DB3301T0166房屋登记档案管理规范.doc

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1、DB3301杭州市地方标准规范DB 3301/ 01662015房屋登记档案管理规范2015-09-01 发布2015-09-30 实施杭州市质量技术监督局 发布刖 言本标准按照GB/T 1.12009给出的规则起草。本标准由杭州市房产档案馆提出。本标准归口杭州市住房保障和房产管理局。本标准主要起草单位：杭州市标准化学会、杭州市房产档案馆。本标准主要起草人：张虎、俞薇、郭寒青、宋建慧、张洁、边慧玲、赵奇云、周莎、胡勤燕。房屋登记档案管理规范i范围本标准规定房屋登记文件的归档与移交、档案的保管与保护、鉴定与销毁、档案的利用、档案的信 息化的要求和方法。本标准适用于杭州市各级房产管理部门在房产管理

2、活动中形成的房屋登记档案的管理。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文 件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T 18894电子文件归档与管理规范DA/T 31纸质档案数字化技术规范DA/T 25档案修裱技术规范JGJ/T 30房地产业基本术语标准JGJ 278房地产登记技术规程JGJ 25档案馆建筑设计规范建标103档案馆建设标准电子档案移交与接收办法档发20127号3术语和定义JGJ 278界定的及下列术语和定义适用于本标准。3.1房屋登记文件房产管理部门在房屋登记（包括所有权登记、抵押

3、权登记、地役权登记、预告登记以及其他类型登 记等）活动中直接形成的、有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的材料。3.2房屋登记电子文件房屋登记电子文件在房屋登记活动中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光 盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。3.3房屋登记档案具有参考和利用价值并归档保存的房屋登记文件（3.1)。3.4房屋登记电子档案具有参考和利用价值并归档保存的房屋登记电子文件（3.2)。3.5房屋登记数字档案包括房屋登记电子档案（3.4)和传统载体房屋登记档案经由扫描、数字转化后的数字化档案。包 括房屋登记档案电子目录、电子登记簿、原生性

4、房屋登记电子文件、纸质房屋登记档案的数字化加工成 果，及其元数据等。3.6房屋登记信息包括原始登记凭证和房屋登记机构对房屋权利的记载信息。3.7房屋原始登记凭证房屋登记申请人提交的房屋权利登记申请表，房屋权利设立、变更、转移、消灭或限制的具体依据， 以及其他材料。3.8房屋权利的记载信息房屋登记机构对房屋权利的记载信息，包括房屋自然状况（坐落、面积、用途等）、房屋权利状况 (所有权情况、他项权情况和房屋权利的其他限制等）、以及房屋登记机构记载的其他必要信息。3.9利害关系人房屋登记结果影响或可能影响其合法权益的人。4房屋登记文件的归档与移交 4.1归档总则4.1.1房屋登记档案管理部门应配备专

5、职档案管理人员，健全工作制度，确保房屋登记档案的完整、 准确、安全和有效利用。4.1.2房屋登记文件应在登记流程办理完毕后及时整理立卷，移交房屋登记档案管理部门保管，任何 组织或个人不得据为己有或拒绝归档。4.2归档范围4.2.1下列材料应予以归档：a) 房屋登记机构在登记过程中形成的审核材料，包括询问笔录、实地查看材料、登记审核结果材 料等；b) 申请人（代理人）提供的登记申请材料，包括房屋登记申请书、身份证明、房产权利来源证明 材料、房屋自然状况及登记簿记载的其他事项发生变化的证明材料等；c) 其他证明材料。4.2.2具有下列情况之一的材料不予归档：a) 重份的文件；b) 空白的文件；c)

6、 一般事务性的无查考、保存价值的文件；d) 未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件；e) 与本件登记无关的文件；f) 无参考价值的群众反映材料、调查提纲、便条等。4.3归档时间登记流程办理完毕后，房屋登记电子文件应实时归档，纸质文件应在一周内归档。4.4归档要求4.4.1归档文件应为原件。只能提交复制件的，经办人应校对原件，并签名或加盖印章确认。复制自 其他部门的文件，应注明原件存放处。4.4.2合并办理的房屋登记业务共用一份原件的，应将该原件存于其中保管期限较长的一个案卷内， 并在其他案卷内注明原件保存处。4.4.3归档文件必须真实、完整、系统。真实是指归档文件的记载信息与房屋自然状况

7、及权利状况相 符；完整是指应归档文件齐全、无缺失，签署手续完备；系统是指应保持归档文件之间的有机联系。 4.4.4归档文件的印制、书写、装订应符合档案长久保管的要求。破损的文件应予以修复；字迹模糊 或易褪色的文件应予以复制，复制件与原件一并归档。4.5归档文件整理要求4.5.1归档遵循“谁办理谁立卷”的原则，房屋登记文件由房屋登记机构负责整理工作。4.5.2归档文件应分类。分类应以房屋登记类型为主要依据，兼顾文件的内容和形式特点。4.5.3归档文件应立卷。立卷应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同的保管期 限（分类与保管期限，见附录A)，便于保管和利用。4.5.4档号编制。房屋

8、登记档案应以案卷为单位，分类别按归档时间顺序依次编制档号。档号结构为 “类别号一年度号一案卷号”。见下图：FDXX-XXXX-XXXXXX案卷号，以6位数字表示 年度号类别号，以2位数字表示，见附录A 房屋权属档案代码图1示例：FQ01-2014-000018表示房屋所有权登记档案2014年度第18案卷。4.6移交和接收4.6.1房屋登记档案的移交应填写交接文据。必备的检索工具，应随同房屋登记档案一并移交。4.6.2房屋登记数字档案的移交可采用离线或在线方式进行，符合电子档案移交与接收办法档发 20127号相关规定。4.6.3房屋登记档案管理机构应建立房屋登记数字档案接收平台，进行档案数据的接

9、收、检验、迁移、 转换、存储等工作。4.6.4房屋登记数字档案接收的主要流程包括：检验数字档案数据、办理交接手续、接收数字档案数 据、著录保存交接信息、迁移和转换数字档案数据、存储数字档案数据等步骤。4.6.5房屋登记档案管理机构应对房屋登记数字档案数据的准确性、完整性、可用性和安全性进行检 验，合格后方可接收。4.7动态管理4.7.1己移交房屋登记档案管理机构保管的案卷，需补充、调换或更正卷内文件时，房屋登记机构应 提交工作联系单（见附录B)，写明变动事项及原因。工作联系单应包含档号、房屋坐落、地号、事由、 内容、文件名称、件数等内容，并有经办人员签名、单位盖章和日期。4.7.2工作联系单以

10、及变动事项申请、审批等文件应一并移交。4.7.3房屋登记档案管理机构根据工作联系单，将文件并入对应的案卷，并进行整理、编目、数字化， 同步更新对应的数字档案。4.7.4凡实施动态管理的案卷，经办人应在卷内备考表内注明变动事项，并签署姓名和日期。5档案的保管与保护 5.1基本要求档案保管的基本要求是建立档案的存放秩序，做到不散、不乱、不坏、不丢失、不泄密，维护档案 的安全，延长档案的寿命。5.2 档案保管5.2.1各级房产管理机构应根据房屋登记档案工作需要配置相适应的库房，档案库房的建设应符合建 标103和JGJ 25规定。采用先进的技术、设备和材料，改善档案保管条件，满足防盗、防火、防高温、

11、防潮、防有害气体、防有害生物、防尘、防光等基本要求。5.2.2房屋登记档案管理机构应制定库房管理制度，明确库房管理人员职责。5.2.3房屋登记档案管理机构应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行登 记和统计。5.3 档案保护 5.3.1 安全检查库房管理人员应定期对库藏档案进行安全检查，发现档案有破损、虫蛀、褪色、发霉等现象，应及 时报告，并采取抢救措施。5.3.2虫霉防治定期施放驱虫防霉药物，预防档案霉菌、害虫。发现霉菌、害虫时，应及时采取措施进行灭杀、消 除。5.3.3档案修复保管过程中，发现档案沾染各种污渍时，应及时去污；出现纸张脆化、霉烂、残破、黏结成砖或字 迹模糊

12、、褪色等现象时，应进行脱酸、修复、加固。如需修裱，按照DA/T 25执行。5.3.4利用保护利用过程中，应注意保护档案，杜绝拆散、调换、抽取、污损等行为。5.4应急管理5.4.1房屋登记档案管理机构应明确安全主管领导和安全责任人，完善档案安全应急管理制度，制定 应急预案，确保紧急情况下档案得到及时抢救和妥善处置。5.4.2经常开展档案安全保密自查，及时发现和排除隐患，严防档案丢失、损毁和泄密事件的发生。6鉴定与销毁 6.1基本要求各级房产管理机构应建立房屋登记档案的鉴定与销毁制度，优化库藏档案结构。6.2 鉴定6.2.1房屋登记档案鉴定工作应由档案管理人员、登记官和纪检、监察等部门人员组成鉴定

13、小组，定 期对保管期满的档案进行鉴定，提出存毁意见。6.2.2经鉴定有继续保存价值的房屋登记档案，应重新划定保管期限；失去保存价值的房屋登记档案， 应逐卷编制清册。鉴定工作结束后，应撰写鉴定报告，报房产管理部门审批。6.3 销毁6.3.1经批准销毁的纸质房屋登记档案，应送指定的地点销毁；以电子介质为载体的档案销毁，按GB/T 18894有关规定执行。6.3.2鉴定小组应指定两名以上鉴定小组成员监督销毁。监督销毁人员应根据销毁清册进行核对，确 认无误后，方可销毁。监督销毁人员应在销毁清册上签名，并应注明销毁方式和销毁日期。6.3.3鉴定销毁过程中形成的文件应归入全宗卷，保存备查。7档案的利用7.

14、1档案管理机构职责7.1.1各级房产管理机构应建立健全房屋登记档案利用制度，根据利用人类型以及档案的类别与内容， 确定不同的利用范围，规范房屋登记档案利用行为。7.1.2房屋登记档案管理机构应设置阅览室，配置计算机和复制设备等，为利用人提供便利条件。7.2 利用要求7.2.1自然人、法人和其他组织提供房屋坐落或权属证书编号，以及身份证明或单位法人资格证明， 可以查询房屋权利的记载信息。7.2.2权利人、利害关系人提供身份证明、权属证书或与房产有利害关系的证明，可以依法查询、复 制房屋原始登记凭证。7.2.3人民法院、人民检察院、国家安全机关、公安机关等依照法律、行政法规的规定可以查询、复 制与

15、调查处理事项有关的原始登记凭证。7.2.4涉及国家安全、军事等需要保密以及按规定不宜公开的房屋登记信息，其查询范围和方式按有 关规定办理。7.2.5委托他人查询房屋登记信息的，受托人还应当提交载明查询事项的授权委托书和本人身份证明。 7.3查询结果7.3.1房屋登记档案查询结果应注明利用用途和查询时间，并加盖档案查询章。查询时间宜标注年、 月、日、时、分、秒。7.3.2有下列情形的，房屋登记档案部门可以出具无查询结果的书面证明：a) 按查询人提供的房屋坐落或权属证书编号无法查询的；b) 要求查询的房屋尚未进行登记的；c) 要求查询的事项、资料不存在的。7.3.3房产管理机构可与国土资源、公安、

16、民政、财政、税务、工商、金融、审计、统计等部门建立 房屋权利的记载信息共享机制。8档案的信息化8.1档案信息化总则房产管理机构应把档案信息化纳入本单位信息化建设的整体规划，统一部署、同步实施。8.2档案管理信息系统8.2.1房产管理机构应把房屋登记与房屋登记档案管理业务一体化作为信息化建设方向，建立起本地 区统一的房屋登记管理信息系统。8.2.2档案管理信息系统应具备收集整编、数据管理、检索浏览、借阅管理、利用登记、统计汇总、 权限设置、安全保密、系统维护等基本功能，并能辅助纸质房屋登记档案管理及根据需求増扩其他相应 功能。8.2.3档案管理信息系统应能够对受理、发证、登记、归档、整理、移交、

17、接收、保管、迁移、动态 管理、鉴定、销毁、查询、打印、借阅、备份等各个环节进行全程管理与监控，并自动捕获和记录各环 节的操作人员、操作时间、操作行为等背景信息。8.2.4档案管理信息系统应能够实现房屋登记档案著录项的自动捕获与添加，著录内容应优先采集电 子登记簿的记载信息。房屋登记档案的著录项应至少包括：档号、受理编号、房屋编号、权证编号、地 号、房屋坐落、房屋状态、权利人姓名、登记时间、发证时间、归档人、归档时间、立档单位、密级、 保管期限、页数、参见号、上下手档号等。8.2.5档案管理信息系统应能够通过用户身份认证和权限分配进行严格的访问控制，并具有防止越权 操作的技术措施，对操作人员自动

18、判断分类，拒绝、警示非法操作并加以记录。8.2.6档案管理信息系统应提供多途径的、灵活的组合检索和模糊检索方式。宜建立地理信息系统GIS 数据库，以及图形、房屋权利的记载信息和档案的对应关系，实现可视化检索。8.2.7档案管理信息系统应根据利用需求出具档案查询结果，查询结果宜转化为PDF、JPEG或TIFF 等格式固化保存。8.3档案数字化8.3.1为保护档案原件和提高工作效率，各级房产管理机构应加快开展传统载体档案数字化工作，以 数字化复制件代替原件提供利用。8.3.2纸质房屋登记档案数字化质量要求按照DA/T 31执行。8.3.3委托中介机构进行房屋登记档案数字化加工的，应遵照档案数字化外

19、包安全管理规范档办 发20147号执行。8. 4.1房屋登记数字档案同时存在纸质或其他载体形式时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。 8.4.2存储房屋登记数字档案的载体上应标注全宗号、年度、载体顺序号、数据量、密级、保管期限、 存入日期、运行环境、套别等。8.4.3存储房屋登记数字档案的载体内应包括说明文件、目录文件、电子档案和其他文件，载体应存 放于防磁柜中。8.4.4对磁性载体每满2年、光盘每满4年应进行一次抽样检验，抽样率不低于10%，如发现问题应 及时采取恢复措施。磁性载体、光盘上的电子档案，每4年应转存一次，应校验迁移和转换前后的一致 性，原载体同时保留时间不少于4年。8.5档案

20、信息安全8.5.1房屋登记档案管理机构应根据档案管理信息系统运行环境和系统的实际需求，制定和实施安全 机制和策略，包括加密机制、访问控制机制、身份认证机制、数据完整性机制、数字签名机制等，制定 信息安全事件应急预案，8.5.2房屋登记档案管理机构应建立健全应急预案，确保在信息安全事件发生之后，及时响应，恢复 正常工作、调查安全事件根源、做出事件分析报告，提出安全建议，最大限度的减少安全事件带来的损失。8.5.3房屋登记档案数据库应由专人负责管理，定期发布安全预警和漏洞补丁信息，或在大规模病毒 爆发或对业务有潜在的重大影响的安全事件发生时，发布预警信息并提供有效的措施和建议。8.5.4建立房屋登

21、记档案数据备份制度。宜采取全备份与増量备份、“在线+脱机”、“本地+异地” 相结合的备份策略，备份数据应同时保存两套以上。8.5.5房屋登记档案管理人员应对房屋登记登记信息的内容保密，不得擅自扩大登记信息的查询范围。 利用人对查询中涉及的国家秘密、个人隐私或商业秘密负有保密义务，不得泄露给他人，也不得不正当 使用。附录A(资料性附录）分类与保管期限类别号档案类型保管期限FQ房屋权属档案01所有权登记永久02所有权注销登记永久03抵押权登记注销后5年04抵押权注销登记5年05预告登记注销后2年06预告注销登记2年07异议登记注销后 2 年08异议注销登记2年09查封登记解除后 5 年10解除查封登记5年附录B(资料性附录）动态管理工作联系单档号地号房屋坐落变动事项及原因文件清单序号文件名称份数申请人审批人日期申请单位(盖章）备注