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1、-最新精选范文公文分享-欢迎观看-酒店公共关系中的庆典活动管理与策划:讲师:姚小舟_地毯酒店公共关系中的庆典活动管理与策划讲师:姚小舟第一章 与酒店有业务关联的大型活动类别第一节 庆典集会一、准备工作1、邀请嘉宾首先精心拟订可能参加庆典的嘉宾,经酒店办公会审定后,印制成精美的请柬,并提前一至两周的时间寄送给嘉宾,并在庆典前测定一个时间去电询问或采取专人负责跟进联系方法.需要特别提醒,VIP客人需要多次的核实是否能出席庆典活动.2、规划庆典流程3、布置场地举行仪式的现场可以设在酒店大门口,场地悬挂庆典会标、庆祝或欢迎标语.因为参加开业活动的宾客一般是站立,可以在来宾站立处和剪彩处铺设红地毯,表示
2、尊重和庄严.4、安排接待5、司仪准备如果剪彩,礼仪小姐的人数应该比剪彩嘉宾人数多一人.礼仪小姐一般应身着礼服.中国人的传统观念认为红色为吉祥象征,礼仪小姐最好是着红色旗袍,身披绶带,绶带上要有庆典标志和酒店名称等;头发的式样是齐耳直发,也可以梳理成典雅的发髻;无论冬夏,只要身着旗袍,脚下就需穿瓢鞋,还必须穿连裤袜.一般情况下,礼仪小姐要施淡妆.6、嘉宾留言册7、馈赠礼品策划此时,赠送的礼品也是一种宣传性传播媒介,只要准备得当,往往能产生很好的效果.1、2、3、二、庆典活动程序1、签到嘉宾来到后,有专人请他们签到.如果有酒店相关产品经营项目说明书等资料,均可以发给宾客,扩大酒店的知名度.另外,也
3、可以准备一个盒子或碟子,请签到嘉宾尽可能赐予他们的名片.2、接待3、剪彩如果是工程奠基仪式、工程竣工仪式、公司成立、酒店开业庆典等活动,活动开始时都需要进行剪彩.4、致辞5、节目典礼完毕,可以适当安排些气氛热烈的节目,如敲锣打鼓、舞狮子,播放喜庆音乐等.在允许燃放鞭炮的地方,还可以燃放鞭炮、礼花、礼炮等,制造喜庆气氛.另外,还可以请乐队演奏.6、参观、座谈或聚会7、礼品发放如果是酒店举行周年庆祝活动,可以准备、制作纪念品赠送给员工和嘉宾,使员工感到主人翁的自豪感,使来宾们有受到尊重的感觉,以此达到感情的交流.还可以进行员工文艺表演,以示庆祝,也可以举行大型促销活动.8、赞助或公益活动三、庆典集
4、会注意事项任何一种典礼仪式均需要策划,使之热烈、隆重、丰富多彩,给人留下强烈深刻的印象.要安排好各项接待事宜,诸如来宾签到、专人接送、播音和灯光设备的安排以及摄影、录像等方面的工作,使各项工作都有专人负责,并且保证他们在庆典礼仪开始前就进入指定岗位.第一章 与酒店有业务关联的大型活动类别第二节 社会团体集会酒店的这回团体集会活动是指:酒店的社会团体集会的形式有等,这些都是酒店公关交际中频繁采用的社交活动方式.一、确定社会团体活动主题社会团体活动的主题必须鲜明并富有特色,主题的取舍可以根据酒店的和宾客消费特点而确定.我国地大物博,各地文化活动、节日精彩纷呈,这些都是酒店进行社会团体活动的机会和主
5、题.二、社会团体活动时间考虑举行社会团体活动的时间能否吸引公众是酒店需要考虑的条件之一.公关专家普遍认为:”实际上没有一天、一周、一月、一年是没有不存在特别事件或历史记录可供纪念的.”三、社会团体活动的类型选择团体活动是一种双边或多方活动,必须考虑到双方或多方都有愿望和要求,并有条件和能力,相互以对方为己开展公共工作的目标.如与合作伙伴的活动、与同行酒店的活动、与酒店宾客的活动、与酒店内部员工的活动、以及与社会各界的活动等等.1、感情型活动2、信息型活动3、合作型活动这是一种以联系各方直接合作为内容的高层次的社交活动,通过合作能实现各方的共同目的,即能增进彼此间的友谊,又能互相促进工作业务的开
6、展.第一章 与酒店有业务关联的大型活动类别第三节 慈善公益集会慈善公益集会是酒店社会赞助活动中以捐助人身份,对社会公共事业提供金钱、物质等方面的无偿支持和援助.一、公益活动的目的扩大知名度提高美誉度增强信任度通过赞助的手段证明酒店的经济实力,赢得社会公众的信任.通过赞助活动做广告,增强广告的说服力和影响力.二、公益活动的类型体育活动赞助文化活动赞助酒店进行文化生活方面的赞助,不仅可以培养与公众的良好感情,而且还可以大大提高企业的社会效益和知名度.教育事业赞助社会慈善赞助三、公益活动的工作流程前期策划赞助研究需要从形象战略入手,分析酒店的公共关系规划和目标,结合调查制定赞助的方向和政策,以正确指
7、导赞助活动.酒店可以主动选择赞助对象,也可以按照被赞助者恰当请求来确定赞助.但不管赞助谁、赞助形式如何、赞助之前都应做好深入细致的调查研究、调查被赞助者的状况、赞助的性质、作用,可能的影响等.在此基础上研究赞助项目的必要性、可行性、有效性,进行赞助的成本和效益分析,以保证酒店和社会同时受益,避免各种与酒店整体赞助主题离题太远的现象.方案制定赞助计划一般包括等.赞助计划是赞助研究的具体化,其作用是做到有的放矢,控制赞助范围,防止赞助规模超过组织承受力,节制浪费现象.讨论审阅进行每一次赞助,都应进行详细的分析研究,逐项审核评定,确定可行性、赞助的具体方式和款额以及赞助的时机,以便制订此项赞助的具体
8、实施方案.大型赞助有时还要经过董事会、主管领导审定批准,进行法律咨询、公证证明.实施落实第一章 与酒店有业务关联的大型活动类别第四节 会展产业活动会展产业中的展览部分内容是酒店公关专题活动的主要形式之一.它是通过实施实物、文字、图像、图表等各种传播媒介,展现成果,推广产品或技术,宣传酒店成就,树立酒店形象的大型活动.一、会展产业的特征1、综合运用展览活动综合运用实物、模型、图片、说明文字、解说、幻灯、录像、音响效果、展示表演、环境布局、宣传资料等方法进行复合性的传播,生动、直接、立体,具有很强的吸引力.2、双向交流3、轰动效应展览活动是二、会展活动的目的酒店每天迎来送往宾客,每时每刻都在向宾客
9、展示自身的形象,而每一项不同专题的展览活动,均有助于让广大公众从不同的侧面更具体了解酒店.1、加深社会的了解2、促进信息的交流3、促进商务的交流酒店可以通过举办各种商品贸易展览来促进业务交流活动,争取更多的业务合作伙伴,促进多元化经营活动的发展.4、增进文化的交流充分利用展览这一专题活动形式,能把中国的政治、文化和民族特色传播出去,并能招徕世界各地众多宾客下榻酒店,吸引观光团体,增进国际或地区间的政治文化交流.三、会展活动的类型1、综合性会展它全面介绍一个地区或一个社会组织的情况,即要求内容全面,有一定的整体性和概括性,又要求重点突出,以点带面,使参观者对酒店的特定情况即全面了解又留下深刻印象
10、.2、专题性会展3、商品展销会4、博览会这是大型的展览会,如”中国食品博览会”、”国际旅游博览会”等.酒店经常参加这类博览会,有助于提高自身的知名度和扩大社会影响.5、景观微缩展览景观微缩展览是指具有重要的历史文物的历史城街,是重要的旅游地点,也是开放的城街博览,把它的风格特色浓缩”搬进”酒店里来.6、陈列室7、橱窗展览橱窗展览属于微型展览,它有两种形式,即商品橱窗和宣传橱窗.四、会展活动的组织1、制定会展主题和方案无论举办何种类型的展览活动,应该明确展览活动的最终目的和主题,制定详细的计划,并据此确定它的内容、形式和传播方式.2、策划展览方案3、选择展览场地4、明确参观对象和社会群体对前来参
11、观的对象必须事前做好预测分析,包括其层次、数量及其需求特点,以便确定传播形式、接待规格和收费标准.5、拟订费用预算展览会的费用预算项目一般包括:6、做好展览宣传7、展厅布置8、策划开幕式一般大、中型的展览活动须要安排开幕式或剪彩仪式,这需要事前确定剪彩嘉宾,并且拟订典礼仪式的内容、程序和助兴节目等.9、员工培训计划展览会的员工包括等,对他们进行展览专业知识、沟通能力、礼仪规范等方面的培训,对于保证展览会的质量具有非常重要的作用.第二章 大型活动中的公共关系工作流程第一节 广告媒介运用一、公共广告的类型1、目标广告目标广告即2、庆典广告3、信誉广告传播酒店获得的大奖项、受到表彰或赞誉、星级上等级
12、的广告.也包括由于酒店工作失误,向公众公开致歉的广告.4、公益广告5、实力广告6、纪念广告利用社会上具有的特殊意义日子,如国庆节、中秋节、端午节等,结合酒店举办的相关活动,制作成专题特辑,在报刊上做纪念广告,宣传酒店”精神文明”形象.二、公共广告的制作1、构思新颖广告的构思创意阶段,包括广告的前期调查及题材、投放时间和表现形式的选择.2、广告方案实施3、制作公关广告的要求重视广告的传播范围和传播效果,最大限度地扩大接触面,反复刊登、反复播放,以连续性的方式深化公众记忆.注重一致与创新的结合,所谓一致,是指酒店的经营目标、经营宗旨、店名、店招牌从不轻易更改,而内容却可以花样翻新、富有活力、使公众
13、对酒店即感到信任,又认为酒店有新的开拓、新的发展.第二章 大型活动中的公共关系工作流程第二节 专题活动公关人员的礼遇宾客公关人员是一、接待宾客宾客来访,接待者要热情大方、彬彬有礼、认真倾听、及时记录.对来访宾客的要求应尽量给予满足,对重要宾客可酌情安排一些活动.对于应邀来访的宾客,公关人员应二、电话接待电话接待是三、会议接待会议接待,通常应制定详尽的接待计划与日程安排,即达到会议目的,又能让与会宾客身心满意,有耳目一新、流连忘返之感.1、2、3、4、5、四、参观接待接待参观,通常应有详细的资料介绍,资料中不但要有通俗易懂的文字资料,还应该有形象生动的声像资料.在现场参观时,公关人员可以作现场介
14、绍,并随时回答参观者提出的问题,注意表意清晰、层次分明.参观结束后,可邀请参观者一同到会议室座谈,征询意见,并准备一些茶点、果品招待,让座谈会气氛轻松自然.五、登门访问登门访问是公关人员经常性的工作,它可以通过人与人之间面对面的交往,解决电话里解决不了的问题,便于沟通感情.第一次登门,应拜访时,要注意六、礼品赠送送礼物是一门艺术,礼物不一定很讲究或者很贵重,而在于礼物本身的特色.漂亮的包装可显示出酒店公关人员的高雅品位.给外国人送礼,注意不要触犯对方国家的禁忌.注意谈生意不要送礼品,以免引起误会.第三章 庆典活动中公关费用预算与控制第一节 制定周密的工作计划酒店公关部每周工作时间统计表.如下面
15、表所示:此外,为了将各种工作分门别类,应该制定一套工作编码系统,让每一项可分解的工作事项,如新闻稿、摄影、记者招待会、年度报告、内部报刊编辑等,都有一套预先编好的号码-指代.这些号码可用于逐条记录会议的议事日程和碰头报告.编码者应提供编码对照表,并在工作清单上表明它们.由其是需要输入电脑某一种软件进行统一归纳时,编码就显得特别重要和必要.第三章 庆典活动中公关费用预算与控制第二节 拟定经费预算一、公关综合费用总的概况来看,公关的费用项目主要有四类:此外,公关是一种灵活性很强的工作,因此公关预算应该保持足够的余地.多种未知因素、突然事故或偶然机会,都可能临时改变公关计划,所以在预算中最好设置临时
16、应变费用,从财力上保证公关的应变能力.二、费用项目预算1、工资和福利.2、广告、宣传费用.3、设备费用.4、办公费.5、招待费.6、内部刊物费.7、多媒体费.幻灯片、纪录片制作费 印刷品费礼品费 展览会费用 差旅费第三章 庆典活动中公关费用预算与控制第三节 过程中的预算控制一、制定预算控制的方法酒店公关部的预算控制并不是在每个月的工作进展汇报会上通过讨论来削减预算开支,而是根据公关活动的目标、实施方案,将所需的费用分成若干项目列举出来,决策各项目经费是单项活动预算还是全年活动预算分摊的成本,以便统筹考虑,事后核对和考查绩效.控制预算带来了优先秩序,限制低效率的工作,以实现良好的成本效用.1、按
17、照销售量提成2、目标工作法这两种方法各有利弊.实际上,各酒店的情况和需要是不同的,每个年度公关工作的需要与预算都会发生变化,所以,酒店公关部的预算控制应该保证酒店整体目标和公关计划方案的密切配合.二、做好预算控制的方法要做好酒店公关部的预算控制工作,应注意以下几个问题:1、2、在当前酒店市场竞争激烈的情况下,其产品和服务难以销售出去.可能某些酒店的宣传推广费用不断直线上升,但效果不佳.或许,一个有影响的国际性旅游研讨会将在当地召开,如果有良好销售意识的公关经理能凭职业感觉,认为假如能成为此次会议的东道主,将得到广告宣传所达不到的效果.但是,因为这次活动的一些费用不属于已核定的公关费用预算,可能不能开支,因而错失了良机,而这些费用比任何一次广告电视费用都要少很多.-最新精选范文分享-谢谢观看-
