互关系的检查可以使你找到最好的方法；检查点可为我们提供补救的机会定期的回顾和检讨：在每隔固定时间由所有成员在一起检查项目进展
12、，并对意外情况作出补救。,三、场地选择列出要求,需要类型：考虑活动类别、主题、品味要求来宾人数：测算最小面积要求活动内容：是否有特殊物品摆放，是否需特殊设施？是否有顶高要求？是否有破坏可能？周边环境：交通、噪音、光线、用餐及住宿气候条件：防雨、防寒、防暑、日落时间费用限制：能够用于场地租赁的最高限额,场地选择询问,是否有档期？是否有足够的布展时间？场地需要清空吗？场地清空需要付费吗？场地清扫需要特别安排吗？场地可容纳多少人？使用该场地是否需要办理特别手续？是否有噪音及安全、清洁方面的要求？场地能够提供什么设施？它们是否收费？现场视觉效果如何？是否有遮挡视线的装饰？场地有多少卫生间？条件怎样？需
13、要装饰吗？是否有供贵宾和工作人员休息的地方？场地自身工作人员的素质如何？是否有类似活动的服务经验？场地是否有存放杂物或资料的地方？,四、车辆安排停车场,停车场在哪里？从停车场到活动场地步行需要多长时间？通过哪些线路？停车场的开放和关闭时间？停车场需要什么凭证？是否可以专辟停车场？是否有VIP专用停车场？是否有“停车已满”标志牌？停车场是否有保安管理？工作用车停在哪里？是否需付费？,车辆安排活动班车,来宾来自哪里？何时启程？正常何时抵达？以每半小时为单位，列出航班抵达时间表，并据此确定每班班车的间隔时间、发车辆数班车品牌？新旧程度？司机素质如何？会否迷路？联系方式？班车途经路线是否有拥堵可能？预
14、留至少一辆机动车辆,车辆安排特殊来宾接待,特殊来宾有多少人（正确职务）？他们启程和抵达的精确时间表？是否有陪同人员？入住酒店？入住时间和离开时间？特殊来宾的级别是否有差别？他们是否要求乘坐不同档次的车辆？特殊来宾的行程安排（活动当天），征求本人或随从的意见；活动前是否观看场地并参加彩排？由谁接待？期间是否有其他安排？（会议？用餐？）特殊来宾的活动文件夹准备：简易流程、讲话稿、行程提醒,来宾接待,当来宾准备赶赴机场时，接待工作已经开始：来宾是否拿到了正确的机票？来宾是否方便抵达机场？当来宾抵达机场时是否安排工作人员办理手续？来宾是否知道下飞机后应该如何做？突发情况处理：航班延误个别来宾迟到,来宾
15、接待,当来宾走下飞机后：确保第一时间知道接站人位置在班车等候时间不能超过30分钟在班车行程中为来宾播放轻松音乐突发情况处理：班车损坏部分来宾延误班车迷路,来宾接待,当来宾抵达接待区时：确保第一时间看到接待人员和接待指示牌预估每批来宾人数，保障足够的接待人力如果是入住酒店，最好提前拿到所有来宾入住房间，以节省来宾登记时间，并在登记完成后交酒店总台在接待区预备休息区如果是直接进入会场，应准备存衣处、行李寄存处，并有专人管理，预备存衣牌突发情况处理：因交通原因突然导致来宾人数剧增,来宾接待,来宾登记时应了解什么？活动的日程安排活动所需佩戴证件及使用要求活动场地平面图及入口、出口、卫生间位置何时可以离
16、开？离开机票领取的时间和方式来程时的费用报销时间、地点、方式离开时是否有班车接送？用餐时间、地点？用餐凭证？,来宾接待,当来宾进入酒店房间休息：准备小型欢迎卡确保来宾能够迅速联络接待人员是否需要提前清空房间内的收费物品？房间内是否需要准备鲜花及水果？房间内应准备当地旅游手册及地图,五、现场布置,来宾行走线路现场勘察：场地有多少入口？是否可以确保来宾从指定入口进入？来宾人数有多少？是否能够及时顺畅地通过入口？入口是否需要铺设红地毯？在抵达会场途中是否要穿越其他场地？是否有明确方向指示？来宾进入会场后是否能够立即找到自己的位置？不同类别的来宾是否需要分别设定入口？是否有来宾需要特别休息室？,现场布
17、置,搭建施工保证施工期间的用电及保安保证施工用料的摆放位置检查施工单位用料摆放是否合理搭建完成时间应保障至少12小时的彩排时间务必进行最大负荷电量测试施工完毕后应清理一切施工痕迹确保用电线路安全隐秘,现场布置,舞台布置保障上场及下场通道畅通后台有方便快捷且安全的物品存放处来宾上下舞台通道地板检查，是否有松动可能舞台布置的设备不能遮挡现场摄影摄像视线确保来宾无法进入后台,现场布置,来宾区域贵宾席如何布置（座位安排图）？是否需要名签或椅背签？为外籍人士座位的侧后方安排翻译人员座位来宾的通道是否畅通？是否要准备同传？规格？现场翻译？预留摄影摄像位置，是否需要架高？来宾取用饮料位置是否方便？当来宾退场
18、时是否可能发生拥挤？,六、媒体接待基础文件,媒体接待基础文件邀请媒体名单新闻夹内容航班时刻表（接、送车辆安排）住房登记表媒介分工（活动现场位置）接待物料专访安排（名单、Q&A、陪同媒介、速录）,七、后勤安排及其他,安排专门工作人员负责用餐预订及送达指定工作人员用车和司机文件打印资料装袋、运输和存放物品领取登记视频、图片资料,其他事项,活动付款明细表供应商、额度、日期、付款形式、尾款结算日期现场指挥文件-根据确定流程AV、音响（上场音乐/茶歇音乐）、灯光配合摄影摄像预定位置和要求重要环节时的前后衔接、人员补位（参与人员问题）现场提问时的媒介人员位置主持人台本活动（专访）结束后汇集活动摄影摄像资料
19、（速录文字？）挑选图片或整理速录文字，客户确认后上传网络统计媒体对视频资料的数量,*大型活动策划的方法和工具,点子和方案征求：刺激有无法需求讨论会：鱼骨图头脑风暴：发散法和收敛法分组提名：KJ亲和图专家访谈：Delphi技术,人尽其言 群策群力,高效头脑风暴的原则和技巧,两大原则,不要评判别人从数量要求质量,五个技巧:营造气氛 自由联想，不受任何羁绊 不许批评甚至评论 构想多多益善 寻求构想的组合和改善,大型活动项目管理,大型活动项目管理,活动策划的创意思维开发,活动策划的创意思维开发（A）,破除惯性思维,修炼反向思维,打造发散思维,排他惯性历史惯性群体惯性,向惯性思维挑战保持开放和宽容热爱原
20、创，尝试变革勇于面对群体压力,惯性思维对活动创新的阻碍,大型活动项目管理,活动策划的创意思维开发（B）,破除惯性思维,修炼反向思维,打造发散思维,发散思维技巧功能发散，泉涌雪崩关系发散，由此及彼组合发散，多元开放递进发散，立意腾升,发散思维用于活动策划,从同一来源中产生各种设想、方法，沿多种方向探寻不同的项目方案、解决手段和实现途径。,大型活动项目管理,活动策划的创意思维开发（C）,破除惯性思维,修炼反向思维,打造发散思维,反向思维技巧方位逆向，时空转换顺序逆向，先后倒置因果逆向，倒因为果心理逆向，逆反突破,从事物、观点、场景的对立面或另一端来思考问题，发现和设计活动方案、实现途径。,反向思维用于活动策划,大型活动项目管理,感谢您的关注,
