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1、目 录引言1、基于LOTUS NOTES的办公自动化系统实现21.1高校办公室自动化系统的概述21.2 高校办公自动化系统的建设及其条件3、系统的概述42.1系统目标42.1.1系统关键技术和主要特点52.1.2系统总体功能描述62.2信息处理流程82.3 Domino/Notes数据库设计102.4 人员角色的划分112.5 系统安全设计12、模块的设计133.1 模块的概述133.2模块设计133.2.1表单143.2.2视图173.2.3大纲183.2.4 页面193.3 模块流程的设计213.3.1 部门公文处理阶段213.3.2 计算机系办、外语系办、数学系办、物理系办的公文处理阶段
2、223.3.3 院领导处理阶段223.4代码实现23结论34高校办公自动化解决方案与实施公文管理系统的设计摘 要从高校办公自动化的设计出发，提出了高校办公自动化的总体解决方案，并给出了利用LotusNotes来实现高校办公自动化系统的详细步骤，本文结合所开发的办公自动化系统(OAS)，做了公文流转系统的系统需求和实现所需的各类模块。主要内容包括：公文流转，系统流程分析，系统的运行环境及开发工具的选取，发文管理，收文管理，可行性研究，及运行与调试等后期操作。通过本文读者不但可以了解整个模块的开发过程，并能够直观的了解系统的功能及使用方法，同时本文也可以作为系统再开发的参考。关键词Notes/Do
3、mino， 办公自动化，信息管理， 发文管理，收文管理，公文流转。引言随着计算机技术的发展，各行各业的信息化发展进程不断加快，在日常工作中，人们用计算机系统处理各种业务，收集信息及汇总信息。Internet的兴起使传统的信息处理模式面临挑战，学校、政府部门纷纷建立起自己的办公网络，以实现迅速、高效、准确的办公环境，使信息传递快速、方便、共享，提高工作效率，降低办公费用。办公自动化已在高校部门被普遍应用和发展起来。 办公自动化系统OA是运用信息技术完成各种办公业务，充分有效地利用信息资源，加强部门、人员之间的交流，迅速获取信息、共享资源，更快地反馈情况，为办公和决策提供大力支持，促进办公活动的规
4、范化和制度化。 自Lotus公司13年前首创“群件”概念并推出世界上第一个实现群件概念的软件产品Lotus Notes至今，群件技术获得了很大的发展。随着Internet技术的迅速发展，Lotus进一步将InternetIntranetExtranet的技术和应用与群件技术进行成功的集成。LotusDominoNotes是一个集系统开发性、安全性、易用性、可管理性、伸缩性、开发能力以及操作系统、各个数据系统的企业集成能力于一身的产品，即使用单一平台型产品建立邮件、群件以及InternetIntranet应用系统。他提供给用户单一、集成的开发环境。利用Lotus Notes6.0良好的开发环境。
5、结合周密、全面的用户实际需求调研和精心的分析、整理，可尽可能地将用户的日常办公习惯、规范融入其设计方案中，充分利用Lotus Note6.0的丰富强大的功能和平台性能，结合先进的lnternetlntranet技术，针对我国高校办公管理工作中公文和会议繁多、请示汇报程序复杂等特点，力求功能全面而细致、操作简单方便，强调网络信息交流和共享，考虑支持手写输入、语音输入及图像扫描识别等辅助办公应用技术，为用户提供美观、方便、易学易用的使用环境。同时还应特别考虑到高校使用OA软件，全面实现办公无纸化需要一个过程，系统设计同时支持无纸化和有纸方式的混合办公模式，希望能帮助用户顺利过渡。、基于LOTUS
6、NOTES的办公自动化系统实现1.1 高校办公室自动化系统的概述办公室自动化(office Automation)，于1936年在美国通用汽车公司首先提出。1946年，随着电子计算机的诞生，直到目前信息技术和通信技术的高速发展，已经使办公室工作发生了作为首创者D.s哈德自己也不曾预料的巨大变化。办公自动化是利用先进的科学技术，不断使人的部分办公业务活动，应用于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统。其目的是尽可能充分地利用信息资源提高生产效率，工作效率和工作质量，辅助决策，求得更好的效果，以达到既定的目标。）高校办公室自动化系统建设的重要意义 随着Int
7、ernetIntranet技术的不断发展，近年来，全球正在进入个崭新的网络计算机时代。国际信息产业正以爆炸般的速度，前所未有的深度和广度改变着全球的工业结构、经济结构和社会结构，一场人类的知识革命正在到来。为了迎接这场革命，作为先进技术最先应用的高校，更应构架自己的信息高速公路。所以以校园网为背景的数字图书馆、网上教学、电子教案、电子作业、无纸操作等概念纷纷出台，办公方式也越来越趋于多样化，办公设备与技术更是层出不穷。营造数字化校园及其智能办公环境已是大势所趋、人心所向。）高校办公室自动化对系统模块的要求 公文管理：包括公文的起草、提交、分办、传阅、签批、会签、下发等基本功能，初步实现公文处理
8、的网络化、自动化和无纸化。会议管理：包括会议计划、日程、通知、组织、统计和会议室管理等功能，使会议通知、协调、安排都能在网络环境下实现。领导日程管理：包括校领导日程安排、录入、查看等。个人办公管理：包括通讯录、日程等。人员权限管理：包括人员的权限、角色、口令、授权等。本文主要设计的模块有：公文管理（收文和发文管理）、人员分工、权限设置、人员角色分工。其中模块按使用对象应分为以下模块：校领导系统、校办系统、院系部门系统、其它部门系统模块等。）高校办公室办公自动化的特点及其作用 办公自动化系统主要包括信息采集、信息加工、信息传输和信息保存，其核心任务是为办公人员及时快速地提供所需要的东西。确切地说
9、，办公自动化综合了办公人员、机器、信息和资源之间的关系，具有以下4个特点： （1）管理信息组织非线性化，信息储存光盘化。多媒体技术渗人管理中，能综合处理各种媒体信息，诸如图形、文本等，用光盘储存信息，成本低，容量大且检索速度快，易保存。 （2）信息传输网络化。网络是信息传送的高速公路，对内对外联系，教师之间，办公室与教师之间，运用网络技术可谓快速、简便、节约。 （3）管理过程智能化。利用计算机对办公室的各种文件、信息、数据、图表等进行处理，高效、快速，而且修改、传送、交流非常方便，准确度高。（4）管理资源系列化。随着管理信息化、自动化程度的提高，现代管理系统的建立，管理设备也成套化、系列化。办
10、公室人员可以根据不同的时间、不同的要求、不同的目的，有效地选择相应的管理资源，为学院提高管理质量和效率提供了保障。通过一段时间思考，我认为实行高校办公自动化主要有以下两个作用： （1）实行高校办公室自动化，可以改进工作方式，提高办公效率。以前高校办公主要是人工起草文书、整理收发、再由他人打字复印等，需要较多的时间和精力。而办公自动化后，人人都可利用计算机进行处理，不需要人工处理，可以节省大量的人力和时间，降低成本，提高整个办公室的工作效率。 （2）实行高校办公室自动化，可以利用资源共享。高校学院办公的工作对象已扩大为综合性大学的各个学院、系、所、学校各职能部门、学院各部门及其他人员。实行办公室
11、自动化，可以扩大资源共享的地理范围，可以快速地对各种信息进行收集、录入、分类、整理和分析。 1.2 高校办公自动化系统的建设及其条件）高校办公自动化系统的设计(1) （1）网络及硬件设计。由于未来的办公系统应该是网络化办公，网络环境是必须的，且有如下要求：网络速度快(10M100M)服务器容量大且能够满足系统业务增长的需要，客户端超过80个的可考虑使用IBM RS6000小型机等高档服务器，客户端超过40个的可考虑使用lip Net Server系列，客户端小于40的可考虑选用联想万全系列等服务器，同时还要综合系统运行的操作系统、后台数据库等因素来考虑；客户机配置要求CPU：P350以上，内存
12、：64M以上，硬盘：6G以上，网卡：10M100M；局域网应该能够方便的与Internet相连接。 （2）系统结构设计。目前应充分考虑到Web的应用，最大的发挥服务器的功能，因此采用三层结构模式的逻辑设计，其中客户端可为Lotus Notes浏览器或Web浏览器(Browser)，中间层可为Domino服务器或www服务器。 （3）系统运行环境设计。目前用来设计开发办公系统的主要有两个方向：一是使用传统的CS(clientServer)模式，后台采用ORACLE，DB2，SQL Server等大型关系数据库，前端使用Power Builder、Delphi等开发的专门客户端软件。这种系统倾向于
13、管理信息系统(Management Information Systern，简称MIS)，具有管理信息系统的优点，如实现起来相对简单、在查询、在线事务处理等方面有一定的优越性，但在公文流转可操作性、文档管理、与Web结合等方面明显不足。二是使用Domino LotusNotes，该软件以其强大的工作流机制、安全性、复制功能、邮件系统、与web的融合等方面有着其他系统不可比拟的优越性，越来越成为办公自动化系统的主流。各单位可根据自己的实际情况选择其中的一种。（4）系统功能设计。系统功能包括在系统需求分析时所涉及到的功能模块，由于时间问题本文对“发文管理”和“收文管理”模块进行设计分析。l 发文管
14、理 发文管理主要处理来文转发和内部转发的公文。在发文管理中进行正式的拟稿工作，然后将文件提交，此文件将根据所选的发文流程进行流转，流程结束后可以直接进入登记(登记阶段的工作是对领导同意签发的发文编写发文号。系统提供自动生成发文号的功能，也可以手工编写或者修改)和归档处理(各部门可以有自己的档案库，每年向单位档案库归档本部门的文档)。流程结束后，也可以返回到呈送人（秘书），呈送人再将文件送给起草人员进行处理，最后此发文文件也可以进行登记和归档。在整个过程中，可以随时查看、打印流程跟踪表，支持模糊查询和全文索引。l 收文管理 收文管理主要对外来公文进行登记、处理和归档等操作，包括权限设置。在登记收
15、文过程中提供了几种方式(磁盘调入、扫描和直接输入)，并将登记后的收文送给领导批示或阅读(批示的流程完全可以根据需要自己定义)，处理结束后将文件进行归档。管理人员可以对收文处理全过程进行监督、催办、重定位，也可以随时打印文件流程跟踪表及其所有领导的批示意见。2）推进高校办公自动化系统所必需的条件 办公自动化是新生事物，必然和传统的管理体制、管理方法及人们的固有观念发生冲突。因而推进办公自动化不可能一蹴而就。 首先，管理者重视是推进办公自动化系统的必要条件，特别是在和旧的管理体制发生冲突的时候，管理者的意识和推进力度是取得最大效益的保证。 第二，要提高工作人员的自身素质。为了使办公自动化系统正常运
16、行，除了系统本身设计的合理外，对使用人员也有相应的要求。工作人员除了掌握一定的计算机知识外，还需要学习必要的计算机网络知识。此外，还有观念及道德上的要求。 第三，相应的法制法规要配套。目前阶段电子签名在我国还得不到法律的认可。因而，在短期内完全实现办公自动化还缺乏法律支持。电子办公模式必须和纸质办公模式紧密配合，最大限度地为纸质办公模式服务。一旦相应法制法规制定，将对办公自动化系统及电子商务的发展提供法律保证。总结 发展基于LOTUS NOTES办公自动化系统，必须建立以计算机系统为核心，以计算机网络为支柱的办公自动化处理环境。因为它直接影响办公自动化系统的性能和应用水平。、系统的概述2.1系
17、统目标建立技术先进、运行稳定、操作简便的高校办公自动化系统。使其能够实现各部门之间办公信息的收集与处理、流动与共享、实现科学管理与决策化。 高校办公自动化系统采用先进的工作流平台Lotus Domino/Notes 6.0群件技术为OA系统建设的基础，具体较高的技术起点。该系统与各种关系型数据库实现紧密结合，例如Oracle、SQL Server、sybase等实现ID认证，多用切换，适合一机多人使用情况；在技术上系统支持Internet/Intranet、Client/Server、Browser/Server等先进的信息处理技术。运用Domino先进的群集技术，可以支持庞大的网络结构，从几
18、台直至上万台计算机。从而建立起本单位的Intranet，同时可以通过Internet或直接拨号登录方式，建立起本单位与外单位的联系，形成本单位的Extranet。2.1.1系统关键技术和主要特点该实例系统是一套基于Domino/Notes平台的办公自动化系统，在系统设计及实施过程中，充分利用了Domino/Notes的以下关键技术：l 电子邮件和工作流 利用了Domino服务器与Notes客户端强大的电子邮件功能及工作流处理能力，使得办公人员之间能够协同工作，领导人员能及时监督下属的工作，并实现内部邮件与Internet邮件的互联。l 通信基础和Web应用 Domino服务器软件是集成的通信基
19、础设施和Web应用开发平台，使用该系统能够很方便地实现Internet信息采集、信息发布等功能，实现透明办公。l 数据互连 Domino强大的数据互连技术，能够很方便地实现与部门其他业务系统的集成。l 群件技术 Domino的群件技术使得在较大规模系统实施过程中，能够灵活地配置系统，组建安全可靠的综合性办公系统(3)。l 安全控制 Domino/Notes的完善的安全控制机制能够有效约束人员的权限，保护合法用户，能够对数据库信息提供多种加密手段。高校办公自动化充分考虑到实际使用情况，应具有以下主要特点：1) 严格的系统安全性控制根据Notes的安全性机制，系统对所有用户操作权限，对各应用模块的
20、使用权限，以及文档在各状态的读、写、修改、删除等各方面权限都进行了严格的控制，保障系统安全。稳定的运行。提供网络防火墙隔离、数据库访问权限验证、用户ID识别、文件及邮件加密等多级或多重安全措施。对于本软件的每个模块所对应的所有数据库，首先在操作权限上可细分为多个级别，由系统管理员设置。管理员：能够在数据库上执行所有操作，读、写以及编辑文档、表、视图和数据库图表。设计者：除了修改ACL(存取控制表)，用户活动或复制、删除数据库外，能够执行同管理员一样的操作。编辑者：能够在数据库中读、写，以及编辑所有文档，但不能修改表、视图，或者ACL。作者：能够读文档，增加新文档，但不能编辑别人的文档。读者：能
21、够读文档，但不能增加新文档或者编辑现有文档。存放者：能够增加新文档，但也不能阅读现有的文档。无存取权限：被分配该权限的用户不可访问数据库，他们不能打开数据库，这个级别无对应的符号表示。其次，在访问数据库文档的权限方面又可细分为三个级别，由系统管理员进行设置：绝密权限：可以访问所有具有绝密、机密、秘密的已授权文档 。机密权限：可以访问所有具有机密、秘密的已授权文档。秘密权限：可以访问所有具有秘密已授权文档。2)使用方便、内容全面的日常办公。基于各部门现行的实际日常办公应用，综合其办公及个人事务处理规范，系统为用户操作简便、界面友好、内容丰富的对各种公文进行自动化处理的功能。3）强大的工作流：所有
22、需要成员间协同工作的事件，部门将通过电子邮件以工作流的方式进行，形成真正快捷、安全、有效的办公模式。4）良好的可扩展性：不仅能支持目前的用户数量，而且还能满足将来不断增长的需要；多媒体信息访问能力，随着系统的使用，用户将来会要求邮件传送系统支持更多的信息类型，如声音、图像、动画以及Internet等。5)周全的提醒功能：任一需要转换人员的工作流，都会通过一个相应电子邮件提醒对方，用户只需打开邮箱，今日工作便可一览无遗。6)全面支持InternetIntranet使用方式。系统设计无论各级菜单还是程序本身表现，都通过domino/Notes等技术实现了对Internet(互联网)和Intrane
23、t(内部网)使用环境的支持，用户还可以利用浏览器方式来实现各模块的功能。2.1.2系统总体功能描述系统的总体功能是办公自动化，即实现各部门之间办公信息化、自动化的需求，并辅以日常行政事务管理手段。具体内容如下：1)数据通信：主要包括日常办公的公文传输和个人邮件传输。2)信息共享：包括日常办公公文信息。3)日常管理：包括行政事务、个人事务、组织人事、档案资料等内容的管理。4)工作流程自动化：即实现某项的技术的无缝连接。5)远程访问：为在外出差人员和在家办公人员提供远程拨号访问方式的系统。6)网上信息浏览：能够浏览Internet信息。我做的整个办公自动化系统由五个主要模块构成，它们分别是：发文管
24、理、收文管理、人员角色设置、权限设置、人员分配等组成。）本系统各主要模块功能 ：(1)公共办公包括发文管理和收文管理。实现公文从拟稿、审核、批示、会签、登记和分发、办理、归档等全过程的办公自动化，实现无纸办公。文件送阅和批复都通过Mail来完成，并且对文件实行密级控制，具有灵活的角色控制与严格的签发控制，由于现阶段还不具备与外高校办公系统接口的连接，因此在公共办公系统中主要实现了作为本校内部电子公文的办公自动化过程。(2)人员角色设置。是实现对本校各个机关部门之间人员角色的配置，属于哪个部门，担任什么职务等的设置。(3)权限设置。是实现对发文、收文管理的权限的设置，限制人员的操作范围等。(4)
25、人员分配。是实现对人员的职位分配。）主要模块详细介绍：(1)公文流转 登记所有的收文、发文工作过程和文件原文。然后由拟办人员设定批阅流程、以工作流的方式提交相关人员批阅、办理，登记办理结果，最后送交归档。发文工作还提供对文件传输进行管理，可以记录每份公文拷贝的去处，以备回收及去向查询之需。所有使用者的安全级别权限和角色权限都可由管理员进行设定。l 登记登记人员(如：登记员)对已签收或准备签发的文件进行登记，登记内容包括文件号、来文单位、标题、主题词、密级等，以及文件基本内容、备注等。公文原文可以通过网络接收和调人不同格式(如MS Word、LotusWordPro、MS PowerPoint等
26、)的已存在的计算机文件内容并支持扫描仪。登记完成后转为拟办。l 拟办拟办人员(如：办公室主任)对转拟办的文件填写拟办意见、主送对象和分送对象，设定相应的批阅流程自动以Mail工作流的方式提交批阅者。批阅流程可以是顺序的或平行的。拟办人员可跟踪批阅情况，进行催办，最后填写办理结果。l 批阅办理批阅人员(领导)在收到待阅文件的邮件后，可依照流程中所设定的权限进行相应的处理，批阅通过后的文件自动按流程通过Mail提醒方式转交下一批阅人。批阅工作可以按设定权限进行文件内容批改和总体文件意见批示。l 归档：归档人员对于办理完结的文件可进行归档，系统自动将选定归档的文件送交档案数据库。用户可根据需要定期对
27、已归档的文件进行历史数据清理。l 查询：可以按任意登记项组合方式对文件进行模糊条件查询，也可以通过全文索引查询，还可以打印文件的内容和清单。（2）发文管理：发文管理主要处理来文转发和内部转发的公文，可直接调人个人办公中所起草的文件内容。包括对印刷完成准备发放的公文在系统中进行登记，然后将登记后的公文通过Mail送交领导进行批改或批示，处理结束后对文件进行签发和归档处理，同时可以对发文文件进行维护，可以制作和调整不同范围级别的发文文件，支持模糊查询和全文索引。具体操作细节及方法与收文处理类似，对发文工作各环节的操作权限由管理员统一设定。l 归档登记：档案管理员口对各部门自动送交的文件进行最终归档
28、处理，也可以对具体的档案(如：实物等)进行单独的直接归档处理。l 档案组卷：档案管理员可从已归档的文件或其它物体中，按某些特定的相关因素进行组卷操作，将档案文件形成一卷卷的刊物。l 档案移卷、封卷：档案管理员对已组卷的档案，可根据需要进行移卷，并最终封卷形成案卷目录供网上借阅。l 档案检索(对公共用户开放)：对已封卷的案卷列出目录检索，同时提供全文索引功能，公共用户可按需要提出借阅申请，经管理员批准授权后，实现网上借阅。l 档案管理(借阅归还)：档案管理员对用户所提出的借阅申请，按照有关规定同意或拒绝此项申请，实现网上借阅。并可查询某一案卷的借阅情况。用户可主动归还案卷，也可由档案管理员实行强
29、行收回阅览权，系统安全可靠。(3)电子邮件 电子邮件引用Lotus Notes功能，可制作、发送、接收、阅读、回复、广播、查询、打印和保存电子邮件。可连结Lotus mail和各种Email。l 阅读来信。为了阅读信件，您必须先打开您的邮件数据库。任何时候您都可以迅速打开它，尽管有时您会在别的模块中处理事务，也不必退出。当您有新邮件时，系统立即会给您声音和视觉的提示，帮助您阅读新邮件。l 写信。通过电子邮件的功能，您可以与别人交往，您可以将信寄给任何一个通过网络和您的Notes互联的人。同时，您还可以把信寄给那些您的网络之外的人。可以让您的信件有各种不同的格式，使它更吸引人，更易懂。l 转发来
30、信。读完信以后，您也许还想让别人也能看到它，不需要重新再写一封，您只需把原信转发出去。除此之外，还可以加入您的注释。l 删除信件：删除一封不需要的信件可以使您更方便地寻找需要的文件，同时它能够节省存放邮件数据库的Notes服务器的硬盘空间， 删除信件分为两个步骤，首选告诉系统哪些信件要删除，系统会在这些信件旁边做一个标记，然后让系统将做的标记的信件进行删除。l 保存来信。保存一封信件以便以后再读。要保存信件只须把它留在来信时放置它的收件箱文件夹中就行了，然而，这佯做有可能会使信件越来越多，以至于难以查找，所以最好的方法是将它们移到其他的文件夹中，文件夹的个数随您定。l 查阅信件。邮件数据库包括
31、许多文件夹和视图，允许您用不同的方法查阅信件。l 整理信件。信件经过整理后，就可以非常容易找到要找的文件。2.2信息处理流程整个实例系统是为某高校而实施的办公系统，经过实际调查，在整个校级的办公过程的处理流程中，人员首先从行政角度上经过细致 的调查可以将其划分为校主要领导(校长，书记)，校副领导(副校长)，系办主任(计算机系，外语系，物理系，数学系等)，系办秘书(计算机系，外语系，物理系，数学系等)，各部门领导(各教研室主任等)，和部门秘书(各教研室秘书)等几个行政层关系，而日常办公信息处理流程则主要可以分为以下两类。l 发文流程。各部门之间日常发文流程如图1所示：交院副领导审阅部门领导部门秘
32、书其它部门领导 领导计算机系办，外语系办数学系办，物理系办四系办秘书院主要领导院副领导会签 返还给部门交交上级部门领导审核批示返回填写意见批示返回交办公室主任交院主要领导审阅阅批示后返回秘书交院副领导会签会签完毕返回秘书 交院主要领导会签图1各部门之间发文流程最后由秘书进行文档处理，处理工作流程如图2所示：根据最后确定的分发部门由相应的部门秘书(以部门名义分发)或四办秘书(由计算机系办、外语系办、数学系办或物理系办)分发。部门秘书四办秘书登记定稿文件归档预立卷发送电子档案打印分发书面文档根据部门领导所选分发部门根据部门领导所选分发部门文档处理图2秘书发文l 收文流程。收文主要分为两个部分，一部
33、分来自高校机关内部部门之间，另一部分来自高校外部，由于这一部分处理系统间接口问题，加上安全性一时还无法实现与学校外部的办公自动化连接，因此这一部分在收文管理中只做了文档登记的简单功能，以供领导查询，便于向文档归档部门索要原文档。因此收文流程则主要是部门内部之间的收文流程。部门内部收文流程如图3所示。收文登记列表收文办理单登记入库行政文件秘书处理文件归档预立卷打印分发书面文档部门领导批示交领导批示批示返回根据部门领导批示交相关处图3收文流程2.3 Domino/Notes数据库设计对所有的档案、资料、人员、物品等的管理都要通过数据库管理的进行。Notes提供了一个文档数据库管理系统(文档数据库是
34、Notes优于一般关系型数据库的，它实现了对非结构化信息的存储和管理)。所有的应用都以数据库的形式出现，所处理的对象就是数据库中的文档。一般说来，先由应用程序开发设计人员设计文档(包括设计域、表单、视图、文件夹操作等)，用户则基于已有的设计创建文档，并且按照定向的工作流程对文档进行处理。每个数据库都可以包括不同格式和类型的文档。在整个办公自动化中，数据库设计的实现有以下几个关键技术点：l 对公文等非结构化信息的处理 公文内容包括题头、编号、主题、正文、签字、盖章等诸多内容，这是一般面向结构化数据的关系型数据库很难处理的。Notes提供了RTF文本域，可以在其中保存多种类型信息。像公文这样的非结
35、构化数据就可以利用RTF文本域存储在文档中。而对于结构信息的处理Notes提供了与一般关系数据库类似的功能。l 数据库文档的组织 数据库中的文档要以有效的形式组织显示，Notes提供了视图和文件夹两个对象来组织文档数据。它们能方便用户查询数据库中的文档，在形似树状目录结构的视图和文件夹结构中用户可以根据自己的需要来选择不同的视图或文件夹，用不同的视角查询和处理文档。l 热点与链接 当用户在资料管理中查到一份文件，需调阅时，要从当前视图(或文档)转入另一个视图(文档)，Notes数据库文档中可以包含指向另一个文档、视图或数据库的链接，当用户单击代表该链接的图标时，当前窗口将切换到链接所指向的对象
36、。另外，Notes文档中还可以包含各种热点文本，当用户单击热点文本以显示出文本提示框或执行预先指定的操作。这样，用户就可以在一个文档中同时访问多个数据库中的信息。从而提高了整个办公自动化系统数据库文档的灵活性和实用性。l 数据搜索与索引 对大量的公文、档案、资料等信息进行标底、统计、要用到Notes内置的全文搜索结果进行排序。另外，还可以对数据库进行全文索引，以加速对数据库的搜索。l 数据库存储位置 在整个办公自动化系统中，数据库的种类繁多，除了各个功能模块的实现需要功能模块数据库外(为了便于设计与日后的维护管理，每一个功能模块都设计成一个单独的数据库)每一个注册用户都有一个邮件数据库，另外还
37、有系统用的数据库。各种数据库按照应用情况不同存放的位置也不同。系统用的数据库就是放在服务器上严格的位置，不能轻易改动。用户的邮件数据库也就放在服务器上(DATAMAILUserName.NSF)，以便随时都能被访问。各功能模块数据库集中存放各部门的数据，作为系统的共享资源，也就放在服务器上。l 数据库文档一致性 Notes数据库是一种典型的文档数据库系统，它本身不提供像关系数据库一样的一致性检测功能，它提供的只是权限上的一致性检测。为了确保文档的一致性，在文档结构设计中，采用了一些关键域作为检测一致性的标志，并在发生一致性错误时自动进行提示。一般在文档结构中被“*”号注明的就是进行一致性检测的
38、关键域。通过这种设计一方面排除了产生空文档的可能，另一方面解决了同一内容的文档在数据库中存在多份，基本实现了文档的一致性。2.4 人员角色的划分考虑到实例中面向使用的对象为所承担的日常事务和任务不尽相同，为了规范系统设计以及规范系统使用人员的操作行为，保证数据的安全性和维护正常的工作秩序，系统借鉴大型数据库中对数据库管理中的角色概念，将使用人员按不同的角色进行划分。每个角色对应一类人员，这一类人员具有相同或相似的操作权限。统统中定义的角色有以下两大类第一类：公文流转类 这一类角色主要在公共办公模块中使用，目的是按不同人员在实际办公中所承担的不同任务进行归类，以保证公文的有序流转。这一类角色共分
39、发下六种： (1)部门公文收发人：该角色具有部门级文档接收，分发权限。 (2)部门主管：该角色主要具有部门级审核权限。 (3)计算机系办主任、外语系办主任、数学系办主任、物理系办主任：该角色的设置主要是考虑实际公文的流转需根据公文的内容提交给上述不同办公室主任进行审核而设定。 (4)计算机系办秘书、外语系办秘书、数学系办秘书、物理系办秘书：相对应角色(3)而设定，负责在提交角色(3)之前的文档工作处理和转发。 (5)院主要领导、院副领导：这两个角色主要考虑到实际学校机关办公中各个领导分管的事物的不同，为了与实际工作相适应而设定。相应的上交领导可根据文档的实际内容选择上述两个角色。 (6)文书：
40、只有指定了文书角色，才具有文档归档权限。第二类：权限控制类 这一类角色是依据不同人员在系统中的不同操作权限定义的，共有以下三类: (1)校级领导 各个部门的人事信息、行政事务信息等内容一般只有部门中的人才能查看，但由于工作需要，校级的副领导应能查阅其分管部门的有关信息。校主要领导在系统中统一赋于他们的“校级领导”角色，角色中的各具体人员管辖分式部门可由系统管理员依实际情况在系统设置模块中预先设定。(2)专项管理员各部门的人事信息、档案资料、行政事务等内容应由指定的专人负责维护，其他人员只能查看，而不能进行修改删除等操作。根据不同信息类型可分为人事管理员档案管理员行政事务管理员三种，专门负责维护
41、本部门的组织人事模块、档案资料模块和行政事务模块。当然，在实际情况中可能艺人身兼数职，这都可以由系统管理员设置。 (3)系统管理员系统管理员的身份最特殊，他除了维护整个系统的正常运转外，在系统所提供的功能中也有一些特权。比如：只有系统管理员才能进行系统设置，指派角色，维护公文模板等；只有系统管理员才能删除（不能修改）任何人发布的信息等。2.5 系统安全设计各部门办公信息查看的权限一般由部门内部、院副领导、全校机关、社会公众四种，对不同权限要进行设置管理。对进入办公室系统的人员要进行身份验证，不同的人员对数据的存取操作权限也有不同。如：领导可对发文作修改、批示，办公室人员对已批示内容不能再改动，
42、任何人对收文内容不得修改等。另外还有内容隐藏、加密、电子签名等问题。主要涉及如下方面：（1）身份验证(4)对进入办公自动化系统的人员，按部门、岗位定位。新增人员必须注册，已注册人员进入系统必须输入姓名和口令。用户与服务器之间通信之前，服务器先要验证用户身份，服务器与服务器之间相互通信前进行交叉验证。（2）存取操作控制Notes中的存取操作控制规定了不同用户、服务器或群组可以执行的操作。数据库的存取控制列表（ACL）将存取分为七个等级，从高到低依次为：管理者、设计者、编辑者、作者、读者、存放者、不能存取者；另外还有八个存取权限：创建文档、删除文档、创建个人代理、创建个人文件夹/试图、创建共享文件
43、夹/试图、创建Lotus/JavaScript代理、读取公用文档、写公用文档。针对不同的存取级别有默认的存取权限，即使是同一个存取级别，数据库的管理者也可以指定不同的存取权限。另外，还可以使用角色来控制对数据库设计元素或某些数据库功能的存取，角色仅是应用于创建它的数据库。总的来说，大到访问服务器，小到访问文档中的一个域都能加以控制。（3）隐藏加密对不想让其他人看到的内容可以进行隐藏或加密。要隐藏的内容在创建文档时确定，隐藏与否可按实际条件设定。如对某些重要保密信息只有相当级别的领导可以看到，而一般办事员看不到。加密时为了更安全地传递保密信息。每一个用户都有一个公钥与私钥。用A用户公钥加密的数据
44、只有A用户用私钥才能打开。这样，即使办公自动化系统之中或之外又非法入侵的用户，都无法获得加密以后的信息。总结 由于近年来出现高等学校合并，往往一所学校有许多校区分布在不同的位置，物理上的分隔使得信息交流受到阻碍。在这种情况下，利用开发本系统能够打破了时空、地域的限制，可以通过网络技术，提高信息查询的效率；可以利用管理系统的网络化，提高办学效益。可以将多媒体教学有机结合起来，所以这个系统的设计对高校办公是很有必要。、模块的设计3.1 模块的概述公共办公主要支持各高校中办公发文和收文的整个电子化的工作。在公文管理中，充分利用工作流，使得办公的公文收发的流程自动化，提高办公的工作效率。在此实例中主要
45、分为发文和收文管理两大部分。在发文管理中，执行发文拟搞、核稿、会签、签发、批阅、查询，公文执行状态信息等管理工作，并提供了电子邮送、查询、打印等功能。对于系统中的注册的办公人员，通过系统工具人员分工数据库分别对使用人员进行角色定义，对合用人员的权限进行设定和控制。在收文管理中，由于主要处理公文来自学校内部的电子档案（考虑到实际工作中由于保密、政策等规定并没有提供相应的接口），这些文档经过一套处理流程，到达各部门仅仅需要部门领导审阅一下，给出批示意见即可，因此，对于收文仅仅提供了收文登记、批示的操作。整个数据库的模块所遵循的开发原则是尽可能地完成日常系的办公公文流转。在设计之前，首先对学院各个部
46、门的发放征求意见表，了解日常各部门的公共事务，接着再与有关部门的领导进行交流，勾勒出各部门间的公文流转关系最后进行数据库的设计。应该说明的是由于整个公文流转变成网上办公的形式，媒体介质转化为电子文档，因此四处奔波整个数据库设计能够体现现代化信息社会所要求的高效、快速、方便、资源共享。根据了解的情况，设计了三个数据库，分别为发文管理（FWGL.nsf）收文管理（SWGL.nsf），人员分工（RYFG.nsf）。发文和收文管理数据库的建立主要是便于分别对发文和收文进行管理，而人员分工数据库则是为了实现日常机关办公时的人员职能和权限上的分工以便管理。3.2模块设计公文流转子系统的设计： 该子系统为办
47、公自动化系统的核心，它结合高校的传统公文的审批和签批等的过程，实现了公文的拟定、收发、审批、归档、查询等工作流全过程处理。当需要送交一份公文时，先由起草人起草公文，之后通过网络发给部门审批人，审批合格后签发。用户可以自定义流转的方式，可以用会签或者顺序签批的方式，此选择适应于学院文件签批的实际流程。当收到一份公文时，先进行收文登记，然后发送给公文拟办人，在拟办人指定批办、承办后，公文将自动发送到批办、承办人处，最后由专人将公文归档。通过指定不同级别人员具有的不同权限，还可以实现网上的公文查询。该系统的流程图如图1所示。具体过程如下：首先创建数据库发文管理（Fwgl.nsf），设置重要数据库的属性。收文管理与发文管理数据库的设计类似。在数据库属性中指定了在打开数据库时显示指定的帧结构集“公文管理”，通过该帧结构集来浏览整个数据库，整个公文帧结构集打开后如图4所示。图4 公文管理帧结构下面从该数据库各个设计元素开始进行介绍。3.2.1表单作为数据库设计中一个最重要的基本元素表单，它实际上是信息的输入的基本来
