商务写作基础知识.doc
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1、商务写作基础知识有效的商务写作要以一些基本原则为基础。掌握了这些基本原则,您就会知道该如何处理自己遇到的各种写作任务。一、明确写作目的 在着手撰写商务文件时,您首先应该做的就是问自己:“我为什么要写这份文件?”商务写作的目的有很多,例如: 解释或证明某些行为的合理性:“由于现有供应商给我们的所有出价都太高,因此我们决定拒绝他们并寻找其他供应商。” 传达信息:“管理层想让所有员工都知道新产品的季度销售额超出了期望值。” 影响读者:“工程队能够如期完工。” 公布好消息或坏消息:“不幸的是,你们报告的引擎起火事件发生在保修期结束后的第二天。” 要求行动:“设计队应该在 5 月 1 日之前完成并提交产
2、品规格。”在开始写作的时候应牢记自己的写作目的。在从事文件撰写这样的普通任务时,许多撰文者都会偏离自己的目的。为了帮助您始终牢记自己的目的,您可以将写作目的略记在草稿的开头以作为提醒,并在写作过程中回顾和参考。起草完毕之后,应检查您的草稿,以确保最初目的得以实现。二、遵循“以读者为中心”的方法 一个公司如果没有考虑到客户 的需求和态度,就无法与客户沟通,同样地,您如果不了解读者、读者的要求以及他们所喜欢的接收信息的方式,您也无法与他们沟通。从读者的角度对文件进行构思、起草、组织和编辑,能够提高文件的明确性并促使读者付诸行动。如果读者能够理解您想要传达的信息以及他们下一步应该做些什么,他们的工作
3、就更容易开展。采用以读者为中心的方法为什么重要?下面将讲述一个真实的故事,故事里的公司要通过明信片宣布地址的变更,这看似简单,但公司在写明信片的时候却没有对受众进行分析。由于没有站在读者的角度考虑,公司忘了写出最重要的信息之一:搬迁日期。客户们知道了公司将搬到什么地方,但却不知道应该从什么时候 开始使用这个新地址。三、清楚表达关键信息 确定了文件的写作目的并从受众的角度进行了考虑之后,下一个任务就是提炼出您想让读者记住的关键信息。该信息应该简明清晰,通常只有一两句话。例如:“为了不超过客户的交付期限,我们必须在 5 月 1 日之前完成产品设计。”在很多情况下,关键信息应该在文件一开头或接近开头
4、的地方阐明,而剩下的部分则用于阐述细节,并回答“为什么”或“我的提议的意义是什么”。每份文件集中讲述一个主题,以使文件尽量清楚明确。如果您发现有两个彼此无关的关键信息要写,则应分别撰写两份不同的文件。四、让信息简明扼要 忙碌的读者喜欢简练的文件。事实上,在能传达必要信息的前提下,文件越短越好。简短的文件可以确保突出关键信息。简练的文字还可以节省读者宝贵的时间。请思考下面的例子:“应老板的建议,琼在公司法律顾问的帮助下,向五位因不满而威胁要提起诉讼的客户写了封道歉信。”作为撰文者,您的挑战在于如何让语句表达出最佳效果。就上述例句而言,对受众的了解能提供有效指导。是否有必要让读者知道这封信是琼的老
5、板建议写的,或公司的法律顾问参与了这封信的撰写?有五位 客户感到不满的事实或他们威胁要提起诉讼的事实又有什么相干吗?如果没有必要透露这些信息,则可以考虑将其删除。这样一来,句子就变成:“琼向感到不满的客户写了封道歉信。”五、确定交付策略 懂得有效写作的人知道,即便文件写的不错,如果未能以合适人选的名义在合适的时间以合适的方式撰写,其效果也会受到影响。在开始写作之前,考虑应该以谁的名义传达信息。您自己?您的上司?整个团队?不同的选择必定会对读者有不同的影响。同时还要考虑文件的撰写时间是否太早或太晚。如果写得太早,读者将难以关注您提出的问题。如果写得太晚,则丢掉了提出建议或防范问题的机会。最后,写
6、作方式也会影响文件的效果。在选择写作方式时,应考虑写作目的、受众以及您想要传达的信息。例如,如果要分发客户满意度调查结果,可以用电子邮件向全公司发送该报告的总结,并提供有关如何获取完整报告的详细信息。您也可以邀请管理层和其他关键人员观看一次调查结果演示。理想的沟通方式需要深思熟虑才能决定。就算您使用的是书面形式,您也会发现用口头交流的方式作为补充有助于您获得最佳效果。六、界定项目的范围 在开始撰写任何文件之前,应首先界定写作项目的范围。界定范围意味着确定主题的广度与深度。若能有效界定范围,您就可以为自己和受众节省大量的时间与精力。全面铺开与简明扼要 在考虑写作项目的范围时,您可以从或广或窄的角
7、度阐述主题。例如,在汇报公司在营销职能方面的不足时,全面铺开的阐述可以包括下列内容: 营销对实现公司目标有什么作用 公司营销部门的发展历程 营销方面的人力资源 出现特定绩效问题的领域 潜在的解决方案简明扼要地阐述此主题时只需强调一到两个方面,可能包括的内容有: 绩效低下的两大领域:经销商支持与促销 建议的补救措施作为撰文者,您必须根据自己的目的和受众来确定文件范围的宽窄。就上述营销报告的例子而言,如果您的目的是向负责研究营销部门和潜在解决方案的任务组提供信息,则可能需要全面铺开。因为受众将希望尽可能多地了解该部门的情况。另一方面,如果您是向高层管理人员汇报该任务组的实际调查结果,则应简明扼要。
8、因为在这种情况下,受众最感兴趣的可能只是详细了解您所确定的问题以及建议的解决方案七、使用谋篇布局策略 对于许多管理者来说,谋篇布局往往是写作过程中最艰难的部分之一。在界定了项目的范围之后,首先应确定文件将要涉及的主题。以下策略有助于完成此任务。1、提问 写出读者对您的话题可能会产生的疑问是开篇方法之一。这种方法有助于确保您的文件能告诉读者他们需要了解的内容。这种方法还能帮助您预见读者对文件的反应。例如,吉莉安必须写一份备忘录,介绍合作推出某新产品的员工召开的每周部门间会议。通过预计读者关注的事项,她提出了下列问题: 我们为什么要召开这些新会议? 议程将包括哪些内容? 我应该怎样准备这些会议?将
9、这些问题转化为肯定性陈述之后,吉莉安就能得出她在备忘录中将要提到的要点。例如:“召开第一次会议时,请事先准备好您所在部门的工作计划。”使用这种方法时,应考虑您对受众的兴趣和关注事项的了解。如果您对受众不太熟悉,则应找一位熟悉他们的人对您预计的问题进行补充。2、传统式提纲 另一个谋篇布局的方法就是使用传统式提纲。这种方法最适合那些能在动笔之前构思出文件逻辑结构的人。如果您缺乏写作经验,或者涉及的主题很复杂,这种方法就格外有用。传统式提纲通常使用字母、罗马数字和阿拉伯数字表明信息的层次。1. 大写罗马数字加英文句号,例如 I. 2. 大写字母加英文句号,例如 A. 3. 阿拉伯数字加英文句号,例如
10、 1. 4. 小写字母加英文句号,例如 a. 5. 在圆括号中加阿拉伯数字,例如 (1) 6. 在圆括号中加小写字母,例如 (a) 7. 在圆括号中加小写罗马数字,例如 (i)对大多数商务文件来说,三级标题(罗马数字、大写字母和阿拉伯数字)就足够了。一旦拟好提纲,就应考虑以下问题: 提纲中是否已经列出了我要写的所有主题和副主题? 他们的排列是否符合逻辑顺序? 开头、中间和结尾是否清楚明白?如果提纲的逻辑和顺序符合您的要求,您就可以开始对每一条加以充实,从而创建文件。3、头脑风暴式提纲 头脑风暴式提纲是一种形式自由的构思技巧,即一想到什么就立刻将其记下。头脑风暴式提纲鼓励自由联想,这有助于激发您
11、的创造力。在进行团队集体写作的时候,这种方法格外有效,因为使用这种方法在写作之初就能获得每个人的想法。创建头脑风暴式提纲的方法: 在一张纸的中间画一个圆圈。 将您的目的写在圆圈里。记住,您的目的就是您撰写这份文件的原因。目的的表述应简洁:以“为了”开头,并包括一个动词,例如“说服”。 在想到与您的主题相关的想法时,从圆圈向外画线,就像车轮的轮辐,然后在每一条线上写一个想法。 如果某个想法激发了其他与之相关的想法,就从那条线上再引出几条线,然后将这些相关想法写在上面。 如果您突然想到了与之前所写的想法完全无关的想法,就从中间的圆圈上再引出一条新线。 一边继续构思想法,一边从中间的圆圈和其他线条上
12、画新线。对于从中间的圆圈发散出来的主要想法,应认真进行分类。一经组织整理,这些想法就成为您在写作中将要提及的主题。4、自由写作 当您出现写作障碍(也称为“头脑空白综合症”)时,自由写作通常是最好的选择。与头脑风暴式提纲一样,自由写作允许您放飞想像,以催生灵感,并且既可以手写也可以打字。请记住,有关自由写作最重要的一条规则就是没有规则。采用自由写作法的要点包括: 准备好纸笔,或将手搭在键盘上,然后让思维自由驰骋。 写下大脑中出现的任何想法,哪怕这些想法与您的写作主题毫无关系。 至少应自由写上 10 分钟,这样才能思如泉涌。 当您思维受阻时,也要将这种情况记录下来。不要停止。 不要对记下的东西进行
13、编辑。如果您用的是计算机,降低屏幕的亮度可能有助于防止您过早编辑。自由写作完成后,读一读您之前记下的内容,突出标示重要的观点和想法。然后将这些要点整理成符合逻辑的分类,这一步骤与传统式提纲或头脑风暴式提纲相同。八、根据目的来组织材料 您必须对所写内容进行符合逻辑的组织,否则就无法达到您想实现的目的。通过选择最适当的组织方式,您可以更清楚地向读者传达信息。首先,应考虑受众的需求和喜好。通过提出并回答下列问题选择组织方式: 我的基本要点是什么? 我的读者可能会乐于接纳还是会抵制? 我的读者可能想立即知道些什么?1、重要性排序法 对于许多内部文件,撰文者通常会采用“结论先行”(BLOT) 法。通过将
14、最紧要的信息放在文件开头,您可以帮助忙碌的读者快速看到最重要的信息。运用重要性排序法的技巧 当您的写作对象为两名或多名读者时,应考虑最重要的读者可能会有的反应,通常情况下最重要的读者是决策者。相应地组织文件的内容。 对于易于接受的读者,关键信息应放在开头。 对于不易接受的或有抵触情绪的读者,在陈述关键信息前,您需要提供更多的铺垫和背景信息。利用文章的开头部分使读者相信您的建议是值得信赖的。 2、时序法 时序展开法按照事件发生的时间顺序对事件进行排列,从而说明主题。当文件的内容包含产品发展史这样的信息时,这种方法非常有用。使用此方法时应注意下列事项: 抓住重大事实。 利用视觉设计突出重要信息,例
15、如您的关键信息,因为使用这种发展时序法时可能会遗漏这些信息。 如果有五个以上的日期,应避免每个句子都以日期开头。3、流程和程序法 流程和程序法对使用说明和用户手册都适用。所谓流程就是从总体上描述在各阶段 由谁做什么以及发生了什么或将要发生什么。由于这些阶段的发生与读者无关,因此请使用第三人称进行叙述。例如:“发票应首先交给费用发生部门批准,然后再交给会计付账。”而程序则按照完成目标所需的顺序提供读者可以实际采取 的行动步骤。由于程序是安排就绪的一系列步骤,因此可以使用与软件安装说明一样的方式进行陈述。描述步骤时请使用第二人称,每一步都以表示该行动的动词开头。例如:“给发票加盖日期戳”,或者“撕
16、下粉色副本用于您的部门记录”。无论使用哪一种方法,都应注意下列事项: 以表格形式陈述正式程序,并给每一步编号。 按照其发生的精确顺序陈述流程或程序中的阶段或步骤。4、空间排列法 空间排列法适用于差旅报告、机械说明以及销售研究报告。将其想像成一幅二维或三维地图,带领读者畅游您的主题,以帮助他们理解您的信息。例如,要解释公司的销售区域规划,您首先应该讲述洛杉矶的发展机遇,然后介绍纽华克的新客户,最后再讲一讲华盛顿特区的政府潜在客户。使用此方法时应注意下列事项: 设定具体、连贯而便于理解的顺序,例如从左至右、从上到下或由内而外。 用细节描述充实每一个空间,为读者创立生动的影像。 有意识地使用富于变化
17、的语句和新的措辞来替代陈词滥调,以吸引读者的注意力。5、比较和对比法 比较和对比法用于展示各种概念的相似或不同之处。这种方法很适合可行性研究、调查结果和计划报告。当您想评估两种可能性各自的优缺点时,这种方法格外有效。例如,在研究了两种可能性之后,您建议在市区的某个地点设立新办公室,为此,您可以按下列顺序陈述研究结果: 优点:地点 A 和地点 B 缺点:地点 A 和地点 B 运用比较和对比法的技巧 在比较两项事物时,应从读者较为熟悉的一项开始。 运用图形或表格来比较技术信息。 不要在同一部分同时陈述优势与劣势,这样容易产生混淆。 在使用一些关键短语进行比较时应注意前后一致,如:“一方面”和“另一
18、方面”,“前者”和“后者”,以及“与此相同”和“与此相反”。 6、归纳法或演绎法 归纳法或演绎法适用于工作指令、培训资料和客户服务信件。在使用归纳法或演绎法时,需要考虑的关键问题是:“我的读者已经了解了多少?”回答了此问题后,即可用读者熟悉的信息开始写文件。例如,在宣布所有部门领导都必须修改每月预算时,可以使用归纳法创建送给会计部的备忘录。由于是会计团队发起的要求,因此在给他们的备忘录中应首先重申他们提出的修改细节,然后从更广的角度讲述此次修改会对全公司产生的影响。对于其他所有部门,则分别单独起草备忘录,首先从最高层面对该要求进行描述,然后阐述每个团队为了修订预算必须实施的具体调整。务必随时对
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