应用文书邮件礼貌用语.doc

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1、商务信函用语如今，商务信函的原则已从原来的3个“C”（Conciseness, Clearness, Courtesy）发展到目前的个“C”：Completeness, Clearness, Concreteness, Conciseness, Correctness, Courtesy, Consideration ，即完整性，清晰，具体性，简明，正确性，礼貌，考虑。 中文商业商务信函的写作格式如下： 如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。 (1)开头 开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。 (2)正文 信文的正文是书信的主要部

2、分，叙述商业业务往来联系的实质问题，通常包括： 向收信人问候； 写信的事由，例如何时收到对方的来信，表示谢意，对于来信中提到的问题答复等等； 该信要进行的业务联系，如询问有关事宜，回答对方提出的问题，阐明自己的想法或看法，向对方提出要求等。如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，以示尊重； 提出进一步联系的希望、方式和要求。 (3)结尾 结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。 (4)署名

3、 署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。 (5)日期 写信日期般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要，不要遗漏。其中，中文书信内容的结构，主要由称呼、启词、正文、酬应过渡、祝颂词、签署、日期等七部分组成。 1、称呼称呼是写信人对受信人的尊称，主要依据相互间的隶属关系、亲疏关系、 尊卑关系、长幼关系等而定，一般都用“敬语称谓”的形式组成。如：“尊敬的王总经理”、“亲爱的刘主任”、“尊敬的董事长先生阁下”等。对某

4、些特殊的内容或与境外华文地区的人员往来还可加上“提称”如：“尊敬的王博士总经理海成先生台鉴”、“亲爱秘书明玉小姐雅鉴”等等。 2、启词启词是信文的起首语，可有多种表示法。如问候式的“您好”、“别来无恙”； 思怀式的“久不通信，甚为怀想”、“去国半载，谅诸事顺遂”等；赞颂式的“新春大吉”、“开张大吉”等；承前式的“上周曾发一传真件，今仍具函，为 事”，“贵公司月日赐函已悉”等等。不分对象，不论内容，一律以“您好”为书信之启词，实在极不恰当。此外，公务书信的启词还可用“兹为、兹因、兹悉、兹经、兹介绍、兹定于”；“顷闻、顷悉、顷获”；“欣闻、欣悉、欣逢、值此”，以及“据了解、据报、据查实”等一系列公

5、文用语，以提领全文。 3、正文正文是书信的主体，是书信能否达到写信人理想效果的关键。一封信可以专说一件事，也可以兼说数件事，但公务书信应该一文一事。正文要清楚、明了、简洁，并注意情感分寸，不应有昵亵轻狂之嫌，也不可显侮蔑轻慢之意。 4、酬应过渡正文结束时，可写几句酬应性的话作为全文的过渡。如“我方相信，经过此次合作，双方的友谊将有进一步发展”。又如“再次表示衷心的感谢”或“代向公司其他同志问候”等等。也有用公务书信的常用结语过渡，如“特此函达、特此说明、特此重申、特此函询、特此致歉”，或“肃此专呈、肃此奉达”，也有 “特此鸣谢、敬请谅解、尚祈垂察、务请函复、至希鉴谅”，以及“承蒙惠允、承蒙协办

6、、承蒙惠示、不胜荣幸、不胜感激”等等。 5、祝颂词书信的最后，写祝颂词是惯例。由于写信人与受信人的关系各有不同， 书信内容各有不同，祝颂词的写法便呈多种多样。一般说来，有“即颂时绥、敬颂台安、此致敬礼、谨祝万事如意、诚祝生意兴隆”等等，有时，因过渡词含有明显的祝颂义，也可省去祝颂词。 6、签署书信的签署以写信人全名为要，不能只签个姓氏或习惯称呼，如“老王、小 王、小李、张主任、赵经理”等，而要完整地写成“部主任张金水”、“公司经理王富成”或者“公司办公室秘书李倩”、“部业务员刘震”等。今天，许多书信都以计算机制成，但即使已打印了姓名，仍应再以手书签署一遍，这既表信用，亦示诚意。对某些特殊对象，

7、署名后应有具名语，如“谨上、谨呈、敬述”等，以表示对受件者的尊重。 7、日期日期明确本是应用文写作的基本要素，书信自然不可缺了这一项。日期必须准确，表现出写信人的负责态度，而万一记错日期，也许会因此而误事。 此外，邮件中的特别应注意的事项如下：一邮件文本及格式规范1. 邮件内容。1.1 一封完整的电子邮件内容包括：收件人邮件地址（抄送人邮件地址）、邮件主题、收件人称呼、邮件正文、邮件结束语、本人签名。2. 邮件字体。2.1 全文统一。2.2 字体大小在10-12号，不宜过大或过小，宋体。2.3 字体为正体。2.4 字体颜色为黑色，个别重点处可加黑。3. 邮件信纸。3.1 请使用公司统一的信纸版

8、式，如无，不使用信纸。4. 个人签名。4.1 个人签名档需包含内容：姓名、所在部门/岗位、联系方式（电话分机、传真、e-mail）等。4.2 如有工作需要，需和外部联系，还可增加公司名称、地址、邮政编码、公司网站以及个人手机号码、MSN号码等。二邮件语言文字规范1. 语言表述清楚、简练，不能有歧义。2. 规范用语，尽量少用口头用语，不用俚语。3. 段落分明、清晰。三邮件发送规范1. 邮件主题。1.1 邮件必须写明主题。1.2 主题要明确清楚，文字尽量简练，让收件人了解邮件所说为何，不能有歧义。2. 邮件发送。2.1 邮件内容需要注意保密性，要明确收件人的范围，不遗漏需要发送的人，不发给无关人员

9、。2.2 明确主送人和抄送人，避免两者混淆不分，主送人为必须知悉该邮件内容的当事人，抄送人为有必要了解该邮件内容人员。2.3 转发邮件时，要注意内容保密性，检查原邮件内容，确定需要引用的内容。2.4 连续回复、转发邮件，要重新整理和明确邮件内容，避免沟通有误。2.5 邮件发送前，检查一遍，确认无误后再发。3. 邮件群发。3.1 邮件群发只适合于全员公告、通知等事项，除此类邮件外不群发。3.2 回复群发邮件时，只需回复给发件人或少数几人，不要群发回复。4. 邮件优先级。4.1邮件内容确实重要紧急的时候使用优先级。其中：1.To的人：受理并响应邮件； 2.而CC的人：知会邮件事项，没义务回复，可以

10、发表意见； 3.而BCC是秘送：在To的人不知道的情况下，收到邮件的人； 4.TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则； 5.只需给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源；6.转发邮件要突出信息。 以下是一些商务书信规范用语，大家可以参考：收信 我们收到了您2011年4月14日的来信。 We have received your letter of April 14, 2011. We have received your letter dated April 14, 2011. 我们收到了您的咨询函，非常感谢。 We thank you for your inquiry. We hav

11、e received your letter and thank you for your inquiry. 我们非常高兴从您的来信中获悉 We are pleased to learn from your letter. From your letter we have learned that. 我们收到了您2011年5月23日的来函查询，非常感激。 We are grateful for your inquiry of May 23,2011. 我们已经收到了您2011年6月6日的来信。 This is to acknowledge your letter of June 6, 2011

12、. 回信 我非常愉快地回复您2011年8月18日的来函查询。 We are pleased to respond to your inquiry of August 18, 2011. We are pleased to answer your letter of August 18, 2011. 以下是就您2011年10月21日来信的回函。 We are writing in response to your letter of October 21, 2011. We are writing with reference to your letter of October 21, 2011

13、. 这是对您2011年10月29日来信的复函。 This refers to your letter of October 29, 2011. 这是对您2011年11月4日来信给予的答复。 This is in response to your letter of November 4, 2011. 从来信中得知 我们高兴地从您的来信中得知 We are happy to learn from your letter that. From your letter we have learned that. 我们很遗憾地从您的信中得知 We regret to learn from your l

14、etter that. We are really sorry to learn from your letter that. 我们为我们的差错向您表示真诚的歉意。 We would like to offer our sincere apologies for the mistake. *“从内心发出的歉意”，用sincere apologies表示。 得知真是太好了。 It is nice to know that. It is nice to learn that. It is nice to hear that. 为我们很遗憾。 It is regretted that. It is

15、regrettable that. 联系 我们非常愉快地通知您 We are pleased to inform you that. We are excited to inform you that. We are happy to inform you that. 我们想通知您 We would like to inform you that. 我们非常荣幸地通知您 We take pleasure in informing you of. *用于转达好消息时。 We take pleasure in informing you that. 我们很遗憾地通知您 We regret to i

16、nform you that. *通知的内容不太好时。 我们抱歉地通知您 We are sorry to inform you that. *比用regret的语气要婉转。 请允许我通知您 Please be advised that. *好、坏消息均可以用。 随信附上 随信附上 We will enclose. *enclose “装入信封”。 随信附上的复印件 We are enclosing a copy of. 复印件随信一并寄上。 There is a copy of. attached to this letter. *attach 有附上“大件的东西和主要东西”的语气。 Atta

17、ched, please find. 附上了你要的 Attached you will find. 附寄在内的是一份的复印件。 Enclosed is a copy of. Enclosed, please find. A copy of.is enclosed. 寄给、请(对方)寄出 我们将寄给你 We will send you. We are sending you. We will mail you. 我们非常高兴地寄给你 We are pleased to send you. We are happy to send you. 我们另外再把合同书寄给您。 We are sending

18、 you the contract separately. 您能将寄给我们吗? Would you please send us.? *虽是口语，但给人有礼貌的感觉。 如果你能将寄给我的话，我们将非常感谢。 We would appreciate it if you would send us. *表示对对方的感谢之情。If you would send us是假设条件句，意思是“我不知您是否能给我寄来，如果能寄来的话”，这是对对方相当尊重的说法。 认为对方收到了自己的信件 几个月前，我们曾就事给您写了一封信。 Some months ago we wrote you regarding. *

19、regarding “关于”。 就事我们至今没有得到您的回音。 So far, we do not seem to have received word from you. *催促什么事情时。 如果在2011年12月1日前还得不到您的回音的话， If we do not hear from you by December 1, 2011.*语气有些严厉。 有关事，我们还未收到您的任何回音。 So far, we have not received word from you. *so far “至今为止”。 So far, we have not received any word from

20、you. 因回复迟了而表示歉意 很抱歉未能尽早给您回信。 We apologize for not replying to you earlier. 未能及时给您回信，我们深表歉意。 We are sorry for not answering your letter sooner. We are sorry for not replying to your letter sooner. We are sorry for not responding to your letter sooner. 久未回信，让您久等了。 Thank you for your patience. *patienc

21、e “忍耐，耐心，耐性”。中间段落 叙述信函的主题。必要时可以分成数段展开议论。 叙述事情 我们被告知 We are told that. 我们从青木先生那儿了解到 We understand from Mr. Aoki that. 我们察觉到 We observed that. We found out that. We discovered that. 我们希望提醒贵方注意 We would like to call your attention to. *用于必须说出很严重的事情时。 我们想利用这次的机会就事提醒您。 May we take this occasion to remind

22、 you that. *有礼貌但语气严厉。用于欠款到期不还等情况时。 May we take this opportunity to remind you that. 转达希望 我们希望您能 We hope that you will. 我们希望收到 We hope to receive. 我对很感兴趣。 We are interested in. *适用于索取资料时。 我们渴望知道 We would be interested to learn. 如果您能告诉我们，我们将不胜感激。 We would appreciate it if you will let us know. We woul

23、d appreciate it if you would let us know. We shall appreciate it if you would let us know. 我们能麻烦您将寄给我们吗? May we ask you to send us.? 致谢 非常感谢您为我们提供的一切。 We thank you for your offer. 您，我们不胜感激。 I appreciate very much that you. 对贵方的大力合作我们万分感激。 We appreciate your cooperation and. *cooperation “合作”。 We tha

24、nk you for your cooperation and. 感到遗憾 得知，我们感到很遗憾。 It is regretful to learn of. 我们抱歉地通知您 We are sorry to inform you that. 为，我们深表遗憾。 We are very sorry that. 我们遗憾地通知您 We regret to inform you that. *We are sorry.带有说话人犯有过失的语气。而用We regret和regret则不清楚过错是在哪一方。 It is regretted that. 表示歉意 就，我们表示歉意。 We apologiz

25、e for. We deeply apologize for. *更加强调。 We sincerely apologize for. *更加强调。 我们对感到非常抱歉。 We are very sorry for. *比We apologize for.的语气要婉转的道歉方式。 抱怨 怨言对对方来讲绝对不是一件使人愉快的事情，所以在表达方式上有必要下一番工夫。 我们不得不遗憾地通知您 We are sorry to inform you that. 我们不得不很遗憾地提醒您 We very much regret to have to remind you of. 我们请求您对给予注意。 We

26、 invite your attention to. *用于引起别人注意时。attention “注意”。 We would like to call your attention to. *比较礼貌的说法。 我们想提醒您注意 May we remind you that.? May we take this occasion to remind you that.? *语气较委婉，“借此机会我想就一问题提醒您的注意”。 我们想指出 We wish to point out that. *wish to. 虽然缓和了“我认为”的语气，但是说法仍然比较直接。point out “指出”。 祝贺

27、我们非常高兴地获悉 We are delighted to learn that. *用于私人的或和对方很熟的情况下。delight “非常高兴”。 衷心地祝贺你 Congratulations on your. We would like to offer our congratulations on your. 吊唁 刚刚惊悉不幸逝世，我们深感悲痛。 We have just learned with profound sorrow of the passing away of. *profound “发自内心的”，sorrow 表示“悲痛”。 对的不幸逝世我们深感痛惜。 We wish

28、to express our deep regret over the passing of. *death 也可以代替passing, 但是death说法太直接，最好避开。 请接受我们诚挚的哀悼。 Please accept my sincerest condolences. 同意 我们同意你们关于的意见。 We agree with you on. We agree with you on the following issues. (我们同意以下几点。) 我们完全同意您信上所提出的所有问题。 We are in full agreement with the points raised

29、in your letter. *raise 表示“提出质问、异议”。 We are in complete agreement with the points outlined in your letter. 我们非常高兴能有机会 We are very pleased to have the opportunity to. We are very pleased to be in a position to. *较绕圈子的说法。 我们非常高兴地 We will be delighted to. We will be delighted to meet with you on June 4,

30、 2011. (我们非常高兴地期待着能在2011年6月4日见到您。) 陈述自己的见解 我们认为 We think that. We believe that. (我们相信) We understand that. (我们理解) 我们强烈地感到 We feel strongly that. We feel strongly that our products are the best. (我们强烈地感到我们的产品是最好的。) 我们所理解的是 It is our understanding that. We understand that. 我们对完全没有异议。 We do not anticip

31、ate any objections to. We do not anticipate any objections to your proposal. (我们对贵社的提议没有任何异议。) 我们找不到任何理由 We can see no reason why. *直译是“我们不明白为什么必须的理由。”Why以下是说话人认为不太合适的事情。“我们一向不认为”、“我们对不那样做没有异议”、以这种煞有介事的语气使对方感激。 反驳对方 我们不清楚您到底是怎么想的。 It is not (quite) clear to us what you had in mind. It is not clear t

32、o us what you meant. It is not clear to us what you intended. 使我们担心的一点是 The one point that concerned us (a little) was. *concern “担心，在意”。 The one point that troubled us was. 我们对感到担心和挂念。 We have become concerned with regards to. We have become concerned with regards to the shipment schedule. (我们对装船的日

33、程感到担心和挂念。) 中立的答复 我们正在过程中。 We are (now) in the process of. *in the process “正在，正在进行中”。 We are in the process of reviewing your suggestion. (我们正在重新研究贵社所提出的方案。) 我们非常重视 We value . highly. We value your suggestion highly. (我们非常重视贵社所提出的建议。) 我们非常感谢您提出的这件事。 We thank you for raising the issue. *内容可能是好，也可能是坏。

34、 您的建议将由进行讨论。 Your suggestions are being followed up by. Your suggestions are being followed up by our committee. (您的建议将在我们委员会进行讨论。 Your suggestions are being reviewed by. 否定的回答 我们希望您能理解我们这次行动的理由。 We hope you will understand our reason for this action. *表达不利于对方的事情时，重要的是在表达方式上下工夫。 我们很难接受 It would be d

35、ifficult for us to accept. *还有商量余地的情况下。 It would be difficult for us to accept the revision to our shipping schedule. (就我们的装船日程来说，再作修改会是很困难的。) 非常遗憾，我们不能 We regret that we are unable to. *已没有商量的余地。 We regret that we are unable to alter our pricing schedule. (很遗憾，我们不能更改价目表。) 除之外，没有选择的余地。 We have no al

36、ternative but to. *用于最后阶段的信函中。alternative 是指“替代的手段、方法”。 因此，我们采取的立场是 Consequently we are in the position to. *后接否定性的内容。consequently 表示“最终结果地”。 我方的行为和说明 我非常高兴地向您推荐 We are pleased to recommend.to you. 我们与有非常亲密的关系。 We work closely together with. 我们已经得知 We are also told that. 修改后规定 The amendment provides

37、 that. *amendment “改正”。 The amendment provides that you can no longer ship after the tenth of each month. (更改后的规定是每月10号以后不能装船。) 以下的条件表明 The following conditions show that. *用于否定的内容时。 The following conditions show that each shipment must arrive before noon. (以下的条件表明各种货物必须在正午以前送到。) 这种变更意味着将会推迟 The eff

38、ect of this change will be to delay. 表明谢意和希望 我们非常感谢本次交易和 We appreciate your business and. We appreciate your patronage and. 还有对贵方的友好表示感谢。 ., and wish to thank you for your kindness. 我们非常感谢你们提供的意见。 We would appreciate receiving your comments. We would appreciate it if you could send us your comments.

39、 我们非常欢迎你们提出宝贵意见。 We shall be interested in receiving your comments. We shall be interested in hearing your comments. 显示热情和诚意 我们确信 We are confident that. *confident “确信的”。 我们就的可能性表示极大的热忱。 We are enthusiastic over the possibilities of. *enthusiastic “热心的，狂热的”。 我们非常欢迎此事有所发展。 We welcome this development

40、 very much. *development “(形势等)进展，发展”。 我们将继续做我们所能做的一切。 We will continue to do all we can to. We will continue to do all we can to develop a stronger working relationship between our companies. (为了使我们两家公司的商务关系更加紧密，我们将做出我们所能做的一切。) 我们将竭尽全力地 We will do our utmost to. utmost “最大限度”。 We will do our utmost

41、 to develop new markets. (为开发新市场我们将竭尽全力。) 为了扩大，我们将付出最大的努力。 We shall do whatever we can to extend. We shall do whatever we can to extend our service. (为了扩大服务，我们将付出最大的努力。) 我们将一直地努力提供给您我们最优惠价格。 We will always endeavor to offer you our most favorable rates. *endeavor “认真地努力”。 就一事，请您尽管放心。 You may rest as

42、sured that. *rest assured 为短语，“放心”。 You may rest assured that your shipment will arrive on time. (贵公司的货物将按时到达，请放心。) You may be certain that. 通知、希望得到通知 我们希望就此事今后经常保持联系。 We wish to keep you fully informed on this matter. We wish to keep you fully posted on this matter. 在本项目实行之际，烦请通知我们一声。 Kindly inform

43、 us when this is put into effect. *put into effect “实施，实行”。 Kindly notify us when this is put into effect. Please let us know when this is put into effect. 对否定性回答的补充 我们相信您能够理解我们的立场。 We feel certain you will understand our position in this matter. 尽管如此，我们将做我们所能做的一切 Nevertheless, we will do everything

44、 we can to. *nevertheless “然而，尽管如此”。 对于，就我们来说，没有异议。 There is no objection, as far as we are concerned, in. There is no objection, as far as we are concerned, in raising the prices. (就提高价格一事，我们完全没有异议。) 为作为今后的参考，我们已将此事存入了我们的文档。 These have been placed into our files for future reference. *for future re

45、ference 表示“为了作为今后的参考”。结束段落 边总结信函，边向对方抛“球”，以便联系到下次行动。 请求回函 如能尽早回复，我们将不胜感激。 We would appreciate an early reply. *比较直率的表达方式，要注意是发给谁的。 我们期待着您满意的回答。 We look forward to your favorable reply. *也可用于客人。favorable 表示“好意的，喜欢的”。 我们盼望着不久能听到您的回音。 We look forward to hearing from you soon. 如果就此事您能尽早回信的话，我们将衷心感谢。 You

46、r prompt attention to this matter will be appreciated. *prompt “迅速的，敏捷的”。 Your prompt attention in this matter will be appreciated. 回信请寄到上述地址。 Please write us at the above address. 请多关照 我们希望您能 We hope that you will. 在此方面如果能够得到您的合作我将非常感谢。 Your kind cooperation in this respect is greatly appreciated. Your kind cooperation on this issue is greatly appreciated. 我们希望能够继续得到你们的合作和支持。 We hope we can count on your continued