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1、表格处理软件Excel,图表的应用何妍,COMPUTER,为什么要使用图表？,Excel图表可以将数据图形化，更直观的显示数据，使数据的比较或趋势变得一目了然，从而更容易表达我们的观点。,图表的常用术语,图表区域：整个图标及图表中的数据称为图表区域图例：一个方框，用于标识图表中的数据系列或分类指定的图案或颜色。数据标志：图表中的条形、面积、圆点、扇形或其他符号代表源于数据表单元格的单个数据点或值。图表中的相关数据构成了数据系列。分类轴：显示不同的颜色说明代表的意义。如图所示的“队名”轴数据轴：显示数值刻度，如图所示的“场数”轴,图表的类型,在Excel中内设置了14种图表类型，每种图表类型又都
2、包含着若干种不同类型的子类型。,柱形图：用于显示一段时间内数据的变化或各项之间的比较关系,饼图：显示每一数值相对于总数值的大小,折线图：用于显示图表中的数据变化,图表的创建,实例背景：小张是一名销售主管，他负责管理三个部门，快到年终了，为了用Excel统计分析销售情况，他把三个部门2004年第四季度的销售业绩输入到了Excel工作表中(图 1)。,为了让三个部门的业绩情况更直观的表显示，他将通过Excel“图表向导”，将数据转化为图表。思路分析：利用“图表向导”制作图表，首要的一步是选择生成图表的数据区域，接下来根据“图表向导”的提示一步一步操作即可快速生成基本的图表。,操作步骤：一、创建图表
3、 1.打开“创建基本的图表(原始文件)”工作薄文件，进入“练习”工作表，选中需要生成图表的数据区域“A1:D4”。2.单击“常用”工具栏上的“图表向导”按钮(图 2)。或者选择菜单“插入图表”命令。打开“图表向导”对话框。,3.默认“图表类型”为“柱形图”和子图表类型(图 3)，单击下方的“按下不放可查看示例”按钮，可以看到将得到的图表外观的预览。,4.直接单击“完成”按钮，将在当前工作表中得到生成的图表(图 4)。,详细操作,我们介绍了使用“图表向导”创建基本图表的方法。在操作过程中，我们确定了图表的类型之后，并没有单击“下一步”按钮，而是单击了“完成”按钮。其实，“图表向导”以及图表菜单中
4、的“图表选项”还提供了很多选项，供我们进一步控制图表的各种细节。,一、让图表“按列”排列显示数据当选择图表的类型之后单击“下一步”，进入图表向导的第二步，在这里我们将核对生成图表的数据区域以及指定数据的方向，即按行或按列排列。不同的数据方向，对图表的外观有很大的影响。上一节中，我们保持了默认即“按行”排列，下面我们“按列”排列显示数据，体会两者的差别。1.打开“图表向导(原始文件)”工作薄文件，进入“练习”工作表，选择生成图表的数据区域“A1:D4”。2.单击“常用”工具栏上的“图表向导”按钮。或者选择菜单“插入图表”命令。打开“图表向导”对话框(图 1)。,3.图表类型默认为“柱形图”，单击
5、“下一步”按钮。可以看到Excel默认“系列产生在”为“按行”，这里我们修改为“按列”(图 2)。,4.连续单击两次“下一步”按钮，接着在“图表位置”步骤选择“作为新工作表插入”，单击“完成”按钮(图 3)。5.可以看到一个名为“Chart1”的新工作表中，出现了一个图表。注意在上一节中，默认是将图表作为当前工作表中的一个对象插入的。如果我们需要，可以让生成的图表像现在这样作为新的工作表插入。,可以仔细地比较一下，图表数据按行和按列排列显示的具体差别。由于这里我们选择了“按列”排列显示数据，数据表中列字段存放着“部门”，所以可以看到图表是按“部门”进行分组，对每个部门的业绩进行绘制。图例显示为
6、“月份”，每个部门的名称成为图表底部的类别(图 4)。,以看到图表是按“月份”进行分组，对每个月份的业绩进行绘制。图例显示为“部门名称”，每个月份成为图表底部的类别(图 5)。,熟悉“图表选项”的各个选项卡所有的操作在“Chart1”工作表中进行。(一)标题1.选择菜单“图表图表选项”命令，打开“图表选项”对话框，如果没有选择“标题”选项卡，单击“标题”，进入“标题”选项卡(图 6)。,2.在“图表标题”框中输入标题：“新悦公司广告部业务”，具体效果会出现在右边的预览中；在“分类(X)轴”框中键入标题：“第四季度业绩”，具体效果也会出现在预览中；在“数值(Y)轴”框中键入标题：“业绩额(万元)
7、”(图 7)。,(二)坐标轴和数据标志1.单击“坐标轴”，进入“坐标轴”选项卡。2.如果希望图表底部的分类标签（部门一等）隐藏起来，可以单击“分类(X)轴”复选框以清除复选标记(图 8)。在少数情况下，我们可能要隐藏坐标轴标签，但这样一来观众就不知道图表的分组标准，在该图表中，最好不要隐藏分类标签。,3.勾选“分类(X)轴”复选框以重新显示标签。4.单击“数值(Y)轴”复选框以清除其复选标记。这将隐藏图表左侧的坐标轴数值标签，通常不应该这么做。但在完成接下来的步骤之后可以这样做。,5.单击“数据标志”选项卡，然后勾选“值”复选框。这种选择会在图表上显示每个部门每个月的确切销售业绩。如果你愿意，
8、可以使用数据标签代替“数值(Y)轴”信息(图 9)。6.接下来清除“值”复选框，再次进入“坐标轴”选项卡，并再次勾选“数值(Y)轴”复选框，让图表恢复原来的外观。,(三)网格线1.单击“网格线”，进入“网格线”选项卡。2.在“数值(Y)轴”下，选择“主要网格线”复选框以清除它(图 10)。在预览中查看图表在没有任何网格线的情况下的显示效果。,3.在“数值(Y)轴”下，再次勾选“主要网格线”复选框以显示这些网格线。现在，在“分类(X)轴”下勾选“主要网格线”复选框以查看它们的显示效果。为了图表保持原来的外观，最后清除该复选框。,(四)图例1.单击“图例”，进入“图例”选项卡。2.点选“靠上”单选
9、框，将图例的位置定位到上方。3.点选“底部”单选框，将图例的位置定位到底部。4.实际操作时，根据自己的需要将图例定位到恰当的位置即可。(五)数据表1.单击“数据表”，进入“数据表”选项卡。2.勾选“显示数据表”复选框，在预览中可以看到图表底部添加了相应的数据表(图 11)。有时候，在图表底部显示相应的数据表时需要的，这样方便观众在查看图表的同时查看数据。原文件下载,小结：通过本课的学习，我们熟悉了“图表向导”以及“图表选项”中提供的控制图表细节的选项，充分利用它们可以得到更合乎我们需求的图表。下一节，我们将继续以实例为背景，详细介绍常用的图表类型，以帮助我们在实际工作中能够快速找到便于表达自己观点的图表类型。,
