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1、称谓词 称谓词表达不同人称。一般来说，称呼对方使用机关全称或规范化简称，个人职务或姓名后加“同志”等词即可。在指代对方时，才使用专门用语，有：第一人称：我（公司、厂）、本（公司、厂）第二人称：你（公司、厂）、贵（公司、厂）第三人称：该（公司、厂）开端词 多用于文章开头，表明写作的目的、根据或理由等。常见的有： 为、为了、关于、由于、遵照、依照、根据、兹有、兹因、兹定于、兹将、兹介绍。 答复函、批复等文种中，还常出现： “现接、顷接、近接、前接、欣悉、近悉、敬悉、据报、据了解”等词表示引叙来文。经办词 表示对事件的办理过程的叙述，以使所叙内容自然呈现。常见的有： 业经、已经、复经、均经、一经、迭
2、经、前经、兹经、经过、通过。过渡词 是承接上下文的过渡语，主要用于陈述具体事实及理由，引出方案、政策、建议等。常见的有： 为此、据此、因此、鉴此、故此、现函复如下、现通告如下、如下所述、综上所述、总而言之、上述、概言之。期请词 用于对行文对象的希望与请示，以营造互相尊重、团结协作的气氛，为顺利开展工作创造有利条件。常见的有： 拟请、函请、务请、烦请、恳请、希、希望、望、敬希、希即、要求。谦敬词 向行文对象表示感谢、感激时使用的客套语，多见于平行文。常见的有： 恭请、敬请、谨请、惠于、惠赠、惠示、承蒙、承蒙协助、承蒙惠允、不胜、不胜荣幸、不胜感激。表态词 在回复对方时使用，针对对方的请求、询问等，表明态度或意见。常见的有： 同意、照办、可行、拟同意、不同意、不可、不妥、请核查、请即试行、按照执行、迅即办理。结尾词 置于正文结尾，起收束作用的词语。有表示文种类型的结束词 ，如：此令、此布、此告、特此函告、特此函达、特此通知、特此通告、特此批复、特此报告； 有加强语气，强调行文目的与要求的，如：为要、为盼、为荷； 有表示敬意、谢意、希望的，如：敬礼、致以谢意、谨致谢忱； 有用以征询对方意见的，如：当否、妥否、是否可行； 有命令责成办理的，如：请遵照办理、请认真贯彻执行、以上意见如无不妥，请批转各地区执行。
