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1、信息沟通管理制度一、 信息沟通制度（一） 制定制度的目的为了加强各个部门的信息沟通工作，及时、准确的完成信息传递，以确保信息沟通的通畅。（二） 信息管理的原则1. 及时性（1） 信息管理人员应适时地记录、收集出现的各种信息。（2） 信息管理人员要以最快的速度将信息加工并传递给有关部门。2. 真实性 信息管理人员在收集过程中必须保证信息的真实性和可靠性，在加工过程中必须防止和减少各种干扰，保证信息不失真。3. 适用性 信息的处理必须适合项目管理的需要，便于利用。（1） 收集阶段。信息必须完整。（2） 加工阶段。必须根据管理的需要进行分类整理，以便于传输和 利用。（3） 传输阶段。必须本着项目的要
2、求和情况，选择相应的高效的媒 介手段。（4） 存贮方面。应对信息进行分类、登记、编码等工作，使档案能 便于今后的查询和利用。 4.经济信息的处理必须考虑经济和社会效益（1) 要求以最低的费用获得更多的信息。（2) 要求以最低的费用获得更有价值和有效的信息。（三） 信息收集的原则1. 信息源开发要广。 要从全面联系来认识事物，在信息收集上，就必须广辟信息来源。2. 信息流行的分析要加强。 信息流向反映事物的发展变化，应对信息作科学分析，从中抓住内在的必然联系。要把握住信息流向，及时收集信息。对重大信息变动，应早做准备，具备主动性。3. 信息量值的区分要准确。应将量值大的信息作为收集的重点。4.
3、信息收集的主动性要增强。收集者应主动、自觉，培养积极主动精神和一丝不苟的作风。（四）信息收集的具体流程1.制定计划。信息收集之前，根据所需信息的内容、范围和时限作出明确安排步骤，并在数量、时间、作用、种类上加以具体限定；2.信息收集。信息管理人员必须根据意义、作用、时限、流速和需要，有选择性地收集信息；3.信息识别。针对收集的信息，选取真实的、有用的、关键的信息，减少信息处理工作；4.信息检验。对信息进行严格的正确性检查，防止信息尤其是数据有差错、重复和遗漏。二、 内部信息的收集公司内部信息：公司基本背景信息，公司服务对象，具体项目情况，每月经营业绩汇总表，预算执行情况分析表,季度财务报表，公
4、司年报，客户的财务信息,各部门信息简报和信息专题分析报告,特别的战略研究报告通过上网查询、调查访谈以及特殊渠道收集客户的基本情况，财务状况等原始信息 内外部信息收集流程 原始信息汇总是否取得所需信息否是 原始资料汇总表成立跨部门项目小组，有针对性地收集原始信息原始信息分类筛选，对有价值信息进行标注 针对性获得的信息：行业发展趋势、潜在客户、相关政策等信息库 每月筛选与战略决策相关的信息及附件上报投融资信息部经理 是否通过投融资信息员予以补充否 经筛选提炼资料汇总表是存档 必要 时抄送相关部门，听取反馈意见对汇总表提出反馈意见，送投融资信息部 提出指导性建议并研究信息对战略发展的影响每季对原始信
5、息进行质量评估，将评估表反馈给收集部门原始信息收集评估表根据评估表意见重新收集信息并改进收集方法三、 内部信息的处理（一） 正常信息的处理：各部门根据相关文件的规定直接收集并传递日常正常信息（如工作计划、业务方案、通知公告、法律法规、规章制度、工作方针及完成情况、跟踪和监控记录、内部审核与管理报告以及公司正常运行时的其它记录等）。（二） 服务工作计划信息的沟通：各部门及人员根据公司工作目标制定各部门工作计划并报主管领导审批，并根据审批意见及时调整方案。（三） 公司领导层通过召开总经理办公会议，讨论相关大政方针及事宜。（四） 公司采取例会、专题交流会、各部门协调会等制度，进行公司内部沟通，并对会
6、议内容做相关记录，以会议纪要方式下发至各个相关部门。（五） 紧急信息由发现部门迅速传递给部门主管领导组织处理，可采用口头、电话、传真等方式紧急沟通。（六） 其它内部信息（如员工的建议），可采用正常的上下级传递汇报、意见反馈给上一级主管进行协调处理。内部常见问题及信息收集与处理控制程序成档评价效果实施统一意见召集会议制度处理与解决方案交管理者代表审核填写反馈报告各部门收集整理确问题认1. 信息收集、整理、确认：各部门对日常工作中出现的问题，定期作统计，分析，整理，汇总，主管确认问题是否属实；2. 填写反馈报告：由反馈问题的各部门主管填写内部常见问题信息反馈与处理表，对问题作详细描述，便于管理层对
7、反馈问题信息全面的了解；3. 审核：反馈问题的相关部门主管将填写完的内部常见问题信息反馈与处理表交由管理者代表审核；4. 制定解决方案：管理者代表针对各部门反映的实际情况，进行确认，并制定合理适宜的解决方案；5. 召集会议：制定解决方案后，确认时间，召集相关方开会，讨论解决事宜；6. 统一意见：管理者代表组织相关各部门，整合意见，确定要求实施的解决方案；7. 实施：确定方案后，相关部门按统一协调的解决方案实施；8. 评价效果：管理者代表通过调查，确认解决方案实施的效果，并给以适当评价；9. 成档：按管理的要求，由管理者代表将改进的过程和业绩归纳成档，进行统一管理。四、内部信息的传递信息传递要及
8、时准确，避免因传递迟缓或失真造成的决策失误、组织时空、指挥失利。（一） 信道畅通。一是除去不必要的环节，层次设置应合理；二是在每一层次或环节中，接收、反馈、中转的职责要分明：1. 传递如实。不论是接收或传递，都应实事求是，保证信息可靠，不能任意取舍或歪曲；2. 体制健全。这包括组织系统和法制健全，统一指挥、依法行政、令行禁止。（二） 信息传递方式： 信息传递可采用书面资料、工作日志记录、电子公告栏、局域网、讨论交流会、合理化建议、电子媒体、通讯等形式予以传递。1. 口头传递。口头传递是最快、最直接的传递方式，能够在最短时间内是大多数员工在同一时间内得到某种信息，如班组会议、部门会议、员工大会等
9、。2. 电话传递。类似口头传递，但具有坚强的针对性，电话传递信息，应落实通话双方的部门、姓名（职位）、时间，其次应对传递内容有清楚的交待。3. 手机。遇到紧急情况时，可用手机直接联系。4. MSN 在线传递。这是工作或商务信息传递最好最快的渠道。5. 电子邮件传递。电子邮件传递是先进、可靠的信息传递方式。各相关办公室、员工利用配备的计算机终端，所发布信息通过网络传至各个部门。6. 文件传递。较为规范的信息传递方式。 内部信息传递流程图建立内部报告指标收集整理内外部信息形成内部报告 内部报告形成阶段 未通过审核内部报告内部报告在规定范围内流转保存内部报告有效利用内部报告 内部报告使用阶段定期全面评估
