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1、采购管理系统,日常业务处理的四个方面：,采购入库单货同到业务,现付业务,综合查询,月末结账,日常业务处理（一）,采购入库业务 单货同到业务,1、入库处理（采购入库）采购入库是指将供应商提供的物料检验（或免检）确认合格后，放入指定仓库的业务。业务处理：在库存管理系统中填制并审核采购入库单库存系统:入库业务-采购入库单,2、采购发票.采购发票是供应商开出的销售货物的凭证，系统根据采购发票确认采购成本，并据此登记应付账款。业务处理：在采购管理系统中填制采购发票。采购系统:采购发票-专用采购发票,3、采购结算 采购结算是针对采购入库单，根据发票确认其采购成本。采购结算是生成采购结算单，它是记载采购入库
2、单与采购发票对应关系的结算对照表。业务处理：在采购管理系统中执行采购结算。采购系统:采购结算-自动结算（手工结算)（自动结算：采购入库单与采购发票：供货单位相同、存货相同、数量相同）,注意,采购结算后，采购入库单和采购发票显示“已结算”字样，不能修改和删除，必须先在“采购结算单列表”窗口取消采购结算。,4、生成入库凭证 在存货核算系统中将入库单记账并生成入库凭证。(1)入库单记账:业务核算-正常单据记账(2)生成入库凭证:财务核算-生成凭证,5、生成应付凭证 在应付款管理系统中审核采购专用发票并生成应付凭证(1)审核采购发票:应付单据处理-应付单据审核审核(2)生成应付凭证:制单处理-发票制单
3、制单,6、生成付款凭证 在应付款管理系统中付款处理并生成付款凭证。应付款系统:付款单据处理-付款单据录入审核,单货同到业务总结,所涉及的子系统：采购、存货、库存、应付款系统。,填制的原始单据：采购发票、采购入库单、付款单,生成凭证的子系统：存货系统、应付款系统。,现付业务是指当采购业务发生时，立即付款。即以现金或支票付款。,日常业务处理（二）,现付业务,.1.在库存系统中填制并审核采购入库单 入库业务-采购入库单审核 2.在采购系统中填制采购发票:采购发票-专用采购发票 3.在采购系统中进行现结处理:现付 4.在采购系统中采购结算:结算,5、在存货核算系统中记账并生成入库凭证 6、在应付管理系
4、统中审核发票 应付单据处理-应付单据审核 审核 7、在应付管理系统中进行现结制单 制单处理-现结制单,现付业务总结,所涉及的子系统：采购、存货、库存、应付款系统。,填制的原始单据：采购发票、采购入库单,注意,为什么在采购管理系统中采用手工结算进行采购结算时，看不到采购入库单？（注：上月暂估入库业务）答：看不到采购入库单是由于选择结算范围时，没有修改结算日期。,特殊情况：,货物已到，未做入库手续,1.如果尚未录入采购入库单，此时只要把货退还给供应商即可，软件中不用做任何处理。,入库单角度：,2.已录入采购入库单（未记账）即已经录入“采购入库单”，但尚未记入存货明细账。此时又分三种情况：未录入“采
5、购发票”如果是全部退货，可删除“采购入库单”；如果是部分退货，可直接修改“采购入库单”。已录入“采购发票”但未结算 如果是全部退货，可删除“采购入库单”和“采购发票”；如果是部分退货，可直接修改“采购入库单”和“采购发票”。已经录入“采购发票”并执行了采购结算 若结算后的发票没有付款，此时可取消采购结算，再删除或修改“采购入库单”和“采购发票”，若结算后的发票已付款，则必须录入退货单。,发票角度：,(1)采购发票未付款 当入库单尚未记账时，直接删除“采购入库单”和“采购发票”，已结算的“采购发票”需先取消结算再删除。当入库单已经记账时，必须录入退货单。(2)采购发票已付款 此时无论入库单是否记账，都必须录入退货单。,日常业务处理（三）,综合查询,单据查询 通过“入库单明细列表”、“发票明细列表”、“结算单明细列表”、“凭证列表查询”可以分别对入库单、发票、结算单、凭证进行查询。账表查询 通过对采购管理系统提供的采购明细表、采购统计表、余额表及采购分析表的对比分析，可以掌握采购环节业务情况，为事中控制、事后分析提供依据。,日常业务处理（四）,月末结账,月末结账是将当月的单据数据封存，结账后不允许再对该会计期的采购单据进行增加、修改、删除处理。,谢谢观赏！,
