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1、漫谈校园公文写作,河北大学新闻传播学院 金强 2008/04/26,简 介,金强，1980年生，河北河间人。2003年本科毕业于河北大学中文系，同时被保送至上海大学中文系攻读硕士学位，师从著名学者董乃斌教授，2006年毕业返回河北。2006年9月开始在河北大学新闻传播学院任教，现主要从事编辑出版领域教学工作。主要教授课程：编辑应用文写作、中国编辑出版史、出版学概论、图书发行学概论、出版社经营与管理等课程。,讲座三部分,一 熟悉身边人和事 二 了解公文条与框 三 参照例文写与练,第一部分,知己知彼 熟悉身边的人、物、机构、地点用心体会（已知），用心发现（未知），找到集体（温暖），表达心声（畅快）
2、促进相容相通，创建和谐校园,熟悉校园 熟悉河北大学各部门,熟悉校领导 A,（来源于校园网）,熟悉校领导B,（来源于校园网）,熟悉院领导 C,参见各学院网站,熟悉各部门（1）党委部门,党委办公室 组织部 统战部 宣传部 纪检委/监察处/审计处 团委 工会 新闻中心 机关党委,（以上参见河北大学办公电话号码表）,熟悉各部门（2）行政部门,校长办公室 人事处/老干部处 教务处 科学技术处 学位办公室 学生处（学生工作部/武装部）财务处 国际合作处/国际交流学院 国有资产管理处 保卫处 校园规划处 后勤管理处,（以上参见河北大学办公电话号码表）,熟悉各部门（3）直属单位,新校区建设办 校办产业办公室
3、重点工作办公室 新校区管理委员会,（以上参见河北大学办公电话号码表）,熟悉各部门（4）教学单位,研究生学院 人文学院 新闻传播学院 经济学院 管理学院 外国语学院 教育学院 政法学院 艺术学院数学与计算机学院 物理科学与技术学院 化学与环境科学学院 药学院 生命科学学院 电子信息工程学院 机械与建筑工程学院 质量技术监督学院 工商学院 医学部人民武装学院 工艺美术学院 影视艺术学院 成人教育学院公共外语教研部 体育教研部 马列教研部宋史研究中心 计算中心 网络中心 学报 中试基地 博物馆 高教学会 图书馆,（以上参见河北大学办公电话号码表）,熟悉各部门（5）赫达实业有限公司（后勤集团）,领导办
4、公室人力资源部财务部企业管理部市场发展部饮食服务中心学生公寓管理服务中心水电保障中心物业管理有限公司和热力服务公司卫生绿化服务公司和劳动服务公司易百商贸服务中心建筑安装公司校医院幼儿园科教园区服务中心,（以上参见河北大学办公电话号码表）,熟悉各部门（6）其他部门,附属医院校办产业（出版社 人工环境公司 物理通报）其他（留学生公寓 居委会）,（以上参见河北大学办公电话号码表）,熟悉学生社团（来源于校园网）,意识+责任+技巧,第二部分 公文写作注意事项,公文写作与处理的意义,人们对它的认识（伟人说）,人们对它的认识（行家说）,人们对它的认识（老外说）,美国学者约翰奈斯比特在大趋势改变我们生活的十个
5、方向一书中说，“在工业社会向信息社会过渡中有五件最重要的事应该记住，而其中的一件就是在这个文字密集的社会里，我们比以往任何时候都需要具备最基本的读写技能，首先就是足以应付日常工作和生活所需的写作能力，也就是应用写作能力”。,毛泽东历数党八股罪状：“空话连篇，言之无物；装腔作势，借以吓人；无的放矢，不看对象；语言无味，像个瘪三；甲乙丙丁，开中药铺；不负责任，到处害人；流毒全党，妨害革命；传播出去，祸国殃民”。,“一字入公文，九牛拔不出”；“笔下有财产万千，笔下有人命关天，笔下有是非曲直，笔下有毁誉忠奸”。,公文写作的重要性,关系到公务处理的成效体现个人办事能力,处理私事与处理公务之比较(一)程序
6、,处理私事与处理公务之比较(一)程序,处理私事与处理公务之比较(二)考量因素,举例以购买沙发为例,举例以购买沙发为例,文章“四分法”,理论文体文学文体新闻文体应用文体,四分法,文章“三分法”,公文写作与处理的依据,依据,国家行政机关公文处理办法,中国共产党机关公文处理条例,上级主管机关公文处理办法,当地党政机关公文处理办法,本机关办公室,公文写作与处理的原则,准确性,时效性,规范性,安全性,精简性,质量,时间,程序,保密,文风,被动写作,对象明确,集思广益,决策之作,急迫之作,遵从性强,针对性强,群体性强,政策性强,讲究格式,时效性强,规范性强,公文写作的特点,公文写作的基本要求,在内容上符合
7、政策规定,在业务上符合客观规律,在表述上符合语法逻辑,在起草上符合时限要求,在程式上符合行文规范,法定公文,党的机关公文14种,行政机关公文13种,决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要,命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要,几个需要注意的问题,关于引文 引用公文先引标题，后引发文字号；引用外文应当注明中文含义；日期应当写明具体的年、月、日。关于结构层次序数 第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。关于简称 使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文
8、名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。关于数字 除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。,关于用纸（1）自2001年1月1日起统一使用A4型纸（210毫米297毫米）。四边都有留空处：天头（37毫米1毫米）、地脚、订口（28毫米1毫米）和翻口。除此之外为版心（156毫米225毫米）。（2）排版规格和要求：3号仿宋体字，一页22行，每行28字。（3）装订要求：左侧装订。,公文基本格式,公文页边与版心,用纸：A4 210mm297mm天头（上白边）：371mm订口（左白边）：281mm版心：15
9、6mm225mm(不含页码),一级,二级,三级,2,1,（一）事务性用语称谓用语：第一人称：我、本、我们；第二人称：贵、你、你们；第三人称：该经办用语：后经、均经、未经、业已、已经、业经、兹经。引述用语：收悉、悉、接、前接。期请用语：请、请批示、请指示、请回复、请核示、希、希望、望、希予。表态用语：同意、不同意、照办、可行、不可行、必须、禁止。征询期复用语：是否、当否、妥否、特此、为盼。,专用词语,综述过渡用语：为此、对此。结尾用语：为要、为荷、特此通告（通报、函复、函达）。其他用语：定于、定期、即可、届时、如期、审批、事宜、务须、切勿、以资、兹有等。（二）常用介词表目的：为、为了表原因：由于
10、、因、因为表方式：在、通过、随着、遵照表对象、范围：对、对于、将、除了表根据、方式：根据、依照、遵照、通过。,公文常用特定用语简表1,公文常用特定用语简表2,注 意 语 气,不掺杂个人情感,依法按章办事,理性的组织结构,感情丰富情绪多变,喜怒哀乐,机关,私人,注意用词例：形容相貌,普通,美,丑,平凡,不上相,不討人喜歡,难看,丑八怪,美若天仙,很漂亮,蛮順眼,不难看,还可以,很善良,有气质,挺耐看,很爱国,很抱歉,恐龙妹,很靓,公文办理,签 收,登 记,审 核,拟 办,批 办,催 办,办 复,归 档,承 办,收文处理程序,公文办理,交 拟,草 拟,审 核,签 发,复 核,用 印,登 记,分 发
11、,校 对,发文处理程序,缮 印,办 复,归 档,公文的行文规范,按照一定的规则或准则来维护机关之间的行文秩序称为行文规范。,公文行文规范,行文关系,行文方向与方式,行文规则,组织系统,领导关系,职权范围,下 行 文,平 行 文,上 行 文,行文关系,同一系统的机关,业务上指导与被指导,领导与被领导,平行关系,2.,3.,公文的行文关系是指发文机关与收文机关之间的公文往来关系。它是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围所确定的机关之间的文件受授关系。,非同一系统的机关,4.,不相隶属关系,上级机关,下级机关,同级机关,同级机关,此机关,彼机关,下级业务主管机关,上级业务主管机关,1.,行文方向与
12、方式,下行文：上级领导机关或者业务主管部门对所属下级机关行文。,河北省人民政府,河北省教育厅,XX市教育局,行文方式,保定市教育局,XX市教育局,行文方向与方式（2）,行文方式,2.上行文：是下级机关向所属上级领导机关行文。,河北省人民政府,河北省教育厅,保定市教育局,1.,2.,3.,无领导与指导关系的机关、部门、单位之间,行文方向与方式（2）,行文方式,3.平行文：是同级机关或者不相隶属机关以及没有领导与指导关系的机关之间行文。,同级机关,同级机关,不相隶属机关,不相隶属机关,公文处理的特点,第三部分 例文部分,发布行政法规的通知,关于发布的通知发【200】号:为了，根据，现将 发给你们，
13、望认真贯彻执行。附：共页（公章）年月日,转发上级来文的通知,关于转发的通知发【200】号:现将年月日号发给你们。（来文的作用和意义）或贯彻执行过程中，务必做到：一、二、（结束语）附：发文机关（公章）年月日,布置工作的通知,关于的通知发【200】号:为了，根据，决定，现将有关事项通知如下：一、二、以上各项，望认真贯彻执行，执行情况应及时向报告。（公章）年月日,告知事项的通知,关于的通知发【200】号:为了，根据，决定，现将有关事项通知如下：一、二、特此通知（公章）年月日,大会会议通知,关于召开大会的通知字【200】号:为了，为了，决定召开大会，现将有关事项通知如下：一、（议题，议程）二、（时间，
14、会期）三、（报道的时间、地点）四、（参加会议的人员）五、（与会人员应做的准备）六、（交通）七、（住宿，收费事项）特此通知（公章）年月日,常规会议通知,关于召开会议的通知字【200】号:为了，决定于年月日召开会议，希望（人员）按时出席。特此通知（公章）年月日,表扬性通报,关于表彰的通报字【200】号:【叙案：时间、地点、人物、事件、原因、结果（即成绩、成就，影响）是重点）（决定事项）一、二、（号召或希望）附：（公章）年月日,批评性通报,关于的通报字【200】号:（叙案，6要素）（性质）（造成损失或后果）（叙由并引出决定事项）一、二、（防止类似事件发生的措施）（号召或希望）（公章）年月日,情况通报
15、,关于的通报字【200】号:为了，根据，决定。现将有关情况 通报如下：一、（总目的、总任务、总要求、总做法、总成果）二、（成功的做法，效果于经验）三、（存在的问题与薄弱环节）四、（今后的打算与安排）（号召或希望）（公章）年月日,请示一,关于的请示字【200】号:鉴于，为了，根据。拟（提出 请示的事项）是否妥当，请审查批复 附：件共项（公章）年月日,请示二,关于的请示字【200】号:为了，根据，拟，我的意见是：一、二、以上意见是否妥当，请予批示（公章）年月日,写请示注意事项,必须一文一事不能一文数事,必须事先请示,不能先斩后奏,标题不要写成请示报告,语气平气恳切,材料真实,理由充分、要求明确,向
16、主管部门请示，不能越级请示,请 示,报告,关于的报告字【200】号:为了，根据，我们在期间，进行了工作（总情况，总做法，总步骤，总成果），现将有关情况报告如下：一.（工作的条件，经过和成效、实绩）（可分条）二.（做法和体会）（一）（二）（存在的问题）（今后的打算）以上报告，请审查（或如无不当，请批转）（公章）年月日,请示与报告的区别,报告,报告的特点,行文的单向性,表达的陈述性,批 复,关于的批复字【200】号:你关于的请示（字【200】号）收悉。经研究，现批复如下：一、二、（批复事项）特此批复（或此复）附件：件共页（公章）年月日,会议纪要,会议纪要字【200】号 年月日，由主持，在召开了会议
17、。参加会议的有。大会由月日月日，大会 期间听取了，讨论了。大会认为：（当前和今后的任务，打算）大会指出：（完成任务的要求、做法、政策、规 定事项）大会号召：（或希望）。（公章）年月日,提高公文写作与公文处理水平的途径,探索规律,多 想,多 看,多 写,善 于 思 考,善 于 借 鉴,善 于 总 结,打字,速记,写作,编辑,归档,行政文秘人员需要掌握的专业技能（表一）,行政文秘人员需要掌握的专业技能（表二）,统计,复制,使用电信设备,操作电脑,行政文秘人员的主要工作,辅助决策工作信息工作文书工作会务工作文书立卷和档案管理工作查办工作行政事务工作上司交办的其他工作,行政文秘人员的主要工作（表一）,行政文秘人员的主要工作（表二）,小测试：你适合做行政文秘吗？（表一）,小测试：你适合做文秘吗？（表二）,及时将机构内外部信息传递给上司。,小测试：你适合做文秘吗？（表三）,小测试：你适合做文秘吗？（表四）,行政文秘,年轻貌美身体好,能干会说不贪功,結語,格式正确条理分明要言不繁用词精准,16字箴言,
