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1、G213-01有限公司发布2007-8-1实施2007-8-1发布文件控制程序有限公司企业标准文件控制程序1目的对与公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。2范围适用于公司与质量管理体系有关的文件控制。3职责3.1总裁负责批准发布质量手册、程序文件及相关文件批审批。3.2管理者代表负责审核质量手册、程序文件及相关文件批审批。3.3企业管理部负责组织质量手册、程序文件及相关管理文件的编写和管理，对所有受控文件进行更改、发放、回收、销毁及原稿的保存；并且企业管理部负责对公司外来文件的管理、控制。3.4分公司行政部负责文件的编写和管理。3.5总裁办公室负责行政文件的编写
2、和管理。3.6各部门负责各自相关业务文件的编制、使用和保管。4工作程序4.1文件分类411按文件性质分类a）质量手册（包括形成文件的质量方针和质量目标）,（又称为一级文件）；b) 程序文件；标准要求的6个程序文件和公司编制的其他程序文件， (又称为二级文件)；c) 作业文件：分为管理类、技术类和行政类文件，(又称为三级文件)。具体如下：1）管理类文件：如质量策划形成的文件包括质量计划、岗位职责、规章制度等文件，以及标准和顾客要求而形成的其他管理性文件。2）技术类文件：如工艺文件（作业指导书、产品标准、检验规程）以及其他有关产品检测过程中的技术文件；3）行政性文件：如与质量管理体系有关的聘任书、
3、奖罚通报等。d）标准要求的记录；e）外来文件：法律法规、行业标准、顾客提供的图样及知识产权类资料和供应商提供的有关资料。412按文件载体分类：a) 纸介质文件；b) 非纸介质文件。42文件的编号421质量手册、程序文件和其他体系文件（除标准化文件外）的编号原则：以企业标准代号为分子、以公司代号为文件分分母、标准章号、短横线、发布年代号，分子与分母之间以斜线隔开。a) 企业标准代号用Q表示；b) 公司代号用STR（陕西天人）表示；c) 类别代号用2-3个汉语拼音表示； 1）质量手册“SC”；2）程序文件“CX”；3）作业文件分为 技术类：J 管理类：G ；d) 序号指本章节的文件顺序号，质量手册
4、不标章节号、顺序号；e) 发布年份用阿拉伯数字4位数例：程序文件编号 Q / STR CX X.X.X XXXX发布年号 标准章节号 文件类别代号 公司代码企业标准代号例：作业文件编号 技术类：Q / STR /XX J 0 9 2007 发布年号 顺序号 文件类别代号部门代码公司代码 企业标准代号Q-企业标准；STR-陕西天人；XX-部门代码； （总裁办-ZC；资金计划部-ZJ；人力资源部-HR；果汁饮品事业部-YP；浓缩果汁事业部GZ;果蔬及附加产品事业部GS;研发中心YF；企业管理部-QG；审核监察部-SJ；财务部-CW。） J-管理类文件；09-表格顺序号；2007年代号。422记录编
5、号在记录控制程序中规定。423外来文件编号按原来的编号。4.3文件的编写、审核、批准、发放文件发布前应得批准，以确保文件是充分的、适宜的；a)质量手册由企业管理部负责组织编写，由管理者代表审核，上报总裁批准发布，由企业管理部负责登记、发放、回收；b)质量管理体系程序文件由相关部门负责组织编写，由管理者代表审核，报总裁批准，企业管理部负责备案、登记、发放、回收；c)第三级作业文件由相关部门人员编写，部门负责人审批，由总裁办备案、登记、发放、回收；d)确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本。总裁办对文件的发放、回收进行控制，应填写和建立“文件发放/回收记录”。4.4文件的受控状况文件分为“
6、受控”和“非受控”两大类，凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控，由企业管理部按规定执行发放。所有受控文件必须在该文件封面加盖表明其受控状态的印章，并注明分发号。4.5文件的更改a)质量手册由企业管理部组织更改、填写“文件更改通知单”，经管理者代表审核，上报总裁批准后更改，企业管理部应保留文件更改内容的记录；b)其他体系文件的更改由各相应主管部门填写“文件更改通知单”，经原审批部门或负责人审批，再由各相应部门指定人员进行更改，由企业管理部办理更改后发放、处理。c）所有被更改的原文件必须由企业管理部负责收回处理，以确保文件有效、唯一。4.6文件的领用a)文件使用者应填写“文件发放/回收记录”，经
7、相应主管部门负责人审批方可领用；b)因破损而重新领用的新文件，分发号不变，企业管理部收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；企业管理部作好相应发放签收记录。4.7文件的保存、作废与销毁4.7.1文件的保存a)与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风，安全的地方；b)各部门文件由各部门保管,企业管理部每年对各部门文件保管情况进行检查；c)对受控文件，各部门负责人员应及时填写本部门使用文件的“受控文件清单”。如内容与领用有变化，应通知企业管理部；d)任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。4.7.2文件的作
8、废与销毁a)所有失效或作废文件由企业管理部及时从所有发放或使用场所撤出，加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用。b)为某种原因需保留的任何已作废的文件，都应进行适当的标识；c)对要销毁的作废文件，由相关部门填写“文件销毁处理单”。经文件的原审批人批准后，由企业管理部负责进行销毁。4.7.3文件的借阅、复制借阅、复制与质量管理体系有关的文件，应填写“文件借阅/复制记录”，由相关部门负责人按规定权限审批后向企业管理部借阅、复制。复制的受控文件必须由企业管理部管理人员登记编号。4.8外来文件的控制4.8.1企业管理部为公司有关质量体系外来文件归口管理部门，需识别其适用性，并控制分发以确保其有
9、效。4.8.2企业管理部负责收集相关国家、行业的法律法规、产品标准、检验标准的最新版本，统一编号、加盖受控印章，分发到相关部门使用，并把旧标准收回。并填写公司“法律法规与标准一览表”。4.9文件的评审每次内部审核时和文件首次发布前由企业管理部组织对体系文件实用性、协调性、有效性进行评审，必要时予以修订，并重新批准。4.10非纸介质文件由企业管理部负责管理并备份，贮存在适宜的环境条件下，如防潮、防尘、防阳光直射、防压、防消磁等。对经过纸介质批准而存入电脑中的文件要进行加密控制使用，使用人用“只读”，不得进行修改和复制。4.11记录是一种特殊文件，不得更改，不需批准，按记录控制程序执行。4.12分
10、公司文件的管理由行政部按本程序文件规定执行。5相关文件记录控制程序6记录受控文件目录文件发放登记文件借阅归还登记表文件更改申请单文件作废留用（销毁）申请单外来文件清单附：文件控制程序流程图需求部门审批分发、使用、归档评 审更 改是否有效继续使用作废、回收组织编写需求确定 N Y N N Y文 件 受 控 目 录 编号：序号文件名称文件编号发布部门修订状态发布日期1234567891011121314作废文 件目 录 编号序号文件名称文件编号发布部门作废日期处理结果（销毁作废留用）1234567891011121314文件发放登记表 编号：序号部门文件名称文件编号领用人签字领用份数领用日期发放人
11、回收份数回收日期文件借阅归还登记表 编号：借阅时间借阅人文件名称标识号承办人归还时间备注文件更改申请表 编号：STR/JL QG-04申请文件更改名称文件编号申请更改部门（人）申请更改日期修订状态更改方式划改换页换版更改理 由更 改 前 内 容更 改 后 内 容文 件 审 批 意 见实施更改人更改实施日期文件作废留用（销毁）申请单 编号：申请部门（人）申请日期作废留用（销毁）文件名称文件编号 作废留用 销毁作废留用（销毁）文件原因原编制部门审批意见作废留用（销毁）人签名监控人签名外来文 件 受 控 目 录 编号：STR/JL QG-06序号文件名称文件编号发布部门登记日期备注1234567891011121314
